Agenda da reunião da diretoria da OIAA de 10 de janeiro de 2023

Reunião da diretoria / presidentes de comitês permanentes.

A. Desenvolver o esqueleto de um plano abrangente ao qual a diretoria possa liderar o trabalho dos comitês para se tornar uma organização.

Assim que os Estatutos da OIAA foram adotados em setembro de 2022, a diretoria começou a se reunir mensalmente e foi acompanhada em outubro de 2022 por todos os comitês participando no cronograma bimensal acordado. A ideia original para os comitês se reunirem com a diretoria era corrigir a falta de comunicação que contribuiu para o lapso de longo prazo no status de organização sem fins lucrativos da OIAA.

Os novos Estatutos cumprem as leis do Estado de Nova Jersey e do IRS ao nomear dirigentes que detêm responsabilidade pelo status de organização sem fins lucrativos. Toda a organização OIAA beneficia da transparência criada no relatório coletivo do trabalho dos dirigentes e seus comitês. A ideia do cronograma alternado era fornecer um relatório transparente completo do trabalho do 12º Passo da OIAA. A comunicação do trabalho da diretoria e de todos os comitês da OIAA convida a participação de todos os membros de A.A. na forma de mais voluntários e ideias.

Devemos mudar o formato da reunião conjunta do conselho e comitês?

B. Datas para as assembleias de 2023:

O que a diretoria recomenda para o conteúdo do programa para a assembleia de 18 de março de 2023?

Podemos separar o trabalho no roteiro e programa que foi feito com o Comitê Ad Hoc de Diretrizes para a Assembleia de Eleição e Orçamento para um subcomitê que se concentrará em criar um programa para essa assembleia?

18 de março de 2023 – assembleia trimestral
17 de junho de 2023 – assembleia trimestral
9 de setembro de 2023 – assembleia trimestral
16 de dezembro de 2023 – Assembleia de Eleição (Orçamento também?)

Quais são as datas para as reuniões de Segurança de 2023?

A Responsabilidade por A.A. é Mantida por Cada Grupo

A transferência de A.A. presencial para A.A. online é que toda a nossa Irmandade não está totalmente conectada ao seu senso de “quem é responsável”.

Conectar o trabalho do Comitê de Política e Admissões a toda a OIAA

Orientação de Novos Grupos – Precisamos entender completamente e melhorar este processo.

Precisamos ter em mente que o novo site já marcou o processo para mudanças. O que o ad hoc pode analisar são os documentos e os processos de comunicação com os grupos.

Discussão Contínua de Segurança – Informar os grupos e envolvê-los no uso dos numerosos recursos de segurança da OIAA é vital para a unidade dos grupos online. Precisamos analisar como estamos informando os grupos sobre as experiências em constante evolução e recursos de mediação de segurança que estão disponíveis para seu uso.

O mundo A.A. de reuniões presenciais não está bem coordenado no monitoramento ou comunicação de suas ameaças de segurança porque elas ocorrem mais frequentemente fora da visibilidade completa do grupo. A falta de visibilidade difunde o senso de responsabilidade do grupo pela segurança. As ameaças que ocorrem em nossas reuniões presenciais também são possíveis online; no entanto, o grupo online deve assumir uma responsabilidade mais ativa no monitoramento das funções da plataforma.

Devemos convocar um Comitê Ad Hoc que documente o processo como existe agora?

C. Estou buscando aprovação da diretoria para organizar uma reunião de coleta de informações de representantes selecionados da OIAA, o escritório Internacional do GSO de NY/Canadá, e representantes da AAWS, Inc. e do Conselho de Serviços Gerais.

Devemos agendar uma reunião com o escritório Internacional do GSO dos EUA/Canadá e todas as outras partes-chave conectadas ao Fundo Internacional de Literatura?

A OIAA tem fundos para contribuir com os esforços de literatura internacional dos GSOs ao redor do mundo.

Quem da OIAA deve ser incluído na reunião?

• Coordenador
• Vice-presidente
• Secretário
• Tesoureiro
• Presidente do comitê de finanças
• Presidente do comitê de unidade
• Tradução (Se tivermos voluntários para representar a função.)

Começar o desenvolvimento de perguntas para a reunião entre a OIAA e o escritório do GSO dos EUA/Canadá:

Quais são as informações-chave que queremos obter da reunião?

Com quais organizações internacionais podemos consultar:
Patreon (Viktor Larkhill – um resgate animal internacional)
TIAA?
NTAAW?
AAWS, Inc.?
Conselho de Serviços Gerais?

Começar o desenvolvimento de perguntas para uma pesquisa dos escritórios GSO ao redor do mundo:

1. O teu escritório (lista, registra, inscreve, reconhece) grupos online?
2. Como a tua Conferência inclui grupos online?
3. Grupos online são representados na nossa Conferência por um único Delegado.
4. Grupos online são representados na nossa Conferência participando na estrutura existente.
5. Grupos online não são representados na nossa Conferência neste momento.

1. Se o teu escritório se comunica com grupos online, por favor descreve o processo.
2. O teu escritório GSO inclui um Comitê de Literatura?
3. Se o teu escritório GSO inclui um Comitê de Literatura, que conexões ele tem com grupos, distritos, regiões ou outras partes da tua estrutura de Conferência?
4. Por favor lista os nomes de quaisquer Comunidades Remotas com as quais o teu GSO se comunica.

D. Programa de desenvolvimento de liderança
Gwen, Ex-Presidente da OIAA, se voluntariou para coordenar o desenvolvimento deste programa.

Chamadas para Voluntários: A OIAA tem muito trabalho a fazer. Há necessidade de delinear projetos específicos bem como a ordem em que precisam ser completados. Precisamos de mais pessoas com uma ampla variedade de conhecimentos, habilidades e capacidades. Precisamos nos concentrar em identificar os projetos, as habilidades necessárias para completar nosso projeto. A primeira coisa que precisamos é uma pessoa-chave para fazer a Gestão de Projetos.

Qual é o melhor processo para identificar um Gestor de Projetos e comunicar as chamadas para voluntários?

E. Publicação de Eventos no Site da OIAA e Uso do Logo da OIAA

Por favor vê os panfletos anexos para um Town Hall de 4 de fevereiro de 2023 que é um workshop de recursos para grupos online. Este evento está sendo desenvolvido pelo Comitê Get Into Action. A origem do comitê é que foi iniciado pelo Grupo de Estudo das Três Heranças e foi renomeado porque membros de outros grupos listados e representados da OIAA se juntaram ao seu esforço para informar grupos online sobre sua participação na estrutura de serviços gerais dos EUA/Canadá. Agora que a participação limitada de grupos online na estrutura dos EUA/Canadá se tornou evidente, está claro que grupos online precisarão trabalhar juntos para desenvolver recursos para grupos online. Este evento convoca grupos online a apresentar e compartilhar os recursos, melhores práticas e materiais de serviço que criaram.

Quando foi solicitado que a OIAA publicasse o evento no seu site, o Presidente de Tecnologia notou o uso do logo da OIAA e perguntou se este é um evento da OIAA. Não foi considerado um evento da OIAA. O logo foi inserido pelo comitê para comunicar isto como um evento para grupos online — o maior repositório dos quais está listado com a OIAA. A diretoria vê seu caminho para patrocinar o evento? Isto significaria uso de fundos da OIAA para pagar intérpretes como trabalhadores de serviço e exibir o logo da OIAA nos panfletos. Caso contrário, o grupo pagaria pelos trabalhadores de serviço e removeria o logo da OIAA do panfleto.

F. Iniciar o comitê de convenção

Começamos a planear uma Conferência de fim de semana de países de língua espanhola. Também estamos nos aproximando no tempo da Convenção Internacional de AA. Com estes dois eventos em mente, podemos começar a recrutar um Presidente e membros do comitê para este comitê.

G. Comitê ad hoc de comunicação

Agora que a diretoria e comitês permanentes da OIAA começaram comunicação regular, temos muito mais informação sobre a OIAA do que podemos efetivamente e eficientemente comunicar aos IGRs. Este mesmo problema existe em todo o nível de serviços gerais de AA.

O Secretário da OIAA cria um bom registo de qualquer reunião de dirigentes; mas essa informação nem sempre está numa forma que é facilmente absorvida pelo IGR médio. Se os IGRs não conseguem entender facilmente a informação, não podem comunicá-la aos seus grupos. Isso significa que não podemos atrair membros para o serviço. No final, comunicação pobre é um serviço pobre ao Direito de Participação de todos os membros de AA. Então, precisamos de um comitê que possa transformar toda a informação das reuniões da diretoria e comitês da OIAA naquilo que os IGRs podem rapidamente comunicar aos seus grupos. Esta conversão de informação contribuirá muito para atrair mais membros para servir. O serviço salva as vidas daqueles que servem para levar a mensagem bem como daqueles que precisam ouvi-la.

Um exemplo é com o maravilhoso relatório de Presidente que a Gwen começou. Pedi à Susan, recém-eleita Vice-Presidente da OIAA, para ajudar com a conversão do relatório num formato que seja mais útil aos IGRs. Por exemplo, a diretoria se reúne com todos os presidentes de comitês nos meses pares. O resultado é uma quantidade volumosa de informação. A informação precisa ser classificada naquela de um registo para a reunião e na informação que o IGR precisa comunicar ao grupo. Os grupos precisam entender facilmente como suas contribuições são usadas para levar a mensagem. Queremos especialmente comunicar o trabalho do 12º Passo que está disponível para sua participação.

Para focar nosso início, podemos desenvolver algumas funções sob o Comitê Ad Hoc de Comunicação:

Esclarecendo que a OIAA é uma organização internacional

A questão se a OIAA é uma organização internacional foi expressa por várias pessoas trabalhando com os Estatutos da OIAA e Diretrizes Ad Hoc. O facto é que há muito aprendizado de culturas e idiomas que precisa ser

Nos meses recentes, houve foco na OIAA como uma organização sem fins lucrativos registada nos EUA através do Estado de Nova Jersey. A identificação de seguir a lei estadual e federal é o obstáculo principal em estabelecer e manter o status de organização sem fins lucrativos da OIAA.

A OIAA permanece na sua fase de desenvolvimento enquanto está atualmente trabalhando para traduzir seus Estatutos em declarações operacionais como suas diretrizes. Uma vez que esse trabalho seja completado, o processo de comunicação começará a informar os IGRs do conteúdo das diretrizes para prepará-los para a assembleia na qual aprovarão as diretrizes. As diretrizes serão traduzidas pelo menos para espanhol e português. Uma vez que as diretrizes tenham sido aprovadas, podemos começar a tarefa árdua de trabalhar para conectá-las aos outros idiomas e culturas que sabemos estar presentes no coletivo de grupos internacionais da OIAA.

Então, podemos discutir processos de comunicação para conectar todos os membros e grupos da OIAA ao trabalho de A.A. como um todo e dentro da OIAA.

O processo completo de comunicação das diretrizes recomendadas aos IGRs precisa ser delineado e agendado. Esta tarefa pode ser completada pelo Diretrizes Ad Hoc.

G.1. Comitê ad hoc de tradução

O Comitê de Unidade da OIAA estará desenvolvendo uma pesquisa de grupos para entender melhor as necessidades dos grupos que serve. Já sabemos que precisamos de serviços de tradução tanto oral quanto escrita. Vejo necessidade de um comitê para coordenar uma listagem de intérpretes orais (ASL, espanhol e português para começar) para as numerosas reuniões e workshops em tempo real. Além disso, há necessidade de uma lista de indivíduos que possam traduzir nossos relatórios regulares e escritos.

Há duas partes-chave para Tradução: Oral e escrita

Escrita:
Rever as práticas de Tradução escrita da OIAA. A OIAA pode fazer uso de muita informação e processos que foram trocados através da TIAA e NTAAW. Um coletivo dessas práticas pode ser revisto e discutido para implementação.

Oral:
Há necessidade de criar uma lista de trabalhadores de serviço que estão disponíveis para trabalho de interpretação simultânea em eventos da OIAA. Atualmente não temos tal recurso. Comunicar que este recurso está disponível será útil para todos que organizam assembleias, workshops e outros eventos.

Qual é a melhor maneira de começar estes processos?

G.2. Coordenação de voluntários

Provavelmente as informações mais importantes que podem ser comunicadas são as numerosas maneiras pelas quais qualquer membro de grupo pode participar no trabalho da OIAA. Esta é uma função de comunicação-chave que requer foco no estilo de comunicação para conectar os grupos da OIAA ao trabalho do 12º Passo dos comitês permanentes.

Há muitas ferramentas de comunicação que temos para explorar. Por exemplo, agora precisamos de indivíduos que possam criar documentos atraentes e fáceis de usar no estilo de livro didático. Comunicar as novas diretrizes da OIAA com um documento bem formatado e fácil de usar contribuirá muito para informar os membros sobre como participar nas assembleias da OIAA. Membros de AA não podem participar naquilo que não entendem.

Criar vídeos instrucionais que transmitam de forma concisa o que estamos fazendo e por que estamos fazendo de uma maneira específica será útil para comunicar as Tradições e Conceitos de AA. Não me refiro a ter certeza de que continuamos fazendo as coisas da maneira que sempre fizemos. Há uma abundância de ferramentas online que podemos usar para construir excelentes documentos educacionais e de comunicação.

Há uma variedade de habilidades necessárias para criar vídeos instrucionais. Aqui estão apenas algumas:

• Designers instrucionais
• Videógrafos
• Escritores de roteiro
• Artistas gráficos

Aguardo ouvir de ti sobre os itens da agenda que gostarias de discutir.