Ata da reunião conjunta do conselho da OIAA de 23 de setembro^rd, 2023

Participantes:
Lesliee A., Presidente de Comunicações
Beth A., Vice-presidente de Unidade
Jeff B., Secretário
Jennifer B., Tesoureira
Jan BB, Presidente do PAC
Nona C., Vice-presidente
Carlos D., Presidente de Unidade
Felix E., Vice-tesoureiro
Eldin, Vice-presidente do PAC
Melinda F., Vice-presidente de Tecnologia
Amelia L., Vice-secretária
Mark M., Presidente de Tecnologia
Susan R., Presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião às 17:02 EST com a Oração da Serenidade.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff analisou a reunião do Conselho Conjunto da última reunião do Conselho Conjunto de 18^th de agosto de 2023.
• Como não houve correções, Mark M. apresentou uma moção para aceitar a ata conforme apresentada. A moção foi apoiada por Nona C. e a ata foi aprovada por unanimidade.
• Jeff informou que dois advogados foram designados para a OIAA para nos ajudar a rever e aprovar os 3 documentos organizacionais: a política de Denúncia, o documento de Conflito de Interesses e o documento de política de Retenção de Documentos. Estes advogados também nos ajudarão a rever e finalizar o processo de Porta Aberta.
• Jeff também declarou que preparou uma folha de cálculo com o atraso das atas do Conselho que ainda precisam de ser criadas desde quando ele esteve indisponível devido a doença. Jeff mencionou que temos atas que remontam a julho com várias atas anteriores que ele e Amelia ainda precisam de criar.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer declarou que não irá rever os relatórios financeiros, pois isto foi feito na semana passada na Assembleia da OIAA.
• Jennifer teve vários comentários sobre o processo orçamental
  • Jennifer declarou que ela e Felix reuniram-se para rever o orçamento. Ela pediu a Felix para verificar as projeções de receitas.
  • Neste momento, parece haver um défice de cerca de 40.000 $ com base nos pedidos orçamentais atuais.
  • Jennifer declarou que as reuniões do comité de Finanças foram alteradas para o 2^º sábado do mês às 14:00 EST para melhor acomodar os participantes internacionais.
  • Jennifer mencionou que não há dinheiro incluído no orçamento de 2024 para uma auditoria externa. No entanto, ela enviou um e-mail a qualquer pessoa interessada em realizar uma auditoria interna. Jennifer informou que houve 3 respostas e que Eldin tinha elaborado procedimentos que poderiam ser utilizados para uma auditoria interna.

Relatório da Presidente – Susan R., Presidente

• Susan apresentou o seu relatório de presidência ao Conselho.
• Susan declarou que reviu os Estatutos sobre o seu papel e descreveu as suas atividades durante o último trimestre.
• Susan enfatizou a necessidade de os Comités trabalharem em conjunto em questões comuns.
• Susan mencionou que as reuniões do Conselho de Oficiais também serão alteradas para o 2^º domingo às 14:00 EST e as reuniões do Conselho Conjunto serão nos 3^os sábados às 14:00 EST. Embora o problema ainda exista de alcançar a outra metade do mundo, estes horários serão mais favoráveis aos nossos participantes europeus.

Vice-presidente – Nona c., vice-presidente

• Nona informou que o seu primeiro trimestre como Vice-presidente tem sido largamente seguir a liderança da Presidente
• Nona relatou as suas atividades durante este último trimestre, incluindo as reuniões do Comité a que assistiu.

Relatório do Presidente de Tecnologia – Mark M., Presidente de Tecnologia

• Mark informou que este trimestre tem sido o culminar dos últimos 6 a 9 meses. Ele agradeceu aos seus antecessores por terem reservado o dinheiro para atualizar a nossa tecnologia.
• Ele mencionou que os últimos 3 meses têm sido dedicados a fazer ajustes ao sítio Web recentemente lançado.
• O comité de Tecnologia esteve envolvido no processo orçamental e o atual orçamento do comité de Tecnologia é de 55.000 $, que é aproximadamente metade do orçamento do próximo ano.
• Se necessitar de ajuda com a tecnologia da OIAA, por favor envie um e-mail para asktech@aa-intergroup.org.
• Mark informou que dois membros do comité de Tecnologia participaram presencialmente na conferência NAATW em nome do comité de Tecnologia.
• Melinda informou que preparou um relatório que foi publicado no sítio Web com notas da NAATW. Melinda também tem acesso aos relatórios e vídeos da conferência NAATW que pode partilhar com quem solicitar. Ela agradeceu ao Conselho por permitir que ela participasse na NAATW e servisse como vice-presidente de Tecnologia. Ela descreveu várias das apresentações úteis da NAATW que estavam no seu relatório.
• Melinda também informou que fez a transição do cargo de Vice-presidente de Tecnologia para funcionária especial remunerada. O seu novo e-mail é web.services@aa-intergroup.org. Está a documentar o seu papel como Servidora Web remunerada para facilitar a transição para a próxima pessoa que assumir esta função.

Relatórios dos comités

• Carlos D., o presidente do comité de Unidade, informou que o Comité tomou a decisão de se retirar da 2^ª Convenção Internacional devido a desacordos sobre como proceder. Ele também informou que o Comité preparou o seu orçamento para o próximo ano, que inclui fundos para uma convenção internacional a ser organizada pela OIAA e que o Comité submeteu a sua carta atualizada ao Conselho para aprovação.
• Jennifer sugeriu que a convenção a ser planeada pelo comité de Unidade para outubro próximo seja transferida para novembro, onde há menos atividades.
• Jan BB., apresentou o seu relatório do PAC ao Conselho. Ela declarou que houve 105 pedidos de novas listagens em setembro e que 49 foram processados até à conclusão. Ela forneceu estatísticas adicionais do seu relatório também.
• Jan falou brevemente sobre as 4 reuniões que foram recusadas listagens e as razões para o fazer. As reuniões foram largamente recusadas por não serem reuniões exclusivamente associadas a A.A.
• Amelia L., a vice-presidente do comité de Diretrizes, informou que o comité ad hoc de Diretrizes concluirá o seu trabalho até ao final de setembro. Ela espera que o trabalho seja concluído até este prazo e que o documento seja apresentado ao Conselho para revisão. Ela mencionou que haverá várias questões em aberto que o Conselho precisará de discutir e resolver.
• Lesliee, a presidente do comité de Comunicação, informou que o comité de Comunicação reúne-se no 3^º domingo do mês. Ela informou que trabalhou com a nossa Presidente, Susan, e Jennifer para desenvolver um processo para contratar intérpretes e tradutores. Ela está a pensar em desenvolver um formulário de feedback para avaliar tradutores e intérpretes. Lesliee declarou que o seu comité desenvolveu um processo para criar vídeos e que o Comité está em processo de trabalhar no seu primeiro vídeo, O que é a OIAA e qual o papel do IGR? O Comité também está em processo de desenvolver um formulário para submeter relatórios do Comité.
• Susan perguntou aos presidentes dos Comités com que frequência gostariam de se reunir como Conselho conjunto. O consenso foi que os Comités e o Conselho deveriam reunir-se trimestralmente.

A reunião encerrou com a Declaração de Responsabilidade às 18:48 EST

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. apresentou uma moção para aceitar a ata conforme apresentada. A moção foi apoiada por Nona C. e a ata foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA