Atualização financeira – Jan 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 13 de janeiro de 2024
9:00 – HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer – Tesoureira da OIAA
Susan – Coordenadora da OIAA
Nona – vice-presidente da OIAA
Erica K. – Membro do subcomitê de finanças
Mark – coordenador de tecnologia da OIAA
Nicky – Secretária do comitê financeiro
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes participam.
Jennifer apresenta-se como Tesoureira. Susan apresenta-se como Presidente. Nona apresenta-se como Vice-presidente. Mark apresenta-se como Coordenador de Tecnologia. Erica apresenta-se como membro da Equipe de Revisão Financeira do Comitê de Finanças. Nicky apresenta-se como Secretária.
Revisão da pauta
Jennifer começa dizendo que reenviou a Pauta, pois algumas coisas novas vieram à tona recentemente. Jennifer pede uma moção para Aprovar a pauta.
Susan propõe a Aprovação da Pauta. Mark apoia a moção. Jennifer pergunta se há alguma oposição. Não há nenhuma.
APROVAÇÃO DA AGENDA
Revisão das atas das reuniões anteriores
Jennifer menciona as Atas das Reuniões Anteriores e pergunta se todos tiveram a oportunidade de revisar. Jennifer pede uma moção para Aceitar as Atas. Susan propõe aceitar as atas. Jennifer pergunta se alguém se opõe a esta decisão. Nenhuma oposição.
APROVAÇÃO DAS ATAS DAS REUNIÕES ANTERIORES
Jennifer explica que esta é uma pauta cheia de itens e começa a exibir os relatórios financeiros. Erica pergunta a Jennifer se ambos os relatórios estão incluídos na Pauta. Jennifer responde que já os tem ambos prontos.
Revisão da variação orçamentária
Jennifer exibe a Variação Orçamentária. Jennifer explica que a razão para as receitas estarem mais altas do que o normal é porque quatro cheques que não foram compensados antes do fim do ano entraram. Jennifer aplicou uma provisão para refletir isso no período correto. Ela mostrará os lançamentos contábeis associados a estes. As taxas do Paypal estão associadas às receitas. Os honorários profissionais são de 42,00 $ para o sistema de contabilidade. Jennifer diz que esta é a última provisão para o Internacional de 2025 e que há uma boa reserva de 5.500 $ para usar na participação. Ela afirma que qualquer valor acima disso pode ser despesa em 2025. Jennifer continua revisando. Os serviços de tradução ASL foram para a Assembleia de dezembro. Outras tecnologias é onde as despesas do Google foram em 2023. Em 2024, você as verá em Hospedagem/Gerenciamento de Sites. Ela afirma que uma provisão para gerenciamento de hospedagem de sites foi rateada para uma fatura de 2 semanas para nosso técnico de serviço. Ela exibe o lançamento contábil geral nº 4866 de 162,50 $ na tela. Ela explica que recebemos a fatura após janeiro, mas ela estava associada à Assembleia, então foi provisionada como uma despesa de 2023, mesmo que seja paga em 2024. Ela afirma que será revertida em janeiro. Em seguida, ela exibe o lançamento contábil geral nº 4866 de 14,29 $. Ela explica que esta é a provisão do rateio de 10 dias para nosso serviço técnico. E, por último, ela exibe o lançamento contábil geral nº 4842 e afirma que estes são os quatro cheques sobre os quais ela estava falando anteriormente. 2.281,46 $ foram provisionados para dezembro para serem alocados no ano correto. Jennifer pergunta se há alguma pergunta sobre a Variação Orçamentária. Erica gostaria de saber sobre a receita e o prejuízo operacional. Erica aponta D43 que mostra um prejuízo de -2.413,00 $ em “Receita Operacional / ((Prejuízo))” e em “Orçamento Geral de Dezembro de 2023” em Despesas Operacionais. Erica gostaria de saber se isso foi realmente um prejuízo. Jennifer responde que o orçamento mudou quando o aumento da hospedagem de sites foi elevado. É por isso que o orçamento ficou negativo. Erica também gostaria de saber onde procurar os dados da Reserva Prudencial. Jennifer responde que está no Balanço Patrimonial. Erica agradece pela informação. Jennifer pergunta se há mais alguma pergunta sobre a Variação Orçamentária e pergunta se todos estão de acordo com as provisões finais de fim de ano. Nenhuma discordância.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Jennifer exibe o Balanço Patrimonial para todos visualizarem. Susan gostaria de voltar por um momento à Variação Orçamentária na segunda página para as distribuições que foram feitas. Ela quer verificar se o Workshop Nacional de Tecnologia corresponde aos seus registros e não foi pago. Jennifer concorda que, de fato, há um saldo zero nessa categoria. Mark gostaria de acrescentar que eles enviaram 10 pessoas para o Workshop Nacional de Tecnologia e que ele acredita que essa despesa havia sido registrada em outro lugar. Jennifer concorda e afirma que essas despesas foram categorizadas como “Conferências” e têm um total de 6.460,00 $ lá. Ela diz que os 450 $ no total para as dez pessoas estão incluídos neste valor. Susan afirma que isso não é uma contribuição, mas uma despesa. Jennifer concorda. Jennifer pergunta se está tudo bem, e Susan diz que sim.
Revisão do balanço patrimonial
Jennifer volta ao Balanço Patrimonial e começa com um item de linha adicionado chamado Fundos Não Depositados. Ela explica que estes são os quatro cheques que não foram compensados, mas devem ser reconhecidos em 2023. O Internacional de 2025 tem sido a única despesa provisionada anterior, no entanto, há também 814,00 $ para o passado da web. O Gerenciamento/Hospedagem de Sites estará em janeiro de 2024. A despesa provisionada voltará para 5.500 $. Jennifer afirma que este é um lançamento contábil de fim de ano. O dinheiro não alocado está um pouco acima de 100.000,00 $.
Jennifer diz que gostaria de falar sobre a Reserva Prudencial. Ela explica que vê a Poupança como a Reserva Prudencial. Ela está pedindo a opinião do Comitê de Finanças sobre como lidar com esta conta. Ela menciona que as Diretrizes afirmam que seis meses de Reserva Prudencial mais um adicional de “até seis meses” de Retenção de Caixa. Nosso orçamento tem cerca de 111.000 $ em Despesas. Jennifer calculou que metade das despesas projetadas para 2024 é de 55.920 $. Há 60.000 $ na Reserva Prudencial. As opções são (1) (a)Deixar 60.000 $ lá e em seis meses ela pode colocar 51.840,00 $ para igualar 55.920,00 $. (1)(b) Ela pode transferir 4.080 $ da Reserva Prudencial e colocar na Conta Corrente e ter o valor correto de 55.920,00 $ na Reserva Prudencial pelos próximos seis meses. ou (2) fazer uma Reserva Prudencial móvel. Erica diz que está tendo dificuldade em entender essas opções. Jennifer diz que a Reserva Prudencial tem 60.000 $ agora. Erica pergunta se isso está acima do valor de 6 meses. Jennifer responde que sim, mas acrescenta que a Reserva Prudencial diz seis meses, então você poderia simplesmente deixá-la como está ou fazer metade do orçamento projetado. Nona gostaria de acrescentar seus pensamentos dizendo que ela acha que a opção de 6 meses é a melhor para não haver confusão se houver um excedente da Reserva Prudencial. Ela também afirma que a membresia parece estar olhando para os excedentes de distribuição. Ela acrescenta que não há excedentes reais depois de analisar as despesas. Então, Jennifer esclarece com Nona que ela está falando em mudar os 60.000 $ para os 55.920 $. Nona concorda. Erica quer também esclarecer que eles devem manter metade mais “até seis meses” de retenção de caixa. Jennifer responde que seis meses de Reserva Prudencial estão lá em uma conta separada, mas que também temos “até seis meses” de Retenção de Caixa para cumprir o orçamento. Ela explica que as Diretrizes se tornarão um documento permanente, então pode chegar um momento em que tudo o que teremos são os 6 meses de Reserva Prudencial. Por enquanto, temos a Retenção de Caixa, mas isso nem sempre estará lá. Erica afirma que entende agora e está satisfeita. Jennifer explica que a Reserva Prudencial é muito estática, enquanto a Retenção de Caixa pode ser de 0 $ a 6 meses de valor.
Susan gostaria de saber onde a Retenção de Caixa é mantida. Jennifer responde que é mantida na Conta Corrente. Susan gostaria que essas categorias fossem alteradas para que soubessem do que estão falando. Ela sugere, “Conta Corrente Mercury/ Retenção de Caixa” e “Poupança Mercury/Reserva Prudencial”. Jennifer explica que para mudar o nome no relatório, ela teria que mudar o nome na conta. Jennifer diz que se eles quiserem que esses nomes sejam gerados no relatório, ela teria que mudar o nome da conta. Erica pergunta se pode ser adicionada uma nota. Jennifer afirma que não se sente confortável em mudar a conta corrente, pois são suas Despesas Operacionais. Ela também não se sente confortável em mudar o nome de Mercury, mas concordaria com “Poupança Mercury – Reserva Prudencial”. Ela pergunta se isso é um consenso com o grupo. Jennifer gostaria agora de reiterar as decisões que foram tomadas. (1) Que o grupo gostaria de pegar metade das despesas totais de 2024 para a Reserva Prudencial. Nona responde que sim. Jennifer resume com o grupo que o valor da Conta Corrente aumentará um pouco e a reserva prudencial será reduzida um pouco. Jennifer pergunta se há alguma pergunta ou preocupação sobre o Balanço Patrimonial. Nenhuma pergunta ou comentário.
MUDANÇAS NO BALANÇO PATRIMONIAL :
RESERVA PRUDENCIAL: Jennifer pegará 50% das Despesas Projetadas de 2024 para manter como Reserva Prudencial. Em seis meses, os outros 50% serão transferidos.
MUDANÇAS NOS NOMES DAS CONTAS : O nome da conta será alterado de “Mercury – Poupança” para “Poupança Mercury – Reserva Prudencial”.
Revisão das contribuições
Jennifer agora exibe a Planilha de Contribuições de dezembro. Jennifer começa dizendo que as provisões que ela mencionou estão refletidas neste relatório. Ela teve que fazer alguns lançamentos manuais. Ela mostra que o maior é do “Womens Early Risers” e aponta algumas das contribuições que não foram registradas até 2024. Jennifer mostra que houve 82 contribuintes em dezembro de 2023 e um total de 10.012,02 $ em contribuições. Jennifer pergunta se alguém tem alguma pergunta. Mark gostaria de saber se este número é consistente olhando para os meses anteriores. Jennifer responde que é um bom reflexo, pois a média varia de 70 a pouco mais de 80. Ele pergunta a opinião de Jennifer se as contribuições são consistentes e qual o máximo que ela já viu. Jennifer responde que geralmente está entre 70 e pouco mais de 80. Mark dá sua interpretação da Pesquisa de Membros para a média de cerca de 175 a 185 grupos únicos. Ele estava apenas querendo comparar esses números com essas estatísticas. Mark reflete se os grupos estão contribuindo consistentemente. Felix responde à pergunta de Mark. Na experiência de Felix ao analisar esses números no mês passado, ele nota muitas contribuições Individuais vs contribuições de Grupo. Então, este mês de dezembro pode estar sendo feito no espírito das contribuições das tradições de fim de ano. .
Mark gostaria de ter uma ideia geral de que tipo de contribuições estão sendo feitas e o que esperar. Jennifer acredita que esta organização continua a crescer e está atraindo novos membros e contribuições todos os dias. Ela acrescenta que eles estão longe de um ponto de maturação. Ela continua dizendo que este ponto é claramente aparente no lado financeiro e tem certeza de que também se reflete no lado da Tecnologia de Mark. Mark concorda 100%.
Jennifer afirma que observou que, em julho, houve alguns grandes contribuintes que pararam e, em troca, este novo influxo de pessoas e grupos preencheu essa lacuna. “Você nem percebe que os grandes contribuintes não estão mais fazendo isso”. Mark responde que o impacto financeiro que sofremos como resultado de tudo o que aconteceu pareceu mínimo, ou de curta duração. Jennifer concorda e acrescenta que eles estão mais saudáveis do que nunca. Susan está feliz com as boas notícias e diz para continuarmos fazendo o que estamos fazendo.
Nona diz que os grupos que estão fazendo contribuições realmente grandes estão querendo participar de coisas como o Fórum IGR. O grupo Women’s Early Riser e o Dawn Patrol têm querido participar e têm sido muito responsivos. Ela acredita que a correlação das contribuições dadas e desses grupos querendo se envolver na organização são sinais de que este é um estado muito saudável da organização. Jennifer pergunta se há mais alguma consideração sobre este assunto. Susan gostaria de comentar que, no último ano, ela observou duas organizações passarem por turbulências e ela pensou que se fôssemos ver algum desafio, o veríamos nas finanças. Ela não viu os números das outras organizações, mas sabe que elas não estão atendendo o telefone. Ela quer esperar para ver o que acontece com as outras organizações, mas está grata por estarmos indo bem. Jennifer afirma que a turbulência que tiveram que suportar não foi em vão e o grupo continua a atrair novos grupos todos os meses. Jennifer só consegue projeções de 90 dias, mas o número de novos contribuintes é significativo.
Atualização da revisão financeira interna com Erica
Jennifer passa a palavra para Erica para a Atualização da Revisão Financeira Interna. Erica começa primeiro com a Atualização. Erica espera que todos tenham conseguido revisar os documentos que foram enviados anteriormente. Erica mostra o que ela e Leslie revisaram desde que Eldin renunciou como líder do comitê de Revisão Financeira Interna. Erica diz que, para começar, ela e Leslie não se sentem confortáveis em fazer uma auditoria formal porque não são contadores forenses, mas decidiram que se sentem confortáveis em fazer uma Revisão Financeira. Elas escolheram usar o Guia Renosi, que é uma organização de revisão sem fins lucrativos muito boa. A partir deste guia, elas o personalizaram para funcionar para a OIAA. Erica diz que Leslie revisou a lista de verificação e Erica criou as perguntas. Erica enviou esta longa lista de perguntas a Jennifer verificando os sistemas de relatórios, as políticas e desembolsos da OIAA e os papéis financeiros. Jennifer conseguiu devolver as perguntas com respostas muito rapidamente. Erica mostra o documento que apresenta Perguntas seguidas da resposta de Jennifer em formato de Perguntas & Respostas. Erica explica que, usando essas respostas como guia, eles poderão voltar para revisão. Erica gostaria de enviar este documento com as perguntas e respostas ao Comitê de Finanças como uma Atualização de onde estão em seu processo.
Erica gostaria de revisar a segunda parte, que é o Relatório Financeiro/Guia para a realização de uma Revisão Financeira Interna. Este modelo é o que ela e Leslie acreditam que deveria ser o formato para esta revisão e recomenda que seja feito uma vez por ano. Ela diz que acredita que há políticas em vigor que afirmam que deve ser concluído até a primavera de cada ano. Ela pergunta a Susan ou Jennifer se elas se lembram dessas políticas. Jennifer responde que as Diretrizes afirmam “conforme necessário”, mas ela acredita que o melhor momento para este tipo de revisão seria agora, ou uma vez que os livros de 2023 estejam finalizados. Mark pergunta se isso significaria que eles estariam usando os resultados não auditados do ano. Erica responde que este é apenas o modelo que estão apresentando ao Comitê de Finanças. Jennifer quer esclarecer o que Mark está dizendo. Ela pergunta a ele se ele quer dizer que 2023 não deve ser finalizado até depois desta revisão? Mark responde que sua pergunta foi direcionada à questão de quando é um bom momento para fazer a revisão. Ele afirma que em uma instituição financeira regular você auditaria as demonstrações financeiras antes de sua divulgação. Ele diz que esta pergunta é da natureza de responder à questão do tempo. Erica concorda. Erica continua que este documento é uma versão reduzida da deles. Ela pede perguntas do Comitê de Finanças. Ela continua dizendo que é recomendado que uma revisão uma vez por ano seja para receitas de 100.000 $ ou mais. Ela acredita que suas recomendações são razoáveis. Jennifer diz que ela deve ser deixada de fora do processo para não ser vista como o guiando. Ela deu todo o acesso necessário ao sistema de Contabilidade, sistema Bancário e ao Paypal, então se eles precisarem de ajuda com o acesso, ela pode fazer uma conferência Zoom com eles, mas eles devem ser capazes de prosseguir independentemente sem a participação dela. Erica concorda e diz que precisa que o comitê revise e aceite este modelo para prosseguir. Leslie já o criou como um formulário da AA, caso, e se o comitê decidir fazer deste o modelo, então eles podem montar uma equipe para fazer as tarefas. Eles irão então aos documentos e farão uma seleção aleatória de 5 dos itens de receita e recibos ou uma seleção aleatória de 5 desembolsos. Eles também podem revisar documentos fiscais e assim por diante. Jennifer pergunta se ela pode obter uma moção para aceitar este modelo. Mark propõe aceitar o modelo. Nona apoia a moção. Jennifer pergunta se há alguma oposição? Nenhuma. A revisão foi aprovada.
MODELO DE REVISÃO FINANCEIRA INTERNA APROVADO
Susan diz que leu em algum lugar nos últimos dois documentos algo sobre como os Estatutos precisam de aprovação da Assembleia. Eles vão ao documento onde diz “O Estatuto foi aprovado pelo Conselho, só precisa ir para a Assembleia” como resposta em “Políticas: Existem outras políticas financeiras escritas da OIAA além do estatuto não aprovado?” Susan pergunta se isso está correto. Jennifer diz que o Conselho aprova, mas depois também vai para a Assembleia. Susan pergunta a Jennifer se ela tem certeza de que cada Estatuto precisa ser aprovado pela Assembleia. Jennifer diz que é o que ela pensava. Susan pede uma cópia deste documento. Susan gostaria de agendar uma Assembleia se tivermos que apresentar cada Estatuto. Nona diz que acabou de verificar e diz que você só precisa enviar seu estatuto quando quiser ser votado como um Comitê permanente. Jennifer diz a Erica que a resposta à pergunta sob Políticas no documento de Perguntas e Respostas está em questão, então ela gostaria que ela estivesse ciente disso. Jennifer pergunta se há mais alguma questão sobre a Revisão Financeira. Nicky se oferece para ajudar na Revisão Financeira.
Atualização do status de organização sem fins lucrativos do PayPal
Jennifer começa dizendo que a OIAA agora tem status de Organização Sem Fins Lucrativos, o que significa que temos o desconto de 1,99% e 49 centavos por transação. Ela diz que, infelizmente, o PayPal nos colocou automaticamente no Fundo de Doações. Jennifer tem ido e voltado com eles, mas ela iniciou o processo de nos tirar do Fundo de Doações. Ela recebeu um e-mail deles afirmando que ela precisa enviar um e-mail para eles de paypal@aa-intergroup.org para se verificar como moderadora. Jennifer diz a Mark que ela enviou um e-mail sobre o que eles precisam. Mark responde que acabou de responder e a conta de e-mail em questão está disponível para todos que têm acesso ao Google Groups. Mark afirma que a marcou, então ela deve poder ver onde acessá-la. Jennifer gostaria de saber se ela pode enviar um e-mail do endereço paypal@aa-intergroup.org Mark diz que ela só precisa ir para Meus Grupos e, como ela é moderadora do grupo, não deve ter problemas para acessá-lo. Jennifer diz que na linguagem do e-mail que ela leu, parece que eles serão removidos de todas as plataformas, então ela não tem certeza se o botão DOAR ainda funcionará. Ela não tem certeza de como determinar o que isso significa, pois é interpretativo. Mark acha que devemos descartá-los. Ele diz que devemos procurar em outro lugar e optar pelas muitas outras opções disponíveis, como Venmo, Zelle ou Stripe. Jennifer responde que o PayPal agora é o Venmo.
Jennifer diz que gostaria de usar apenas mais uma plataforma de pagamento, e que qualquer outra seria muito complicado. Ela está considerando usar o Stripe. Ela diz que o Stripe está na Agenda para discussão algumas linhas abaixo. Jennifer diz que continuará trabalhando diligentemente no PayPal. Ela diz que enviará um e-mail após a reunião do endereço de e-mail que eles solicitaram. Nona está pedindo esclarecimentos sobre se o botão Pagar funcionará ou não. Jennifer mostra os documentos que mostram a linguagem que ela está tendo dificuldade em traduzir. .
Diz “Se você quiser remover sua instituição de caridade do diretório do PayPal Giving Fund, peça a um representante autorizado da sua instituição para nos contatar. A menos que solicitado de outra forma, distribuiremos doações pendentes que já recebemos para nossa instituição. Após processar nossa solicitação, desativaremos seu perfil do PayPal Giving Fund. Sua instituição será removida do diretório do PayPal Giving Fund e removida de nossas plataformas parceiras (por exemplo, PayPal, Facebook, GoFundMe, Twitch). Os doadores não poderão mais apoiar sua instituição através de nossos programas parceiros. Observe que nossas plataformas parceiras podem levar até 24 horas para serem atualizadas. Doações pendentes são pagas à sua organização quando você for removido do nosso diretório, a menos que você nos peça para não conceder essas doações. Distribuímos doações para instituições cadastradas no dia 25 de cada mês, depositando um único pagamento na conta PayPal de cada instituição. Doações recebidas do dia 18 do mês anterior até o dia 15 de cada mês, depositando um único pagamento na conta PayPal de cada instituição. Doações recebidas do dia 18 do mês anterior até o dia 14 do mês atual são incluídas no pagamento mensal. Concedemos todas as doações que recebemos às instituições beneficiárias de acordo com nossa Política de Entrega de Doações.
Jennifer destaca a seção que afirma: “Após processar sua solicitação, desativaremos seu perfil do PayPal Giving Fund. Sua instituição será removida do diretório do PayPal Giving Fund e removida de nossas plataformas parceiras (por exemplo, PayPal, Facebook, GoFundMe e Twitch)”. Mark responde que não interpreta dessa forma. Ele diz que está se referindo ao Fundo de Doações. Jennifer concorda que eles estão dizendo que nos removerão do diretório, mas ela reitera que o PayPal não escuta e não responde corretamente. Ela afirma que eles são muito difíceis de lidar. Mark entende sua frustração e diz a ela que eles devem passar para a próxima Agenda, pois ele acredita que nada acontecerá. Ele diz para não se preocupar e que o PayPal não fará nada para interromper suas finanças. E se fizerem, podemos simplesmente mudar de plataforma de qualquer maneira. Jennifer concorda. Ela pergunta se todos estão bem com a atualização do PayPal. Susan diz que sim e outros acenam com a cabeça.
SEM PERGUNTAS OU COMENTÁRIOS
Revisão da lista de contribuições individuais
Em nossa planilha atual de contribuições, há nomes e valores. Jennifer afirma que ela remove manualmente os sobrenomes e deixa a inicial do sobrenome para fins de anonimato. Foi sugerido que todos os nomes individuais fossem agrupados em uma única linha designada como Contribuições Individuais. Ela pede discussão dos membros do grupo. Jennifer afirma que, para fins de transparência, colocar os nomes sob uma categoria torna mais fácil para o tesoureiro se apropriar indevidamente do dinheiro. Francamente, não ter cada nome individual nesta lista torna mais fácil pegar dinheiro. Mark diz que adoraria tirar todos os nomes desta lista e colocá-los em uma linha. Ele não gosta de ver todos os nomes e gostaria que os registros fossem mantidos, mas não entende por que deveríamos publicá-los. A maioria das pessoas que ele conhece que contribuem não necessariamente quer que seus nomes estejam nessa lista para todos verem. Mark é contra ter os nomes individuais na lista. Nona também concorda com Mark e afirma que, no espírito de humildade, ela também gostaria de ver os nomes removidos, pois a deixa desconfortável. Ela pediria pessoalmente para remover seu nome. Susan diz que concorda que deveria ser colocado como um item de UMA linha. Contribuições Individuais. Jennifer disse que olhou outros exemplos e sua pesquisa mostra que outros grupos usam um ou outro processo. Ela conta que é 50/50 dos grupos usando um ou outro. Ela deixaria a critério deste comitê declarar qual é a preferência deste grupo. Ela não publicou esta lista, então ela pode começar agora na postagem de dezembro de 2023.
Felix pergunta se, para fins de auditoria, poderíamos manter seus nomes registrados em algum outro lugar? Jennifer diz que nada mudaria em termos de relatório. Jennifer disse que ela apenas pessoalmente classificaria e removeria os nomes dos indivíduos. Não há como classificá-lo fora do sistema contábil. Mark gostaria de fazer uma moção para retirar os nomes da lista e reduzi-la a um único item de linha. Susan gostaria de apoiar. Jennifer pede votos. Todos levantam as mãos. Sem oposição.
NOMES INDIVIDUAIS SERÃO REMOVIDOS DAS FUTURAS POSTAGENS
Felix se oferece para ajudar Jennifer na contagem do número de contribuintes, ou se ele pode contribuir de alguma outra forma. Ele gostaria de discutir offline como ajudar. Jennifer concorda.
Revisão da cobrança para a convenção de outubro
Jennifer diz que originalmente o Conselho decidiu não cobrar pela convenção online em outubro e, em vez disso, receber contribuições da 7ª tradição. Ela menciona a referência MG-04 nas Diretrizes AA – Conferências, Convenções e Encontros. Isso fala sobre a autossuficiência de que a convenção precisa ser autossustentável. Ela também menciona MG-02 em Escritórios Centrais ou Intergrupos. Isso afirma: “Eventos Especiais – Alguns escritórios de serviço realizam banquetes anuais, convenções e eventos similares, usando os ‘lucros’ para apoio ao escritório”. Jennifer abre a discussão sobre cobrar ou não pela próxima convenção de outubro. Susan fala e diz que ela e Jennifer haviam conversado sobre isso antes e ela se sentiria mais confortável trazendo isso de volta à mesa depois que o Conselho discutisse. Ela também acha que seria bom para uma consciência de grupo mais ampla fazer uma pesquisa. Ela também percebe o que esses dois documentos estão dizendo, mas quanto à 7 ª tradição, afirma que somos autossuficientes. Ela não acredita que isso seja algo que precise ser abordado hoje. Jennifer responde que está tentando avaliar os pensamentos do Comitê de Finanças. Ela acredita que isso deveria ser uma votação da Assembleia e o Conselho, ou o Comitê não deveria ter um voto aqui. Nona acrescenta que a Assembleia aprovou o fundo, então os fundos estão lá. Ela gostaria de ver a recomendação do Comitê de Finanças e essa recomendação deve ir para a reunião do Conselho para discussão. Jennifer concorda que esta é sua intenção ao trazer isso à tona. Na opinião de Jennifer, historicamente, quando há excesso de fundos, eles terão eventos gratuitos. Em Oahu, eles fizeram um jantar, dança e uma reunião para criar companheirismo com os fundos disponíveis. Ela acredita que esse companheirismo é mais importante. Além disso, há muitas pessoas que não podem pagar pelos eventos. Mark afirma que não tem interesse em cobrar por este evento. Nona diz que também não vê motivo para cobrar por este evento, pois fica complicado entre quem recebe as bolsas e quem não recebe. Ela acha que eles deveriam pedir contribuições da 7 ª tradição, mas só isso. Susan diz que nunca participou de uma convenção onde não houvesse uma taxa de inscrição. Ela diz que foi aprovado e determinado que temos os fundos este ano para oferecê-lo gratuitamente, mas ela gostaria de ver este tópico explorado e ter uma pesquisa de membros. Ela também não gostaria que o Conselho ou qualquer Comitê estivesse envolvido. Jennifer concorda completamente, mas ela acha que devemos falar sobre isso primeiro.
Susan continua dizendo que devemos discutir. O que a preocupa é que na Assembleia, quando aprovaram o orçamento, houve um pouco de resistência a este item. E ela também sabe que o estatuto do Comitê de Unidade menciona uma Convenção Anual. Seremos capazes de aprovar um orçamento para tanto dinheiro no próximo ano? Mark interrompe e afirma que isso é uma “Viagem ao Futuro”. Jennifer responde que não prevê que esse seja o caso no próximo ano. Ela projeta que será capaz de cobrir as despesas com as receitas este ano. No entanto, não orçamos dessa forma. Ela diz que orçamos as receitas de forma conservadora. Ela acredita que atenderão às necessidades orçadas este ano. Jennifer diz que se não tiverem 18.000 $ para gastar no próximo ano, então podemos modificar a convenção para atender às restrições orçamentárias. Ela considera que nunca dissemos quanto tempo poderia durar. Poderíamos ter uma convenção de um dia se houver restrições orçamentárias. Susan afirma que estamos beirando a governança. Jennifer discorda. Mark diz que proporia que todos os membros do conselho se abstenham de mais discussões, já que vão discutir isso na reunião do Conselho, e ele encoraja qualquer membro do Comitê de Finanças a compartilhar. Erica gostaria de compartilhar que é sempre uma boa ideia ser financeiramente inclusivo. Somos autossuficientes e algumas pessoas não têm dinheiro para colocar na cesta. Ela está se perguntando, como membro de AA, se é possível que haja uma escala móvel começando do zero. As pessoas podem optar por pagar ou não pagar. Felix quer dizer que concorda completamente com Susan e que todo evento em que ele esteve teve que contribuir. “Já tive momentos na minha vida em que não tinha dinheiro, mas sempre encontrei alguns dólares para contribuir.” Ele não acha que seja pedir demais contribuir para esta convenção. Jennifer quer dizer que há uma opção de contribuir com a 7ª tradição. Erica quer acrescentar que ela vive em um lugar onde 30% das pessoas não podem pagar para aquecer suas casas. Ela diz que, como são uma organização internacional, têm que incluir essas pessoas que são pobres e passam frio à noite. Jennifer quer fazer uma contagem e levar para o Conselho. Jennifer pede que aqueles a favor de cobrar pela Convenção levantem as mãos. Felix e Susan levantam as mãos. Susan diz que gostaria de modificar essa posição firme de Jennifer dizendo que este ano já está definido e será disponibilizado gratuitamente. Jennifer discorda e diz que o feedback que ela tem recebido é que ainda podem mudar este ano. Ela diz que talvez esteja enganada, mas que Susan deveria estar recebendo os mesmos e-mails que ela. Mark quer falar e quer saber sobre os e-mails que Jennifer está mencionando porque ele não recebeu nenhum e-mail. Ele pergunta a Jennifer quem está levantando isso como uma questão. Jennifer responde, Beth. Mark pergunta se Beth, a Presidente do Comitê, está levantando isso? Jennifer e Susan o corrigem dizendo que ela não é a Presidente do Comitê, mas a Curadora Internacional. Mark pergunta se ela está apenas levantando a questão já que tem um papel de liderança para a convenção? “Ela é quem está sugerindo que cobremos por isso?” Jennifer responde que ela está defendendo a cobrança pelo evento. Erica gostaria que Jennifer reafirmasse a posição. Jennifer pede votos em apoio à cobrança de uma taxa, para levantar a mão. Felix levanta a mão. Jennifer pergunta se você é a favor de contribuições voluntárias da 7ª tradição, por favor levante a mão, Nicky, Mark, Erica para a 7ª tradição. Jennifer diz que o consenso do Comitê de Finanças é Contribuições Voluntárias da 7ª Tradição durante a Convenção. Jennifer diz que levará essa decisão ao Conselho amanhã para discussão adicional. Erika agradece a Jennifer.
Usando o Stripe como plataforma de pagamento
Jennifer analisou o aplicativo e começou o processo para ver como funciona. Ela diz que é muito parecido com o Paypal. As taxas de processamento são semelhantes. Paypal a 1,99% mais 0,49 centavos por transação. Stripe está em 2,2% mais 30 centavos por transação. Dependendo de como for a contribuição para determinar qual é a melhor opção. Erica gostaria de fazer duas perguntas. (1) Isso torna seu trabalho mais complicado? Jennifer responde que está assumindo que só precisará de mais uma conta para reconciliar. Ela acha que o Mercury começou recentemente a usar o Stripe, que é o banco que usamos. Jennifer acredita que seria necessário um botão extra na página de Contribuição. Erica pergunta se isso criaria mais trabalho para o Comitê de Tecnologia. Ela pergunta se nos custará mais dinheiro para que a Tecnologia coloque o novo botão. Jennifer responde que seria trabalho voluntário. Erica responde que já que a Tecnologia está nesta reunião, eles poderiam responder. Erica pergunta se Tecnologia e Finanças realmente querem o trabalho extra para outra entidade. Mark diz que do lado da Tecnologia só levará 5 minutos. Erica pergunta a Jennifer se Finanças e Tecnologia estão prontos para assumir outra conta para reconciliar. Jennifer pergunta a Felix como ele se sente. Felix diz que se sente bem com isso. Erica diz que é a favor já que suas perguntas foram respondidas. Jennifer diz que acha que está vendo um consenso sobre o Stripe. Mark acrescenta que não tem preferência. Ele está bem em adotar outra opção de pagamento. Jennifer diz que a nova Curadora Internacional recomendou. Felix pergunta a Jennifer como eles planejam divulgar a informação para todos. Mark responde que você adiciona, envia um e-mail que pode especificar IGRs, eles podem colocar um aviso no site, e estará na página de Contribuições.
Jennifer pergunta se há algum outro assunto para discutir. Mark gostaria de perguntar sobre um tópico que tem com o seu grupo base. Ele ia trazê-lo na reunião do Conselho de amanhã, mas gostaria de discuti-lo aqui também. Houve discussão sobre registar-se como uma Organização Sem Fins Lucrativos. Eles acreditam que isso traria a opção de contribuições digitais para a mesa. A sua pergunta é sobre o assunto de Workshop e se há um recurso para ajudar a ensinar como usar essas novas entidades. Ele quer saber se isso é algo disponível ou oferecido? Nona afirma que há muitas coisas envolvidas em tornar-se uma organização sem fins lucrativos. Nona afirma que na sua opinião é muito difícil de explicar pois varia de estado para estado. Ela diz que eles têm de estabelecer diretores… Mark interrompe e diz que não está a perguntar como fazer isso, ele diz que há quatro ou cinco coisas para chegar ao nível estadual. Nona continua que tens de ir ao IRS para obter um número EIN. Jennifer diz que respondeu individualmente a outros que fazem essas perguntas. Jennifer continua que ficará feliz em fornecer ao grupo dele a mesma informação se precisarem. Ela também tem defendido algum tipo de workshop. Uma parte financeira no fórum IGR seria uma coisa muito boa. Jennifer diz que trouxe isso para a mesa. Susan diz que há tantas maneiras diferentes e diversas de abordar este processo. Ela acha que seria uma boa ideia pedir aos grupos para partilharem as suas experiências já que todos tiveram uma diferente. Nona diz que isso é algo que seria uma ótima ideia para os fóruns e Jennifer definitivamente poderia ajudar nesta área.
Jennifer encerra com a declaração de responsabilidade.
