Atualização do comitê para as diretrizes – Ago 2023

Membros Presentes: Susan R (Presidente da OIAA), Nona (Vice-Presidente da OIAA), Jeff B (Secretário da OIAA), Gwen M (Presidente do Comitê de Diretrizes) Amelia L (IGR Journey Heart), Jan BB (Presidente do PAC da OIAA), Carlos D (Presidente do Comitê de Unidade), Mary M (Presidente/Registrador(a) de Steppers) Jeanine F (IGR VSS e Comitê de Comunicação), Beth D, (Comitê de Unidade) Beth A (Presidente Alternativo(a) do Comitê de Unidade)

Ausentes: Dave W (IGR Q&A), Melinda F (Presidente Alternativo(a) do Comitê de Tecnologia), Barry M (Ex-Secretário(a)), Jennifer B (Tesoureira da OIAA), Mark M (Presidente do Comitê de Tecnologia)

Abertura da reunião: Gwen abriu a reunião às 15:03.

Pontos chave para o comitê após a Reunião do Conselho da OIAA no dia anterior:
• Prioridades alinhadas com as necessidades para a próxima eleição.

Mensagem da Presidente da OIAA: Susan R
• Tudo o que é necessário para as eleições era necessário para ontem.
• Apresentar ao Conselho para aprovação o seguinte:
o O trabalho realizado no Conselho, Conselheiros, Seção 1,
o Descrições de cargos dos Conselheiros
o Processo eleitoral.
• Precisa ser incluído na agenda da Assembleia 30 dias antes de 16 de setembro.

Retomada da Seção 1 com foco nas seções destacadas em amarelo no documento:
• Rotação do Conselho: 50% de continuidade do Conselho pode ser difícil/impossível de alcançar. As possibilidades para ajudar a garantir a consistência podem incluir: Convidar o presidente ou um membro da diretoria que está saindo para permanecer no conselho em capacidade sem direito a voto por um período de um ano. A linguagem pode precisar ser declarada como “Deve Esforçar-se Para” ou como “O Mais Efetivamente Possível”
• Foi salientado que as nomeações para o Conselho feitas desde dezembro precisarão ir a eleição este ano.
• Uma opção para o conselho atual é decidir quais cargos neste primeiro ano terão um mandato de um ano, o mandato padrão de dois anos ou um mandato de três anos para que isso comece a estabelecer um programa onde certos cargos são eleitos em anos pares e os outros em anos ímpares.
• Sugestão para implementar algo como: Em anos ímpares, 3 conselheiros estão aptos para eleição e em anos pares, 2 conselheiros estão aptos para eleição.
• Se houver uma nomeação intermediária, ela poderia ser definida para um mandato de um ano. Isso ainda não remove a continuidade do cargo ou dos 3 cargos ou dos 2 cargos. Que estão aptos para eleição a cada ano ímpar ou par.
• Em conclusão: Evitar uma porcentagem fixa. Declaração geral de que o conselho pode fazer algumas recomendações no início das eleições ou uma declaração. Quaisquer eleições, se o conselho quiser que os membros considerem isso e deixem o microgerenciamento e os detalhes desta seção a cargo do conselho, e não nas diretrizes.Qualificações dos Conselheiros:• Discussão útil/não obrigatória• Mover detalhes referentes ao Conselheiro Internacional para fora desta seção e para essa função• Um histórico empresarial ou experiência profissional é útil. O conselho e os membros também estão interessados em outras habilidades e qualidades que os conselheiros podem oferecer.Descrição do Cargo de Vice-Presidente:• Todo o trabalho de gestão dos comitês vai recair sobre um único conselheiro, como o Presidente (mas não incluído na descrição do cargo), mas permanece na descrição do cargo de Vice-Presidente.• O conselho decide distribuir as relações de ligação com os diferentes comitês entre os vários conselheiros.• Sugestão ao Conselho (adicionar à lista de problemas de Susan com os Estatutos) para riscar a parte da descrição do cargo do Vice-Presidente “como membro ex officio dos comitês permanentes”. Riscar essa cláusula permite consistência entre a descrição do cargo do presidente e a do vice-presidente.
• Alexandra, consultora jurídica Pro Bono da OIAA, enfatizou a necessidade de o comitê de diretrizes da OA estabelecer uma estrutura, criando um nível de apoio dos comitês ao conselho que iria além de uma única pessoa.
• Vários concordaram que não há problema em remover isso. Comunicação adicional está agora em vigor com as reuniões da equipe de direção.
• O Conselho precisa decidir quem vai supervisionar/acompanhar/apoiar os vários comitês.
Que a ata reflita o seguinte, que foi enviado por e-mail antes da reunião de hoje: (Alguns, mas nem todos esses pontos foram abordados na sessão)

