Barry – coordenador da convenção, membro do comitê financeiro e ex-administrador e diretor
Jimmy James – representante do intergrupo, RIDH
Beth – administradora internacional da OIAA,
Mark, coordenador de tecnologia.
Jennifer inicia a reunião com a Oração da Serenidade. Jennifer mostra a Pauta na tela e pergunta se alguém gostaria de acrescentar algo. Ninguém responde, então ela começa a chamada se apresentando como Tesoureira da OIAA. Kevin é membro do Comitê Financeiro. Felix se apresenta como Tesoureiro Suplente da OIAA. Nicky é a Secretária. Barry se apresenta como Coordenador da Convenção, membro antigo do Comitê Financeiro e ex-Administrador e Diretor. Jimmy James se apresenta como Representante do Intergrupo da OIAA para Recovery in da House. Beth é a Administradora Internacional da OIAA e Mark é o Coordenador de Tecnologia.
Aprovação da ata
Jennifer mostra a Pauta na tela e pergunta se alguém tem algo a acrescentar. Ninguém responde. Ela passa para a Aprovação da Ata. Ela começa compartilhando a ata de dezembro e informa a Nicky que gostaria de revisar algumas correções que encontrou na Ata. Ela notou que alguns números não estavam corretos, então Barry conferiu novamente e o número foi corrigido. Incluindo as alterações, ela pergunta se alguém tem dúvidas. Felix propõe aceitar a Ata e Kevin apoia. Voto unânime.
Ata de dezembro aceita
Revisão das demonstrações financeiras.
Jennifer relata que janeiro marcou o terceiro mês consecutivo de contribuições recordes, totalizando mais de 12.800 $. Ela informa que o Seguro de Responsabilidade Civil foi cancelado, resultando em um reembolso de 95,00 $. As taxas organizacionais são exclusivamente honorários advocatícios, e ela enviou um e-mail com uma carta do Conselho falando sobre essas taxas. Ela acredita que muitas taxas não deveriam ter sido cobradas. Eles também implementaram novos controles para comunicação com os advogados. As taxas do PayPal e Stripe estão diretamente relacionadas à Receita. As taxas profissionais são para os formulários 1099 que foram enviados para quem ganhou mais de 600,00 $. Mark gostaria de saber quantos foram enviados e Jennifer responde que foram enviados para seus trabalhadores especiais e a taxa foi de 10 $. Barry gostaria de saber por que decidiram cancelar o Seguro de Responsabilidade Civil e Jennifer responde que após ler todas as 59 páginas, não cobre o que é necessário para a OIAA. O Conselho decidiu cancelar e agora estão procurando uma opção mais adequada com foco em violação cibernética ou de dados.
Jennifer diz que a Convenção teve alguns custos extras com trabalho administrativo. O Trabalhador Especial de Tecnologia é 750 $ por mês. A tradução para o Conselho e Assembleias é 355,00 $. Ela também acrescenta que este Orçamento precisará voltar para a Assembleia pois houve um erro de cálculo. Eles também precisarão de mais dinheiro para as Reuniões do Conselho e para as Reuniões Trimestrais do Comitê Combinado. Ela explica que para repor o Orçamento deste ano precisará pedir mais 3.100 $ para honorários advocatícios. Infelizmente, também pagaram despesas legais de 2024 em 2025. A tradução para o fórum IGR foi 275 $ e a tradução para a reunião de Unidade foi 664 $. Ela explica que ASL não pôde atendê-los, então foi contratada uma opção mais cara, então a Unidade pode ter que pedir mais fundos à Assembleia mais tarde no ano. Em Outra Tecnologia são 483 $ e são as despesas dedicadas à Tradução do site. A Videoconferência é nossa conta Zoom por 50,00 $. Hospedagem e Gerenciamento do Site é nossa conta. Ela termina com o Lucro Líquido de 5.476,00 $ no final do mês. Ela pergunta se alguém tem outras dúvidas sobre o Relatório de Variação Orçamentária. Sem perguntas. Ela para de compartilhar o Relatório de Variação Orçamentária.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Jennifer compartilha o Balanço Patrimonial. Há quase 150.000 $ no banco com 5.500 $ dedicados à convenção em Vancouver. Os fundos disponíveis são um pouco mais de 144.000 $. Ela pergunta se há alguma dúvida sobre o Balanço. Barry tem uma pergunta sobre o Balanço, ele reitera que há 69.000 $ para Reservas Prudentes. Ela concorda e explica que é metade das despesas no Orçamento atual. No entanto, se eles conseguirem aprovação para fundos adicionais da Assembleia, isso adicionará à reserva Prudente 50% das despesas adicionais. Kevin gostaria de acrescentar que viu um Escritório Central que tem cerca de 450.000 $ em sua Reserva Prudente e também viu outra reunião fazer uma reserva preservada em 100.000,00 $, então ele aprecia a forma como a OIAA está usando um cálculo histórico mais preciso. Jennifer concorda que é por isso que eles fazem de maneira única e mais distinta entre Reservas Prudentes e Despesas Operacionais.
Jennifer apresenta o relatório final sobre Contribuições. Ela diz que a OIAA continua recebendo novos grupos e acha empolgante quando novos Grupos perguntam como podem contribuir. Ela diz que tem havido muita interação com Grupos e Indivíduos sobre as Finanças e que as Contribuições são muito robustas. Houve uma doação de 1.500,00 $ do No Matter What Club. Stepping Stones tem sido um contribuidor incrível mesmo sendo um grupo novo em 2024. Eles contribuem mensalmente e este mês é pouco menos de 1.100,00 $. Ela continua dizendo que houve 76 grupos diferentes contribuindo em janeiro para um total de 12.800 $ este mês. Ela pergunta se alguém tem alguma dúvida sobre a planilha de Contribuições. Barry diz que o valor de Indivíduos continua diminuindo. Jennifer explica que ele não deve comparar com antes dela assumir pois os números não eram precisos. Anos anteriores nem sempre relatavam com precisão as Contribuições de Grupos versus Individuais. Ela diz que agora sabem como diferenciar mais claramente. Felix diz que às vezes quando Indivíduos contribuem, fazem isso em nome de seu grupo. Por isso veem um declínio nos números. Então, estão colocando os números de forma mais precisa. Jennifer pergunta se há outras questões sobre a Planilha de Contribuições. Sem perguntas.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão financeira interna de Kevin
Jennifer passa a palavra para Kevin e coloca a Revisão na tela para todos verem. Kevin começa dando um pouco de seu histórico. Ele é contador corporativo e trabalhou com empresas CPA, além de trabalhar para a Deloitte nos últimos anos em L.A. Ele diz que fora da própria Auditoria, as palavras “revisão” e “compilação” não darão muito conforto ao indivíduo se estiverem preocupados com relatórios de tesouraria ou se estiverem preocupados com segregação de funções. Ele diz que usou as Diretrizes A.I.C.P.A. chamadas SARS, que é a declaração sobre padrões em revisões e compilações contábeis, e seguiu suas Diretrizes. Na primeira página, ele diz que se fosse um contador independente externo, daria este tipo de relatório. Ele explica que o AICPA tem lutado por 40 anos para criar uma redação consistente nos relatórios e litígios recentes foram iniciados para ajudar a resolver esta questão. Em outras palavras, buscando consistência com inconsistências. Ele passa pelos avisos legais que estão em seu relatório. Ele também explica que, por serem uma entidade menor, podem ignorar muitas auditorias demoradas devido às entidades internas serem de proporções tão pequenas. As entidades são Xero, PayPal, Stripe, Mercury, etc. Nestas entidades, também estão tendo seu controle interno auditado. Isso é importante para um auditor, pois também estão sendo observados. Ele também observa que ter um relatório como este seria uma conta muito cara.
Ele começa com o Balanço Patrimonial e explica que mostra um momento no tempo. Você tem seus ativos e os passivos e então temos o patrimônio que é composto de duas partes, patrimônio histórico ou dinheiro histórico retido no negócio e então as operações do mês atual. Ele explica que a conta patrimonial mudará toda vez que você produzir as informações do balanço na demonstração de resultados.
Ele passa pela revisão da Demonstração de Resultados. Ele também gostaria de dizer que eles querem garantir que tudo esteja consistente com a 7ª Tradição. Ele queria garantir que as Diretrizes da OIAA estivessem em ordem e que os Contribuintes fossem Alcoólicos. Ele passa pelas empresas: Xero é uma empresa de tecnologia baseada em Wellington, Nova Zelândia e são auditados pela Ernst and Young que é uma das quatro grandes empresas de contabilidade e na qual suas tecnologias de controles internos são opinadas. Mercury Technologies, ele pensou que estava associada ao banco deles, mas não está. É uma Empresa Fin Tech que é uma Empresa de Serviços Financeiros. Eles fornecem tecnologia mas não têm operações bancárias. Então, nesse aspecto, eles usam Choice Financials, que fica em Fargo, Dakota do Norte. Choice Financial é uma instituição financeira fundada em 1906, e são segurados pelo FDIC que é importante em caso de falências bancárias. Ele continua que uma das coisas boas sobre Choice é que eles fazem parte de uma rede de bancos regulamentados que podem colocar seu dinheiro em diferentes bancos. Então, você poderia tecnicamente estar segurado por até 5 milhões de dólares.
Sob Fontes de Renda, PayPal é auditado por outra grande empresa chamada PWC, e seus controles internos recebem sua bênção. Stripe é da Irlanda e Califórnia e é outra empresa como PayPal onde você pode transferir dinheiro entre diferentes pagadores e recebedores e Stripe, embora ainda não negociada publicamente, é supervisionada pelos reguladores estaduais na Califórnia e também passou por uma revisão de Controle Interno por uma parte externa. PCI ou indústria de crédito de pagamento onde Stripe recebeu as melhores classificações ou controle interno. E por último, mas não menos importante, é Travelling Mailbox da Carolina do Norte. Ele explica que quando a OIAA recebe um cheque de Contribuições, é enviado para a Traveling Mailbox, o tesoureiro ou tesoureiro alternativo deposita eletronicamente na Mercury que então transfere para Choice Financial. Travelling Mailbox é a pequena startup e quando alguém envia um cheque eles abrem, fazem cópias dos cheques e então é transferido para Mercury e depois para Choice. Eu perguntei quem são essas pessoas. Mas eles enviaram com sucesso mais de 150.000 $ para instituições financeiras, então são credíveis.
Ele aponta em seu relatório que após o 6º item, os procedimentos realizados não eram obrigatórios. Ele diz que como era sua primeira vez analisando as finanças da empresa, ele quis ir além para conduzir uma auditoria completa, então foi um pouco além do que era necessário. Ele diz que acredita que seria melhor pagar alguém de dentro que está mais familiarizado com a OIAA, para fazer a Revisão Financeira Interna em vez de pagar alguém de fora da organização.
Kevin pergunta se há outras questões sobre sua revisão. Sem Perguntas.
Jennifer para de compartilhar sua tela e pergunta se alguém tem alguma dúvida. Quando ninguém responde ela elogia Kevin por seu trabalho. Ela pede uma moção para aceitar a Revisão e acrescenta que apenas Kevin, ela, Barry, Beth, Mark e Nicky estão disponíveis para votar nesta data. Mark faz uma Moção para aceitar, Beth apoia. Todos votam Sim.
Apresentação da revisão financeira interna de Kevin aceita
Jennifer pergunta se algo mais precisa ser discutido nesta reunião. Beth diz que Jennifer deve receber uma conta da Tech 12 e Jennifer responde que está tudo orçado.
Jennifer encerra a reunião com a declaração de responsabilidade.
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