Participantes:
Jeff b., Secretário
Jennifer b., Tesoureira
Nona c., Vice-Presidente
Mark m., Presidente de Tecnologia
Susan r., Presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião às 14h04 EST. A reunião começou com a Oração da Serenidade. Susan informou que recebemos 3 currículos: o dela, o da Nona e um currículo para Curador Geral de Buck R., um ex-delegado da Área 12 Delaware, que faz parte do Conselho da organização NAATW.

Revisão do estatuto – Nona c, presidente

• O Comitê de Unidade forneceu um estatuto revisado ao Conselho. Nona apresentou o estatuto revisado ao Conselho.
• Jeff e Jennifer comentaram que não havia nada em seu estatuto sobre o contato com reuniões internacionais, o que se pensava ser parte da missão do Comitê de Unidade. Mark mencionou que a Convenção Internacional anual proposta pelo Comitê de Unidade exigirá contato com membros internacionais de AA.
• Mark M. propôs a aceitação do estatuto revisado do Comitê de Unidade, moção que foi apoiada por Nona C. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o estatuto, com uma abstenção.
• Nona, em seguida, apresentou ao Conselho o estatuto revisado de Comunicação. Não houve objeções expressas pelo Conselho. Mark M. propôs a aceitação do estatuto revisado do Comitê de Comunicações, moção que foi apoiada por Jennifer B. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o estatuto.
• Susan levantou a questão se o Comitê de Comunicações deveria se tornar um comitê permanente em vez de um comitê ad hoc. O Conselho foi a favor de seguir nessa direção, o que terá que ser levado a uma Assembleia. Jeff ressaltou que levar isso a uma Assembleia provavelmente teria que esperar até a Assembleia de março. Mark M. propôs que uma recomendação fosse feita à Assembleia para mudar o comitê ad hoc de Comunicação para um comitê permanente. Susan R. apoiou a moção, que foi aprovada por unanimidade pelo Conselho.

Relatório do Secretário – Jeff b., Secretário

• Jeff explicou que enviou uma versão revisada do documento de Conflito de Interesses, que incluía revisões baseadas na recomendação de Jennifer para substituir “Diretor” por “Curador” em todo o documento. Jeff disse que o documento atualizado será enviado aos advogados da McCarter.
• Jeff revisou o plano para aprovar o documento de Diretrizes que ele havia preparado a pedido da Presidente. O plano tem as seguintes etapas propostas:
  1. Revisar as questões pendentes no documento de Diretrizes para finalizá-lo.
  2. Revisar e aprovar as Seções 1 a 4 na reunião do Conselho de Oficiais de novembro.
  3. Revisar e aprovar as Seções 5 a 7 na reunião do Conselho de Oficiais de dezembro.
• Com este plano, o documento de Diretrizes teria a aprovação do Conselho no início de dezembro, o que pode ser anunciado na Assembleia de dezembro. O Conselho concordou com o plano para a aprovação do documento de Diretrizes pelo Conselho de Oficiais até a reunião de dezembro.
• O Conselho discutiu como o documento de Diretrizes seria apresentado aos Membros. Jeff sugeriu que tivéssemos 4 ou 5 sessões de Workshop para apresentar o documento de Diretrizes, mas Susan havia orçado apenas 2 sessões. Jeff sugeriu que tentássemos obter a aprovação do documento de Diretrizes na Assembleia de março, mas Jennifer afirmou que achava março muito agressivo, sendo junho um prazo mais razoável.
• O Conselho discutiu quantas sessões de Workshop seriam necessárias para explicar o documento de Diretrizes aos Membros. Jeff sugeriu 3 sessões para introduzir o documento de Diretrizes, com 2 sessões para os EUA, Canadá e Europa e 1 sessão internacional com horário conveniente. O Workshop para os EUA, Canadá e Europa exigiria 2 intérpretes (520 $) e o Workshop Internacional exigiria 4 intérpretes (1.040 $).
• O Conselho então discutiu se deveria aprovar o documento de Diretrizes em 3 meses (Assembleia de março) ou 6 meses (Assembleia de junho). Mark sentiu que 6 meses era muito tempo e que os Estatutos foram aprovados em 3 meses. Nona afirmou que mudou de ideia e concordou com o prazo de 3 meses. O consenso do Conselho foi que a Membresia aprovasse o documento de Diretrizes em 3 meses na Assembleia de março. Haverá uma sessão de Workshop para os EUA, Canadá e Europa em janeiro, com uma sessão repetida em fevereiro, juntamente com uma sessão internacional em fevereiro.
• Susan esclareceu para Jennifer que a reunião combinada de Oficiais e presidentes de Comitê ocorrerá trimestralmente (4 vezes) em janeiro, abril, julho e outubro de 2024.
• O Conselho revisou as questões pendentes com o documento de Diretrizes e tomou várias decisões e atualizações. O documento revisado será datado de 10 de outubro de 2023 e enviado ao comitê de Diretrizes.

Relatório do presidente – Susan R., presidente

• Susan informou que não conseguiu entrar em contato com o nosso presidente do PIC, Jon. Ele não respondeu a nenhuma comunicação. Susan afirmou que não temos um processo para remover um trabalhador inativo, mas podemos remover alguém por justa causa. Jon não forneceu um estatuto para o comitê PIC.
• Susan informou que Stormy, nossa presidente do CPC, havia renunciado porque seu orçamento não foi aprovado. Ela retirou sua renúncia e afirmou que está se opondo aos cortes em seu orçamento. Nenhum estatuto foi fornecido para o comitê CPC.

Relatório do tesoureiro – Jennifer b., tesoureira

• Jennifer distribuiu os dados financeiros ao Conselho e perguntou se havia alguma dúvida ou comentário.
• Jennifer mencionou que entrou em contato com Stormy e a informou que o Conselho não aprovou seu orçamento. Jennifer informou a Stormy que ela ainda poderia levar seu orçamento à Assembleia, mas que Jennifer se manifestaria sobre o custo excessivo do vídeo. O Conselho discutiu o orçamento do CPC, e o consenso foi que a despesa de 10.000 $ no orçamento do CPC fosse removida. Jennifer disse que modificaria o orçamento de acordo e entraria em contato com Stormy para informá-la da decisão do Conselho.
• Jeff perguntou sobre dois itens orçamentários que representam 40 % do orçamento da OIAA para 2024: Melinda como trabalhadora especial na manutenção do site (25 %) e a convenção internacional do comitê de Unidade (15 %). Jennifer expressou preocupação com as atividades realizadas por Melinda e o custo dessas atividades. Mark, nosso presidente de Tecnologia, informou ao Conselho que as atividades dela eram necessárias para manter um site crescente e complexo. O Conselho sugeriu que uma RFP (Solicitação de Proposta) para esses serviços fosse preparada para buscar externamente uma alternativa menos custosa. O Conselho também discutiu o custo da Convenção Internacional proposta e foi informado de que o custo foi dividido entre serviços de tecnologia online e tradutores para uma Conferência de 3 a 4 dias.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade às 16h32 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. propôs a aceitação do estatuto revisado do Comitê de Unidade, moção que foi apoiada por Nona C. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o estatuto, com uma abstenção.
2. Mark M. propôs a aceitação do estatuto revisado do Comitê de Comunicações, moção que foi apoiada por Jennifer B. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o estatuto.
3. Mark M. propôs que uma recomendação fosse feita à Assembleia para mudar o comitê ad hoc de Comunicação para um comitê permanente. Susan R. apoiou a moção, que foi aprovada por unanimidade pelo Conselho.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA