Atualização financeira – Dez 2023
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 9 de dezembro de 2023
9:00 – 10:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Participantes:
Jennifer – Tesoureira interina
Felix – Tesoureiro suplente
Barry – Membro antigo do Comitê de Finanças
Susan – Coordenadora da OIAA
Erica K. – Membro do subcomitê de finanças
Nona – Vice-coordenadora em exercício
Nicky – Secretária de finanças interina
Terry – Coordenadora da convenção
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes participam.
Revisão da agenda
Jennifer mostra a agenda na tela e pergunta se alguém tem algo a acrescentar. Susan começa dizendo que Mary pagou uma assinatura do Deep L do próprio bolso. Seria útil para nós no futuro, então deveríamos levar isso em consideração. Erica concorda e afirma que o usa todos os dias. Nona acrescenta que também o usa. Barry também o usa e acha que agora é uma ferramenta linguística padrão. Jennifer diz que o adicionou à agenda.
APROVAÇÃO DA AGENDA / DISCUSSÃO SOBRE DEEP L ADICIONADA
Revisão da ata da reunião do mês anterior
Jennifer pergunta se todos revisaram a ata, já que ela acabou de enviá-la. Susan diz que a revisou.
Terry entra na reunião e se apresenta como Coordenadora da Convenção.
Jennifer pede a Nicky para editar o documento conforme avançam. Jennifer lê a ata em voz alta e pede que, se houver algo a acrescentar, que falem.
Eles leem a ata da reunião anterior. Aqui estão as áreas da ata e da reunião anterior que são discutidas mais detalhadamente:
Área da reunião anterior revisitada adições e reiterações
Doações e criação de cartas acima de $250,00
Jennifer acrescenta que decidiu verificar novamente a informação de que havia várias pessoas que doaram mais de $250,00. Ela afirma que essas transações não estavam sendo devidamente designadas para seus grupos. Como haviam sido mal categorizadas, na verdade não há ninguém que doe mais de $250,00. Ela achou que algo não estava certo, então fez um esforço extra para verificar e descobriu que menos de 10% vêm de indivíduos, em comparação com os 40% que pensavam anteriormente.
Cancelamento da assinatura do Slack
Susan pede esclarecimento sobre quem decidiu cancelar a assinatura, pois a redação não estava clara. Jennifer responde que questionou a equipe técnica sobre isso e então foi decidido pelo comitê técnico cancelá-la. Susan ajuda com a redação da frase para aplicar essa informação.
Cheques perdidos de grupos da OIAA
Anteriormente, havia um grupo de AA que estava perguntando sobre pagamentos, então Jennifer havia declarado que não haviam recebido os cheques até a reunião de 11 de novembro de 2023. Mas na reunião de hoje, 9 de dezembro de 2023, agora os recebemos. Susan acrescenta que se lembra desse problema e que era Janine quem precisava esclarecer essa questão antes de deixar seu cargo como representante do IGR. Jennifer responde que enviou uma carta pedindo aos outros grupos que revisassem suas contribuições e se certificassem de que estão sendo recebidas pela OIAA. Jennifer diz que é por isso que ela criou a planilha de contribuições, que é útil.
Cheques enviados para um endereço antigo
Barry havia declarado na última reunião que havia cheques enviados para um endereço antigo que precisavam ser encaminhados. Jennifer pergunta a Barry se eles realmente foram enviados. Barry responde que sim.
Subcomitê de auditoria interna
Jennifer diz que foi informada por Leslie que ela terá algo para relatar em janeiro, então estará na agenda de janeiro de 2024. Em relação a Eldin, Jennifer informa a todos na reunião que ele desistiu do Subcomitê de Auditoria e que Leslie e Erica estão livres para escolher adicionar outra pessoa para ajudar o comitê.
Fundo de doação do PayPal/status de organização sem fins lucrativos
Jennifer conversou com o PayPal e dentro de 24 a 48 horas eles deverão receber a taxa reduzida como organização sem fins lucrativos e não precisarão estar associados ao Fundo de Doação. Embora tenha sido uma luta difícil, agora se concretizou.
Após uma revisão completa da ata da reunião anterior, Jennifer pede oposição à aceitação da ata. Nenhuma oposição declarada.
