Participantes:

Beth a., administradora internacional

Jeff b., Secretário

Felix e., tesoureiro suplente

Mark M., presidente de tecnologia

Barry m., administrador geral

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião às 14:06. A reunião começou com a oração da Serenidade.

Visão geral da agenda: Atas, Relatório do Tesoureiro, Negócios antigos: Comissão de Comunicações – Fórum IGR, Novos Negócios – Formação de Equipa, Comissão de Acessibilidades, Plano estratégico, Relatórios dos Oficiais.

Aprovação das atas da reunião – Jeff b., Secretário

• 8 de setembro de 2024: Jeff reviu estas atas e não houve comentários ou correções
  • Moção: Mark fez uma moção para aceitar as atas como apresentadas e Barry secundou essa moção. Ninguém se opôs. Atas aprovadas.

Relatório do Tesoureiro – Felix e., tesoureiro suplente

• Felix relata que a nossa receita é 130% do orçamento. Houve um aumento de 40% nas contribuições dos grupos, com as contribuições individuais ligeiramente abaixo das expectativas.
• Ele relatou que a nossa receita líquida é maior porque gastámos menos dinheiro do que o esperado, após o que mencionou alguns dos itens de grande valor onde os gastos foram menores.
• Felix afirmou que a nossa conta corrente está em 84.000 $ e a nossa reserva prudente tem 55.000 $.
• Felix mencionou que as contribuições dos grupos variam de 20 $ a 300 $.

Comentários/Perguntas sobre os relatórios financeiros:

• Mark perguntou sobre o carregamento dos relatórios financeiros, que parece ter sido feito duas vezes, uma sem anexos e outra com. Felix confirmou que este foi de facto o caso. Mark afirmou que iria eliminar os duplicados.

Negócios antigos

Comissão de Comunicações e o fórum IGR – Susan r., presidente

• Susan mencionou que a Comissão de Comunicações se voluntariou para assumir o planeamento e a execução das sessões do Fórum IGR daqui para a frente e precisamos informá-los porque o próximo Fórum IGR é em janeiro.
• Beth sugeriu que, se o Fórum IGR estiver sob a responsabilidade do Vice-presidente, devemos esperar até às Eleições para tomar esta decisão. Susan respondeu que esta não é necessariamente uma função do Vice-presidente.
• Mark sugeriu que não tornássemos isto uma função da Comissão de Comunicações neste momento, mas que lhes pedíssemos para cuidar do Fórum IGR de janeiro. Mark esclareceu que não estava a sugerir isto como um teste para a Comissão de Comunicações e considerou que a rotação desta responsabilidade entre as Comissões era a sua abordagem preferida. Afirmou de forma inequívoca que se oporia a qualquer sugestão de colocar permanentemente o Fórum IGR com a Comissão de Comunicações.
• Jeff afirmou que acredita que a função de conduzir os Fóruns IGFR precisa de estar alojada em algum lugar e, se não for com a Comissão de Comunicações, então deve residir com o Vice-presidente ou com uma comissão de planeamento do Fórum IGR. Afirmou que estava bem em permitir que o Fórum IGR de janeiro fosse conduzido pela Comissão de Comunicações.
• Mark explicou que observou que os primeiros 2 ou 3 Fóruns IGR foram repetitivos e focados unicamente no papel do IGR. Acredita que este é um fórum para os IGRs e que deve ser “do povo, pelo povo e para o povo”. Acredita que a rotação da responsabilidade pelo Fórum IGR entre as comissões permanentes proporcionaria uma abordagem mais robusta.

Formação de equipa – Jeff b., Secretário

• Jeff afirmou que na última sessão da reunião do Conselho Executivo votámos para realizar uma sessão de formação de equipa baseada numa teoria de personalidade chamada Indicador de Tipo Myers-Briggs, ou MBTI.
• Jeff mencionou que falou com um amigo seu, o Dr. Toni La Motta, e desenvolveu uma proposta, que enviou ao Conselho, para um workshop de formação de equipa que custaria 400 $.

Comentários/Perguntas sobre um workshop de formação de equipa:

• Beth comentou que não se opunha a isto, mas que queria salientar que precisamos ter em mente que somos alcoólicos.
• Mark mencionou que Beth tinha um bom ponto e que temos um programa e talvez uma atividade de grupo fosse mais útil.
• Susan mencionou que se sente desconfortável em usar dinheiro da cesta para um workshop de formação de equipa e que temos 36 princípios para utilizar. Afirmou que o dinheiro foi destinado a ser usado para o BoardSource.
• O Conselho decidiu não gastar este dinheiro num workshop de formação de equipa, mas talvez uma atividade do Conselho devesse ser planeada em vez disso. Mark afirmou que iria investigar várias ideias.

Novos assuntos

Criação de uma comissão de acessibilidade – Jeff b., Secretário

• Jeff reviu com o Conselho uma apresentação em PowerPoint que preparou sobre a criação de uma Comissão de Acessibilidade. A sua apresentação discutiu o propósito desta comissão, os vários membros da AA com barreiras de acessibilidade que seriam servidos e as atividades de tal comissão.

Comentários/Perguntas sobre a Criação de uma comissão de acessibilidade:

• Mark comentou que não tinha certeza do que uma Comissão de Acessibilidades faria, pois já há muita informação disponível que os grupos podem usar. Jeff respondeu que a disponibilidade de muita informação é parte do problema, pois os grupos precisam de ajuda para aplicar esta informação nos seus grupos.
• Beth afirmou que não entende por que precisamos de uma comissão como esta. Afirmou que há todo o tipo de alcoólicos a abordar, como negros, bipoc, mulheres, aqueles que têm barreiras linguísticas e a lista continua. Perguntou de onde veio esta ideia e se foi da nossa discussão sobre ASL, então para a nossa convenção internacional de 4.200 inscritos, houve apenas 3 pedidos de ASL. Afirmou que o maior desafio com os grupos em todo o mundo é que não falam inglês.
• Mark afirmou que o nosso maior desafio de acessibilidade da OIAA continua a ser a língua e a tradução. A outra preocupação de Mark era que não temos experiência com Acessibilidade e não temos ninguém conhecedor para liderar tal comissão.
• Beth sugeriu que adiássemos isto e levássemos um mês para rever os materiais. Sugeriu que poderíamos ganhar alguns insights da Convenção Internacional.
• Barry afirmou que precisamos de seguir as diretrizes WCAG para o nosso site e que agora há um padrão 2.2. Mark afirmou que a Comissão de Tecnologia está comprometida com duas coisas: 1). Auditar o site em relação à acessibilidade para cores e contraste e coisas assim e 2). começar a planear o site 2.0 e como podemos melhorar as traduções.

Plano estratégico – Jeff b., Secretário

• Jeff relatou que não tinha nada a partilhar sobre um plano estratégico. Afirmou que não tinha certeza se queria assumir outro exercício como este que o Conselho depois decidiria que não é necessário.
• Susan afirmou que pensava que um plano estratégico era um requisito do Conselho. Jeff respondeu que um plano estratégico não era um requisito do Conselho e que temos operado sem um há bastante tempo. Afirmou que não há nada nos nossos Estatutos ou Diretrizes que exija um plano estratégico. Jeff afirmou ainda que acredita que não ter um plano estratégico é problemático e que é um dos documentos no Livro do Conselho.
• Mark afirmou que gostava da ideia de um plano estratégico ou pelo menos de uma previsão de 5 anos.
• Jeff mencionou que já fez planos estratégicos antes e que são simples de desenvolver. Afirmou que se desenvolvem objetivos para a organização e depois se divide cada objetivo em metas, ou metas inteligentes, seguidas de um plano de implementação para cada meta. Afirmou que se é isso que o Conselho procura, então poderia criar uma proposta.
• Susan afirmou que Jeff teria uma semana para apresentar um plano porque a próxima reunião do Conselho Combinado é daqui a uma semana.
• Beth sugeriu que esperássemos até depois da Convenção para avançar com esta ideia.
• Susan sugeriu que o conceito de um Plano Estratégico pode ser apresentado na reunião do Conselho Combinado e depois discutido mais a fundo na reunião do Conselho de dezembro. Nessa reunião, poderíamos ter uma reunião do Conselho abreviada com apenas atas e um relatório do Tesoureiro e depois focar no plano estratégico. Os presidentes das Comissões seriam convidados para esta reunião.

