Atualização para finanças – Jun 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 8 de junho de 2024
8:00 – HST
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Joanne B – IGR para o Grupo Serenity em Tampa
Gwen M – presidente do CPC
Susan r. – presidente da OIAA (sexto mês)
Após a Oração da Serenidade, Jennifer pede aos participantes para se apresentarem. Jennifer apresenta-se como a Tesoureira da OIAA. Joanne apresenta-se como a IGR para o Grupo Serenity em Tampa. Gwen apresenta-se como a Presidente do CPC. Susan apresenta-se como a Presidente da OIAA, enfatizando “Sexto Mês”. Jennifer começa com a Agenda e pergunta se alguém gostaria de acrescentar algo. Ela diz que gostaria de apresentar a Revisão Financeira à Assembleia Anual usando o mesmo formato que o Comité de Finanças usa e acrescenta que também criou um Procedimento de Viagem.
Gwen gostaria de solicitar alguns minutos mais tarde para esclarecimento sobre se o CPC precisaria de um tradutor e gostaria de alguns conselhos sobre como manter-se dentro do Orçamento, pois não tem certeza dos procedimentos gerais. Ela diz que tem trabalhado com alguém que só fala português e que gostaria de ajudar a juntar-se à sua irmandade. Jennifer adiciona-a à Agenda.
Susan diz que vão fazer a Revisão Financeira na próxima semana e não tem certeza se a Erica vai aparecer. Ela pergunta quem contactar para questões da Revisão Financeira. Jennifer responde que Leslie ou o Comité de Revisão Financeira devem ser contactados. Embora Jennifer vá estar separada da Revisão Financeira, ela diz que estará disponível para qualquer solicitação Financeira. Susan está preocupada em usar o correio eletrônico pessoal de alguém e diz que quer publicá-lo no chat da reunião. Gwen pergunta se há uma forma de criar um correio eletrônico do Comité Financeiro que o público possa contactar para que as consultas não vão para um endereço de correio eletrônico pessoal externo. Susan diz que atualmente vai para o endereço de correio eletrônico da OIAA da Jennifer. Jennifer finaliza que Leslie deve ser a pessoa de contacto.
Revisão das atas da reunião anterior
Jennifer pergunta se todos conseguiram rever as atas de abril e coloca-as no ecrã. Ela informa o grupo que fez algumas correções gramaticais. Ela revê as atas em voz alta e diz que está contente por terem tido visitantes da última vez. Ela também está satisfeita por terem conseguido responder às suas perguntas. Ao rever as Atas, Jennifer reitera que ainda terão de descobrir onde colocar os fundos excedentes no final do ano. Além disso, o Comité Financeiro discutirá a sua recomendação para apresentar à Assembleia. Susan propõe aceitar as atas.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer declara que gostaria de convidar qualquer pessoa com perguntas ou interesse a juntar-se às reuniões do Comité Financeiro todos os segundos sábados de cada mês.
Revisão da variação orçamental
Jennifer traz à tona a Variação do Orçamento. Houve pouco menos de 9.200 $ em Receitas, o que está acima do orçamento em cerca de 1.700 $. Até à data, temos 5.700 $, o que está acima do orçamento. Ela explica que construíram o Orçamento para ser conservador nas Receitas, então foram agressivos no lado das despesas para não terem surpresas.
Ela continua dizendo que a OIAA pagou o Seguro de Responsabilidade Civil Geral para o mês de maio. Houve algumas despesas relacionadas com correios e taxas organizacionais para o Registo de Caridade de Nova Jersey. Também houve taxas do Paypal e Stripe que estão diretamente associadas às Receitas. Ela diz que a OIAA enviou três membros do Conselho para um webinar que foi oferecido pro bono. As taxas Profissionais são para o sistema de contabilidade. As despesas da Conferência são para a próxima ICOAA em agosto, à qual a Secretária e a Presidente da OIAA vão assistir. Ela explica que, embora esteja no Orçamento, esta despesa aparecerá em agosto. Ela continua dizendo que a despesa especial do Trabalhador Técnico tem estado consistentemente abaixo do orçamento em 4.600,00 $, até à data, e que também houve algumas pequenas despesas de Interpretação/Tradução. A despesa mensal do Zoom, alojamento do Website e despesas de Interpretação/Tradução estão categorizadas sob Despesas Relacionadas com o Google e ficaram pouco abaixo dos 5.000,00 $. Ela termina dizendo que, até à data, estão “23.000 $ no positivo”, comparado com o Orçamento. Jennifer pergunta se há outras perguntas sobre a Demonstração de Resultados.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do balanço patrimonial
Jennifer partilha o Balanço no ecrã. Ela declara que há 127.000,00 $ em dinheiro no banco. 5.500,00 $ estão reservados para a Convenção de 2025 a realizar-se no Canadá. Então, tendo isso em mente, há 122.000,00 $ disponíveis em Dinheiro. Ela pergunta se há perguntas ou comentários sobre o Balanço.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão das contribuições
Jennifer diz que há muitos grupos novos com contribuições significativas. Ela declara que o Early Group deu quase 900,00 $. O Just for Today Virtual Group também é um grande contribuinte para maio. Ela também acrescenta que há uma diferença significativa entre contribuições Individuais vs. de Grupo. Susan gostaria de saber se há uma forma de ver contribuições Internacionais. Jennifer responde que o Paypal sim, mas o Stripe não. Ela também diz que a Nova Zelândia se tornou um contribuinte significativo juntamente com a França. Joanne pede à Jennifer para repetir quantos grupos contribuíram no mês passado. Jennifer responde que 59 grupos contribuíram pouco menos de 9.200,00 $.
Avançando pela Agenda, ela gostaria de partilhar o que vai apresentar no próximo sábado na Assembleia para o Comité de Finanças. Jennifer apresenta uma apresentação para apresentar a lista de tarefas que o Comité de Finanças realizou. O Comité de Finanças da OIAA Assistiu com a Secção de Finanças das Diretrizes, registou-se no Registo de Caridade de Nova Jersey, criou um Processo de Fornecedor Documentado, que ela diz será útil quando tiver uma Solicitação de Fundos Não Orçamentada. Ela tem 2 páginas compilando os processos de fornecedor do orçamento, variações mensais, orçamento mensal e contribuições mensais que precisam de ser submetidas. Ela continua dizendo que o Comité de Finanças também adicionou a nova opção de pagamento eletrônico, Stripe, administrou a Interpretação Upwork e iniciou a Revisão Financeira Independente na Assembleia do ano passado. Ela também reitera que a Declaração de Impostos está Atual e o Comité de Finanças também mudou o seu horário regular programado para incluir participantes Internacionais. Jennifer gostaria que todos se juntassem a nós todos os segundos sábados de cada mês. Ela pede comentários, adições e diz que a apresentação será feita na Assembleia.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Gwen agradece à Jennifer por tudo o que ela fez e diz que ela tem tanto trabalho incrível e está emocionada. Jennifer agradece-lhe e pergunta se todos estão bem com a apresentação. Susan responde: “Bom trabalho.”
Revisão do procedimento de viagem
Jennifer gostaria de rever o novo Procedimento de Viagem que implementou e documentou. Ela observou o processo desde que é a Tesoureira. Se alguém vai viajar às custas da OIAA, então terá de usar este procedimento. O viajante deve ir à Assembleia e a viagem deve ser aprovada pela Assembleia como uma “Despesa Não Orçamentada”. Então, a Tesoureira dará opções de voo e reservará os voos usando o cartão de débito da OIAA. Se houver requisitos especiais, o viajante teria de pagar por essas mudanças. Ela pede opiniões. Gwen pergunta se a pessoa poderia ser obrigada a apresentar um Relatório de Despesas dentro de 30 dias. Jennifer responde que é por diária. Gwen está emocionada por não ser um fator. Ela também sugere que insiram “ou outro indivíduo nomeado pela Tesoureira” no Número 3. Jennifer muda, mas enfatiza que a Tesoureira tem de estar a olhar para os números das despesas e tem de ser o ponto de contacto. Alguma Pergunta?
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão de outros assuntos
Jennifer pede para rever o último item da Agenda, que é a Interpretação CPC da Gwen.
Gwen diz-lhes que tem uma pessoa que gostaria de vir para o seu grupo, mas ela só fala português. Ela gostaria de convidá-la para uma reunião de comité, mas então precisaria de um Intérprete. Como procederia para solicitar serviços de tradução e deveria fazer o seu pedido com 2 semanas de antecedência?
Jennifer responde que seria ela a fazer essa tarefa, pois tem recebido todos os pedidos de Interpretação. Ela também diz que sabe que pode conseguir um intérprete rapidamente porque tem feito todos eles para a próxima Convenção. Gwen gostaria de solicitar que ficasse abaixo dos 500 $ para não perturbar tremendamente o Orçamento. Jennifer responde que orçamentou para isso usando uma “taxa mista” de 37 $/hora para Upworks e está no lado alto do que a realidade é. Ela explica que normalmente varia de cerca de 20 $/hora. Ela diz que usar Upworks elimina tantos problemas relacionados com contabilidade, 1099s e papelada.
Desde que tem feito as necessidades de Interpretação das Convenções, ela gostaria de partilhar com eles o que tem feito para o lado da Tradução da Convenção. Ela diz que tem trabalhado tanto nisso, correndo para conectar esses intérpretes com o evento certo, que tem estado obcecada com o lado organizacional geral do programa de Interpretação. Ela tem contratado e conectado e organizado todos os intérpretes para este projeto.
Ela diz à Gwen que o seu conselho seria passar pelo Processo de Fornecedor. Nesse processo, há um “Formulário de Solicitação Não Orçamentada”. É aqui que ela pode submeter um pedido. Gwen diz que se a pessoa conseguir vir à reunião, ela conectará com Jennifer para fazer o pedido de interpretação. Jennifer diz-lhe que se ela está a procurar mantê-lo abaixo dos 500 $ e está a pedir para o resto do ano, eles precisariam de estar cientes disso em breve para poderem planear. Gwen diz que fará esse pedido hoje e pergunta onde pode encontrá-lo. Jennifer responde que está anexado sob o Formulário do Processo de Fornecedor. Ela e Susan começam a procurá-lo para a direcionar. Gwen pergunta se o formulário de Solicitação Não Orçamentada pode ser encontrado no website. Jennifer declara que não gostaria que esse formulário de solicitação estivesse no website, pois é bastante sensível.
Jennifer quer partilhar que ela e Beth têm estado a trabalhar arduamente nos pedidos de Interpretação para a Convenção. Ela mostra-lhes os layouts da Convenção e diz que há quatro salas diferentes e 2 Intérpretes por idioma. O dia 25 tem as quatro salas e fazendo uma taxa mista de 37 $/hora, mais uma transição de 15 min entre elas, ela tem 56 horas de interpretação, duas pessoas por sala. 28 horas de Interpretação e 56 horas totais para os trabalhadores. O dia 26 tem o mesmo tipo de coisa com quatro salas e dois Intérpretes, 32 horas de Interpretação e 64 horas de trabalhador no total. O dia 27, e 3º dia, haverá 33 horas de Interpretação, horas de trabalhador totais 66 horas. Então, ela tem 186 horas-homem para preencher e declara que só tem cerca de um terço feito agora. Tendo de preencher todos os pedidos de idioma de francês para espanhol, e francês para português e assim por diante. Ela acrescenta que é absolutamente o maior desafio que já enfrentou na OIAA até à data. O orçamento total é 8.450,00 $. Jennifer estima estar acima do Orçamento em apenas 152,00 $. Então, dito isso, ela está bastante confiante de que cumprirá o Orçamento. Gwen está impressionada e diz que aprecia todo o trabalho incrível que Jennifer tem feito desde que se tornou Tesoureira e elogia o Comité de Finanças por tudo o que fez.
Jennifer diz que está tão feliz por ter assumido os pedidos de Tradução porque não conseguia imaginar em que desordem os pedidos estariam se ela não tivesse. Gwen diz que não consegue acreditar que não há mais participantes nestas Reuniões do Comité de Finanças! Susan diz que vai sonhar com folhas de cálculo. Jennifer concorda e diz que a coisa da Interpretação é a coisa mais difícil que já fez para a OIAA. Gwen diz que entende, pois já o fez para uma organização menor. Jennifer diz que a OIAA é incrível e como adora a aura da OIAA. Jennifer diz que poderiam ficar depois, mas deveria fechar a reunião.
Jennifer fecha com a declaração de responsabilidade
