Ata da reunião da diretoria da OIAA de 11 de outubro de 2022

Participantes:
Jan BB., Presidente do PAC
Jeff B., Secretário Suplente
Paula D., Presidente do CPC
DC Dave, Presidente da Unidade
Gary, Presidente Suplente do Steppers
Jane G., Vice-Presidente
Jon H., Presidente do PI
Mary M., Presidente do Steppers
Barry M., Secretário
Mark M., Presidente da Tecnologia
Brian R., Tesoureiro
Spencer W., Presidente das Finanças

Jane G., Vice-Presidente, abriu a reunião às 17:02 EDT (14:02 PT). A reunião começou com a oração da Serenidade.

As atas da diretoria da reunião de 13/09/22 foram revistas. Mark M. fez uma moção para aprovar as atas da reunião da diretoria de 13/09/22 conforme apresentadas e foi apoiada por Jeff B. As atas foram aprovadas unanimemente.

Relatório da Presidente: Jane
Jane G., substituindo Gwen Mc. que estava ausente, forneceu um relatório da presidência. Jane atualizou brevemente a Diretoria sobre o progresso do comitê ad hoc dos Estatutos.

Assuntos pendentes:

• Recrutamento – Nada novo para relatar

Relatório do secretário – Barry m. / Jeff b.

• Barry declarou que as atas da reunião da Diretoria de hoje serão feitas por Jeff B. Barry forneceu uma atualização sobre o próximo passo para os Estatutos aprovados. Barry declarou que o próximo passo seria a submissão de um documento 1023 ao IRS para restabelecimento do nosso status 501c3 e que recebeu um documento da Pro Bono Associates sobre como proceder. Este documento fornece duas opções:
  • Preencher o documento 1023 retroativamente para os últimos 11 – 12 anos, o que nos aliviaria de qualquer responsabilidade fiscal
  • Preencher o documento 1023 a partir da data de submissão, o que poderia nos deixar com uma responsabilidade fiscal pelos anos passados
• Barry declarou que a Diretoria precisa decidir, mas que a primeira opção seria muito difícil devido à falta de registos. Barry mencionou que embora o 1023 possa ser submetido a qualquer momento, o final de outubro seria o melhor
• Brian R. declarou que da perspetiva do Tesoureiro temos os fundos reservados para quaisquer penalidades retroativas e que a organização teve fundos significativos nos últimos 2 anos. Ele também mencionou que todas as nossas declarações fiscais passadas foram apresentadas.
• Mark M. fez uma moção para preencher o formulário 1023 a partir da data de submissão. Barry M. apoiou a moção. Não houve discussão e a Diretoria votou unanimemente para aprovar.

