Participantes:
Jeff b., Secretário
jennifer b., Tesoureira
nona c., vice-presidente
felix e., tesoureiro suplente
Amelia l., secretária suplente
mark m., presidente de tecnologia
susan r., presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião às 17:02 EST com a Oração da Serenidade.

Revisão do orçamento – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer relatou que, quando todos os pedidos de orçamento foram totalizados para 2024, o montante foi de 162.000 $, o que não podemos suportar.
• Jennifer e o comité de Finanças tinham várias perguntas sobre o orçamento de Tecnologia.
  • Houve uma pergunta sobre a despesa de participação na Conferência, que Mark esclareceu que deveria ser de 3.000 $.
  • Jennifer questionou a despesa de 30.000 $ para manutenção do site com trabalhadores especializados. Mark explicou que este custo era necessário à medida que o uso do site se expandia e se tornava mais complexo.
  • Houve outra questão sobre a necessidade de 10 contas Zoom. A ideia inicial era que poderíamos utilizar o Google Meet para agendar reuniões a qualquer momento, por qualquer comité. No entanto, ninguém gostou de usar o Google Meet. Mark afirmou que não podemos voltar a usar uma única conta Zoom para 14 comités. Vamos adquirir uma licença Zoom Profissional que tem um requisito mínimo de 10 licenças.
  • Mark afirmou que havia uma grande quantia no orçamento para desenvolvimento de sites porque o comité de Tecnologia está incerto sobre quais projetos serão necessários. Mark concordou em reduzir este montante pela metade.
• Jennifer relatou que, com o ajuste do orçamento de Tecnologia e várias outras alterações, o orçamento ficará entre 108.000 $ e 109.000 $. Ela informará os Comités sobre as alterações que estão sendo feitas nos seus orçamentos.
• Ela afirmou que, no final do ano, teremos cerca de 100.000 $, o que indica que não teremos dinheiro suficiente para fazer quaisquer distribuições para outras entidades AA este ano.
• O Conselho discutiu a ideia de fazer distribuições e concordou que não fazer distribuições não é um problema. Nosso foco tem que ser a capacidade de conduzir os negócios da OIAA.

Aprovações da Reunião do Conselho e relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Susan relatou que temos 3 conjuntos de reuniões do Conselho para aprovar.
• Jeff revisou as atas da reunião do Conselho de 9 de maio^th, 2023, que foram preparadas por Susan R., nossa Presidente. Como Jeff estava no hospital naquela data, Nona ainda não havia se tornado membro do Conselho e Jennifer estava temporariamente indisponível, Susan forneceu aprovação para essas atas.
• Em seguida, Jeff revisou as atas da reunião do Conselho de 18 de julho^th. Não houve comentários ou correções. Nona C. fez uma moção para aceitar as atas de 18 de julho^th conforme apresentadas, que foi secundada por Susan R. As atas foram aprovadas por unanimidade.
• Jeff revisou o conjunto final de atas da reunião do Conselho de 8 de agosto^th. Susan pediu a Jeff para remover a designação de “Presidente interina” e apenas referir-se a ela como Presidente. Susan R. fez uma moção para aceitar as atas de 8 de agosto^th conforme modificadas, que foi secundada por Nona C. As atas foram aprovadas por unanimidade.
• Jeff afirmou que preparou uma planilha com todas as atas pendentes das reuniões do Conselho, que ele e Amelia usarão para acompanhar a conclusão de todas as atas pendentes do Conselho. Amelia preparará algumas das atas e Jeff preparará o restante das atas.
• Jeff relatou que houve problemas com as gravações das reuniões do Conselho de 11 de julho^th e 23 de julho^rd, portanto, não há gravações disponíveis para essas duas reuniões. Susan afirmou que tem notas dessas reuniões do Conselho, que enviará quando tiver tempo.
• Jeff relatou que adicionou a obtenção de uma apólice de seguro de responsabilidade civil para a organização ao orçamento do Secretário para o próximo ano. Isso provavelmente custará cerca de 500 $ e é além do seguro D&O, que também será renovado.
• Jeff apresentou Amelia L. ao Conselho e relatou que pediu a Amelia para servir como Secretária Suplente. Amelia descreveu seu serviço anterior na OIAA e para a Irmandade ao Conselho anteriormente.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer revisou a Variação do Orçamento para setembro e afirmou que tivemos 8.700 $ em receitas. Ela mencionou várias das despesas que incorrimos.
• Jennifer revisou o relatório de Contribuição e afirmou que houve 75 indivíduos e grupos que contribuíram para os 8.700 $. Um grupo que Jennifer mencionou foi um grupo chamado Sober in China, que contribuiu com 786 $ e que não havia contribuído anteriormente. Susan perguntou se poderíamos preparar um relatório para as contribuições de cada grupo durante o ano e Jennifer disse que poderia.
• O Balanço mostra que temos 99.000 $ no banco, com 5.000 $ destinados à Convenção Internacional, deixando-nos com fundos disponíveis de 94.000 $.
• Jennifer relatou que houve alguns problemas com a viagem do NAATW. Jennifer perguntou ao Conselho se Matt e Melinda deveriam pagar a diferença de 50 $ nos hotéis que pediram a Jennifer para reservar e o hotel que reservaram. O consenso do Conselho foi que eles deveriam pagar a diferença. O Conselho também concordou que a OIAA reembolsará a participação em conferências apenas pela duração da conferência, a menos que os voos exijam que o indivíduo chegue na noite anterior.
• Jennifer revisou os orçamentos apresentados pelos Oficiais e Presidentes de Comités da seguinte forma e pediu aprovações:
  • Orçamento do Presidente. O orçamento original de Susan para reuniões do Conselho e Assembleias era de 19.000 $ para tradução. Trabalhando com o comité de Finanças, Susan reduziu as traduções das reuniões do Conselho para 1 idioma e as Assembleias para 3 idiomas, resultando em uma redução de quase 11.000 $ para 8.320 $. O Conselho aprovou por unanimidade o orçamento do Presidente.
  • Orçamento do CPC. O Comité pediu 5.000 $ para um vídeo e adicionou 5.000 $ adicionais ao seu orçamento. O comité de Finanças não foi a favor dos 5.000 $ para o vídeo ou do acréscimo de 5.000 $ sem propósito declarado. O Conselho votou por unanimidade para não aprovar o orçamento do CPC conforme apresentado.
  • Comité de Convenção. Terry modificou seu orçamento para comprar apenas 2.000 pins de lapela em vez de 6.000. Jennifer relatou que o comité de Finanças não é a favor da compra de pins de lapela e pediu opiniões de outros membros do Conselho. Jeff afirmou que sentia que os pins de lapela não eram “lixo de bêbado” e que são uma forma de informar os participantes sobre a OIAA. Ele também discutiu como sua Área nas convenções forneceu um momento. Nona e Susan comentaram que eram a favor dos pins de lapela. O Conselho aprovou o orçamento da Convenção.
  • Comité de Finanças. Havia 15.000 $ no orçamento para uma auditoria externa. O comité de Finanças considerou que esse era um valor elevado para gastar em uma auditoria e reduziu o valor para 2.500 $ para quaisquer atividades relacionadas à contabilidade. Jennifer mencionou que gostaria de contratar uma empresa para discutir a possibilidade de fazer contribuições usando fundos excedentes internacionalmente. Jeff mencionou que isso foi levantado antes e o Conselho decidiu não fazer contribuições internacionais. Ele também mencionou que tínhamos um compromisso com o Pro Bono agendado para examinar a possibilidade de fazer contribuições internacionais, que foi cancelado. Jennifer afirmou que gostaria de reabrir a possibilidade de fazer contribuições internacionais com fundos excedentes. O Conselho aprovou por unanimidade o orçamento do comité de Finanças.
  • Comité de Unidade. O Comité tem duas grandes despesas para o próximo ano de 10.200 $ para a Convenção e 8.000 $ para traduções. O seu orçamento também incluiu traduções para 2 idiomas nas reuniões do comité de Unidade. O Conselho aprovou o orçamento do comité de Unidade.
  • Não houve perguntas ou preocupações. O Conselho aprovou por unanimidade o orçamento do Secretário.
  • Fórum IGR. O orçamento do Fórum IGR incluiu traduções para 4 idiomas para 4 reuniões por ano. O Conselho aprovou por unanimidade o orçamento do Fórum IGR.

