Participantes:

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Mark M., Presidente de Tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião e abriu a reunião com a Oração da Serenidade às 19:02 EST.

Susan informou que havia 10 itens para discutir em sua lista de itens para o Conselho. Ela expressou sua esperança de que pudéssemos discutir pelo menos 4 desses itens hoje. Em seguida, pediu aos membros do Conselho que selecionassem qual item gostariam de discutir.

Comitê de Diretrizes – Susan R., coordenadora

• Susan declarou que irá transferir o comitê ad hoc de Diretrizes para Gwen McM. que é atualmente a presidente suplente.
• Jeff expressou sua preocupação de que o comitê de Diretrizes não está levando o desenvolvimento das Diretrizes a uma conclusão. Ele afirmou que quase um ano após o comitê ad hoc iniciar seu trabalho, não há sequer uma lista geral das Seções para as novas Diretrizes.
• Os outros membros da Diretoria tiveram preocupações semelhantes. Mark M. declarou que como um comitê ad hoc deveria haver um prazo final para eles completarem o seu trabalho. Mark M. fez uma moção para que o comitê ad hoc de Diretrizes complete o seu trabalho até 30 de setembro. A moção foi apoiada por Jennifer B. e a Diretoria aprovou a moção unanimemente.

Apresentação na assembleia da área online australiana – selecionada por Jeff B., Secretário

• Jeff expressou preocupação que o comitê PIC recebeu um e-mail do delegado da Área online Australiana para fazer uma apresentação sobre a OIAA e que Carlos, que é membro do PIC, enviou um e-mail em resposta afirmando que poderia fazer essa apresentação em vez de informar o Conselho. Se o Conselho não tivesse sido copiado em sua resposta ao delegado australiano, o Conselho não teria sabido sobre o pedido.
• Jennifer comentou que achava que o e-mail de Carlos era sua maneira de informar o Conselho sobre a apresentação. Os outros membros do Conselho concordaram com essa avaliação após reverem o e-mail.
• Foi sugerido que Jeff respondesse a Andrew, o delegado da Área online Australiana, e o informasse que Carlos e ele estarão disponíveis para falar.

Questão do Distrito 25, área 72 – selecionada por Jeff B., Secretário

• O Distrito 25 na Área 72 do Oeste de Washington tem examinado seus relacionamentos com Intergrupos, o que foi discutido em um e-mail de Frank M., o atual DCM. Eles tiveram uma apresentação do Intergrupo da Grande Seattle e uma de Jeff sobre o Intergrupo OIAA. A questão que eles estão fazendo é se o Distrito poderia ter representação dentro da OIAA.

• Susan expressou preocupação de que isso causaria confusão entre os nossos Intergrupos e o Serviço Geral.

• Jeff perguntou se qualquer pessoa que participa de uma de nossas Assembleias pode ir ao microfone e expressar suas preocupações ou opiniões. A resposta foi “sim” e assim, se um membro do Distrito 25 fosse ao microfone em uma Assembleia, eles poderiam compartilhar conosco. Informaremos Frank M. que esta é a maneira como eles poderiam se comunicar conosco, mas que atualmente não temos ligações com entidades do Serviço Geral, incluindo Distritos online.

Política de Portas Abertas – selecionada por Mark M., coordenador de tecnologia

• Mark selecionou a política de Portas Abertas como sua questão para discussão. Ele sentiu que a política de Portas Abertas como está hoje não diz nada sobre a Assembleia e que precisamos encaminhá-la à Assembleia para feedback.

• Susan afirmou que vai apresentar a política de Portas Abertas na reunião do comitê de Diretrizes amanhã.
• O Conselho revisou a versão atual da política de Portas Abertas. Houve várias questões, especialmente sobre um “comitê de Ética ad hoc” especificado na política. O Conselho discutiu várias ideias sobre quem comporia este comitê ad hoc.

Documentos de governança necessários – Jeff B., Secretário

• Jeff afirmou que há várias mudanças necessárias nos 3 documentos de governança que Alexandra Kilduff da Pro Bono Associates nos informou que precisamos ter como organização, incluindo uma Política de Denúncias, uma política de Retenção de Documentos e uma política de Conflito de Interesses. Jeff disse que faria as mudanças necessárias nesses documentos e os enviaria ao Conselho para revisão.

• Jeff também afirmou que entraria em contato com Alexandra para envolver a Pro Bono Associates na revisão de nossas mudanças nesses documentos.

• Uma vez que os documentos sejam totalmente aprovados, eles precisarão ser assinados pelos Oficiais e presidentes de Comitê e seus suplentes usando alguma tecnologia online. Jeff sugeriu usar DocuSign, mas Mark sentiu que o Adobe Professional, do qual ele tem uma cópia, poderia ser usado em vez disso sem custo adicional para a OIAA.

A posição de Tesoureiro suplente – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer declarou que gostaria de falar sobre a posição de Tesoureiro suplente.

• Ela mencionou que ninguém na Assembleia expressou interesse na posição, mas que um dos membros, David, que participou das últimas 2 reuniões do comitê de Finanças, expressou interesse. David tem pouco mais de um ano de sobriedade, mas a posição de Tesoureiro e Tesoureiro suplente tem um requisito sugerido de 5 anos de sobriedade.

• Jennifer pediu a opinião do Conselho sobre isso. Jeff afirmou que acredita que as diretrizes são guias para nós, mas não estão escritas em pedra. Ele afirmou que se temos um candidato viável para Tesoureiro suplente, ele estaria disposto a dispensar o requisito de 5 anos, mas que deveríamos examinar como é seu programa de recuperação. Susan sugeriu que também verificássemos se David tem um padrinho de serviço.

Candidato a Vice-coordenador – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer perguntou se já temos um candidato para Vice-coordenador. Susan afirmou que tinha uma candidata, Nona C., em mente.

• Jennifer perguntou se Susan era sua madrinha. Susan afirmou que era madrinha de serviço de Nona, mas estaria disposta a encerrar esse relacionamento se isso se tornasse um conflito de interesses.

• Jeff afirmou que conhece Nona e que ela seria uma boa escolha.

• Jennifer solicitou que Susan enviasse outro e-mail aos membros perguntando se alguém está interessado na posição de Vice-coordenador e Susan concordou em fazê-lo.

A Diretoria concordou em reunir-se novamente no dia 27 de junho para lidar com as questões restantes. A reunião encerrou com a Declaração de Responsabilidade às 20:41 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para que o comitê ad hoc de Diretrizes complete o seu trabalho até 30 de setembro. A moção foi apoiada por Jennifer B. e a Diretoria aprovou a moção unanimemente.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário da OIAA