• Em 1, por que afirma: “mas não incluindo Oficiais.” Acho que isso deveria ser removido e o parágrafo deveria terminar com “,,,responsabilidades fiduciárias.”• Em 4, não há necessidade de repetir o texto das Garantias, pois haverá um hiperlink para elas.• Em 5, fornecer uma referência de onde nos Estatutos isso é declarado, talvez com um hiperlink.• Em 6, não vejo uma nota de rodapé 4 no documento. Além disso, esta última frase é uma repetição dos Estatutos, o que a torna desnecessária.
• A Seção 7 é uma repetição da linguagem dos Estatutos e, portanto, desnecessária nas Diretrizes
• Em 8, como decidiríamos qual dos 50% dos Conselheiros rotacionaria? Além disso, nossos Conselheiros têm Suplentes que presumivelmente (mas não necessariamente) se candidatariam à posição para a qual, espera-se, foram treinados. Além disso, o que acontece se houver um número ímpar de Conselheiros, já que parece que teremos 7 Conselheiros.
• Em 8, não gosto do “pode”. Como o Conselho decidiria? Acho que ou fazemos ou não fazemos. Se fizermos, acho que o Presidente teria voz, mas não voto.
• Em 9, eu deixaria isso como os requisitos da seção Geral para todos os Conselheiros e deixaria o requisito Bilíngue e Multilíngue para a próxima Seção
• O Conselheiro Internacional deveria ser intitulado “Conselheiro Internacional-Geral” já que é assim que é referido na descrição.

Conselheiro Internacional:
• Embora a sugestão tenha sido feita para adicionar “Fazer todo o esforço possível para entender qual é a situação em cada país ou qual é a situação em cada país em relação aos grupos online”, isso não foi universalmente endossado.
• Foi alcançado um consenso sobre a descrição do cargo do Conselheiro Internacional conforme escrito.

Conselheiro Geral:
• Re: terminologia “geral” é complicada, especialmente se as pessoas têm problemas com seu peso.
• O papel como está escrito é muito vago, concurso de popularidade, destacando um grande líder versus um servo trabalhando duro para a OIAA todos os dias
• Trazer a humildade para a discussão – incorporar o serviço em vez de responsabilidades
• Flexibilidade nas funções é necessária com base nas necessidades do Conselho
• Um plano, um básico. De um plano operacional real para ser implementado com estes.
• Estas descrições de cargos devem ser bem pensadas para estas descrições de conselheiros, é realmente essencial para toda a nossa operação, toda a nossa corporação.
• Por favor, peça ao Conselho para parar de criar novos comitês/programas etc., o que é apenas mais para lidar – e se atrapalhar e encontrar um lugar para – e então o trabalho de recomendar ou estabelecer procedimentos continua crescendo –
• O papel de ligação pode não precisar ser um cargo do conselho – e se o conselho nomear um elo de ligação?
• Plano mal elaborado – não pronto para ser implementado. Precisa voltar ao Conselho
• Zonal é um sonho para o futuro – não agora

Moção feita às 14:05: O Comitê de Diretrizes recomenda ao Conselho da OIAA que o Conselho seja expandido com dois Conselheiros Internacionais neste momento. A moção foi aceita conforme declarado e secundada. Uma votação foi realizada e a moção foi aprovada com 7 votos a 2. O voto contra teve a palavra e apresentou a opinião minoritária. Ninguém optou por mudar seu voto, então a moção prevaleceu conforme apresentada.

Reunião encerrada.

A próxima reunião completa do comitê será na quarta-feira, 16 de agosto de 2023, pelo Zoom.

Respeitosamente submetido,

Gwen M
Presidente, Comitê Ad hoc de Diretrizes