Susan R. deu início à reunião, abriu a reunião com uma oração pessoal e depois com a Oração da Serenidade às 14:00 EST.

Participantes:

Susan r., presidente

Jennifer b., tesoureira

Jeff b. Secretário

Mark m., presidente de tecnologia

Beth a., administradora internacional

Barry M., função de Administrador Geral

Anita m., Secretária suplente

Susan forneceu uma visão geral da agenda: Removido o copyright da agenda.

• Itens permanentes: aprovação das atas, relatórios do Secretário e do Tesoureiro,
  • Negócios antigos: diretrizes de viagem com relatório do Tesoureiro, relatório de inventário ad hoc.
  • Novos negócios: Pedido do presidente do CPC: As reuniões combinadas do Comité do Conselho do CPC são realizadas trimestralmente, de acordo com os estatutos, quando os presidentes dos comités apresentam relatórios. Será discutido durante o relatório do Tesoureiro. Discussão sobre vídeo na Assembleia, Discussão sobre Revisão Financeira Próxima: Sessão Executiva, Lembretes de eventos, Relatórios de Comités de Oficiais, Aprovação das Atas Executivas (se o tempo permitir)

Atas da reunião do conselho de 12 de maio de 2024:

• As atas do BOT de maio foram apresentadas por Jeff como foram enviadas até 8 de junho de 2024. Primeiro conjunto por Anita. O Conselho de Administração (BOT) reviu as atas. Foi feito um ajuste a alguns dos diálogos sobre viagens para o ICOAA que não estavam relacionados com a discussão.
  • Moção para aprovar as atas do BOT de 12 de maio de 2024, por Jeff e secundada por Barry M. Nenhum voto contra. Moção aprovada.
  • Comentários: Mark M. perguntou se as atas podem ser carregadas no site e Jeff disse que poderia fazê-lo até ao final desta semana.

Relatório do Secretário – Jeff b. Secretário:

Progresso no atraso das atas das reuniões. Uma folha de cálculo que acompanha o atraso foi carregada na pasta com o estado de cada item. O objetivo é ter todas as atas em atraso atualizadas e na pasta de reuniões do BOT, dentro do próximo mês ou assim. Todas as atas aprovadas desde o final de 2022, quando Jeff se tornou Secretário, foram carregadas na unidade do BOT. As reuniões do BOT estão organizadas por ano e em cada uma há uma pasta de atas aprovadas para carregar no site.

• Estado da Pesquisa de Membros: A pesquisa de membros para junho foi lançada. A pesquisa foi enviada a 2 de junho para membros, Oficiais e membros do Comité e estará aberta até 1 de julho de 2024. Serão enviados lembretes antes de fechar. Foram feitas noventa entradas. Em 2023: 172 de 210 entradas foram válidas, resultando num quórum para junho de quarenta e três.
• Atualizações do Livro do BOT na Unidade do BOT: 3% concluído e Anita está a ser orientada sobre o que está em progresso. Uma vez concluídos os itens em progresso, cerca de 95-96% estarão concluídos.
  • Itens concluídos: revisão financeira interna, lista de contactos do BOT, declaração de missão
  • Itens pendentes: Descrição do Programa, Conflito de Interesses, Lista de todos os Comités e Carta, Denunciante, Política de Retenção de Documentos, Plano Estratégico. Manual do Secretário.
  • Comentários: Susan acrescenta à tarefa do Secretário a documentação do progresso do estado do Pro-Bono (advogados). Jeff disse que iria acompanhar isso no seu relatório e entrar em contacto com Peter do Pro-Bono para um cronograma atualizado.
  • Discussão Pro-Bono do BOT:
    • Barry esclareceu ainda mais que esta também foi a sua experiência com o Pro-Bono. Perguntou se atualizámos o nosso estado financeiro com o Pro-Bono para identificar se ainda somos elegíveis para o serviço com base no estado financeiro. Jeff disse que iria investigar.
    • Beth recomenda acelerar o processo, pagar a um advogado e usar o dinheiro alocado para isso no orçamento (5.000 $). Está a demorar um ano inteiro, e isso não é normal. Mark concordou que há necessidade de revisão de políticas e observou a discussão sobre a necessidade de um advogado há muito tempo. Especialmente nestes anos formativos.
  • Moção: Mark fez uma moção para contratar um advogado para a OIAA. Beth secundou a moção. Nenhum voto contra e moção aprovada.
    • Discussão Antes da Aprovação da Moção: Barry observou que o advogado deve estar licenciado em Nova Jersey e ser capaz de discutir conformidades internacionais como uma organização sem fins lucrativos.
    • Após a Aprovação da Moção: O BOT discutiu mais sobre como será feita a busca por um advogado. Barry deixou claro que está confortável com o trabalho de encontrar um advogado e aceitou a tarefa. Barry esclareceu que a sua primeira ordem de trabalho será entrar em contacto com o Pro Bono primeiro. Obrigado, Barry!

