Atualização financeira – Dez 2023
Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Data de envio: 1 de março de 2024
Prezados membros da OIAA,
Primeiramente, queremos agradecer por nos permitir servir na condução desta revisão financeira. Foi uma
Após esta nota, você encontrará nosso relatório de 9 páginas com detalhes sobre as ações que tomamos para examinar as
práticas comerciais da OIAA.
Conclusões: Durante a revisão, não encontramos irregularidades. O sistema de relatórios financeiros da OIAA é transparente e bem
processos estão em boa ordem.
Por fim, convidamos você a participar das reuniões do comitê de finanças da OIAA e considerar se voluntariar para a equipe de
revisão financeira.
Em Serviço,
Connie S.
Erica K.
Karen Mc.
Lesliee A.
Stephanie M.
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Este relatório segue de perto as recomendações do Guia Renosi para Condução de Revisão Financeira
Interna.
**Por favor, note que há duas atualizações detalhadas nos apêndices ao final deste relatório:
Documentos sugeridos para revisão: Os itens em verde foram revisados por Lesliee e Erica em
dezembro de 2023 durante a criação deste modelo. Uma seleção dos itens em rosa foi escolhida
para revisão da parte financeira da análise (Ver Apêndice II)
● As políticas financeiras mais recentes da OIAA e quaisquer mudanças durante o ano
● Relatórios do tesoureiro do comitê de finanças da OIAA, ou seja, atas de reuniões, do ano anterior.
Estes estão localizados na página do comitê de finanças da OIAA.
● Relatórios financeiros do comitê de finanças da OIAA do ano anterior.
Estes estão localizados na página do comitê de finanças da OIAA.
● Extratos bancários e outros relatórios financeiros do ano anterior.
● Reconciliações bancárias e de outras contas
● Faturas, recibos e outros documentos
● Documentos de carta do IRS incluindo o Formulário 990 mais recente, carta do IRS reconhecendo status de isenção fiscal
status
Revisar documentos e processos financeiros.
● Verificar nomes das pessoas autorizadas a (a) aprovar transações e (b) assinar cheques, contra:
financeiros é o mesmo que o saldo listado nos relatórios do tesoureiro apresentados à
organização.✅ Como havia apenas 5 membros na equipe de revisão, Stephanie e Karen escolheram
um total de 4 extratos bancários para inspecionar. (Ver Apêndice II)
● Escolher um mês e realizar uma reconciliação bancária usando os registros originais. Se encontrar uma
discrepância entre sua reconciliação e a reconciliação fornecida pela pessoa que
realizou a reconciliação original, pesquisar a discrepância para encontrar o erro ou explicação
para a discrepância. ✅Stephanie (Detalhes no Apêndice II)
● Verificar se as apólices de seguro da organização estão atualizadas. ✅Karen
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Revisar uma seleção aleatória de 5 desembolsos.
● Testar para garantir que os pagamentos feitos foram devidamente autorizados – por um item de linha no orçamento
aprovado, uma emenda aprovada ao orçamento, ou um voto apropriado autorizando a despesa.
Testar ordens de compra para garantir que foram devidamente aprovadas e correspondem ao
desembolso ou fatura real. Revisar registros para garantir que há uma fatura, recibo ou outra
documentação escrita apropriada para cada desembolso, e que os valores correspondem. ✅ Lesliee
● Verificar para avaliar se as funções financeiras foram apropriadamente separadas. Embora possa
indivíduos que lidam com as finanças. Especificamente:
NOTA: Indivíduos com autoridade de assinatura NUNCA devem aprovar as
transações/desembolsos para os quais assinam. Todas as despesas devem ser aprovadas em
recibo ou outra documentação escrita apropriada.
NOTA: O(s) indivíduo(s) com autoridade de assinatura pode(m) reconciliar extratos bancários.
No entanto, pelo menos um oficial ou diretor adicional deve revisar os extratos bancários
mensais, ou os extratos bancários podem ser incluídos no relatório do tesoureiro para o
conselho/membros.
NOTA: As finanças devem ser revisadas anualmente por um comitê de revisão que consiste de dois
ou mais indivíduos que não lidam rotineiramente com as finanças da organização, como por
serem signatários nas contas.
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Revisar sistemas de relatórios para garantir que informações adequadas sejam fornecidas para a
organização e seus oficiais/diretores tomarem decisões razoáveis.
● Os relatórios do tesoureiro são pontuais e completos?✅ Erica
● As políticas financeiras, incluindo separação de controles financeiros, estão sendo seguidas? ✅ Erica & Lesliee
● Todos os registros estão sendo coletados (faturas, recibos, registros de caixa, cheques e registros de desembolso, registros
bancários, relatórios do tesoureiro) para que possam ser revisados conforme necessário, e apenas descartados de acordo com
as diretrizes de retenção de registros da organização? ✅ Erica & Lesliee
Estrutura do Relatório Final
● Etapas tomadas na revisão financeira ✅ (Conforme listado no apêndice II)
● Saldo atual do(s) fundo(s) e balanço patrimonial ✅
● Comentários, se houver, sobre quaisquer preocupações ou discrepâncias encontradas e as
recomendações do comitê de auditoria para corrigir essas preocupações ou discrepâncias. ✅A equipe de revisão
mais baixados e mantidos na pasta do Google Drive de finanças da OIAA.
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Apêndice I: Atualização para o comitê de finanças 28 de dezembro de 2023
Relatório da equipe de auditoria/revisão do Comitê de Finanças sobre o trabalho até o momento.
Eldin não pôde continuar trabalhando neste projeto.
Nenhum de nós (Lesliee e Erica) se sentiu confortável com um processo de auditoria contábil porque não somos contadores
forenses. Em vez disso, escolhemos o Guia Renosi para Condução de Revisão Financeira Interna para usar
Lesliee transferiu o documento Renosi para um documento Google da OIAA para trabalharmos. Como não conhecíamos
—-
Perguntas e Respostas:
1. Sistema de relatórios:
Existe um fluxo de trabalho escrito para o sistema de relatórios financeiros sendo usado?
Sim. Os documentos de fluxo de trabalho estão na pasta do Google Drive do comitê de finanças.
2. Políticas:
Existem outras políticas financeiras escritas da OIAA além do estatuto não aprovado?
O estatuto foi aprovado pelo conselho, só precisa ir para a assembleia.
Quais dos seguintes documentos são armazenados no Google Drive da OIAA e quem tem acesso a eles?
● Relatórios do tesoureiro, na forma de atas de reunião.
Eles estão disponíveis no site para toda a OIAA
● Extratos bancários
Tesoureiro, Tesoureiro Alt, Presidente e Secretário via Mercury, programa bancário e Xero, programa contábil.
● Demonstrações financeiras
Elas estão disponíveis no site para toda a OIAA
● Contas de investimento (se houver)
N/A
● Extratos do PayPal
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
O Conselho
● Reconciliações de contas
Tesoureiro Alt reconcilia, Tesoureiro revisa
● Faturas
Pessoa que solicitou o serviço encaminha para o Tesoureiro. Tesoureiro anexa fatura para aprovação
Traveling Mail. Tesoureiro Alt deposita eletronicamente, e Tesoureiro monitora para garantir que todos os cheques sejam
depositados. É um sistema sem toque.
● Restrições como fundos aconselhados por doadores
N/A
● 990s
Site do IRS, Drive de Finanças, e atual está no site da OIAA
● Carta de isenção do IRS
Site do IRS e Drive de Finanças
● Formulário EIN
A OIAA não possui
3. Desembolsos:
Existe um documento separado de desembolsos?
O documento de Processo de Fornecedor da OIAA está no Drive de Finanças
4. Controle financeiro:
Indivíduos com autoridade de assinatura alguma vez aprovam as transações/desembolsos?
Não. O Tesoureiro insere o desembolso e o Presidente ou Secretário aprova.
Todas as despesas foram aprovadas no orçamento anual?
Sim.
Algum oficial adicional ou outro presidente de comitê da OIAA atualmente revisa os extratos bancários mensais?
Tesoureiro Alt reconcilia, Tesoureiro revisa.
5. Outros documentos e processos financeiros:
Temos uma conta de pequeno caixa?
Não
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
A OIAA possui algum tipo de seguro?
Sim, seguro de diretores e oficiais
Quais pessoas estão autorizadas a
(a) aprovar transações e
Secretário e Presidente
(b) assinar cheques
Todos os pagamentos são feitos eletronicamente. O Tesoureiro inicia o pagamento.
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Recomendamos uma revisão anual a ser enviada antes de 15 de março de cada ano.
Relatório respeitosamente submetido em 28 de dezembro de 2023
Em serviço, Lesliee & Erica
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Apêndice II: Atualização para o comitê de finanças 10 de fevereiro de 2024
Durante as reuniões iniciais de design do processo, a equipe decidiu que a revisão anual deve ser concluída e
relatada duas semanas antes da reunião do conselho diretor da OIAA de março de cada ano.
A. Organizadores da sessão
1. Recrutou e notificou voluntários, gerenciou acesso ao Xero e Mercury. – Lesliee
2. Compartilhou tela e documentos vinculados com voluntários de tarefas durante a sessão de revisão. Compila relatório
posteriormente. – Erica
Abaixo está uma listagem de tarefas voluntárias e comentários de membros individuais da equipe
B. Localizar e revisar documentos (Connie)
1. Políticas financeiras mais recentes
Estatuto do Comitê de Finanças
Modelo de Revisão Financeira do Comitê de Finanças
2. Documentos financeiros localizados no site
3. 990 do IRS mais recente
4. Carta do IRS reconhecendo status de isenção fiscal
5. Carta de boa situação de organização sem fins lucrativos do estado
Notas de Connie L: Revisou Docs para #1, 2, 4, 5, e então eles parecem bons. Localizou demonstrações financeiras no
site para visualização. #3 IRS 990 2023 não revisado porque ainda não foi concluído.
C. Tarefas de revisão individual
Os membros da equipe revisarão documentos escolhidos aleatoriamente para revisar como segue:
1. Revisar um demonstrativo de fluxo de caixa mensal aleatório (receita)
Tarefa concluída por Erica K
2. Escolher um mês e realizar uma reconciliação bancária usando os registros originais.
Tarefa concluída por Stephanie M. (imediatamente abaixo)
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Auditoria do extrato
bancário 2023 da OIAA
Balanço de variação orçamentária bancária
Saldo Inicial 35.807,42 39.164,81 39.164,81
Depósitos 7.671,50 1.091,42
Despesa -3.129,16 -4.529,26
Cheques não compensados -93,53 4.529,26
Poupança 60.000,44 60.000,44 60.000,44
PayPal 1.091,42
100256.67 100256.67 100256.67
3. Comparar 1 extrato do PayPal com entradas/saídas pertinentes
Tarefa concluída por Lesliee referente ao extrato do PayPal de dezembro de 2023
4. Revisar 3 faturas aleatórias e pagamentos associados.
Tarefa concluída por Lesliee referente ao Q4 de 2023
5. Ordens de compra: Tópico excluído porque a OIAA não recebe ordens de compra.
6. Investigar 5 depósitos escolhidos aleatoriamente listados nos relatórios financeiros fornecidos à organização
correspondem aos depósitos listados nos extratos bancários. (Karen)
7. Testar 5 pagamentos escolhidos aleatoriamente para garantir que os pagamentos feitos foram devidamente autorizados – por um item
de linha no orçamento aprovado de 2023, uma emenda aprovada ao orçamento, ou um voto apropriado
autorizando a despesa. (Karen)
Nota de Erica: Tivemos problemas para baixar o orçamento aprovado com acesso somente para visualização. Solicitamos uma
reunião do conselho de março de 2024.
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Revisão e Relatório Financeiro do Ano 2023
OIAA Formulário nº 7
Notas de Karen adicionadas em 12 de fev. de 2024:
Para as tarefas 6 e 7, três extratos bancários foram selecionados aleatoriamente (abril, agosto, novembro) e revisados
em comparação com os relatórios mensais de Contribuições de Grupos, Variação Orçamentária, Balanço Patrimonial e, se necessário – Notas
da Reunião de Finanças. Depósitos e Pagamentos para revisão foram selecionados aleatoriamente.
Tarefa 6 – Os Relatórios de Cont. de Grupos e Variação Orçamentária de novembro mostram um total/receita de $8.476,07. Além disso,
em “outras receitas”, aparece um adicional de 0,05 (conta poupança). O Extrato Bancário indica que o total de depósitos foi de
$7.671,50. Não foi possível verificar por que o depósito é menor que as contribuições relatadas.
Também tentei rastrear a contribuição de William P de $10,00 (listada no Relatório de Cont. de Grupos), mas não está listada no extrato
bancário. A contribuição de AA Amor e Tolerância de $142,92 foi validada entre o Relatório de Cont. de Grupos e o
Extrato Bancário.
Talvez verificar os relatórios do PayPal esclareça a questão da discrepância?
Outros três depósitos foram validados em ago (1) e abril (2). Detalhes disponíveis se necessário.
Para as tarefas 6 e 7, três extratos bancários foram selecionados aleatoriamente (abril, agosto, novembro) e revisados
em comparação com os relatórios mensais de Contribuições de Grupos, Variação Orçamentária, Balanço Patrimonial e, se necessário – Notas
da Reunião de Finanças. Depósitos e Pagamentos para revisão foram selecionados aleatoriamente.
Tarefa 7 – Extrato bancário de abril – dois pagamentos selecionados: primeiro para o Fundo de Literatura Internacional de AA (não
aprovado no orçamento de 2023) validado pelas notas da reunião de maio (não houve notas na reunião de abril) indicando
que foi autorizado na Assembleia anterior para pagamento no valor de $4.700. O pagamento real foi de $4.713 em
no orçamento de 2023 para o Prêmio Mensal do Seguro D&O. Conversei com Lesliee sobre se Jeff B estava relacionado
com o seguro, ela disse que sim. Deixando a validação para os Oficiais do Comitê de Finanças.
Extrato bancário de agosto – dois pagamentos selecionados: primeiro para Sandra Lascarro em 03/08/23 por $130. Segundo Lesliee,
Sandra é uma intérprete de espanhol. Serviços de Tradução autorizados pelo Orçamento de 2023.
fornecendo serviços de hospedagem de site naquela época. Gerenciamento de Site/Hospedagem autorizado no Orçamento de 2023.
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA nº 7
D. Revisar os processos financeiros da OIAA como equipe:
1. Esta tarefa foi concluída por Lesliee e Erica em dezembro de 2023 no processo de criação de um
modelo de Revisão Financeira. A atualização observando essas ações está aqui neste relatório. No próximo ano, isso
precisará ser realizado pela equipe de revisão financeira da OIAA de 2024 em 2025.
Nota de Erica: O Conselho deve considerar renomear a pasta de auditoria para revisão financeira, excluir ou arquivar os
documentos existentes e fazer o upload do relatório de revisão financeira de cada ano.
Relatório de Revisão Financeira da OIAA de 2023 submetido em serviço,
Erica k
10 de fev. de 2024
