Atualização para finanças – Jul 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 14 de julho de 2024
8h00 – am HDT
11h00 – pm PDT
14h00 – pm EDT
Participantes:
Felix e. – Tesoureiro suplente
Barry m. – membro de longa data do comitê de finanças
Susan r. – presidente da OIAA
Gwen – membro do comitê de finanças – presidente do CDC
Felix assume a liderança hoje e reúne todos os materiais com a ajuda de Susan e Barry.
Felix apresenta-se como o Tesoureiro Suplente substituindo Jennifer. Susan apresenta-se como a Presidente da OIAA. Barry apresenta-se como o Administrador Geral. Gwen apresenta-se como membro do Comitê de Finanças e também como Presidente do CPC.
Como esta é a primeira vez que Felix lidera a reunião, ele pergunta a Susan se fazem o preâmbulo ou orações. Susan e Barry respondem que sim à Oração da Serenidade.
Felix conduz a Oração da Serenidade. Todos os presentes participam.
Revisão do balanço patrimonial
Felix começa dizendo que há três entidades para analisar. Balanço Patrimonial, Orçamento e Contribuições. Ele exibe o Balanço Patrimonial na tela. Ele afirma que a comparação trimestral mais notável de março a junho de 2024 é com a conta corrente, que é a conta de Despesas. A conta de despesas tem 20.000 $, então o total de ativos aumentou em 20.000 $. Ele acrescenta que ter isso nos coloca numa posição favorável para poder investir em melhorias tecnológicas no site ou projetos relacionados à OIAA. Mas, apenas se todos concordarmos em fazê-lo.
Felix pergunta se há alguma questão sobre o Balanço Patrimonial. Barry gostaria de perguntar sobre os 5.500,00 $ de provisão para a Convenção de 2025 e não conseguiu encontrá-la no Orçamento. Eles gostariam de ter certeza de que é para a Convenção Internacional de 2025. Todos procuram nos documentos por ela. Felix não tem certeza se foi movida, mas vai certificar-se de encontrar a resposta.
Barry afirma que uma das coisas mais notáveis que parece saltar aos olhos de todos é o aumento de dinheiro de ano para ano. Ele aponta que em apenas um mês, a OIAA recebeu 16.000 $ a mais do que tínhamos no mês passado. Felix concorda que embora a receita tenha crescido significativamente, as despesas permaneceram consistentemente as mesmas. Ele continua que olhando as comparações anuais, a OIAA está em 75.000,00 $ e no ano passado a OIAA estava em 28.000,00 $. Basicamente, ele afirma, triplicámos num ano. Felix sugere que deveriam mover parte da conta corrente para poupanças, no entanto, é assim que calculam a reserva prudente. Eles mantêm o dinheiro na Conta Corrente, mas em termos de despesas acumuladas haverá mais despesas no próximo ano devido a muito equipamento novo e coisas para a suíte de hospitalidade em Vancouver para a convenção. Susan não quer que esqueçamos dos pins. Eles, novamente, tentam localizar onde está o saldo acumulado da Convenção Internacional no Balanço Patrimonial. Eles encontram-no no Balanço Patrimonial por 5.500,00 $.
Eles falam sobre como mover o valor acumulado para a sua categoria de Despesa, e por que não foi itemizado. Não chegou à sua própria categoria pois ainda não foi posto em prática já que ainda não gastaram nada. Gwen diz que se lembra de Jennifer falar sobre isso noutra reunião e afirma que não seria registado como despesa ainda, mas apenas como provisão. Barry afirma que tem quase certeza de que não é problema se perguntarem a Jennifer sobre isso da próxima vez.
Felix aponta uma despesa alocada de 800 $ para a Convenção e Susan responde que isso é para os pins da Convenção de 2025.
Sem mais comentários
Revisão da variação orçamental
Eles passam para a Variação Orçamental. Felix mostra que há um aumento também. A receita aumentou e está acima do orçamento para o mês em mais de 2.000,00 $ e mais de 8.000,00 $ no acumulado do ano. O valor para Indivíduos diminuiu, mas não é muito problemático. Barry aponta que muito mudou desde que costumavam agrupá-los juntos. Agora especificam o Indivíduo vs. O Seu Grupo. Então, algumas dessas contribuições Individuais mudaram para contribuições de Grupo. Este é o resultado da revisão dessas doações. Felix concorda que este é o espaço perfeito para identificar essas contribuições pois alguns dos tesoureiros podem ter estado a fazer as doações quando na verdade era para os seus Grupos.
Felix olha para as despesas específicas da Convenção Internacional. Ele aponta as para Trabalhadores especiais de Tecnologia e Intérpretes para O Conselho e Assembleia, o Fórum Ig, e as reuniões de Unidade estão significativamente abaixo do Orçamento. Barry gostaria de saber por que estão abaixo das suas Despesas Operacionais Totais. Felix olha para as projeções e pede para ver as Despesas da Conferência.
Sem outros comentários
Revisão das contribuições
Felix exibe as Contribuições na tela. Felix pede-lhes que todos passem gentilmente e se certifiquem de que os seus próprios grupos pessoais estão listados adequadamente antes de descer para as linhas finais. Barry aponta os números Individuais maiores variando de 527 $ e 735 $
Nos Grupos, Serenity Circle, sendo o maior. Barry diz que os intergrupos pelo país ficariam tão orgulhosos destes números. Ele acredita que mostra o apoio fantástico das pessoas que vão às reuniões.
Susan faz a sua pergunta sobre o ASA Online Group. Online Home Group é um serviço bancário que o seu grupo também decidiu usar. Ela gostaria de saber como dão crédito ao seu grupo. Ela vê isso nas contribuições. Susan diz que Barry tinha-lhe enviado como um folheto e ele responde que pode falar sobre isso se ela quiser. Susan continua que o seu grupo aderiu a este serviço bancário online onde podes escolher uma de 5 ou 6 cestas virtuais diferentes para contribuir. Ela gosta porque no final do mês o seu grupo poderia usar este serviço para contribuir igualmente para essas entidades. Ela gostaria de saber como o seu grupo recebe crédito se entra no sistema desta forma. Felix explica que a OIAA recebe dinheiro de três formas: via cheques nos quais o grupo geralmente escreve o nome no cheque, segundo seria do Stripe onde o grupo pode identificar-se. E terceiro, vem do Paypal. Recebemos um email, e se não puseram o nome do grupo e o valor é superior a 50 $, ele vai contactá-los e obter as informações do grupo.
Barry explica que o Online Home Group é um fornecedor de serviços terceirizado que emite um cheque e quando ele era a caixa postal oficial da OIAA, recebia cheques deles todos os meses. Diria de que grupo era nos cheques. Ele diz que vão para a caixa postal nas Carolinas.
Barry explica que cada doação é dividida no seu próprio cheque individual e enviada para a OIAA identificando a reunião de onde veio. Susan pergunta onde no cheque o grupo é identificado. Barry aponta que é no canto superior direito do cheque. Susan diz que vai falar com o seu grupo e ver se isso responde a todas as suas questões. Barry sugere que Felix encontre os cheques individuais do grupo dela, copie um e envie para ela.
Ela também gostaria de perguntar sobre a posição do seu grupo base em dividir-se em dois grupos. A contribuição do seu grupo online não chegou até julho, mas gostaria que fosse contabilizada em junho. Ela pergunta como poderiam certificar-se de que é aplicada ao mês certo. Felix responde que também gostaria de obter algumas respostas e diz que esta é a primeira vez que realmente ouviu falar sobre uma empresa de serviços terceirizada fornecendo doações.
Felix tenta entender e repete em voz alta, “Então, há um terceiro que recolhe fundos de múltiplos grupos diferentes e emite um cheque e envia-o para nós.” Ele afirma que a única informação que recebe deles é uma carta indicando para quem alocar os fundos. Ele continua que o cheque parece bastante profissional, e que acredita que há um número de telefone para o qual pode ligar para mais informações. Ele diz que pode certificar-se de alocar os dinheiros para as entidades certas. Susan agradece a Felix e pergunta a Barry se ele acha interessante que seja de Delaware? Barry então pergunta qual grupo base online é baseado em Prescott, Arizona? Ele acredita que é onde estão baseados. Barry afirma que pode ver por que seria um benefício para outros grupos usar este serviço pois elimina a necessidade de usar os programas para enviar dinheiro, ou inscrever-se em contas. Ele diz que não é grátis, mas elimina quaisquer problemas com o envio de doações para alguns. Susan acrescenta que também podes configurar pagamentos recorrentes com eles. Barry e Susan agradecem a Felix pela informação.
Felix volta de um problema de áudio e afirma que a forma mais fácil para uma contribuição chegar é primeiro através do Stripe, depois Paypal, depois por último cheques sendo o mais demorado. Eles discutem como muitas partes de estabelecimentos de retalho e entidades pararam de aceitar cheques pois tudo está a ir para a era digital. Ele acrescenta que, embora ainda não tenham tido de lidar com isso, as pessoas ainda poderiam devolver cheques.
Sem mais comentários
Questões e comentários
Felix pergunta se há outras questões e pede uma moção para encerrar. Barry diz que há outra questão que tinha sobre obter financiamento adicional para a Convenção Internacional. Ele gostaria de discutir como obter um depósito para os pins e coisas adicionais necessárias para a Convenção Internacional. Ele diz que há algumas coisas que precisam ser pagas contra o orçamento da convenção do próximo ano. Ele vai enviar outro pedido de orçamento em breve para isso.
Susan menciona como os Pins foram aprovados e que Jennifer se preparou para pagá-los. Susan partilha a tela e mostra que 800 $ foram reservados para os pins e o resto dos pagamentos estavam no Orçamento de 2025. Gwen acrescenta que os depósitos na suíte do quarto e esse tipo de despesas deveriam estar disponíveis agora para não ter de passar pelo mesmo processo uma segunda vez. Ela sugere que todos os anos deveriam alocar os fundos que já foram aprovados pela associação.
Barry diz que usando as informações de Atlanta de 2015 eles têm uma boa ideia do que é necessário para configurar com uma tela grande e uma pequena frota de laptops e mais importante ter uma Conexão Sem Fio dedicada para não depender da internet do hotel.
Susan gostaria de saber se isso será suficiente para as despesas de tecnologia pois já passaram 10 anos desde que estimaram os custos pela última vez. Ela acrescenta que podem precisar de uma adição ao Orçamento. Barry diz que não sabe, mas acha que vai alugar equipamento em vez de comprar, então vai procurar obter esses recursos e orçamentos para equipamento. Ele espera que as pessoas de tecnologia nos ajudem com esses números. Ele acrescenta que 5 anos em tecnologia é como 2 gerações.
Susan quer apresentar Randy ao Comitê de Finanças como uma boa fonte. Ele gostaria de fazer parte do Comitê de Finanças, e tem ideias para configuração. Barry declara que Randy estará encarregue disso! “Fácil, Feito.”
Gwen gostaria de acrescentar mais uma coisa antes de encerrar. Ela gostaria de informar todos sobre a próxima expo de serviços que está a acontecer no final do mês. Ela notou que o Comitê de Finanças e CP tinham sido atribuídos à mesma sala de discussão então gostaria de convidar os membros do Comitê de Finanças para a próxima reunião do Comitê do CPC na 4ª segunda-feira do mês que é às 18:30 hora do Leste ou 15:30 hora da Califórnia. Ela terá um ensaio antes da Assembleia para finalizar tudo. Ela está animada por trabalhar com o Comitê de Finanças e gostaria de torná-lo divertido e “brincar na caixa de areia lindamente”.
Felix tem estado a tomar notas para poder falar com Jennifer. Felix pergunta a Gwen sobre a expo de Serviços e se deveriam contactar Gwen ou o seu Suplente para rever ideias. Gwen diz que não está muito investida no produto final já que não estará lá mas facilitaria a conversa. Ela diz que gostaria de dar as boas-vindas às pessoas à sala de discussão e quer que haja uma atração suficientemente grande para inspirá-las a voltar e contribuir nos comitês.
Todos agradecem a Felix por liderar a reunião e dizem que fez um ótimo trabalho.
Felix pergunta se há uma moção para encerrar. Gwen concorda.
Sem comentários.
Felix encerra com a declaração de responsabilidade
