ata da reunião do conselho do OIAA de 14 de março de 2023

Participantes:
Jeff B., Secretário
Jane G., Presidente
Mark M., Presidente de Tecnologia
Susan R., Vice-Presidente
Jennifer, Tesoureira

Jane G., Presidente, declarou a reunião aberta às 17h03 EDT (14h03 PT). A reunião foi aberta com a oração da Serenidade.

Aprovação da ata da reunião do conselho – Jeff b., Secretário

• O primeiro conjunto de atas da reunião do Conselho a ser aprovado foi a ata da reunião do Conselho de 10 de janeiro de 2023. Não houve correções nas atas.
• Mark M. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 10 de janeiro de 2023 e Susan R. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.
• O segundo conjunto de atas da reunião do Conselho a ser aprovado foi a ata da reunião do Conselho de 14 de fevereiro de 2023. Várias correções foram enviadas anteriormente e uma versão revisada das atas foi distribuída.
• Mark perguntou se tínhamos votado para incluir dois novos comitês ad hoc, o comitê Grapevine e o comitê Get Into Action, na última reunião do Conselho. Jeff respondeu que dois comitês ad hoc, o comitê Grapevine e o Comitê Ad Hoc de Comunicações, foram adicionados na reunião do Conselho de fevereiro. O Comitê Get Into Action foi discutido na reunião do Conselho de janeiro, mas nenhuma moção foi feita para incluir o Get Into Action como um comitê ad hoc.
• Susan R. tinha uma correção que já havia sido feita. Não houve outras correções.
• Susan R. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 14 de fevereiro de 2023 e Jane G. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.

Aprovação do comitê Get Into Action como um Comitê ad hoc do OIAA

• Jane iniciou uma discussão sobre a votação para trazer o Comitê Get Into Action para o OIAA como um comitê ad hoc.
• Susan R. afirmou que tinha preocupações sobre a declaração de missão do Comitê Get Into Action, que afirma que foi formado para promover a entrada de grupos no serviço geral.
• Jane respondeu que o Comitê Get Into Action começou a coletar informações sobre grupos online e que o comitê agora está analisando as questões que os grupos online enfrentam.
• Jeff afirmou que a declaração de missão precisa ser revisada e que no Town Hall mais recente houve apresentações de grupos online sobre problemas e questões com grupos online.
• Mark também comentou que entende que a missão mudou, mas isso não se reflete na declaração de missão atual.
• Susan R. fez uma moção para adiar a votação sobre o Comitê Get Into Action se tornar parte do OIAA até que a declaração de missão seja revisada. Jennifer apoiou a moção. O Conselho votou por unanimidade para aprovar a moção com uma abstenção.

Discussão sobre nosso relacionamento com o serviço geral

• Jane fez a pergunta se devemos discutir o serviço geral ou se precisamos evitar discutir qualquer coisa relacionada ao serviço geral.
• Jane levantou isso em conjunto com um pedido de um membro do comitê Unity por fundos para participar de um Congresso na Colômbia.
• Jeff mencionou que a missão do Comitê Unity é entrar em contato com os Escritórios de Serviço
  Geral em todo o mundo e explicou como o comitê tem ligações com os vários GSOs em todo o mundo.
• Susan expressou preocupações sobre o Comitê Unity gastar esse dinheiro porque não parece ser a missão do Comitê Unity e que deveria ter feito parte de seu orçamento.
• Jeff explicou ainda como esse dinheiro promoveria a missão do Comitê Unity de estabelecer conexões com os GSOs e Intergrupos na Colômbia
• Jane afirmou que a aprovação dessa despesa do Comitê Unity será feita pelo Comitê de Finanças e que uma moção do Conselho não é necessária.

O OIAA precisa registrar nossa nova logomarca? – Mark M., presidente de tecnologia

• Mark levantou a questão de saber se precisamos registrar nossa logomarca. Ele afirmou que não seria caro registrar nossa logomarca, mas precisamos discutir quais são os riscos de fazer isso. Sua preocupação era que outra pessoa pudesse roubar nossa logomarca e registrá-la.
• Jeff afirmou que, se você tem uma marca registrada, precisa defender os usos ilegais da marca registrada. Se você não defender sua marca registrada, você a perde. Ele mencionou a questão que o AA teve ao tentar defender a logomarca do Círculo e Triângulo e como isso custou ao AA quase 500.000 $. Jeff afirmou que não achava que o esforço de aplicar isso valeria a pena.
• Jeff afirmou que entraria em contato com a pessoa de propriedade intelectual do GSO e informaria sobre a conversa com ela.

Ainda precisamos de uma página de login de membro? – Mark M., presidente de tecnologia

• Na reformulação do site, grande parte das informações na página de login de membro do OIAA está sendo disponibilizada em outras áreas do site.
• A questão se torna: existe alguma informação confidencial que deva ser armazenada em uma seção somente para membros?
• Jane perguntou se o formulário preenchido para o Estado de NJ com as informações do oficial seria incluído nessa página. Jennifer afirmou que esses seriam documentos corporativos e não seriam disponibilizados na seção de membros.
• Jeff afirmou que esses tipos de documentos seriam colocados em uma área segura de propriedade do Secretário.
• A questão de ter atas de reuniões do Conselho armazenadas em uma área somente para membros foi levantada. Jeff mencionou que estamos disponibilizando as atas das reuniões do Conselho diretamente no site e não na área de membros.
• Mark mencionou que não há planos atualmente de ter uma área somente para membros no novo site. O Conselho concordou com essa abordagem.

Relatório do Vice-Presidente – Susan R., Vice-Presidente

• Susan R. informou que assumiu o cargo de presidente do Comitê Ad Hoc de Diretrizes, conforme solicitado por Jane G.
• Devido a outros compromissos de serviço, o comitê teve duas semanas de folga.
• Susan R. informou que vários subcomitês foram criados para trabalhar em diferentes seções das diretrizes. Susan tem trabalhado no subcomitê para analisar os procedimentos parlamentares de todo o mundo para incorporar à Seção 3 das diretrizes.
• Susan R. perguntou ao comitê se eles queriam que ela atuasse como presidente do comitê e o comitê votou para elegê-la como presidente do comitê. A pergunta de Jane era se o Presidente do OIAA tem a capacidade de nomear o presidente de um comitê ad hoc. [Nota do Secretário: A Seção 5.06 dos Estatutos aprovados afirma: “Todos os comitês devem indicar um candidato para o cargo de presidente do comitê e apresentar suas indicações ao Conselho, para serem votadas pelo Conselho, de acordo com estes Estatutos.” Da seção Comitês Ad Hoc das Diretrizes atuais do OIAA: “O Presidente do Intergrupo ou qualquer Comitê Permanente pode criar Comitês Ad Hoc. Cada Comitê Ad Hoc elege seu próprio Presidente.
• Isso parece indicar que o Presidente não tem a capacidade de nomear o presidente de um comitê ad hoc. No entanto, esta é uma questão que pode ser examinada quando convocarmos um comitê de Revisão dos Estatutos.]

Documentos corporativos necessários – Jeff b., Secretário

• Jeff mencionou que existem 3 documentos que precisamos colocar em prática como uma organização 501c3 sem fins lucrativos. Este trabalho foi iniciado com Barry e entregue a mim.
• Os três documentos são:
  • Um documento de Denunciante
  • Um documento de Conflito de Interesses
  • Um documento de política de retenção de registros
• Jeff afirmou que havia algumas questões em aberto com o documento de Denunciante. Para relatar um problema, o Denunciante faria um relatório ao Presidente. A questão é para quem o Presidente entregaria o problema para investigação. Após alguma discussão, foi decidido que o Vice-Presidente conduziria a investigação. Uma vez concluída a investigação, um relatório seria feito ao Conselho.
• Jeff afirmou que acredita que um documento de Denunciante teria que ser preenchido por cada Oficial e presidente de Comitê. Um documento de Conflito de Interesses também teria que ser preenchido pelo mesmo grupo de pessoas.
• Apenas uma Política de Retenção de Documentos é necessária para a organização. Há uma lista de tipos de documentos e o período de retenção para cada tipo de documento. Jeff pediu que a Política de Retenção de Documentos fosse revisada pelos membros do Conselho antes da reunião do Conselho do próximo mês para que este documento possa ser votado e aprovado.

Perguntas sobre o Presidente de Finanças e as moções do presidente de Finanças – Jane G., Presidente

• Jane tinha perguntas sobre se Spencer ainda está atuando como Presidente do comitê de Finanças. Jennifer afirmou que acredita que Spencer ainda é o atual presidente de Finanças.
• Mark afirmou que pensava que Spencer havia renunciado, mas Jane não recebeu nenhuma renúncia dele. Como resultado, Spencer ainda é o presidente de Finanças e, de acordo com os Estatutos aprovados, Spencer é membro do Conselho. No entanto, ele não tem comparecido como membro do Conselho.
• Jane afirmou que há uma moção de Amelia para remover o presidente de Finanças como um Oficial do Conselho. Brian e Spencer também tinham uma moção relacionada ao presidente de Finanças que também pedia para remover o presidente de Finanças como um Oficial do Conselho, mas também pede que o Tesoureiro também seja o presidente do comitê de Finanças.
• Jeff mencionou que há alguns problemas com as moções que Amelia apresentou a Jane. Jeff concordou em revisar a moção de Amelia e documentar os problemas. Mark sugeriu que esses problemas fossem abordados por um comitê convocado para revisar os Estatutos trabalhando com nosso advogado. Jeff afirmou que incluiria esta sugestão em sua resposta a Amelia.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 10 de janeiro de 2023 e Susan R apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.
2. Susan R. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 14 de fevereiro de 2023 e Jane G. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.
3. Susan R. fez uma moção para adiar a votação sobre o Comitê Get Into Action se tornar parte do OIAA até que a declaração de missão seja revisada. Jennifer apoiou a moção. O Conselho votou por unanimidade para aprovar a moção com uma abstenção.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA