Atualização financeira – Set 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 14 de setembro de 2024
8h00 – am HDT
11h00 – pm PDT
14h00 – pm EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Felix – Tesoureiro suplente
Barry – administrador geral / presidente das convenções internacionais
Mark M = Secretário do OIAA
Jan BB – pacote
Beth a =
Erica –
KD Kevin –
Revisão da pauta
Após a Oração da Serenidade, Jennifer explica que a reunião consiste principalmente em mais solicitações de orçamento. Ela gostaria de revisar a Convenção e discutir o excesso de fundos para distribuir no final do ano. Ela analisa a pauta: aprovação das atas, revisão dos relatórios financeiros e, em seguida, eles irão direto para os orçamentos do comitê. Eles podem terminar com qualquer outro assunto e encerrar com a Declaração de Responsabilidade. Ela pergunta se algum participante gostaria de adicionar algo à pauta. Barry acredita que é necessário implementar algumas medidas para a votação. Deve haver um participante mínimo votante presente ao votar em dinheiro e fiduciário. Jennifer adiciona à pauta e passa para o próximo item.
REVISÃO DA PAUTA APROVADA
Revisão das atas de julho
Jennifer vai para a aprovação das atas de julho. Jennifer diz que agosto não está disponível para aprovação hoje, mas o secretário está um pouco atrasado. Depois de revisar, o tesoureiro pede uma moção para aceitar as atas de julho. Felix faz uma moção para aceitar os segundos de Barry. Algum voto contra. Nenhum.
ATAS DE JULHO APROVADAS
Revisão das demonstrações financeiras
Estes são para as demonstrações financeiras de agosto. Houve contribuições de pouco mais de 9.900 $. Jennifer afirma que, desde o início do ano, o OIAA está executando um superávit de 24,62% em comparação com o orçamento. As taxas do Paypal e Stripe estão diretamente associadas às receitas. Ela menciona que agora eles têm status de organização sem fins lucrativos, então estão pagando menos, o que se reflete. Eles estão até trazendo mais receita. Ela afirma que há quase 14.000 $ a mais em contribuições. Ela explica que as taxas profissionais para o software de contabilidade estão aumentando em 2025. Despesas de conferência, que é o saldo restante para o ICOAA e foi totalmente pago. Por último, há algumas despesas para o próximo workshop que o Tech vai participar. Há 7 participantes, mas 6 ingressos são pagos pelo OIAA Jennifer continua na lista: 259,00 $ para a Convenção são para custos de interpretação para treinamento, 745,00 $, que é o pagamento inicial para os pins de lapela para a Convenção Internacional em Vancouver. O trabalhador especial da Tech ajuda com nosso site e manutenção. A tecnologia teve alguns custos de interpretação para seu workshop de segurança. As reuniões de Unidade têm todas as reuniões em espanhol e português para interpretação. Outra tecnologia é nossa tecnologia de banco de dados de membros que está sendo trabalhada. A videoconferência custa 50 $ para nossa conta Zoom. O gerenciamento e hospedagem de sites é nosso Google e também pagamos nossa taxa anual para o plug-in de eventos, que é mais do que o normal este mês. Finalmente, temos uma receita líquida de pouco menos de 3.000,00 $. Jennifer pergunta se há alguma dúvida sobre a variação do orçamento.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do balanço patrimonial
O balanço patrimonial mostra que há 140.000 $ no banco, dos quais 5.500 $ estão reservados para a Convenção Internacional de 2025. Ela diz a Barry que ele verá esses números diminuírem e que no próximo mês vamos reduzir as despesas acumuladas para que os pins entrem em 2024. Mas então, em 2025, vamos transferi-lo para a despesa correta. Barry entende que temos que mantê-lo nos anos contábeis corretos. Jennifer explica que antes ela pensava que essa despesa para os pins seria em 2025, mas que acabou de acontecer outro dia. Ela afirma que temos 134.000 $ e troco em dinheiro não reservado no balanço patrimonial. Ela pede alguma pergunta. Nenhum.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão de contribuições
Jennifer passa para a declaração final, que é a declaração de contribuições. Ela está listada por grupo para o mês e eles estão recebendo novos grupos o tempo todo agora. Ela também diz que esses novos grupos estão contribuindo significativamente para o OIAA mensalmente ou trimestralmente. O valor total das contribuições para agosto é de 9.900 $ e algumas mudanças. Barry tem uma pergunta e pergunta sobre certos cheques que chegam ao OIAA de ‘Grupos Domésticos Online’. Jennifer responde que alguns grupos usam Grupos Domésticos Online como uma plataforma para gerenciar seu dinheiro. . Jennifer explica que existe um serviço online do AA onde o OIAA recebe um cheque deles especificando o nome do grupo de onde ele é na linha de memorando. Felix responde que eles provavelmente recebem 2 ou 3 cheques por mês do Grupo Doméstico Online. Barry responde que o “Grupo Doméstico Online” recebeu um grande destaque hoje no NAATW e para ficar de olho e ver se a curva muda. Jennifer pergunta se há alguma outra dúvida sobre as demonstrações financeiras para que ela possa começar com os orçamentos. Nenhum
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Solicitação de orçamento da convenção de Vancouver
Jennifer compartilha a tela e Barry diz: “950”. Ele explica que esse número é a nova solicitação de orçamento ajustada para 2025 para o saldo dos pins que foi pago em 2024. Ele tem que ser contabilizado em relação ao orçamento deles para a Convenção em 2025. Ele explica que eles precisam registrar a transação dessa forma com a orientação de Jennifer. Ele diz que eles gastaram 950 $ a mais em 2024 e que eles têm que obter o orçamento para isso transferido para 2025 para que seu orçamento versus seu orçamento total para a Convenção permaneça em equilíbrio. Jennifer pergunta a todos se eles têm alguma dúvida sobre este orçamento. Ela afirma que, para agilizar as coisas hoje, ela vai apenas perguntar se há alguém que se oponha ao orçamento da Convenção de Vancouver de Barry. Ninguém se opõe.
SOLICITAÇÃO DE CONVENÇÃO DE VANCOUVER APROVADA
Solicitação de orçamento do Pack
Jennifer traz a solicitação de orçamento de Pax com Jan B. Jan BB diz que eles querem produzir um vídeo em língua de sinais americana para explicar como navegar no site e explicar como preencher um formulário. Ele guiaria as pessoas pelo site e explicaria a elas como preenchê-lo. Ela diz que o Comitê de Comunicações e eles disseram que podem fazê-lo. O vídeo será adicionado à lista suspensa no site e estará disponível para usuários de ASL. Ela diz que contrataria intérpretes, o que seria um custo extra, mas eles os usariam de forma produtiva. Jan gostaria de contratar intérpretes conhecidos na comunidade. Ela explica que ASL é diferente do resto e é uma linguagem visual. Ela acredita que se enquadra em Admissões.
Jennifer diz que as solicitações de intérpretes de ASL devem ser feitas por meio do processo de contratação de interpretações e não escolhidas a dedo por ela pessoalmente. Jan B responde que na comunidade de ASL, há um aspecto imediato de não confiança e, como um palestrante de ASL seria bem conhecido, isso elimina esse estigma. Beth diz que há muitos outros que estão tendo esse tipo de problema e são idiomas que também precisam.
Mark diz que não é isso que está sendo discutido aqui. Ele diz que acha perfeitamente aceitável e razoável contratar esses intérpretes para esse propósito específico. Ele apoia isso inteiramente. Ele diz que eles têm falado sobre ter um Comitê de Acessibilidade. Mark pede ao Comitê de Finanças para discutir a possibilidade de ter esse Comitê e, em caso afirmativo, precisaria de algum financiamento. Mark recomenda que eles financiem o Comitê para um orçamento a partir de 2.000 $ a 20.000 $ para que eles tenham alguns fundos quando o Comitê começar a funcionar. Jan tenta transmitir seu ponto de vista sobre por que esses certos intérpretes estão sendo solicitados. Jan responde que existem intérpretes de ASL confiáveis que são usados com bastante frequência e são mais baratos. Ela gostaria de usar essas pessoas, pois elas criam um pouco de relaxamento e confiança de que o que estão vendo é traduzido com o melhor interesse em mente. Ela acrescenta que esses clipes estarão “vivendo” no site, então há familiaridade. .
Beth diz a Jan que os intérpretes de ASL em sua lista que ela forneceu a eles tinham algumas das mesmas pessoas na lista de Jennifer. A diferença é que eles são muito mais baratos. Jan responde que ela saberia quem é o mais adequado para este serviço. Jan diz que o PAC nunca pediu dinheiro, nem um centavo. Então, antes do final de seu mandato, ela gostaria de ver algo acontecer. Beth diz que ela está desconfortável em fazer uma exceção para apenas um grupo e não para outros. Isso abre para que outros grupos saiam do procedimento. Em Unidade, todos são iguais e ela entende que existe uma política em vigor para contratação. Eles devem pelo menos seguir isso em toda a linha. Caso contrário, quando eles começarem a fazer exceções, isso abrirá a porta para mais solicitações. .
Barry diz que a questão da acessibilidade é algo que está em sua mente há algum tempo. Ele acredita que Jan está trazendo algo que está relacionado à experiência do usuário público. Ele acredita que se eles tiverem a chance de contratar uma personalidade bem respeitada e amplamente conhecida para fazer um anúncio para nós ou para usar como intérprete, ele acha que eles deveriam fazê-lo. Ele diz que se alguém ficar com o “nariz torcido”, talvez devesse ter perguntado. Ele é totalmente a favor de melhorar as experiências do usuário por um custo razoável, e essa certa solicitação parece se enquadrar nisso. Jennifer responde que a obtenção de serviços de interpretação tem um protocolo em vigor. Isso abriria a porta para outras solicitações de idiomas necessárias. Jennifer oferece a Jan um compromisso. Ela tem 2 intérpretes de ASL certificados trabalhando na Assembleia. Jan interrompe que isso não é comparável a uma Assembleia. Como isso vai para o site, Jan afirma que não vai ceder. Jennifer diz que se Jan pudesse ter apenas 2 pessoas avaliando esses intérpretes que são certificados em ASL para feedback sobre os intérpretes, em vez de permitir apenas uma opção.
Mark diz que está se sentindo um pouco desconfortável com a governança da solicitação. Ele acha que se a Tech tivesse essa solicitação para um projeto de vídeo, não seria um problema. Ele acredita que este é um projeto independente que tem a ver com relações públicas e eles devem dar ao grupo autonomia para fazê-lo. Ele sente que eles estão sendo muito governados aqui e quer deixar Jan ir e fazer este projeto.
Jan responde que ela acha o microgerenciamento um pouco demais. Ela quer fazer do jeito dela e entende que isso não está seguindo o procedimento e não vai ceder. Ela acredita que seu pedido não é muito para pedir. Ela acrescenta que o PAC nunca pediu nada no passado. Ela não entende por que ela tem que seguir esse procedimento só porque ele saiu da maneira normal de fazer as coisas. Jennifer concorda que é diferente e Jan responde que é porque é diferente e Jennifer parece ter dado mais do que sua opinião sobre isso. Ela se sente ofendida por ter que ir a esses 2 eventos e examinar todas as outras pessoas apenas para ter seu pedido aprovado. Por que ela deveria ter que fazer essas coisas extras só porque está indo contra o protocolo? Jennifer responde que ela não disse que tinha que fazer todas essas coisas. Jan discorda. Como Jennifer não tem experiência nessa área, já que eles já vão participar da Assembleia e da Convenção, eles seriam capazes de revisar? Jennifer termina dizendo que, como Jan não sabe mais sobre o lado ASL do que ela, talvez outro participante de ASL possa dar mais informações. Jan responde que ela pode saber um pouco mais do que Jennifer. Erica tem um comentário sobre a tradução para deficientes auditivos. Ela acredita que é completamente diferente e ela não trataria a tradução regular da mesma forma que a tradução para deficientes auditivos. Barry gostaria de acrescentar que eles podem ter IA para criar algumas peças de linguagem de sinais para eles, mas como eles não têm isso agora, eles poderiam ter Jan do Comitê PAC para montar um pacote acolhedor para nossos usuários de ASL que poderia durar vários anos. Ele sugere talvez até mesmo fazê-lo de graça.
Felix gostaria de entender como essas pessoas foram escolhidas. Existiu algum tipo de método na seleção dos provedores? Se eles são os “mais usados na comunidade ASL”, como isso foi determinado? Jan responde que inicialmente passará pelo tesoureiro para ser pago, não ela pessoalmente. Ela reitera que acabará no site como uma edição permanente.
Beth acha que está vendo isso como um pacote. Ela diz que existe um procedimento em vigor para contratar interpretação e foi definido em toda a linha para tudo. Contanto que não afete o procedimento para contratar intérpretes.
Jennifer gostaria de dizer que o AA está familiarizado com tradutores de ASL e todos eles já interpretaram para Alcoólicos Anônimos anteriormente. Alene forneceu a eles uma lista geograficamente de intérpretes de ASL. Isso é realmente sobre um indivíduo e com o que ela está confortável. Jennifer diz que ela meio que sente desprezo antes da investigação porque ela olhou a lista de 10 intérpretes e ela achou incomum porque um dos intérpretes também havia cotado Jennifer anteriormente e havia uma diferença de 10 $/hora. Ela afirma que o intérprete provavelmente não percebeu que eles já haviam enviado uma mensagem para ela oferecendo 55 $/hora e agora nesta lista preferencial, ela está precificando em 65 $/hora.
Então, é por isso que Jennifer estava um pouco desconfiada para começar.
Mark diz que ele definitivamente questionaria algo assim. Jennifer concorda e pede a qualquer um que se oponha ao orçamento como escrito. Ninguém se opõe. O orçamento passa.
SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO DO PACK ACEITA
Solicitação de orçamento de unidade
Para o orçamento de unidade, Jennifer diz que ela vai para os detalhes porque dá muito mais. Ela compartilha a tela e pede a Beth para apresentar o orçamento de unidade. Beth começa com uma comparação com o orçamento do ano passado e é mais do que o dobro do ano passado. No ano passado, ela errou ao não incluir as despesas da Tech. Ela gostaria de evitar isso para este orçamento. Beth diz que como o OIAA está crescendo, ela tem que aumentar o tamanho das salas para a Convenção. Isso aumentou até cerca de 4.000 $ do orçamento deste ano. A interpretação é um total de 6 idiomas interpretados. Em Outra Tecnologia, como não há nenhum programa de registro em vigor, eles precisam ter um processo de registro e também ter um tipo separado de página do site que eles possam criar. Ela diz que existe este evento chamado Create. Beth teve muitas reuniões com o vendedor dessa empresa e eles têm uma plataforma que é fácil de usar, meio que como wix. É fácil de navegar. Ela propõe o programa mais fácil se a outra opção não funcionar. Ela colocou o custo estimado no orçamento. Outro item em Outra Tecnologia é a preocupação de que eles vão ultrapassar mil pessoas. Ela diz que eles foram recusados uma licença especial este ano, então a Tech 12 pode fazer uma sala de transbordamento. Há uma estimativa específica para isso também. Este valor seria para os 3 dias. Eles poderiam ter alguém de plantão para criar salas de transbordamento quando necessário. Essa também é uma estimativa exata.
O próximo é o suporte técnico ou uma pessoa de suporte administrativo. Ela explica que o trabalho administrativo, planilhas e todos os tipos de coisas são necessários. Ela diz que encontrou alguém no Upwork que é bilíngue para o trabalho. Ela diz que eles podem ajudar com a escrita de e-mails, organização e muitas coisas que precisam ser feitas. Ela diz que até que sua plataforma de registro esteja funcionando, ela acha que seria ótimo ter alguma ajuda. O funcionário da Upworks tem uma taxa de 30 $/hora. Sua última adição ao orçamento são os serviços de tradução certificados para a Convenção. Ela diz que o site usa o Google Translate, que nem sempre está correto, então eles devem ter as informações traduzidas corretamente. Eles poderiam enviar esses horários em diferentes idiomas.
Normalmente, em Serviços de Interpretação, eles têm pelo menos 2 idiomas diferentes interpretados em cada reunião. Então, esse é um cálculo para as 26 reuniões ao longo do ano. Jennifer responde que na verdade é calculado para 3 idiomas para 26 reuniões. Beth A responde que, neste momento, eles têm português e espanhol. Eles também têm membros franceses e iranianos que vêm ocasionalmente e um novo membro italiano. Ela diz que eles geralmente trazem seu próprio intérprete, mas é aqui que eles podem ajudar as pessoas também. Ela acredita em fazer serviço porque o objetivo é atrair pessoas para os cargos de serviço.
Ela terminou com sua solicitação de orçamento.
Jennifer pergunta se há alguma pergunta para Beth. Jennifer pergunta a Beth se o valor total é de 45.006,43 $ para 2025. Jennifer afirma que este é o segundo maior pedido de orçamento, atrás do orçamento de Tecnologia. Mark pergunta quais são os custos totais da Convenção até o momento. Jennifer responde que eles estão dentro do orçamento, com 19.000 $. Mark responde que eles estão mais do que dobrando o orçamento. Beth acrescenta que isso não inclui o dinheiro pessoal que foi investido. Mark pergunta quanto é e Beth responde que é cerca de 1.000,00 $. Mark diz que os custos deste ano equivalem a 20.000 $ e o próximo ano seria o dobro. Beth responde que eles podem ser ainda maiores no próximo ano. Mark afirma que o orçamento total e os custos de Medição são de 42.000,00 $, então ainda mais do que o dobro. Jennifer responde que sim. Mark acredita em seguir seu instinto e parece que eles deveriam ser capazes de apresentar um show muito bom por 3 dias por menos de 40.000,00 $. Beth diz que ela pessoalmente pediria mais. Ela se pergunta onde eles poderiam cortar dinheiro. Mark diz que não pode contestar nenhum desses detalhes agora, pois teria que desconstruí-lo. Erica acha que é importante poder participar em qualquer lugar onde o inglês não seja a primeira língua das pessoas. Ela diz que está no AA agora há 36 anos e acha que isso é realmente impressionante e fabuloso e ela é muito grata por eles finalmente estarem se tornando verdadeiramente globais. Ela é grata por todo o trabalho que eles fizeram e todos os outros na Unity também. Jennifer pergunta se há outras perguntas ou preocupações antes de votarem.
Beth diz que estava usando o Trabalhador Especial de Mark. Mark responde que ele orçou para isso e diz que apoia o site e tudo vive no site. É para a Unity e a Convenção. É o que eles fazem. Jennifer pergunta se há alguém contra o Orçamento da Unity. Ninguém
Jan afirma que gostaria de se abster de votar nisso.
ORÇAMENTO DA UNITY ACEITO
Pedido de orçamento da secretária
Jennifer passa para o Orçamento da Secretária. Jennifer diz que, como Jeff não está lá, ela pode falar sobre este único item que ela conhece. Ela diz que foi enviado para ela e ela perguntou a ele sobre a taxa de agente registrado que ela não se lembrava de ter visto passar. Ela diz que está procurando por isso nos últimos anos. Tinha sido pré-pago e ela diz que é bom até 2030. Ela explica que este não é um pedido aplicável, pois já está pré-pago e está sendo retirado. A despesa da Conferência de 1500 $ é a conferência que Susan e Jeff acabaram de participar. Ela analisa o Seguro de Diretores e Executivos e diz que eles têm isso para o OIAA, bem como seguro de responsabilidade civil. O registro de caridade e a taxa anual de registro em Nova Jersey. O orçamento da secretária é um total de 2.549 $. Ela também diz que ele colocou um pequeno aumento nos valores reais comparativos. Mas, como ele não está aqui, ela pode responder a quaisquer perguntas que alguém tenha, então eles podem votar nisso. Ela pergunta se alguém é contra o Orçamento da Secretária ou alguma abstenção. Ninguém, todos a favor? Ok, vou considerar isso como todos a favor.
ORÇAMENTO DA SECRETÁRIA ACEITO
Pedido de orçamento de comunicações
Ela passa para o Orçamento de Comunicações, que não está disponível, pois o apresentador não está presente. Ela decide compartilhá-lo para revisão, pois é o Orçamento de Comunicações. Ela diz que não pode falar sobre nada disso, mas está disponível para qualquer um revisar, pois ela também o fará. 300 $ para o Serviço de Limpeza de Metadados ou arquivos. O programa de vídeo do Google está na lista e Jennifer responde que, se e quando for lançado, será em 2025. Ela não tem ideia do que é isso. Ela continua lendo o Pedido de Orçamento. Janela ASL Incorporada para Vídeos do OIAA no Youtube, Contrato Detalhado, precisa de mais informações. Jennifer diz que o pedido total para Comunicações é de 1.600,00 $. Jennifer pergunta se alguém tem alguma ideia ou preocupação. Erica tem um comentário sobre o Serviço de Limpeza de Metadados. Ela acha que é algo muito importante para nós e para o mundo do compartilhamento de dados indesejados. Beth comenta que o Deep L é muito mais caro do que 300,00 $, mas ela pessoalmente sugeriria que fosse aumentado. Beth diz que esse é o único comentário que ela tem, que parece um pouco baixo. Erica pergunta se já existem duas assinaturas. Mark responde que há uma conta com certeza e que custa 28,00 $ por mês para a conta avançada, o que lhe dá 20 traduções de arquivos por mês. Mark acha que esta é a opção que ela vai escolher. Jennifer comenta que não se sente confortável em mudar seu Orçamento. Mark e Jennifer concordam que não apoiam esse aumento. Mark acha que eles já têm isso coberto e sugere que ela descubra o que é necessário para o Deep L.
Jennifer pede a qualquer participante que apresente uma moção. Felix responde para esperar por enquanto. Erica pergunta a Felix se ele está pedindo para adiar a moção. Felix responde que sim, ele gostaria de pedir para adiar a moção. Erica apoia o pedido para adiar o pedido. Jennifer pergunta ao grupo quem é a favor. Unânime.
DECISÃO DO PEDIDO DE ORÇAMENTO DE COMUNICAÇÕES ADIADA
Jennifer diz a Felix que ela não estará disponível para a reunião de outubro e que ela gostaria que ele copiasse a reunião do Comitê de Finanças e adicionasse isso à sua Agenda e adicionasse quaisquer outros documentos a isso e enviasse aos convidados e se certificasse de que Leslie seja convidada para isso. Ela acrescenta que possivelmente envie a ela um e-mail separado dizendo que realmente precisamos da presença dela lá.
Pedido de orçamento do CPC
Ela traz à tona o Orçamento do CPC e diz que sabia que Gwen não estaria disponível nesta reunião, mas ela está solicitando 500 $ para Serviços de Interpretação para a Reunião do Comitê deles. Jennifer afirma que o Conselho deu a ela 200 $ para usar em 2024 e ela não os usou. É um item de solicitação de uma linha para 500 $ do CPC. Ela pergunta se alguém tem alguma pergunta. Erica quer reiterar que há 200 $ restantes do ano passado que não foram gastos, e este pedido é para 5 adicionais que podem ou não ser gastos. Jennifer responde que ela pediu os 200 $ em agosto. Erica agradece a ela por sua resposta. Jennifer pergunta se há outras perguntas ou preocupações sobre o Orçamento do CPC. Jennifer pergunta se há alguém contra o Orçamento. Nenhum.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DO CPC ACEITO
Pedido de orçamento do assistente administrativo do conselho
O último é um Orçamento de Assistente Administrativo para o Conselho. Jennifer diz que acredita que o Conselho pode ser capaz de descarregar coisas para um trabalhador especial. Ela estima cerca de 400 $ por mês para contratar trabalhadores externos para tirar parte da carga do Conselho. Erica diz que ela aprova totalmente essa ideia em geral. Ela também se pergunta se o Conselho também poderia se certificar de fornecer um pouco mais de detalhes nessas horas. Ela diz que isso tornaria as coisas mais fáceis e diz que outras pessoas questionaram esses tipos de despesas. Mark agradece a Erica e gostaria de apoiar esses sentimentos e pensamentos. Ele acredita que é uma ótima ideia e se pergunta quem teve essa ideia. Jennifer diz que foi ela quem teve a ideia e tomou a iniciativa de apresentá-la, já que tem que vir ao Comitê de Finanças primeiro de qualquer maneira. Como não estava no Orçamento, era uma coisa razoável a adicionar. Mark diz que vê o valor na ideia e acha que Erica está absolutamente correta e é melhor haver alguns detalhes, como tarefa e tipo de pessoas registrando. Erica “Bravo” Jennifer e diz que realmente apoia essa ideia. . Jennifer diz que parece ser um problema comum entre o Conselho é que eles estão sobrecarregados. Poderia ajudar se alguns itens pudessem ser feitos por um trabalhador independente. Ela acredita que Beth talvez pudesse usar alguma ajuda. Beth responde que ela esperaria principalmente que houvesse BOA ajuda, mas ela concorda que provavelmente poderia usar alguma ajuda. Jennifer continua dizendo que ela acha que os cargos de Presidente e possivelmente de Secretário também poderiam utilizar trabalhadores especiais de forma Administrativa. Ela pergunta se há mais alguma discussão sobre este Orçamento e se há algo que alguém queira abordar. Erica quer dizer que adiar é provavelmente a coisa certa a fazer, mas até que o Conselho tenha a chance de discutir e então obter mais detalhes, ela é 100% favorável a esta ideia. Jennifer responde que a forma como este processo de Orçamento funciona é que eles o trazem ao Comitê de Finanças, nós fazemos a entrada e então levamos essa entrada ao Conselho. Ela diz que este mês é um dos meses incomuns onde normalmente o Conselho se reuniria amanhã, mas como aconteceu na semana passada e como ela não estará disponível para o mês de outubro, a próxima vez que o Conselho olhar para quaisquer Orçamentos, eles estarão olhando para o que foi aprovado aqui, em novembro. Ela só não queria prejudicar o Orçamento em uma área crítica que pudesse sobrecarregar alguns. Ela propõe que eles se adiantem e proponham isso ao Conselho e eles podem realmente conversar em outubro. Ela pergunta se o Comitê de Finanças gostaria de adiar isso até novembro ou se votar nisso agora. Erica gostaria de saber se eles poderiam encaminhar isso ao Conselho e então eles podem discutir isso. Jennifer concorda que eles adiem isso até novembro. Ela diz que o Conselho pode então falar sobre isso em outubro. Ela pede a Beth, Felix e Mark que se certifiquem de que o Conselho possa falar sobre isso em outubro. Erica faz uma moção para que eles façam isso. Jennifer concorda. Mark apoia. Todos a favor. Unânime. Ela diz aos membros do Conselho presentes que eles, por favor, se certifiquem de que isso aconteça em outubro.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DO CONSELHO ADIADO até NOVEMBRO
Discussão sobre a distribuição de fundos excedentes
Jennifer quer compartilhar com todos que há um Orçamento total de 130.000 $ e agora eles têm um pouco mais de 134.000 $ em seus cofres. Então, é provável que eles tenham fundos excedentes no final do ano. As contribuições continuarão durante a Convenção porque são voluntárias, pois não estão cobrando uma taxa pela Convenção. Ela explica que haverá um link para as Contribuições em cada reunião, então essa é a grande incógnita. Ela gostaria de perguntar a todos onde eles gostariam de distribuir esses fundos excedentes no final do ano. Jennifer diz que a forma como as diretrizes dizem é que eles fazem a distribuição do excesso no final do ano e que eles pegam as despesas que são aprovadas na Assembleia de dezembro e eles retêm esse dinheiro. Essa quantia de dinheiro na conta bancária, se algo estiver além dessas despesas para o próximo ano, é então distribuído. Ela explica que eles querem fazer uma porcentagem para que o Tesoureiro envie esses excessos pela porcentagem no final do ano. Ela diz que vai fazer isso até o dólar. Mark gostaria de dizer que tudo o que é discutido aqui é muito importante e válido, mas ele gostaria de sugerir que a forma mais construtiva de determinar seria construir uma lista de pesquisa a tempo para a Assembleia em uma semana. Ele acha que devemos perguntar aos membros onde eles gostariam de enviar esse dinheiro e não sentar aqui e decidir onde queremos enviá-lo. Ele se pergunta como eles devem formular esta pergunta. Jennifer responde que se eles fossem fazer uma pesquisa real, a equipe de Mark cuidaria disso. Ela acha que eles deveriam discutir isso agora e seria apropriado para eles serem capazes de dar sua opinião sobre o que deveria estar lá. Erica pergunta a Jennifer o que eles fizeram no ano passado. Jennifer responde que eles não tiveram o suficiente no ano passado, pois não havia dinheiro suficiente para cumprir todas as suas despesas propostas para 2024, então não houve distribuição. Em 2023, eles distribuíram para o GSO em Nova York, o Fundo Internacional de Literatura e Grapevine Carrying the Message e TIAA. Ela disse que eles tinham votado para também enviar para a NAATW, no entanto, eles permitiram que seu 501(c)(3) caducasse, então eles não puderam contribuir para eles. Ela diz que eles acabaram retendo esses fundos e enviando para outras 4 entidades.
Jennifer diz que ela não fazia parte dessa conversa no que diz respeito a essas distribuições e a Assembleia votou nisso, então ela apenas fez o que a Assembleia disse. No entanto, agora como membro ativo e contribuinte do OIAA, ela é contra o envio de distribuições excedentes fora do reino do AA. Essas entidades externas não estão dentro de Alcoólicos Anônimos. Ela pergunta a Kevin se ele seria capaz de falar mais sobre esta causa, pois ele tem muito mais experiência do que ela. Ela pergunta a Kevin se ele gostaria de falar sobre dar para entidades internacionais do AA. Kevin responde que ele é apenas um MBA, CPA, mas isso não significa que ele saiba alguma coisa sobre lei tributária. Ele diz que sua experiência é completamente com empresas de capital aberto e demonstrações financeiras, então ele não se considera apto para falar sobre isso. Ele diz que pode verificar isso para eles. Jennifer diz que há um lugar na declaração de impostos onde você divulga se você deu para entidades internacionais. Como ela não é uma especialista, ela tem 2.400,00 $ para um serviço de contabilidade. Eles poderiam empregar experiência nessa área. Ela gostaria de ouvir alguma conversa sobre isso. Ela gostaria de saber qual o Comitê de Finanças acha que é o melhor lugar para distribuir fundos excedentes. Erica diz que, se for possível, eles poderiam enviar dinheiro para a Conferência de Mulheres Africanas que acabou de acontecer. Ela acha que seria divertido ajudar com esse esforço no próximo ano, mas é uma Conferência de Mulheres, então pode não contar para o AA. Jennifer responde que, como sua Tesoureira, ela seria resistente a quaisquer Conferências ou entidades externas que cobrem uma taxa. Ela está olhando para entidades do AA, como o GSO, o Fundo Internacional de Literatura, mas esses são óbvios. Erica traz à tona que há muitos GSO’s no mundo. Jennifer responde que ela está ciente. Kevin responde que não seria tanto uma preocupação tributária internacional para nós quanto seria para eles. Jennifer concorda que é sobre nossa declaração de impostos. Ela pergunta se eles são capazes de fazer isso ou se eles teriam que dar alguma assistência adicional. O Fundo Internacional de Literatura é na verdade um mercado sem fins lucrativos dos EUA. Parece a Mark que a Assembleia seria capaz de fazer isso. Ele diz que eles sempre tiveram esse estranho cisma com o GSO, mas diz que faria sentido se o OIAA pudesse apenas dizer que as contribuições excedentes serão distribuídas internacionalmente para todos os GSO’s. Ele acredita que seria uma maneira maravilhosa de ter que dizer apenas uma coisa. Ele só poderia dizer, nós damos para todos os GSO’s ao redor do mundo e nós espalhamos da melhor maneira que podemos”. Então, poderíamos cuidar dos impostos ou quaisquer que sejam os problemas e se essa fosse a abordagem, ele seria totalmente favorável a algo assim. Jennifer pergunta se sabemos quantos GSO’s existem no mundo? Mark disse que não sabe, mas ele ouviu como 66 ou 67. Erica diz que há uma lista no site aa.org. Ela diz que vai encontrá-la. Jennifer diz que outra dificuldade é que as 66 distribuições são muitas. Ela diz que é muito trabalho para o Tesouro. Mark responde que isso soa como uma ótima oportunidade de serviço para alguém internacionalmente ser o corretor de câmbio para contribuições internacionais. Beth acrescenta que há alguns países para os quais você não seria capaz de enviar. Jennifer concorda. Beth explica que há muitas sanções, algumas que acabaram de entrar em vigor recentemente. Eles seriam obrigados a escolher para quem eles podem enviar. Ela está cética, mas acha que é uma ótima ideia. Mark diz que eles poderiam ir por todo o Conselho, quantos pudermos enviar, então você divide por esse número. Jennifer pergunta se Mark está se voluntariando? Beth diz que está ouvindo uma despesa para o Conselho. Jennifer responde que, como é uma tarefa Administrativa, ela poderia chutar para lá. Beth concorda e Jennifer diz que pode usar um administrador para obter todas as informações de pagamento para todos os GSO’s. Ela diz que sabe exatamente quem ela pode usar. Ela se pergunta se este é o Consenso deste Comitê de Finanças para propor à Assembleia que eles distribuam os fundos excedentes para os GSO’s ao redor do mundo. Mark diz que ele ama isso e está orgulhoso de fazer parte do OIAA. Jennifer diz que vai passar algum tempo consultando um contador de impostos. Ela pergunta se há mais alguma coisa que precisa ser feita com a declaração de impostos?
GSO’S AO REDOR DO MUNDO PARA OBTER UMA PORCENTAGEM DE FUNDOS EXCEDENTES
Jennifer diz que este é um momento empolgante. É muito trabalho, mas ela não recua diante disso. Mark diz que eles podem encontrar algumas pessoas que vão querer ajudar com isso. Jennifer diz que vai passar essa tarefa para uma pessoa administrativa. Isso se enquadraria na Contabilidade, e ela tem 2.400,00 $ para gastar em 2024 nisso. Então ela está tranquila. Ela diz que definitivamente isso entraria na Contabilidade. Erica quer ter certeza de que entendeu claramente que eles estão sugerindo que isso vai para a Assembleia para aprovação? Jennifer responde que sim e que a votação não acontecerá até dezembro. Jennifer fará a proposta no sábado que o Comitê de Finanças elaborou e pergunta se precisa passar pelo Conselho. Beth, Erica e Mark respondem que não deveria ser necessário, já que passa pela Assembleia. Jennifer pergunta se há algum outro assunto novo? Ela pergunta a Kevin se ele gostaria de falar um pouco mais sobre o que ela pediu para ele fazer. Ela acrescenta que é fenomenal.
Plano de estrutura de auditoria interna
Kevin começa dizendo que Jennifer pediu a ele para montar um projeto que daria alguma tranquilidade ao Conselho e à Assembleia de que eles têm todos os sistemas contábeis implementados. Eles começaram isso no ano passado. Ele explica que basicamente isso é jargão contábil e controle interno. Ele explica que uma das características de uma organização sem fins lucrativos é que eles não têm a capacidade de ter todo o pessoal nos controles e balanços que ocorrem em uma empresa de capital aberto. Então, usando o relatório de Erica, deu a ele uma boa ideia de como podemos estruturar o compromisso este ano. Ele ainda tem muitas perguntas que submeterá a Jennifer, mas sua experiência é trabalhar com as maiores corporações do mundo. Os auditores estão sempre analisando dados ao longo do ano. Eles não esperam apenas até 31 de dezembro. Então, ele selecionou dois períodos, abril e agosto, que ele baixou. Ele então pegará dezembro quando fechar e haverá uma análise. Ele diz que é realmente muito divertido, pois ele é uma pessoa dos números. Ele também contatou um amigo que está na Deloitte e também tem observado a AI CPA, então, ele começou o processo. Onde isso está agora é na parte das perguntas. Então, ele e Jennifer podem discutir isso mais adiante. Jennifer concorda e diz que está disponível para agendar com ele, exceto dia 29 de setembro, pois estará completamente indisponível. Ela diz que terá que fazer antes ou depois. Kevin diz que antes funcionaria para ele. Ela pede que ele envie um e-mail e ela responderá rapidamente.
Erica gostaria de falar para toda a sala. Ela quer reiterar que a Revisão Financeira não é uma função do Comitê de Finanças. É uma função da Equipe de Revisão para o propósito do Conselho. Ela quer registrar isso porque foi difícil conseguir ela já que não é uma contadora forense, ou uma contadora de forma alguma. Sua experiência foi que Jennifer tinha perguntas para nós e então respondeu algumas perguntas e então nossa interação foi completamente com o Conselho e não com Jennifer. Erica diz a Kevin que é muito bom ter alguém que realmente sabe o que está fazendo e não ter que fazer toda a lição de casa. Kevin responde que concorda com ela e que não está olhando para os Procedimentos da Deloitte. Ele diz que está olhando mais do ponto de vista interno. Uma empresa pública tem auditores internos e eles fazem alguns testes. Ele também tem uma dúvida sobre se os ESGs são auditados. Jennifer responde que são auditados externamente e isso é obrigatório. Kevin diz que isso é algo que eles poderiam usar. Ele diz que eles poderiam usar esse processo e poderiam se aproveitar dele se assim desejassem. Ele diz que seus valores são tão imateriais que provavelmente não importarão no escopo de uma auditoria. Normalmente, se você suspeita que houve fraude, você enviará um grupo especial de auditores além das pessoas regulares de contabilidade e impostos. A menos que algo seja encontrado, então seremos pagos. Jennifer diz que se você encontrar Jennifer Butts sendo paga, você pode ter um problema. Haha. Ou Connor Redmon, ela brinca, já que esse é o nome do filho dela. Jennifer pergunta se há alguma pergunta ou se havia mais alguma coisa para o Comitê de Finanças. Ela diz a todos que aprecia a resistência deles nesses assuntos. Ela pergunta se há mais alguma coisa que alguém gostaria de levantar. Nada.
Jennifer encerra com a Declaração de Responsabilidade.