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Variação do Orçamento de Maio: Contribuições abaixo de 9.200 $. Revisão de despesas: Pago o Seguro de Responsabilidade Geral para o ano. Houve alguns casos em que os cheques tiveram de ser enviados para nós para depositar cheques, digitalizações às vezes não funcionam. Taxas de registo anual de NJ e PayPal. Conferências: despesas da conferência ICOAA. Trabalhador técnico especial 1.725 $ para o mês continua a ter um excedente de 4.600 $. Tradução para o Fórum IGR e Unidade. Taxa mensal do Zoom para sala grande 50,00 $. Alojamento e gestão do site. Excedente de pouco menos de 5.000 $ para o mês. Para o ano, um excedente de pouco menos de 23.000 $ de gastos reais.
• Balanço de Maio: 127.000 $ com 5.500 $ reservados para a Conferência Internacional. 122.000 $ não reservados.
  • Comentários: Mark observou que precisamos estar preparados para discutir recomendações sobre o que fazer com os 122.000 $ na Assembleia. Jennifer observou que as Diretrizes identificam que os fundos excedentes serão discutidos em setembro para o final do ano. Jennifer perguntou a Susan se poderíamos adicionar à agenda recomendações de fundos excedentes de membros. Tendo em mente que o orçamento para o ano seguinte precisará ser preparado usando alguns desses fundos. Jennifer também esclareceu que estará preparada para discutir isso na Assembleia. Barry observou que foi capaz de comparar orçamentos intergrupos que recebeu de Susan. Isso colocou em perspetiva para ele como é um balanço típico de um grande intergrupo.

A OIAA é um intergrupo de tamanho médio e a nossa posição financeira está alinhada com o nosso tamanho. A Assembleia precisa ser educada para que estejam informados. Mark mencionou que não só educamos os membros, mas também nos comparamos com outros intergrupos internacionais na Assembleia. Jennifer lembrou ao grupo que fazemos distribuições excedentes anualmente, ao contrário de outros intergrupos que crescem além da reserva prudente. Susan apontou que é por isso que ser membro do ICOAA é útil para a OIAA. Podemos perguntar a outras organizações sobre a sua experiência.

• Relatório de Contribuições: Continuamos a receber novos grupos todos os meses. Há um aumento nas contribuições internacionais de França e Nova Zelândia. Há contribuições significativas de cinquenta e nove grupos no mês de maio. As contribuições individuais estão ligeiramente abaixo de 400 $. Jennifer partilhou a sua tela mostrando a lista de contribuições e isso gerou uma discussão.
  • Discussão: Susan observou que o Conselho de Serviço Geral da Grã-Bretanha contribuiu. Beth perguntou por que aceitamos fundos de um Conselho de Serviço Geral na Grã-Bretanha quando somos autossuficientes? Ninguém na reunião ou no BOT pôde responder com confiança e satisfazer a pergunta de Beth. O BOT discutiu mais e concordou que a pergunta precisa ser respondida de forma satisfatória. O BOT atribuiu ao Tesoureiro a tarefa de examinar a resposta a esta pergunta usando as Tradições e outros meios para seguir com o BOT na próxima reunião.

Procedimentos de Viagem: Jennifer B., Reuniu-se com o Comité de Finanças e apresentou o rascunho dos Procedimentos de Viagem da OIAA na reunião do BOT. A Assembleia aprova todas as viagens através do orçamento e viagens não orçamentadas, independentemente do valor. Comunicar planos de viagem ao Tesoureiro que pesquisará opções para arranjos de viagem e, em seguida, decidirá usando o cartão de crédito da OIAA. O viajante pagará arranjos de viagem especiais. Per diem diário após a conclusão da viagem. Processo notavelmente simples e simplificado.

• Discussão: Conversa sobre per diem e a preocupação de que o futuro Tesoureiro não tenha as mesmas competências que o atual Tesoureiro para fazer arranjos de viagem para os viajantes. Jennifer observou que o Comité de Finanças inseriu a opção de delegar a tarefa. É um privilégio viajar e representar. Os limites orçamentados são definidos como um limite para gastos e não devem ser gastos até o limite. Os per diems são padronizados e não exigem que o viajante apresente recibos. O BOT é fiduciariamente responsável por ser prudente.
• Moção: Aceitar os procedimentos de viagem para o BOT feito por Beth e secundado por Mark. Moção aprovada. Opinião minoritária solicitada e recusada.

O Presidente do CPC pediu fundos de interpretação para o restante do ano para o serviço no valor de 200 $ para um membro que gostaria de participar no Comité do CPC.

• Moção para aceitar o pedido do CPC por Jennifer e secundada por Jeff. Nenhum voto contra e a moção aprovada. Jennifer afirmou que faria um ajuste no orçamento.

Subcomité Ad Hoc de Inventário, Beth– Quando Beth começou a dar o seu relatório, observou que apenas 3 de 6 enviaram o questionário. O plano é usar o conjunto de perguntas, dividido em duas para duas sessões separadas a serem lideradas por facilitadores. Uma discussão surgiu sobre se um plano precisava ser aprovado pelo BOT. Avançando, os planos discutidos por e-mail precisam ser votados pelo BOT para serem implementados.

Jeff queria fazer uma moção para aprovar um plano e cronograma. Jennifer recomendou fazer uma modificação na moção para se tornar duas moções separadas: uma para as perguntas e outra para o cronograma.

1. Moção para aprovar as perguntas do inventário feita por Jeff e Jennifer secundou. Mark, Beth, Jeff e Jennifer aprovaram. Susan e Barry abstiveram-se. Moção aprovada.

Discussão: o primeiro conjunto de perguntas está a pedir ao membro para falar por outros. As perguntas estão direcionadas a um descontentamento que ocorreu e estão em conflito com um verdadeiro inventário. Os membros discutiram as perguntas organizacionais e foram respondidas da parte do respondente. Outro membro sentiu que é sua responsabilidade avaliar o desempenho dos membros devido à sua responsabilidade como membro do BOT. Foi então levantado que um facilitador imparcial deve levantar as perguntas. É desconfortável apontar o dedo para um único membro. Perguntas abertas ajudarão o BOT como um todo a identificar áreas de força e áreas de oportunidade para melhorar. É um processo e a expressão dos esforços para avançar é aceitável.

2. Moção para aprovar o cronograma enviado ao Conselho de Administração feita por Mark. Beth então apresentou o cronograma via compartilhamento de tela para o BOT.

Cronograma:

• Sessão 1: Finalizar perguntas até 17 de maio de 2024, enviar perguntas para serem concluídas até 7 de junho de 2024, Enviar perguntas ao facilitador um para uma sessão em 22 de junho de 2024, às 14:00 EST.
• Sessão 2: Fornecer respostas para as perguntas a serem enviadas até 7 de julho de 2024, ao segundo facilitador para compilação para discussão durante a segunda sessão em 21 de julho de 2024.
  • Discussão sobre mudar a data para 28 de julho de 2024, às 14:00 EST por 2 horas.

Jennifer fez uma moção para aceitar o cronograma modificado do Inventário do Conselho, que foi secundada por Beth. A favor: Mark, Jeff, Jennifer, Beth, Susan. Barry absteve-se. Moção aprovada.

• Sessão 1: Finalizar perguntas até 17 de maio de 2024, enviar perguntas para serem concluídas até 7 de junho de 2024, Enviar perguntas ao facilitador um para uma sessão em 22 de junho de 2024, às 14:00 EST.
• Sessão 2: Fornecer respostas para as perguntas a serem enviadas até 7 de julho de 2024, ao segundo facilitador para compilação para discussão durante a segunda sessão em 28 de julho de 2024, às 14:00 EST por 2 horas.
  • As perguntas devem ser enviadas para Jeff e Beth. Facilitadores qualificados foram identificados e estão a ser procurados. O BOT discutiu as credenciais e competências dos facilitadores.

Novos Negócios: Vídeo em português na Assembleia, Susan, Presidente: Foi discutido um vídeo de Informação Pública criado por Portugal, usando atores. A questão surgiu em torno da música de fundo ser de um artista dos EUA. Foi relatado que o YouTube elimina todos os problemas e, se houver um problema de direitos autorais, não será reproduzido. O BOT concordou em reproduzir o vídeo, mesmo que esteja em português, na Assembleia. Vale a pena apresentar aos membros.

Relatório do administrador internacional, Beth, administradora internacional:

Presidente da Conferência: 275 inscrições de vinte países diferentes. Voluntários estão a espalhar a palavra em Quebec, Brasil, Portugal, Espanha. Beth espalhou a palavra no Irão. Têm artistas confirmados: grupo espanhol irá apresentar tango, e um jovem músico de Quebec irá apresentar música folk. Beth D Presidente de Tecnologia da Convenção Online está a coordenar os grupos. Estão a trabalhar com Mary para confirmar os IGRs. Susan está encarregada de dois espaços na sexta-feira para falar sobre a OIAA. Jennifer assumiu a responsabilidade de preencher os espaços de intérpretes: Em cada sala haverá intérpretes de inglês, espanhol, ASL, francês ou português. A partir de 9 de junho de 2024, AM 44 desses espaços estão preenchidos por dez intérpretes. Cada sala terá um intérprete. Farsi está apenas num determinado espaço na agenda. O progresso é relatado como excelente.

Administrador Geral, Barry: As atribuições atuais para ele de Susan serão confirmadas. Se o grupo tiver alguma, por favor, mova-as para Susan para Barry.

Relatório do Presidente de Tecnologia, Mark: A aplicação de adesão tem sido um foco com uma compra versus construção. O valor orçamentado era para uma construção, e poderia ser uma assinatura que poderia ser menos. Mark identificou que uma sessão de visão seria o próximo passo e, se alguém gostaria de participar nessa reunião, por favor, participe. Ele fez alguns comentários sobre opções. Adesão ao comité: muitos novos 6-8 voluntários em Tecnologia. O comité tem uma pergunta de inventário na sua agenda: fornecemos informações quando necessário ou solicitado de forma oportuna? Estamos a fazer um trabalho maravilhoso e sempre podemos fazer melhor. Para esclarecer, teremos uma Feira de Serviços em julho em vez de um Fórum IGR, a comunicação será divulgada em breve. Jennifer ofereceu o seu apoio se o Fórum IGR de julho precisar de intérpretes. O Fórum IGR de julho é o único Fórum IGR que Mark se comprometeu a hospedar.

O Comité de Tecnologia está a trabalhar num vídeo. Uma página de FAQ será criada para a Convenção onde ativos tecnológicos, como como levantar a mão, etc., criados especificamente para a convenção, podem ser hospedados.

Discussão sobre Revisão Financeira, Susan: Publicação da Revisão Financeira no site. Se for publicada publicamente sem um contexto sobre o orçamento, pode ser confusa para os membros. Susan fez uma grande quantidade de pesquisa e partilha de experiência sobre esta informação.

Barry fez uma moção para manter as finanças apenas para os membros, a menos que seja apropriado publicá-las. Susan secundou a moção. Discussão: Mark pediu clareza e depois pediu para adiar a moção. Não publicaremos a Revisão Financeira no site até que uma decisão seja tomada. Reproduziremos o vídeo de 8 minutos da Revisão Financeira durante a Assembleia em junho de 2024.

Relatório do Presidente, Susan: Passou tempo no PAC e alguns dos problemas que surgem estão relacionados com finanças. Ela passou tempo na Unidade. Seguiu com o Pro-Bono, participou em reuniões especiais. Pronta para a Assembleia de junho e ICOAA.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

• Moção: Atas da Reunião de Maio de 2024 aprovadas.
• Moção: Aprovação da busca por um advogado para a OIAA.
• Moção: Aprovação dos Procedimentos de Viagem da OIAA.
• Moção: Pedido do Presidente do CPC para gastar 200 $ em serviços de interpretação para membro do Comité.
• Moção: Aprovação das perguntas do Inventário do Conselho.
• Moção: Aprovação do processo de Inventário do Conselho.

Respeitosamente submetido,

Anita M

Secretária suplente da OIAA