Atualização financeira – Ago 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 10 de agosto de 2024
8:00 – HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Felix – Tesoureiro suplente
Barry – administrador geral / coordenador das convenções internacionais
Sharon – membro do comitê CPC
Gwen – coordenadora do comitê CPC
Nicky w. – secretária do comitê de finanças
Amanda – Tesoureira do grupo global
Após a Oração da Serenidade, Jennifer espera que aqueles que enviaram os Orçamentos participem da reunião. Ela rapidamente passa pela lista da Agenda: Lista de presentes, Aprovação da Agenda, Aprovação da Ata, Revisão dos Relatórios Financeiros e depois a Revisão dos Orçamentos de 2025. Ela indica a Gwen que ela foi adicionada à lista se houver tempo.
Jennifer se apresenta como Tesoureira da OIAA. KD diz que é alguém interessado em se tornar membro e está disponível para ajudar de qualquer forma. Felix se apresenta como Tesoureiro Alternativo. Barry é um Veterano, membro antigo do Comitê de Finanças, Ex-Secretário e atual Administrador Geral e Coordenador do Comitê de Convenções Internacionais. Sharon se apresenta como membro do Comitê CPC e está aqui apenas para ouvir. Gwen se apresenta como Coordenadora do Comitê CPC e lembra de trabalhar com Bear quando ele era Secretário e ela era Coordenadora. Nicky se apresenta como Secretária do Comitê de Finanças. Amanda se apresenta como Tesoureira de um dos grupos Globais e está aqui para aprender.
Revisão das demonstrações financeiras
Jennifer apresenta as Demonstrações Financeiras e as mostra no Compartilhamento de Tela. Ela começa dizendo que julho foi o mês financeiro mais alto até agora e que as Contribuições somaram $11.700,00. Ela passa pelas despesas: -Taxas organizacionais de $2.500, pois contrataram um escritório de advocacia para finalizar documentos necessários para a OIAA. Como documentos de Retenção de Denunciantes e documentos de Conflito de Interesses, etc. Ela explica que esses tipos de documentos precisam estar em vigor para a OIAA.
As taxas do Paypal e Stripe estão diretamente associadas às Receitas. Ela acrescenta que eles só cobram uma porcentagem das doações. Em Desenvolvimento Profissional e Treinamento, dois Membros do Conselho participaram de um Workshop de Tecnologia. Houve uma taxa para participar. As taxas profissionais são para os Sistemas Contábeis. As Despesas de Conferência são para um membro do Comitê Técnico participar do curso presencial da Tecnologia Nacional em setembro. Ela explica que o Trabalhador Especial de Tecnologia mantém o site e o trabalho de bastidores. Eles também contrataram outro trabalhador especial de design gráfico que está fazendo folhetos e outras coisas. Ela passa para o Fórum IGR onde explica que tiveram 3 idiomas no Fórum IGR. Ela mostra os números do Orçamento e como estão economizando dinheiro, pois os valores são substancialmente menores tendo usado o Upworks. As reuniões de Unidade tiveram várias reuniões diferentes usando português e espanhol, então há Despesas. Videoconferência é Zoom e Hospedagem e Gerenciamento de Website é Google Cloud e outras plataformas que são usadas para suportar o site. Jennifer pergunta se alguém tem alguma dúvida sobre a Variação do Orçamento e afirma que tiveram um bom mês. Ela diz que houve uma receita líquida de pouco mais de $5.600,00 que definitivamente será usada em outubro durante a Convenção Online.
Jennifer passa para o Balanço Patrimonial e diz que é bastante direto. O Total em Caixa de $137.000. $5.500,00 está reservado para a Convenção Internacional de 2025 em Vancouver. Ela diz que a OIAA terá uma suíte para apresentar mais pessoas e adicionar mais membros globais. Ela afirma que o Saldo de Caixa Não Reservado é de $131.600,00. Ela pergunta se há alguma dúvida ou comentário sobre o Balanço. Susan quer confirmar que eram $5.500,00 para Vancouver. Jennifer responde que os $5.500,00 não acumularam nada em 2024. Tudo isso já havia sido acumulado anteriormente.
Na Planilha de Contribuições, Jennifer diz que tiveram um mês muito robusto! Houve 76 grupos diferentes que contribuíram. Ela acrescenta que este é o maior número de grupos até agora. Barry quer compartilhar que algo chamou sua atenção já que houve mais de $1.000 doados. Ele pergunta se alguém conhece a Stepping Stones Sobriety Inc. e se eles estão registrados na OIAA. Ele se pergunta se isso é um grupo real ou uma fundação. Barry diz que sabe que é uma Corporação na Flórida (pois pesquisou) e talvez seja uma Casa de Recuperação. Jennifer responde que não sabe como lidar com Casas de Recuperação, mas vai investigar. Jennifer pede a Susan para colocar isso na Agenda para a reunião do Conselho de amanhã. Jennifer vai investigar e pelo menos eles podem levar algo ao Conselho.
Barry termina com “É preciso uma Vila!” Todos concordam.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão das solicitações de orçamento
Passando para os Orçamentos, Susan é a primeira. Ela explica a Jennifer que havia modificado seu Orçamento devido à conversa delas. Ela começa dizendo que ICOAA é um workshop que pelo menos dois membros participam. ICOAA é o Escritório Central do Intergrupo e é um Grupo de Trabalho de Organização em Rede. Eles têm um workshop presencial uma vez por ano e a OIAA faz networking com eles. Ela diz que até agora houve $2.500,00 em Despesas Legais, pois contrataram um advogado no último mês. Eles estavam trabalhando com Pro Bono, mas após 12 meses sem resposta, o Conselho decidiu contratar um advogado para os documentos legais necessários. Houve $500 em Desenvolvimento do Conselho onde 3 membros participaram de workshops Pro Bono. Dois dos membros vão para o Workshop NAATW mas estavam usando o Valor Orçado para Desenvolvimento do Conselho. Susan começa dizendo que tem um acréscimo para aumentar o Orçamento para o Fórum IGR e o Fórum da Assembleia. Jennifer diz que eles terão que conversar mais na Reunião do Conselho. Susan continua dizendo que vai propor um Orçamento maior para intérpretes de ASL. Recomendado pelos membros, será solicitado um adicional de $1.000,00. Jennifer pergunta sobre Serviços de Interpretação. Susan propõe 1 para cada -Reunião do Conselho e 1 para cada -Reunião do Comitê Diretor. Ela diz que foi alocado algum dinheiro que não usaram. Ela gostaria da oportunidade de usá-los se necessário. Ela continua que uma Assembleia seria em 4 idiomas diferentes. Em caso de serem mais longas, eles podem fornecer dois intérpretes por idioma. Não há Vice-Presidente agora, então Susan colocou em seu -Orçamento para o -Fórum IGR para 4 idiomas.
Barry tem uma dúvida sobre as Leis de Nova Jersey relativas a pessoas com deficiência auditiva e seu acesso durante o evento. A interpretação deve estar disponível para aqueles com deficiência auditiva. Ele não sabe como isso coincide com as correlações de idiomas e ASL. No entanto, está estabelecido em suas leis que durante um evento público, eles terão que fornecer acesso para as pessoas com deficiência auditiva. Suas perguntas seriam para a equipe jurídica. Jennifer responde que dentro do atual -Orçamento, ASL é considerado um dos idiomas cobertos.
Por enquanto, Susan gostaria de ter apenas o valor proposto, no entanto, caso contratem os -Intérpretes de ASL certificados, isso aumentaria o -Orçamento em $14.168,00. Ela explica que para Serviços de interpretação total, um idioma a $65/hora totaliza $7.168,00 para um Orçamento total do Presidente de $14.268,00. Jennifer diz que fez muita pesquisa sobre isso e a conversa ainda não aconteceu, então eles poderiam apenas trazer um item de linha de volta através do Processo Orçamentário. Jennifer pede uma moção para Aceitar o pedido de Orçamento do Presidente. Gwen move para Aceitar e Barry apoia. 6 a Favor e 0 Contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO DO PRESIDENTE DA OIAA
Orçamento do comitê de finanças
Jennifer começa mostrando o valor Orçado de $200,00 por mês e diz que possivelmente precisarão de serviços adicionais para fins de Conta e Registro, que atualmente não está sendo terceirizado. Ela diz que é mais um custo de contingência caso seja necessário, então já está no -Orçamento. -Taxas e Assinaturas são para o correio itinerante que atualmente vai para um local na Carolina do Norte. 99% das doações feitas em cheques que são enviados são digitalizados e depois depositados remotamente. Ela colocou uma -Taxa Profissional anual de $700. -Software de Contabilidade é $50,00 e há $100,00 alocados para software fiscal que é usado para o Formulário 990. No ano passado era gratuito, mas este ano há mais de $100.000, então custará este ano. Taxas do Paypal e -Stripe baseadas em 2,3 de nossas contribuições projetadas. A OIAA também foi colocada como uma Organização Sem Fins Lucrativos, então essas despesas, em termos percentuais, são menores que nos anos anteriores.
Jennifer tem feito todo o agendamento dos Intérpretes para as reuniões. Ela acredita que existe uma metodologia para empregar Interpretação. É muito trabalho agendar e coordenar os -Intérpretes e Jennifer diz que vai ter que suprir essas necessidades através da contratação de um trabalhador especial. Ela estava conversando sobre isso com nossa -Administradora Internacional e pessoa da -Unidade, quando a Administradora disse que está disposta a encontrar um Voluntário para esta posição. Jennifer está feliz em ter isso como um compromisso em vez de terceirizar. Ela diz que continuará fazendo isso até o final de 2024. Ela compartilha que quando ia contratar um trabalhador especial, ela vai solicitar $4.000,00. Jennifer pergunta se há alguma dúvida sobre o -Orçamento de Finanças.
Susan tem preocupações pois seu último Contador teve que ser demitido por Jennifer. Jennifer respondeu que ela era inoportuna e imprecisa. Ela acrescenta que Felix não está tão familiarizado com a área fiscal. Ela acha que essa seria sua maior preocupação e necessidade de um -Trabalhador Especial, se, digamos, ela for atropelada por um ônibus. Jennifer pede uma moção para Aceitar o -Orçamento de Finanças. Felix move para Aceitar o -Orçamento de Finanças. Gwen Apoia a Moção. 6 a Favor e 0 Contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO DE FINANÇAS.
Orçamento do comitê técnico
Mark começa mostrando a eles as informações sobre Videoconferência como exemplo e então mostra o número total na Página do Orçamento. Ele explica que eles têm 4 Contas Zoom que estão pagas até o final do ano. Foi pago a $50/mês. Ele também gostaria de Orçar para uma possível reunião muito grande de mais de 500 pessoas, só por precaução. Eles também precisam de Cronômetros. Gwen lembra das batatas fritas que eles costumavam fazer com as batatas assadas que sobravam. Mark acrescenta que eles não Orçaram para batatas fritas este ano. $1.832,00 para Total de -Conferência. Para -Website e -Hospedagem e Gerenciamento, há dois grandes componentes e depois um monte de complementos. Os componentes são Google Cloud, onde tudo estava hospedado até julho de 2024 e Siteground onde eles têm muito melhor suporte e facilidade de gerenciamento. Ele também descreve que esses números refletem custos daqui para frente a partir deste mês. Levou algum tempo para conseguirem tudo. Ele afirma que o Diretório de reuniões está essencialmente sentado na plataforma Google. O website está com Siteground. Ele acrescenta que todos aqueles plug-ins são coisas que eles adicionaram ao website e que são peças de software licenciadas que adicionam às diferentes peças de funcionalidade. O item total de linha -Gerenciamento de Hospedagem Web é $200. Ele acrescenta que havia algum dinheiro sobrando no Orçamento para registrar 6 ou 7 pessoas para a Conferência NAATW para participação virtual. Ele estava esperando “separar isso e apenas planejar para isso!” Como ele não tem certeza de quanto custará o registro no próximo ano, ele acha que $3.000,00 será bom para Orçar para isso. Ele passa para -Manutenção de Banco de Dados que é uma taxa única que também foi usada no ano passado para construir o website. Ele os direciona para seu Relatório de Tecnologia em seu website que eles postam todo mês. Mostra o Google analytics e usando isso, eles pagaram alguém para criar um plano de negócios. Ele também acrescenta que todo ano deve ser Revisado.
Em seguida, ele fala sobre as -taxas Profissionais, pois diz que reduziu bastante os preços. Ter um novo recurso em Carrie deu uma boa ideia sobre uma taxa corrente. Ele também tem um contrato com uma artista que faz muitas artes gráficas digitais, então como está sendo contratado, é um recurso que está disponível para todos. Ela fará folhetos, logotipos e cartazes e qualquer tipo de material que você quiser. Ela cobra $30/hora e eles estão dando a ela um limite de 20 horas por mês. Ele passa para -Outra Tecnologia e -Diversos é apenas isso, coisas diversas, apenas como uma contingência. Se eles precisarem de coisas, assim como no Projeto Tech, estará lá se precisarem de algo similar. Não há nada que tenha sido identificado como um Projeto, mas se as novas mudanças forem muito boas, haverá. Eles nunca sabem o que vai acontecer ou se precisam de algo mais para este grupo. Se eles não acabarem usando o dinheiro, ele “volta”. O último item é o -Projeto Especial. Há um orçamento de $10.000,00 em Projetos Especiais, no qual eles têm trabalhado. Eles realmente começaram seriamente no último mês e nos próximos meses, eles apresentarão muitas coisas novas. O número representa o limite superior do que ele esperaria que precisassem com base no número de membros. É um Banco de Dados de Membros. Agora eles têm todos separados em 3 Categorias de Diretório incluindo contatos da Convenção Internacional. Todos iriam para este sistema e ele estima que $7.000 ou $11.000 iriam para este sistema. Ele acha que os $15.000,00 representam isso. Mas este é um exemplo dos serviços em que eles têm trabalhado. Por último, ele adicionou os -Serviços de Tradução para os 4 workshops de segurança e diz que Jennifer calcula ter alguns intérpretes lá cada vez. Ele termina dizendo que o Orçamento para 2024 é menor que este mesmo que esteja próximo. Ele diz que está feliz em responder qualquer pergunta sobre o -Orçamento de Tecnologia. Todos agradecem a Mark por colocar tanto pensamento na apresentação do Orçamento. Barry aponta que esta é uma empresa digital e eles têm que cuidar de seu Principal Ativo: o banco de dados e a tecnologia. Ele acrescenta que eles têm que proteger e manter isso de acordo com os padrões da comunidade e o Orçamento reflete isso. Ele espera que possam realizar pelo menos 80% do que foi apresentado, especialmente com o excelente trabalho que realizaram e com pessoas tão talentosas. Ele agradece a Mark. Gwen também aprecia o detalhe colocado com a Solicitação de Orçamento e esperava que eles pudessem olhar os plug-ins para ver o trabalho que fizeram para chegar a esses números. Ela agradece pelo trabalho informativo. Jennifer pede uma moção para Aceitar. Gwen move pela Moção para Aceitar o Orçamento Tech e Barry Apoia. 5 a Favor e 0 Contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO TECH
Solicitação geral de orçamento
Jennifer não lembra como ela e Felix chegaram à receita do ano passado. Ela acredita que com tudo no Orçamento, no ano passado ela propôs $120.000,00 e as despesas terminaram em $111.000,00. Havia 86 Receitas Projetadas e até agora, no ano até a data, a OIAA está 25% acima do Orçamento. Ela diz ao comitê que ela e Felix se reuniram outro dia e revisaram a metodologia para a proposta das receitas e isto é o que eles chegaram: Ela traz o período de um ano inteiro para 2025 . Ela explica que na projeção para 2024 haveria um aumento de 24% em relação a dezembro de 2023. Ela quer apontar nosso ano atual até a data comparativo ao Orçamento. Ela diz que pode garantir algumas coisas que vão aparecer. Ela acredita que a Convenção Online de outubro vai explodir as receitas. Haverá mais membros após este evento e eles também estão fazendo contribuições voluntárias em vez de uma taxa. Isso realmente aumentará nossas Contribuições.
Mark gostaria de acrescentar que concorda com as declarações de Jennifer e acredita que tudo isso é verdade, no entanto, seu instinto e seu coração não se sentem confortáveis com uma projeção tão grande de um nível aumentado de Contribuição. Jennifer entende sua posição e responde que pode ser intrigante aumentar 25% dado que a projeção do ano passado foi de 25% e pode parecer um pouco agressivo, mas com base na análise de 24 meses de crescimento, a porcentagem era na verdade significativamente maior. Ela diz que eles realmente voltaram a revisar cada mês ao longo dos anos, pois mostra melhor o crescimento. Ela gostaria de adicionar Felix à discussão.
Felix começa dizendo que eles gastaram muito tempo discutindo cada um desses meses e que revisaram os padrões de sazonalidade onde viram aumentos significativos e revisaram a Variação do Trimestre e a incluíram na projeção ano a ano. Jennifer pediu a Felix para apresentar uma conclusão de análise que acabou sendo uma base de 160.000 $. Jennifer estava um pouco desconfortável com esse número. De um ponto de vista familiar, Jennifer apresentou um Orçamento de 113.000,00 $. Ela acredita que esta reunião é o lugar perfeito para discutir e avaliar isso.
Barry começa dizendo que, em sua experiência desde 2017, 2018 e 2019, não havia dinheiro. Ele disse que tudo o que eles tinham que fazer era pedir mais recursos financeiros, e voltou que eles tinham mais do que podiam usar, já que não havia infraestrutura. Eles não sabiam como conceber e implementar projetos importantes. E agora que esses estão em vigor, ele estaria mais inclinado a concordar com Felix do que com as projeções de Mark e Jennifer. Ele sempre acreditou que você pode dizer o coração de uma organização sem fins lucrativos pelo seu Orçamento. O que, para ele, inclui ser ambicioso o máximo possível, dentro de seus limites. Ele gostaria de algum feedback da comunidade, mas acredita que o OIAA precisará desses recursos para levar a mensagem. Ele acrescenta que seria facilmente convencido a concordar com um Orçamento de 120.000,00 $. Na verdade, ele está tão inclinado que até aumentaria para 125.000,00 $. Ele gosta da ideia de usar uma análise rigorosa e certamente a análise de regressão está conosco. Ele gostaria de terminar dizendo que este Orçamento parece bom para ele e mostra à comunidade que eles poderiam ser contribuintes regulares e grandes contribuintes de tempos em tempos. Barry diz que tem certeza e que eles estão em boa forma.
Gwen gostaria de perguntar sobre a Reserva Prudente. Ela sabe que elas são baseadas em despesas reais, mas pergunta se Jennifer explicaria isso. Jennifer traz o Balanço Patrimonial e explica que, de acordo com as diretrizes, há 6 meses de Reserva Prudente reservados. Ela diz que, basicamente, ela apenas pega o valor total das despesas para o orçamento do próximo ano. Também dentro das diretrizes, eles podem reter até 6 meses de retenção de caixa. Ela diz que, no final do ano, depois que votarem no Orçamento, ambos serão exatamente iguais. Então, para o início do ano, haverá 6 meses de Prudente e 6 meses de Retenção de Caixa. Tudo além disso, ela explica, será distribuído de acordo com a votação na Assembleia. Gwen agradece a Jennifer.
Jennifer afirma que gostaria de obter uma votação até o final desta reunião.
Barry entendeu que eles pegarão o que gastaram este ano, ou o valor de seis meses. Jennifer responde corretamente que eles pegarão o orçamento de 2025 e isso irá para a Reserva Prudente. Ela explica que a Reserva Prudente apenas manterá esse número durante todo o ano. Todo o resto irá para Despesas Operacionais e, em seguida, no próximo ano, em dezembro, eles farão tudo de novo.
Jennifer pede uma moção para aceitar o Orçamento. Gwent se move. Jennifer Seconds. 5 a favor, 0 contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO
Jennifer encerra a reunião com a declaração de responsabilidade.