Relatório da Presidente – Susan R., Presidente

• Susan apresentou o seu relatório de presidência ao Conselho.
• Daqui para frente, as reuniões conjuntas do Conselho se concentrarão nos relatórios dos comités. Os presidentes dos comités serão solicitados a fornecer relatórios trimestrais conforme especificado nos Estatutos.
• Susan afirmou que tem entrado em contato com Jon, o presidente do PIC, para determinar onde estão no desenvolvimento do seu estatuto. Susan não teve resposta de Jon.
• Susan afirmou que teve uma discussão com o comité de Unidade sobre a listagem de grupos do WhatsApp, que atualmente não listamos.
• Susan relatou que tem lidado com um problema de comportamento predatório em um grupo de 24 horas. Jennifer expressou preocupação de que Susan se envolver com um problema de grupo poderia expor a organização a ações legais.
• As Comunicações pediram uma linha de tag de 7 palavras para a organização. Nona afirmou que tem alguns exemplos disso.
• Susan relatou que, em 5 de setembro, as Diretrizes foram entregues ao comité de Comunicação para que eles padronizassem o documento, o que fizeram.
• Susan relatou que ela e Jeff entraram em contato com o Pro Bono para revisar nossos documentos legais e nosso processo de Porta Aberta.
• Houve uma discussão sobre o status dos comités ad hoc atuais. Houve uma pergunta sobre o que fazer com o comité de Comunicações e o tratamento das atualizações dos Estatutos e Diretrizes. Susan afirmou que gostaria de ver o comité de Comunicações continuar e Jeff sugeriu que o comité de Comunicação provavelmente deveria ser transformado em um comité permanente. Jennifer sugeriu que as mudanças nos Estatutos e Diretrizes são pequenas e poderiam ser tratadas sem um comité. Jeff apontou que há pelo menos 10 mudanças pendentes nos Estatutos que exigirão um comité, que poderia ser um comité ad hoc. Susan sugeriu que um comité de Revisão dos Estatutos poderia ser um subcomité do Conselho.
• Susan afirmou que a discussão sobre comités ad hoc e outras questões, como grupos do Whatsapp e uma troca de palestrantes, será discutida na reunião do Conselho de outubro.

Vice-presidente – Nona c., vice-presidente

• Nona relatou que a agenda para o Fórum IGR de 28/10 foi concluída e publicada no site. O Fórum incluirá uma orientação IGR de 10 minutos e dois comités serão destacados, Steppers e PAC. Haverá também um Cesto de Perguntas.
• Nona mencionou que as descrições de trabalho para o administrador internacional e o administrador geral foram aprovadas pelo comité de Diretrizes e revisadas com o Conselho.
• Nona afirmou que enviará por e-mail a Orientação IGR para o Conselho.
• Nona mencionou que apenas 25% do Conselho combinado (Oficiais e Presidentes de Comités) forneceram suas respostas às perguntas do Inventário. O Conselho discutiu como proceder. Jeff sugeriu que tivéssemos alguém externo à organização supervisionando uma reunião de consciência de grupo e que ações específicas e um plano de ação fossem desenvolvidos. Nona afirmou que sente que devemos passar pelas Eleições e pelo Orçamento e depois determinar como avançar com essas questões. O Conselho decidiu revisitar essas questões em 2024.
• Nona relatou que está trabalhando com os Comités para criar ou revisar seus estatutos. Nona tem trabalhado com o comité de Unidade em seu estatuto e entrou em contato com o comité CPC, mas ainda não obteve resposta.

Relatório do Presidente de Tecnologia – Mark M., Presidente de Tecnologia

• Mark relatou que Matt e Josh fizeram um ótimo trabalho apresentando nosso Diretório na Conferência NAATW.
• Mark afirmou que os Tech Steppers rotacionaram seu presidente e Dave W. é o novo presidente eleito. Mark expressou preocupações de que Dave W. tem muitas responsabilidades nos comités de Tecnologia e outros.
• Jennifer levantou a questão de que o comité de Unidade gostaria de contratar o Tech 12 por 10.200 $ para ajudar com a Convenção planejada para 2024. Jennifer perguntou a Mark se ele achava que isso era razoável, e Mark respondeu que entende que eles são bons em realizar grandes eventos no Zoom, mas são caros. Jeff afirmou que tem muita experiência com o Tech 12 e que é preciso ter cuidado ao alterar o contrato, o que faz com que o custo aumente. Jennifer revisou a proposta do Tech 12 com o Conselho e tanto Mark quanto Jeff acharam que a proposta era razoável.
• Jennifer levantou a questão de que o comité de Unidade está planejando cobrar pelo evento. Ela acredita que isso seria arrecadação de fundos, algo que não fazemos. Os outros membros do Conselho também não foram a favor de cobrar pelo evento. No entanto, serão solicitadas contribuições da 7th Tradição. Nona sentiu que cobrar pelo evento prejudicaria a participação internacional.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade às 20:02 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Nona C. fez uma moção para aceitar as atas de 18 de julho^th conforme apresentadas, que foi secundada por Susan R. As atas foram aprovadas por unanimidade.
2. Susan R. fez uma moção para aceitar as atas de 8 de agosto^th conforme modificadas, que foi secundada por Nona C. As atas foram aprovadas por unanimidade.
3. O Conselho aprovou por unanimidade os orçamentos do Presidente, Secretário e Fórum IGR, bem como os orçamentos dos comités de Unidade, Convenção e Finanças.
4. O Conselho não aprovou por unanimidade o orçamento do CPC.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA