Participantes:

Beth a., curadora internacional

Jeff b., Secretário

Felix e., Tesoureiro suplente

Mark M., Presidente de Tecnologia

Barry m., administrador geral

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, iniciou a reunião às 14:06. A reunião começou com a oração da Serenidade.

Visão geral da Pauta: Atas, Relatório do Tesoureiro, Assuntos Antigos: Comitê de Comunicações – Fórum IGR, Novos Assuntos – Construção de Equipe, Comitê de Acessibilidade, Plano estratégico, Relatórios dos Oficiais.

Aprovação das atas da reunião – Jeff b., Secretário

• 8 de setembro de 2024: Jeff revisou estas atas e não houve comentários ou correções
  • Moção: Mark propôs aceitar as atas conforme apresentadas e Barry apoiou a moção. Ninguém se opôs. Atas aprovadas.

Relatório do Tesoureiro – Felix e., Tesoureiro suplente

• Felix relata que nossa receita é 130 % do orçamento. Houve um aumento de 40 % nas contribuições de grupo, com as contribuições individuais ligeiramente abaixo das expectativas.
• Ele relatou que nossa receita líquida é maior porque gastamos menos dinheiro do que o esperado, após o que ele mencionou alguns dos itens de alto custo onde os gastos foram menores.
• Felix afirmou que nossa conta corrente está em 84.000 $ e nossa reserva prudencial tem 55.000 $.
• Felix mencionou que as contribuições de grupo variam de 20 $ a 300 $.

Comentários/Perguntas sobre os relatórios financeiros:

• Mark perguntou sobre o carregamento dos relatórios financeiros, que parece ter sido feito duas vezes, uma sem anexos e outra com. Felix confirmou que este era de fato o caso. Mark afirmou que ele excluiria os duplicados.

Assuntos antigos

Comitê de Comunicações e o fórum IGR – Susan r., Presidente

• Susan mencionou que o Comitê de Comunicações se ofereceu para assumir o planejamento e a execução das sessões do Fórum IGR daqui para frente e precisamos informá-los porque o próximo Fórum IGR é em janeiro.
• Beth sugeriu que, se o Fórum IGR cair sob a responsabilidade do Vice-presidente, deveríamos esperar até as Eleições para tomar esta decisão. Susan respondeu que esta não é necessariamente uma função do Vice-presidente.
• Mark sugeriu que não tornemos isso uma função do Comitê de Comunicações neste momento, mas que lhes peçamos para cuidar do Fórum IGR de janeiro. Mark esclareceu que não estava sugerindo isso como um teste para o Comitê de Comunicações e sentiu que rodar essa responsabilidade entre os Comitês era sua abordagem preferida. Ele afirmou em termos inequívocos que se oporia a qualquer sugestão de colocar permanentemente o Fórum IGR com o Comitê de Comunicação.
• Jeff afirmou que acredita que a função de conduzir os Fóruns IGR precisa ser alojada em algum lugar e, se não for com o Comitê de Comunicações, então deve residir com o Vice-presidente ou com um comitê de planejamento do Fórum IGR. Ele afirmou que estava de acordo em permitir que o Fórum IGR de janeiro fosse conduzido pelo Comitê de Comunicações.
• Mark explicou que observou que os primeiros 2 ou 3 Fóruns IGR foram repetitivos e focados unicamente no papel do IGR. Ele acredita que este é um fórum para IGRs e que deve ser “do povo, pelo povo e para o povo”. Ele acredita que rodar a responsabilidade pelo Fórum IGR entre os comitês permanentes proporcionaria uma abordagem mais robusta.

Construção de equipe – Jeff b., Secretário

• Jeff afirmou que na última sessão da reunião do Conselho Executivo votamos para conduzir uma sessão de construção de equipe baseada em uma teoria de personalidade chamada Indicador de Tipo Myers-Briggs, ou MBTI.
• Jeff mencionou que conversou com uma amiga sua, Dra. Toni La Motta, e desenvolveu uma proposta, que ele enviou ao Conselho, para um workshop de construção de equipe que custaria 400 $.

Comentários/Perguntas sobre um workshop de Construção de Equipe:

• Beth comentou que não era contra isso, mas que queria ressaltar que precisamos ter em mente que somos alcoólicos.
• Mark mencionou que Beth tinha um bom ponto e que temos um programa e talvez uma atividade em grupo seria mais útil.
• Susan mencionou que se sente desconfortável em usar dinheiro da cesta para um workshop de construção de equipe e que temos 36 princípios para utilizar. Ela afirmou que o dinheiro era destinado a ser usado para o BoardSource.
• O Conselho decidiu não gastar este dinheiro em um workshop de construção de equipe, mas talvez uma atividade do Conselho devesse ser planejada em vez disso. Mark afirmou que investigaria várias ideias.

Novos negócios

Criação de um comitê de acessibilidade – Jeff b., Secretário

• Jeff revisou com o Conselho uma apresentação em PowerPoint que ele havia preparado sobre a criação de um comitê de Acessibilidade. Sua apresentação discutiu o propósito deste comitê, os vários membros da AA com barreiras de acessibilidade que seriam atendidos e as atividades de tal comitê.

Comentários/Perguntas sobre a Criação de um comitê de Acessibilidade:

• Mark comentou que não tinha certeza do que um comitê de Acessibilidade faria, pois já há muita informação disponível que os grupos podem usar. Jeff respondeu que a disponibilidade de muita informação é parte do problema, pois os grupos precisam de ajuda para aplicar essa informação em seus grupos.
• Beth afirmou que não entende por que precisamos de um comitê como este. Ela afirmou que há todos os tipos de alcoólicos a serem atendidos, como negros, bipoc, mulheres, aqueles com barreiras linguísticas e a lista continua. Ela perguntou de onde veio essa ideia e, se foi da nossa discussão sobre ASL, então para nossa convenção Internacional de 4.200 inscritos, houve apenas 3 pedidos de ASL. Ela afirmou que o maior desafio com grupos em todo o mundo é que eles não falam inglês.
• Mark afirmou que nosso maior desafio de acessibilidade da OIAA continua sendo a linguagem e a tradução. A outra preocupação de Mark era que não temos experiência com Acessibilidade e não temos ninguém com conhecimento para liderar tal comitê.
• Beth sugeriu que adiássemos isso e levássemos um mês para revisar os materiais. Ela sugeriu que poderíamos obter algumas informações da Convenção Internacional.
• Barry afirmou que precisamos buscar o uso das diretrizes WCAG para nosso site e que agora existe um padrão 2.2. Mark afirmou que o comitê de Tecnologia está comprometido com duas coisas: 1). Auditar o site em relação à acessibilidade para cores e contraste e coisas do tipo e 2). começar a planejar o site 2.0 e como podemos melhorar as traduções.

Plano estratégico – Jeff b., Secretário

• Jeff relatou que não tinha nada a compartilhar sobre um plano estratégico. Ele afirmou que não tinha certeza se queria assumir outro exercício como este que o Conselho decidiria então que não é necessário.
• Susan afirmou que pensava que um plano estratégico era um requisito do Conselho. Jeff respondeu que um plano estratégico não era um requisito do Conselho e que temos operado sem um por um bom tempo. Ele afirmou que não há nada em nossos Estatutos ou Diretrizes que exija um plano estratégico. Jeff afirmou ainda que acredita que não ter um plano estratégico é problemático e que é um dos documentos no Livro do Conselho.
• Mark afirmou que gostou da ideia de um plano estratégico ou, pelo menos, de uma projeção de 5 anos.
• Jeff mencionou que já fez planos estratégicos antes e que são simples de desenvolver. Ele afirmou que você desenvolve objetivos para a organização e então divide cada objetivo em metas, ou metas inteligentes, seguido por um plano de implementação para cada meta. Ele afirmou que, se é isso que o Conselho está procurando, então ele poderia criar uma proposta.
• Susan afirmou que Jeff teria uma semana para elaborar um plano porque a próxima reunião Combinada do Conselho é em uma semana.
• Beth sugeriu que esperássemos até depois da Convenção para avançar com esta ideia.
• Susan sugeriu que o conceito de um plano estratégico pode ser apresentado na reunião Combinada do Conselho e então discutido mais a fundo na reunião do Conselho de dezembro. Nessa reunião, poderíamos ter uma reunião abreviada do Conselho com apenas atas e um relatório do Tesoureiro e então focar no plano estratégico. Os presidentes dos Comitês seriam convidados para esta reunião.

Relatórios dos Oficiais

Relatório da Presidente – Susan r.

• Susan afirmou que havia alguns problemas de PAC com grupos nos quais ela estava envolvida.
• Susan relatou que tem sua apresentação para o comitê de Unidade e pediu a Beth para distribuí-la aos intérpretes. Beth concordou em fazê-lo.
• Susan afirmou que teve uma experiência agradável fazendo o podcast Grapevine ontem.
• Ela afirmou que pediu ao comitê de Comunicações para ser responsável pelo Fórum IGR de janeiro.
• Susan afirmou que gostou muito da Feira de Serviços que tivemos em julho e perguntou se Mark estaria disposto a fazer outra em junho próximo.

Comentários/perguntas sobre o relatório da Presidente

Não houve comentários ou perguntas.

Relatório do Secretário – Jeff b., Secretário

• Jeff mencionou que sua suplente, Anita, tem se recuperado de uma cirurgia na coluna e não tem conseguido ajudar com quaisquer deveres de Secretariado temporariamente. Jeff pediu ao Conselho para mantê-la em nossas orações.
• Jeff afirmou que teve que assumir a tarefa atribuída a ela de documentar e carregar todas as cartas de comitê aceitas para a pasta do Livro do Conselho.
• Ele mencionou que recebeu um aviso de nosso agente registrado, Incorp, sobre um novo requisito de relatório do departamento do Tesouro para identificar proprietários beneficiários.

Relatório do Tesoureiro – Felix e., Tesoureiro suplente

Sem relatório

Relatório de Tecnologia

• Mark relatou que recebeu uma ligação de um membro do comitê de Tecnologia que era um Tech Stepper, na equipe de Eventos Zoom e na equipe de Administração da Nuvem, afirmando que ele teve que se afastar porque, após 8 anos, teve que admitir que não era realmente um alcoólico.
• Mark forneceu uma atualização sobre o projeto de Membros usando o software Wild Apricot. Ele afirmou que uma licença para 2.000 membros foi comprada para a primeira fase do projeto, o que permitirá um novo sistema para quórum e votação.
• Ele afirmou que na segunda fase o número de membros precisará ser aumentado para que todo o banco de dados da Convenção Internacional possa ser importado.
• Mark mencionou que há um Workshop de Segurança chegando após a Convenção.

Comentários/perguntas sobre o relatório de tecnologia

• Susan perguntou a Mark sobre quem está atualizando o site porque há algumas imprecisões que precisam ser corrigidas.
• Mark informou a Susan que, se ela encontrar problemas no site, ela deve enviar as atualizações para website@aa-intergroup.org.

Relatório da Administradora Internacional – Beth A., Administradora Internacional

• Beth relatou que temos cerca de 4.000 inscrições com um grande fluxo do Irã e da Índia.
• Beth afirmou que tem recebido comentários e pedidos devido a alguns dos eventos que acontecem fora da AA. Ela mencionou que tem trabalhado com a Tech 12 para garantir vigilância e segurança na Convenção.

Comentários/perguntas sobre o relatório da administradora internacional

Não houve comentários ou perguntas.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

• As atas da reunião do Conselho de 8^º de setembro de 2024 foram aprovadas.
• As atas da sessão Executiva de 8^º de setembro de 2024 foram aprovadas.

Respeitosamente submetido,

Jeff b.

Secretário da OIAA