Relatórios dos comitês

• O relatório do comitê Steppers foi submetido à Assembleia
  • O Steppers continua ativo respondendo em média 4 vezes a cada pedido
  • Considerando adicionar um botão ao site para pedir voluntários, especialmente bilingues e trilingues
• PAC – Jan BB
  • Têm 10 pessoas respondendo a consultas PI/CPC com 7 consultas por dia, principalmente em inglês
  • Paula D. juntou-se recentemente à Diretoria com interesse no CPC
  • Jon propôs à Diretoria que o comitê PI/CPC seja dividido em 2 comitês, PI e CPC. Jon permaneceria como presidente do PI e Paula presidiria o comitê CPC
  • Jon relatou que cerca de 1/3 das suas consultas são de membros que precisam encontrar reuniões que verifiquem a sua presença. Ele solicitou que um filtro seja adicionado ao site para ajudar a localizar reuniões que oferecem comprovativo de presença. Mark M. declarou que um filtro foi recentemente adicionado ao site, Comprovativo de Presença, que permite mostrar apenas reuniões que oferecem comprovativo de presença.
  • Paula, que trabalhou no comitê Steppers, relatou que está ansiosa para começar a trabalhar com profissionais
  • Jane G. reviu as Diretrizes atuais e o PI e CPC estão listados como comitês separados, então nada precisa ser feito para separá-los.
• Unidade – DC Dave
  • Dave leu o seu relatório para a reunião.
  • Dave relatou que em 10 de novembro o comitê da Unidade elegerá um candidato para aprovação pela Diretoria usando o 3º procedimento de legado e supervisionado por alguém que não é membro do comitê
  • O comitê da Unidade preparou o seu orçamento para 2023, que é aproximadamente 4.000 $ para interpretação de reuniões e tradução de comentários principalmente para espanhol. o O projeto de Alcance de Ligação continua com novos ligações e jurisdições sendo adicionadas. Das 137 jurisdições (GSOs e Intergrupos) na folha de acompanhamento, 32 têm ligações
  • Dave relatou que o comitê forneceu um relatório no Fórum IGR de 24/09 o Dave relatou que gostaria de colocar documentos que descrevem a diferença entre Intergrupos e Serviço Geral nas páginas do site PI/CPC. Jane G. ofereceu-se para ajudar com documentos descrevendo a diferença, pois esteve envolvida num esforço similar.
• Relatório de tecnologia – Mark m.
  • Mark forneceu um relatório à Diretoria (ver anexo)
  • Mark relatou que há 2 meses o comitê enviou um Pedido de Proposta (RFP) procurando uma organização para fornecer uma atualização à nossa tecnologia com uma solução baseada na web e na nuvem. Três propostas foram recebidas e, após avaliação, duas das propostas foram eliminadas. Uma empresa, Mindfront, reuniu-se com o comitê e forneceu-nos custos projetados. (ver anexo). A proposta ajudar-nos-ia a registar o Google Workspace para Organizações Sem Fins Lucrativos para fornecer uma plataforma de correio para todas as comunicações internas, listas de correio e talvez Google Meets. O projeto ainda não foi atribuído à Mindfront
  • O próximo passo será reunir-se com Mark Gilespie da Mindfront para rever o nosso site e realizar uma reconstrução completa dos nossos Diretórios de Reuniões e Membros. o A equipa do Serviço de Diretório de Reuniões fez 124 novas entradas com algumas entradas listando múltiplas reuniões; 44 entradas foram removidas. 80 a 90% das reuniões que removeram as suas entradas citaram invasores do zoom como a causa. 250 reuniões tiveram as suas listagens atualizadas.
  • Mark declarou que a equipa desenvolverá a página da Assembleia Eleitoral conforme o comitê das Diretrizes finaliza o seu trabalho na Assembleia Eleitoral
  • Mark mencionou que recebemos 9 entradas para logótipos. Mark perguntou à Diretoria como gostariam de proceder com a votação nestas entradas de logótipo.
  • Brian expressou a sua preocupação de que identifiquemos uma solução que seja suportável quando ocorre a rotação do presidente da Tecnologia e que novos presidentes da Tecnologia não procurem refazer a solução que está provada. Brian também perguntou sobre o processo que estamos usando e se estamos adotando uma abordagem faseada. Mark respondeu que a nossa solução está sendo construída nas tecnologias padrão do Google Workspace e WordPress. Mark antecipa que seremos capazes de construir sobre a solução inicial e não exigirá outro RFP.
• Finanças – Spencer
  • Spencer teve que sair antes de poder fornecer um relatório à Diretoria

Relatório do tesoureiro: Brian r.

• Brian relatou que tem estado focado no processo do Orçamento 2023 e que um primeiro rascunho inicial do orçamento está pronto.
• Houve muita discussão sobre distribuição de fundos excedentes sobre a nossa Reserva Prudente levando em conta as recomendações do comitê da Unidade e vários outros.
• Ainda há necessidade de um Tesoureiro Suplente
• Barry, Brian e Spencer focar-se-ão no arquivo para restaurar o nosso status 501c3

Novos negócios

• Grapevine, La viña e grupo de trabalho de revista: Jeff
  • Jeff relatou que percebeu que um representante do Grapevine (GvR) para um grupo presencial desempenha uma função muito similar a um GvR num grupo presencial. Ele fez uma moção no seu grupo doméstico, o Back Porch International, para criar uma posição para um GvR e o grupo criou a posição após uma votação.
  • Ao falar com várias outras pessoas, houve acordo de que grupos online poderiam ser encorajados a criar uma posição para um GvR, RLV (representante La Vina) ou para outras revistas no seu país como o SHARE na Grã-Bretanha.
  • Para facilitar este esforço, uma reunião organizacional será realizada no sábado, 22/10, às p.m. EST (10 da manhã PT, p.m. Reino Unido/Portugal) para determinar qual deveria ser o papel de um representante de revista online e identificar os recursos de que precisarão.
  • Um folheto foi preparado e Jeff pediu permissão à Diretoria para distribuir este folheto aos membros da OIAA. O folheto também será traduzido para espanhol e português.
  • Mark M. perguntou se havia um problema com um grupo online comprando uma subscrição e tendo múltiplos membros do grupo usando essa mesma subscrição. Jeff comentou que isto é bastante comum e acontece com reuniões presenciais também que partilham uma subscrição de grupo com os seus membros. Mark solicitou que esta política seja validada com o Grapevine e Jeff concordou em contactá-los.
  • Jane G. perguntou qual era o pedido da Diretoria e se estava sendo feito um pedido para criar um novo comitê ad hoc do Grapevine e Revista. Jeff respondeu que neste momento estava sendo solicitada permissão para enviar o folheto do Grupo de Trabalho aos membros da OIAA e que talvez no futuro, dependendo do nível de interesse, um comitê ad hoc poderia ser criado.
  • A Diretoria não teve objeção à distribuição do folheto.
• Diretrizes Ad hoc: Jane G.
  • Jane relatou que o comitê ad hoc das Diretrizes discutiu escalonar a eleição dos Oficiais para que haja continuidade e que nem todas as posições rodem ao mesmo tempo
  • Na nota da Gwen, ela declara que o comitê ad hoc está solicitando direção da Diretoria sobre a duração dos mandatos e quais posições de oficial eleger nesta primeira eleição sob os novos Estatutos para que todos não rodem ao mesmo tempo.
  • Mark M. apontou que os novos Estatutos declaram que todos os Oficiais precisam ser eleitos e que ele não quer que estejamos fora de conformidade. Ele sugeriu ainda que para esta eleição o mandato será de 1 ano e que podemos realizar eleições novamente no próximo ano de forma escalonada.
  • Brian declarou que de acordo com os Estatutos precisamos ter uma eleição de Oficial e que o seu mandato é de 2 anos. As pessoas podem então demitir-se após 1 ano, o que forçaria uma nova eleição e implementaria o escalonamento dos Oficiais.
  • Foi feita uma clarificação de que os Estatutos pedem uma eleição a cada ano, mas não especificam quais posições precisam ser eleitas.
  • Brian declarou que as posições que podemos querer escalonar são o Presidente e Vice-Presidente, bem como o Tesoureiro e presidente das Finanças.
  • Brian fez uma moção para elegermos todas as posições de Oficial este ano e a moção foi apoiada por Mark. Os membros da Diretoria aprovaram esta moção unanimemente.
  • A próxima pergunta feita foi qual mês é o melhor mês para realizar eleições daqui em diante para permitir tempo para uma transição. Este ano não é ideal com eleições sendo realizadas em dezembro.
  • Jeff sugeriu que realizemos eleições em outubro daqui em diante, pois geralmente há muito acontecendo em setembro conforme as pessoas fazem a transição de volta do verão, as coisas geralmente se acalmam em outubro e haveria mais que tempo suficiente para transição.
  • Jeff fez uma moção para realizar eleições de Oficial em outubro daqui em diante e a moção foi apoiada por Brian. Os membros da Diretoria aprovaram esta moção unanimemente.
• Papel de Historiador/Arquivista – Jane G.
  • Jane trouxe uma pergunta do comitê ad hoc das Diretrizes sobre se mudar o nome da posição de Historiador para Arquivista.
  • Atualmente não há serviço no papel de Historiador e Jan declarou que serviu nesse papel no passado.
  • Mark perguntou se parte do papel deste indivíduo seria manter a gravação do Zoom. Foi declarado que isto provavelmente seria parte do seu papel, mas os papéis e responsabilidades serão definidos pelo comitê das Diretrizes.
  • Brian fez uma moção para renomear a posição de Historiador para Arquivista. A moção foi apoiada por Barry. Os membros da Diretoria votaram unanimemente para aprovar esta moção.
• Idiomas/Traduções Ad hoc: Jane G.
  • Adiado até a próxima reunião

Não houve outros assuntos novos.

A reunião da Diretoria foi encerrada às 18:39 EDT e foi fechada com a Declaração de Unidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para aprovar as atas da reunião da diretoria de 13/09/22 conforme apresentadas e foi apoiada por Jeff B. As atas foram aprovadas unanimemente. 2. Mark M. fez uma moção para preencher o formulário 1023 a partir da data de submissão. Barry M. apoiou a moção. Não houve discussão e a Diretoria votou unanimemente para aprovar.
2. Brian fez uma moção para elegermos todas as posições de Oficial este ano e a moção foi apoiada por Mark. Os membros da Diretoria aprovaram esta moção unanimemente 4. Jeff fez uma moção para realizar eleições de Oficial em outubro daqui em diante e a moção foi apoiada por Brian. Os membros da Diretoria aprovaram esta moção unanimemente. 5. Brian fez uma moção para renomear a posição de Historiador para Arquivista. A moção foi apoiada por Barry. Os membros da Diretoria votaram unanimemente para aprovar esta moção.