APROVAÇÃO DA ATA DA REUNIÃO ANTERIOR
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer mostra a Variação Orçamentária. Jennifer começa com a Receita de novembro sendo um pouco menos de $8.500,00. As taxas do PayPal estão associadas às Receitas em $199,32. Ela afirma que em breve suas taxas serão provavelmente ⅔ do que têm sido. As taxas profissionais são do sistema contábil a $42,00. Nossa provisão recorrente para a Convenção Internacional de 2025 é de $145,83. Serviços de Tradução/ASL de $187,40 são um resíduo de outubro e um para o Upwork para Unity. Outras Tecnologias são todas as despesas do Google que incorremos de $484,71. Videoconferência é $50,00 por mês para uma sala maior e o Hospedagem/Gerenciamento do Site é a taxa que pagamos a Melinda para Suporte Técnico. Por último, temos 0,05 centavos em juros. A Receita Líquida é de $3.946,86. Jennifer pergunta se há alguma dúvida sobre a Variação Orçamentária.
Barry pede para voltar e gostaria de saber o que orçamos para a Conferência. Jennifer esclarece que os $7.500,00 não são para a convenção internacional, mas para Despesas de Conferência. Barry pergunta se algo está sendo provisionado para despesas de conferência. Jennifer explica que as Despesas de Conferência são para conferências que foram concluídas. Eles haviam orçado $7.500, mas suas despesas reais foram apenas $6.460. Barry entende de onde esses números vêm. Felix gostaria de saber por que há uma diferença de $750 para hospedagem web e acha que é um valor grande. Jennifer explica que recebe uma fatura a cada duas semanas de $1.140. Em novembro, houve três faturas. Os $10.000 acima do orçamento, ou aproximadamente $10.800 entrando em 2023 que foram destinados para Tech. Ela explica que era mais um item do Balanço Patrimonial que não estava no Orçamento, mas mais dinheiro que foi reservado apenas para Tech usar. Felix esclarece afirmando que era mais uma questão de timing do que afetando o fluxo de caixa. Jennifer concorda. Jennifer pergunta se há mais alguma questão que ela possa abordar.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do balanço patrimonial
Jennifer lê o Balanço Patrimonial como tendo um pouco mais de $100.000 no banco. $5.300 estão reservados para a Conferência Internacional de 2025, então há pouco menos de $95.000,00 que não estão reservados.
Susan gostaria de voltar à Variação Orçamentária e afirma que houve uma certa cadeia de e-mails que podemos ver em sua agenda para amanhã. Susan afirma que recebeu um e-mail de uma pessoa que estava procurando ver o Orçamento vs. Reais e então Susan enviou a ela um link para os relatórios. Susan quer explicar que viu a mulher do e-mail pessoalmente, e ela lhe disse que as despesas do ano passado não são de forma alguma as mesmas deste ano e que este ano gastaremos uma quantia significativamente maior. Jennifer pede oposição ao Balanço Patrimonial. Erica diz que não tem oposição, mas sim um pedido para comparar algumas coisas no Orçamento.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão da planilha de contribuições
Jennifer mostra a lista de Contribuições na tela. Jennifer diz que incentivou os grupos a revisar esta lista para garantir que os números sejam os mesmos que estão sendo registrados. Jennifer percorre a lista e queria destacar um grupo chamado Virtual Sober Start. Ela diz que este é o grupo que estava tendo problemas para enviar 8 cheques para a OIAA que recebemos este mês. Jennifer afirma que há 84 grupos e indivíduos contribuintes.
Jennifer decide mostrar um relatório do PayPal para o Comitê de Finanças. Jennifer compartilha sua tela. Ela explica como o PayPal gera esses relatórios para eles. Ela mostra os Insights de Vendas para novembro e mostra como o relatório indica que houve um aumento de 108% em dólares, que houve um aumento de 49% no número de transações e que o valor das contribuições aumentou 39% em relação ao ano anterior. O gráfico mostra o mês de novembro e a linha amarela é o ano anterior e a azul é o ano atual. Jennifer diz que as informações fornecidas mostram que a OIAA continua crescendo. 95% das contribuições vêm dos EUA e 5% de outros países. O relatório mostra quais países contribuíram. Jennifer acredita que isso realmente mostra as informações de quem está contribuindo e as apresenta em um bom relatório. Jennifer mostra que houve um aumento de 55% em novos clientes em relação ao ano passado. Então, desses 76 pessoas que nunca contribuíram, costumavam ser 24 dos 76. Ela diz que isso mostra que eles continuam crescendo e continuam atraindo novos grupos para a OIAA. Jennifer pergunta se alguém tem alguma dúvida ou feedback sobre isso. Ela diz positivamente que este relatório mostra a OIAA em um estado de crescimento positivo.
Sem feedback ou perguntas
Jennifer quer falar sobre algo que ela mencionou anteriormente ao revisar as atas anteriores. Ela menciona que as taxas de processamento do PayPal estão sendo alteradas para taxas de organizações sem fins lucrativos, com efeito em 24 a 48 horas. Ela poderá dizer assim que uma transação for processada se as taxas foram deduzidas ou não. Ela entrará em contato com o PayPal se houver algum problema com essas deduções. As taxas agora são de 2,89% e diminuirão para 1,99% após a mudança. Os 0,49 centavos por transação são padrão em ambas as estruturas de taxas. Jennifer pergunta se há alguma dúvida sobre este tópico. Sem respostas.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do Deep L
Jennifer pede a Susan para falar sobre o Deep L, pois ela não tem ideia do que é. Susan começa dizendo que é um programa de tradução. O que ela sabe sobre isso é que a única outra alternativa para usar é o Google Translate. Beth e Carlos da Unity usam este programa e chamaram sua atenção para ele. Ela também sabe que Mary está pagando por uma assinatura profissional para usar no escritório do registrador. Ela acredita que custa cerca de $10 por mês. Susan menciona que tem um documento de 22 páginas que precisa traduzir, mas eles deveriam considerar seriamente obter uma assinatura do Deep L para a OIAA. Nona diz que há um licenciamento específico para o Deep L, onde é uma licença profissional de negócios, caso contrário, é cobrado por usuário individual. Ela envia um link para Jennifer e Susan. Nona pessoalmente usa o Deep L. Ela diz que ele permite apenas 500 caracteres na versão gratuita. Nona continua dizendo que o usaríamos, pois recebemos muitas respostas em vários idiomas, particularmente no fórum IGR. Ela recomenda fazê-lo com vários usuários. Ela acredita que eles deveriam usar este programa e se registrar como empresa para que possam ter vários usuários. Ela diz que há um formulário para preencher pedindo informações sobre o número de usuários. Ela acredita que é muito melhor e não perderá tanto na tradução quanto o Google Translate. Ela finaliza dizendo que acha que teríamos que optar pela licença comercial porque ter o nível mais alto de usuários individuais custa $56 por mês. Barry gostaria de acrescentar que isso é para uso profissional. Ele diz que é usado para comunicação comercial, então, é diferente do Dual Translator. Ele recomenda fortemente que investigemos e tenhamos uma assinatura de 2 ou 3 anos. Barry acredita que, se tivermos o dinheiro, devemos usar as melhores ferramentas que temos para comunicação. Nona, Susan e Jennifer discutem os detalhes da conta. Elas também discutem não ter que enviar um documento para Comunicações sem saber qual mensagem estava dizendo. Com vários usuários, quem recebesse a resposta/documento necessário não saberia quais informações ele continha, embora fosse endereçado a eles. Nona acha que devemos assinar a conta comercial e permitirá que você coloque quantos usuários teria. Isso poderia reduzir a despesa extra com o trabalho dos tradutores, já que eles cobram por página. Elas concordam que há uma camada extra de tempo que será eliminada com o uso deste programa. Também poderia proteger alguma confidencialidade no sistema de Alcoólicos Anônimos.
Erica gostaria de levantar algumas preocupações. Em relação ao nome da auditoria, Erica solicita que a linguagem seja modificada de Auditoria Financeira Interna para Revisão Financeira Interna. Ela acredita que isso implica que eles são Auditores profissionais, o que não são. No entanto, em uma Revisão Financeira, as regras são as mesmas de uma auditoria, e ela também gostaria de preparar uma lista de verificação de todos os itens a serem revisados e apresentá-la ao Conselho para aprovação antes de começarem. Jennifer concorda e começa dizendo que ao se referir à Auditoria Interna, agora será chamada de Revisão Financeira Interna. Erica diz que ela e Leslie planejam se reunir antes da Reunião de janeiro para que possam ter algum tipo de plano de ação. Jennifer responde que colocará o Subcomitê de Revisão Financeira na pauta da reunião de janeiro. No entanto, se elas acharem que precisam de mais tempo, devem avisá-la com cerca de uma semana de antecedência e ela as deixará de fora e marcará outro horário.
Jennifer pergunta se há outros assuntos a serem tratados? Sem respostas.
Jennifer apresenta uma moção para encerrar a reunião. Terry faz uma moção. Susan apoia. Jennifer pergunta se há alguma oposição? Sem respostas.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Jennifer encerra com a declaração de responsabilidade.