Relatórios dos Oficiais

Relatório da Presidente – Susan r.

• Susan afirmou que havia alguns problemas do PAC com grupos com os quais estava envolvida.
• Susan relatou que tem a sua apresentação para a comissão de Unidade e pediu a Beth que a distribuísse aos intérpretes. Beth concordou em fazê-lo.
• Susan afirmou que teve uma experiência agradável a fazer o podcast Grapevine ontem.
• Afirmou que pediu à Comissão de Comunicações que fosse responsável pelo Fórum IGR de janeiro.
• Susan afirmou que gostou muito da Feira de Serviços que tivemos em julho e perguntou se Mark estaria disposto a fazer outra em junho próximo.

Comentários/perguntas sobre o relatório da presidente

Não houve comentários ou perguntas.

Relatório do Secretário – Jeff b., Secretário

• Jeff mencionou que a sua suplente, Anita, tem estado a recuperar de uma cirurgia na coluna e não tem sido capaz de ajudar com quaisquer deveres de Secretariado temporariamente. Jeff pediu ao Conselho que a mantivesse nas nossas orações.
• Jeff afirmou que teve de assumir a tarefa atribuída a ela de documentar e carregar todas as cartas de aceitação das Comissões na pasta do Livro do Conselho.
• Mencionou que recebeu um aviso do nosso agente registado, Incorp, sobre um novo requisito de relatório do departamento do Tesouro para identificar os proprietários beneficiários.

Relatório do Tesoureiro – Felix e., tesoureiro suplente

Sem relatório

Relatório de Tecnologia

• Mark relatou que recebeu uma chamada de um membro da Comissão de Tecnologia que era um Tech Stepper, na equipa de Eventos Zoom e na equipa de Administração de Nuvem, afirmando que tinha de se demitir porque, após 8 anos, teve de admitir que não era realmente um alcoólico.
• Mark forneceu uma atualização sobre o projeto de Membros usando o software Wild Apricot. Afirmou que uma licença para 2.000 membros foi adquirida para a primeira fase do projeto, o que permitirá um novo sistema para quórum e votação.
• Afirmou que na segunda fase o número de membros precisará ser aumentado para que toda a base de dados da Convenção Internacional possa ser importada.
• Mark mencionou que há um Workshop de Segurança a decorrer após a Convenção.

Comentários/perguntas sobre o relatório de tecnologia

• Susan perguntou a Mark sobre quem está a atualizar o site porque há algumas imprecisões que precisam ser corrigidas.
• Mark informou Susan que, se ela encontrar problemas no site, deve enviar as atualizações para website@aa-intergroup.org.

Relatório do Administrador Internacional – Beth A., Administradora Internacional

• Beth relatou que temos cerca de 4.000 inscrições com um grande afluxo do Irão e da Índia.
• Beth afirmou que tem recebido comentários e pedidos devido a alguns dos eventos que acontecem fora da AA. Mencionou que tem trabalhado com o Tech 12 para garantir vigilância e segurança na Convenção.

Comentários/perguntas sobre o relatório do administrador internacional

Não houve comentários ou perguntas.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

• As atas da reunião do Conselho de 8 de setembro ^de 2024 foram aprovadas.
• As atas da sessão executiva de 8 de setembro ^de 2024 foram aprovadas.

Respeitosamente submetido,

Jeff b.

Secretário(a) da OIAA