Atualização para finanças – Out 2023
Comitê de Finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 14 de outubro de 2023
8:00 – 9:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Participantes:
Jennifer – servindo como Tesoureira
Terry n. presidente da convenção da OIAA
Jeff – Secretário da OIAA
Felix – Tesoureiro suplente
Beth – vice-presidente da Unidade
Mark – presidente de tecnologia
Barry – membro conselheiro de finanças
Eldin – vice-presidente do PAC
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes participam.
Revisão do esboço da agenda:
Jennifer compartilha a Agenda e pede adições. Jennifer pergunta se há questões ou preocupações sobre a Agenda.
Felix levanta a mão e declara uma Moção para Aceitar a Agenda.
Terry apoia.
Chamada para qualquer oposição
Nenhum
APROVAÇÃO DA AGENDA
Revisão das atas do mês anterior:
Jennifer pergunta se todos gostariam de Aceitar ou Revisar as Atas
Mark reclama que são muito longas. Jennifer explica que foi uma reunião de 3 horas com muita informação sobre o Orçamento.
Terry faz uma moção para aceitar
Felix apoia para aceitar
Jennifer pede oposição
Nenhum
APROVAÇÃO DA ATA DA REUNIÃO ANTERIOR
Revisão dos relatórios financeiros.
Jennifer começa dizendo que as receitas de setembro foram pouco menos de $4.600,00 com taxas do Paypal associadas ao total.
Taxa de contabilidade é $37,00 para software de contabilidade.
Despesas da conferência para dois participantes na ICOAA. Jennifer explica que o valor é uma provisão para a Convenção Internacional de 2025. Jennifer explica para Terry que seus custos não foram orçados para o próximo ano e que ela vai mostrar o balanço para ver o que está disponível.
Serviços de tradução. Devido a não conseguir utilizar o pessoal usual de ASL, há uma despesa de $495 para intérpretes de ASL.
Outras Tecnologias são todos os serviços do Google como: Google Suites, Google Cloud, etc.
Hospedagem e gestão do site é para os trabalhadores especiais de tecnologia. Jennifer explica que o comitê de tecnologia recebeu seu pagamento final de $5.000,00 e que também receberam seu primeiro pagamento por um serviço de duas semanas em setembro.
Jennifer finaliza dizendo que têm uma perda líquida de pouco menos de $5.600,00.
Felix gostaria de identificar os custos de forma mais clara. Por exemplo: Custos de tradução, que são alguns dos mais altos, ele gostaria de detalhar essas transações de forma mais clara e classificar para qual grupo são. Jennifer também declara que ela registra como “Assembleia”. Jennifer concorda e declara que o orçamento do próximo ano fornecerá essa informação.
Chamada para comentários/questões sobre variação orçamentária:
Sem perguntas ou feedback
Revisão da folha de contribuições
Jennifer começa dizendo que Sober in China fez outra contribuição. Jennifer diz que enviou para Jan BB as informações deles e está tentando incluir Sober in China no diretório.
Mark pergunta sobre o total sendo $4568 e se este foi o mês “baixo”. Jennifer responde que este valor foi de setembro e este foi o mês lento. Mark menciona como seu grupo doméstico não pagou e Jennifer concorda que tem recebido pagamentos de indivíduos PARA seu grupo doméstico, não DO seu grupo doméstico.
Beth pergunta se grupos internacionais fazem uma grande contribuição ou quer saber como o dinheiro internacional chega. Jennifer responde que os grupos internacionais são como qualquer outros grupos e depende. Jennifer responde que às vezes fazem mensalmente, às vezes trimestralmente, às vezes anualmente.
Beth pergunta se há um valor que desencadearia alarmes ao enviar dinheiro internacionalmente. Ela pergunta se há um limite chegando através do Paypal.
Jennifer responde que não, não há.
Jennifer diz que Steve, o antigo tesoureiro enviou $1066,00.
Barry diz que essas transações foram de contas antigas do Paypal que foram mantidas em contas pessoais quando a OIAA começou. Houve dificuldade em obter os pagamentos do Paypal e Steve trabalhou nisso com sucesso.
Chamada para comentários/questões sobre contribuições.
Sem perguntas ou feedback
Revisão do balanço
Jennifer declara que o Dinheiro está em $93,5k. Jennifer diz para Terry que ela tem $5.000 provisionados para as Despesas de Tradução Internacional de 2025. Ela também diz que até 2024, devem ter $5.500 e deve ser mais que suficiente para começar. Se houver outras despesas, podem abordá-las em 2025.
Terry pergunta se isso é tudo e Jennifer responde que pinos não estão nesta provisão.
Jennifer termina dizendo que o patrimônio total é o valor de dinheiro disponível.
Chamada para questões/comentários sobre o balanço.
Sem perguntas ou feedback
Revisão da pauta
Terry gostaria de começar perguntando se poderiam recategorizar de “Passivos” para que possam identificar mais facilmente.
Jennifer explica que o sistema chama de despesa provisionada e que esta é a única coisa nesta categoria por enquanto, então deve ser fácil de identificar.
Jennifer pergunta se todos revisaram a Agenda conforme foi enviada antes da reunião.
Ela começa dizendo que discutiram o orçamento extensivamente na última reunião, então estão apenas revisando a compilação da discussão.
Jennifer declara que houve muitas mudanças feitas. Começando com a redução do orçamento do comitê de tecnologia de $20.000 para $10.000. O Orçamento do Presidente da Convenção para Tradução está em espera para alguns workshops de diretrizes e reuniões de presidentes de comitê/conselho. Orçamento caiu de $8000 para $4000. A mudança é cerca de $1000 do que foi apresentado às finanças da última vez.
O resultado final é que está quase em -$29.000. Os valores reais vão para essas duas categorias.
Jennifer aponta para Felix onde os números estão mostrando as entidades e onde vão. Felix concorda e continuam. Jennifer pergunta se há questões ou preocupações.
Barry pede para revisar a receita novamente. Ele indica as previsões.
Jen explica que todo trimestre historicamente tem receitas menores, então 3, 6, 9, 12 têm historicamente receitas menores, como setembro.
Barry pergunta se esses números são baseados na melhor estimativa e Jennifer responde que é baseado no histórico.
Felix também reitera que estão simplesmente aplicando um ajuste sazonal baseado em crescimento mês a mês. Barry pergunta se o total orçado é cerca de $83.000. Jennifer concorda e parece que todos estão entendendo sobre as projeções. Jennifer pergunta se alguém tem questões sobre o orçamento.
Jennifer pede mais discussão ou questões sobre orçamento.
Chamada para objeções para enviar aos membros.
Nenhuma oposição
Aprovação para compilação orçamentária
Mark sai abruptamente e ele era o anfitrião das transcrições. Eldin assume a gravação assim que percebe que Mark estava saindo. Eldin salva o dia!
Revisão do estatuto de finanças
O próximo item da agenda é o estatuto de finanças. Jennifer declara que tentou estabelecer que o tesoureiro pode ser o presidente de finanças, mas que muitas pessoas não gostaram da ideia. Ela continua que não há presidente interino para o comitê de finanças com o conselho. Então, ela gostaria de estabelecer quais são seus papéis no comitê de finanças. Atualmente, o tesoureiro está fazendo todas as funções de presidente de finanças.
Terry pergunta se é demais. Jennifer diz que não, mas recomenda que a auditoria ainda seja benéfica e gostaria de estabelecer os papéis dos membros do comitê de finanças. Ela sugere começar do zero.
Jennifer pergunta se gostariam de mudar o tesoureiro, ou adicionar um presidente de finanças, ou devemos deixar as responsabilidades com o tesoureiro.
A preocupação de Terry é que o presidente não fará tanto quanto Jennifer e gostaria que quem quer que seja se junte com Jennifer para trabalhar. Jennifer declara que ficaria feliz para alguém mais vir e ajudar.
Felix declara que se ele fosse feito Tesoureiro, teria que delegar a maioria das tarefas que
Jennifer faz ela mesma. Ele também acredita que uma auditoria interna forneceria mais percepção sobre como conduzem suas finanças. Desta forma podem definir as funções e responsabilidades reais delegadas dentro do comitê de finanças.
Barry acredita que haverá outras complicações se o Presidente de Finanças e o Tesoureiro forem duas entidades separadas. Ele diz que Spencer, o anterior, preparava as Agendas, mas não tinha acesso à conta bancária. Então Brian o tesoureiro teve que contratar alguém para fazer a administração geral do comitê. Ele adiciona que a melhor forma seria o Tesoureiro também ser o Presidente.
Barry pergunta quem tem acesso ao Xero e dinheiro. Jennifer responde que são ela, Felix, Susan e Jeff. Além disso, todo o conselho pode ver a conta do Paypal. Barry diz que acha que isso é muito mais acesso do que era antes.
Terry quer declarar que se a Assembleia da OIAA acredita que deveria haver um Presidente, eles deveriam seguir o que é sugerido.
Jennifer e Barry respondem que não houve votação.
Jennifer também quer dizer que no estatuto, está sendo deixado em aberto para a oportunidade ser levantada se houver interessados na posição.
Beth A. gostaria de elogiá-los por trazer a opção de auditoria.
Eldin gostaria de identificar o que esta moção está esclarecendo. Jennifer responde que é se querem manter o estatuto inicial, ou adicionar a necessidade de um Presidente de Finanças no estatuto. No entanto, parece que estão bem com o que está em vigor.
Jennifer pergunta se há oposições ao Estatuto.
Nenhuma.
Aprovação da aceitação do estatuto
O último item para discussão é o esboço que Eldin elaborou para um procedimento de auditoria interna. O Tesoureiro começa a revisar o procedimento. “O Objetivo é Garantir a utilização responsável de doações pelos membros da OIAA, apoiar a recuperação contínua de alcoólicos e manter a transparência financeira.
Jennifer continua lendo: “Âmbito. A auditoria abrangerá transações financeiras, registos, conformidade com regulamentações financeiras sem fins lucrativos. E medidas de cibersegurança, Procedimentos de auditoria, verificação de transações.
Explicação: Este procedimento envolve verificar a precisão e legitimidade das transações financeiras. Exemplo: Selecionar uma amostra de 50 doações feitas via PayPal no último trimestre. Fazer referência cruzada dessas transações com documentação de apoio para garantir que se alinhem com os propósitos e valores declarados.
Auditoria de conformidade. Explicação: Além da auditoria de conformidade mencionada anteriormente, a OIAA deve conduzir revisões periódicas para manter seu status de isenção fiscal e aderir às regulamentações sem fins lucrativos. Exemplo específico: A OIAA deve revisar e atualizar regularmente seu status sem fins lucrativos com a Receita Federal garantindo que continua a atender aos requisitos para o status de isenção fiscal 501c3. Além disso, a organização deve manter registos de quaisquer mudanças em seus estatutos, estrutura do conselho, ou declaração de missão e reportar essas mudanças aos órgãos regulamentadores apropriados.
Análise de demonstrações financeiras. Explicação: Analisar demonstrações financeiras para precisão e completude. Exemplo: Examinar declarações de renda e balanços. Comparar figuras reais com valores orçados. Investigar variações significativas e suas causas, como aumentos em fontes específicas de doação ou mudanças em ativos e passivos.
Avaliação de cibersegurança. Explicação: Avaliar medidas de cibersegurança para proteger dados financeiros.
Exemplo: Conduzir varreduras de vulnerabilidade e testes de penetração para identificar fraquezas nos sistemas online da OIAA. Fazer recomendações para melhorar a cibersegurança.
Revisão de processo operacional. Explicação: Examinar processos financeiros para eficiência.
Barry menciona o Paypal e como devem examinar o status do Paypal já que nunca conseguiram o acordo sem fins lucrativos com o Paypal. Devem investigar para garantir que esteja em vigor.
Jennifer declara que não investigou e agora o fará e agradece-lhe pela informação.
Terry gostaria de adicionar que as palavras ‘contribuições’ e doações estão em funcionamento na documentação e devem usar uma ou outra.
Felix quer explicar que significam a mesma coisa em duas áreas diferentes.
Jennifer adiciona que é isento de impostos e pode ser deduzido todos os anos. Ela continua lendo o documento do processo, “Revisão de processo operacional. Explicação: examinar processos financeiros para eficiência, exemplo correspondente, mapear o processo de coleta de doações. Identificar etapas manuais e sugerir soluções de automação para otimizar o processo.
Análise orçamentária e de orçamento. Explicação: comparar desempenho financeiro real com o orçamento. Exemplo: analisar relatórios financeiros do portal para identificar variações orçamentárias como gastos excessivos ou subutilização de fundos, recomendar ajustes ao orçamento baseados nos achados.
Avaliação de risco. Explicação: Identificar e avaliar riscos financeiros. Exemplo: avaliar o risco de fraude de pagamento online devido à dependência do PayPal. Avaliar a probabilidade e impacto potencial deste risco. Desenvolver estratégias para mitigá-lo, como melhoria na detecção de fraudes.
Trilha digital de aprovações. Explicação: durante todo o processo de auditoria. É essencial documentar e manter uma trilha digital. De todas as aprovações, rejeições e comentários relacionados a solicitações de despesas. E outras transações financeiras. Exemplo: o sistema automatizado de aprovação de despesas gera um registro digital abrangente que registra quem aprovou ou rejeitou cada solicitação de despesa. Junto com quaisquer comentários ou notas fornecidas durante o processo de aprovação. A trilha serve como um registro de auditoria oferecendo transparência e rastreabilidade de cada decisão financeira. Documentação: todos os procedimentos de auditoria serão documentados com apoio. Evidência e achados. Relatórios: achados de auditoria e recomendações serão compilados.
Em um relatório de auditoria detalhado para revisão pelo Comitê de Finanças, Conselho e Assembleia. Acompanhamento: o comitê de finanças monitorará a implementação de recomendações e acompanhará o progresso.
Para garantir que ações corretivas sejam tomadas. Melhoria contínua: resultados de auditoria servirão como base. Somos melhoria contínua de processos e gestão de riscos dentro da OIAA.
Felix quer comentar que está fazendo sua aula de gestão de risco financeiro e que isso parece exatamente com o que está estudando agora. Ele elogia Eldin por este relatório bem escrito.
Jeff gostaria de saber se o comitê seguirá em frente com a auditoria utilizando o documento. Ele aconselha estabelecer um subcomitê e pergunta a Jennifer qual era seu plano para a auditoria.
Jennifer responde que já tem 3 pessoas configuradas para o subcomitê. Ela nomeia Eldin, Leslie das comunicações que tem experiência financeira, e Erica que foi a secretária anterior e também tem experiência financeira. Jennifer pergunta a Eldin se ele poderia começar comunicação com Leslie e Erica para começar em janeiro para auditoria de 2023.
Jeff diz que conseguir nos policiar vai percorrer um longo caminho para garantir confiança dos membros. Ele aplaude a referência.
Jennifer quer terminar dizendo que uma vez que o processo começar, ela não pode e não ajudará de forma alguma além de responder perguntas. Ela só pode dar acesso. Ela reitera que não pode dirigir ou orientar.
Felix gostaria de saber se o comitê de auditoria tem que ser nomeado pelo conselho atual que então reteria mais independência.
Jeff aconselha que provavelmente deixariam isso para o comitê de finanças conduzir contanto que não houvesse conflito de interesse aparente.
Jennifer, mas este comitê vai situar-se externo ao comitê de finanças. Vai de fato apenas reportar ao conselho.
Terry faz uma moção para fechar a reunião.
Jennifer pergunta por qualquer oposição.
Jennifer fecha com oração de responsabilidade
–Reunião do Comitê de Finanças Termina –
21:24 HDT // 12:24 PDT // 15:24 EDT–
