Participantes:

Beth a., administradora internacional

Lesliee A., coordenadora de comunicações

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Nona C., vice-presidente

Mark m., presidente de tecnologia

Papa Don, IGR, Center City em Edmonton

Naterena P-C, IGR, AA Serenity, candidata a Secretária Suplente

Susan r., presidente

Renee R., IGR Suplente, AAHomeGroup.org

Susan R., a Presidente, deu início à reunião e abriu-a com a Oração da Serenidade às 14h02 EST. Susan deu as boas-vindas aos nossos convidados e lembrou-lhes que apenas deviam escutar.

Revisão das atas do Conselho de Administração – Jeff B., Secretário

• Jeff reviu as atas da reunião do Conselho de Administração de 14/1. Relatou que recebeu correções de Susan e Jennifer que foram feitas. Jennifer apontou um erro ortográfico. Mark M. apresentou uma moção para aceitar as atas conforme alteradas, que foi secundada por Nona C. As atas de 14/1 foram aprovadas por unanimidade.

Candidata a Secretária Suplente – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que a sua anterior Secretária Suplente, Amelia L., teve de se demitir por motivos pessoais. Em seguida, enviou um pedido para uma nova Secretária Suplente e Naterena P-C. manifestou o seu interesse.
• Jeff apresentou-a ao Conselho e Naterena informou o Conselho sobre as suas qualificações. Naterena declarou que tem servido no seu grupo desde 2013 como coordenadora e anfitriã. Fez a transição para um grupo online onde atualmente serve como IGR. Mencionou o seu trabalho profissional na educação e a sua formação académica. Também nos disse que é esposa e mãe de 4 filhas adultas e tem 3 netos. Atualmente está a trabalhar novamente nos Passos com a sua madrinha.

Questão com a receção de cheques de uma empresa – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer relatou que recebemos cheques de uma conta empresarial em nome de um grupo. Estava preocupada porque o cheque vinha de uma entidade externa e não do grupo. Também mencionou que este indivíduo tinha configurado uma contribuição recorrente da mesma conta empresarial e que, por enquanto, suspendeu a contribuição desta conta empresarial até que o Conselho decida o que fazer.
• Nona levantou esta questão na reunião dos trabalhadores especiais do ICOAA. Houve uma resposta mista dos participantes desta reunião, com a maioria dos participantes afirmando que aceitariam estes cheques.
• Jennifer declarou que poderíamos manter a conta suspensa e devolver o dinheiro, ou poderíamos manter a contribuição mas não aceitar contribuições adicionais, ou manter a contribuição e continuar a aceitar contribuições futuras.
• Mark declarou que faz parte deste grupo, conhece o indivíduo e acredita que devemos continuar a aceitar estas contribuições.
• Mark M. apresentou uma moção para aceitar as contribuições desta conta empresarial em nome de um grupo e continuar a aceitar contribuições futuras. Jeff B. secundou a moção. Houve alguma discussão e o Conselho votou 3 contra 2 para aprovar a moção. Foi dada a opinião minoritária mas, como não houve moção para reconsiderar a votação, a moção foi aprovada.

Questões tecnológicas para a convenção internacional – Beth A., administradora internacional

• Beth levantou a questão sobre o que era possível do ponto de vista tecnológico para o registo na Convenção Internacional de outubro. Mencionou que um processo de registo nos permitiria saber quem estava a participar e obter informações úteis como o seu endereço de correio eletrónico. Afirmou que exigir um registo prévio aliviaria algumas das preocupações que estão a ser expressas sobre segurança.
• Mark perguntou se a Tech 12, que está a gerir o componente técnico do evento, tem o registo como parte do seu serviço. Beth informou que não e que dependeriam de nós. Mark declarou que ele e Beth podem conversar em particular sobre isto e depois falar com a Tech 12.
• Beth também mencionou que seria bom ter uma aplicação para o evento. Mark respondeu que não temos os recursos técnicos para desenvolver uma aplicação. Afirmou que a organização TIAA usa uma aplicação para as suas conferências e que vai verificar com eles se poderíamos utilizar a sua aplicação.
• Jennifer declarou que pensava que o registo estava incluído como parte dos serviços oferecidos pela Tech 12.
• Beth levantou questões de dois grupos de mulheres que se inscreveram para a Conferência Internacional sobre se estas reuniões poderiam continuar a ser reuniões de mulheres onde os homens não poderiam participar. Uma das reuniões é uma reunião indiana onde não querem que os homens participem.
  • Jennifer mencionou que não é a favor de ter reuniões onde há restrições como parte das Convenções Internacionais
  • Jeff declarou que realizar uma Convenção Internacional terá complexidades que precisaremos de abordar e aprender. Também declarou que sentiu que, como permitimos reuniões de Homens e Mulheres na OIAA, devemos permitir isto também para a nossa Convenção.
  • Nona expressou preocupações de que estas reuniões especializadas terão questões de segurança adicionais.
  • Beth respondeu que haverá dois níveis de segurança ao nível da Convenção e para cada grupo individual.

Falar numa reunião de Distrito Online – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que foi convidado para falar sobre a OIAA na reunião do Distrito 33, que é o Distrito online na Área 58 Oregon. Jeff perguntou ao Conselho se havia algum problema em fazer esta apresentação.
• O Conselho não levantou objeções a Jeff fazer esta apresentação.

Revisão do estatuto do PIC – Nona C., Vice-presidente

• Nona reviu o estatuto do PIC com o Conselho, incluindo a missão e propósito e as funções dos membros do comité, juntamente com várias alterações que foram feitas.
• Mark M. apresentou uma moção para aceitar o estatuto do PIC conforme apresentado, que foi secundada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.

Revisão do estatuto das Comunicações – Lesliee A., Coordenadora de Comunicações

• Lesliee reviu o estatuto das Comunicações com o Conselho, incluindo a missão e propósito e as funções dos membros do comité, incluindo os coordenadores suplentes, juntamente com várias alterações que foram feitas a pedido do Conselho.
• Nona C. apresentou uma moção para aceitar o estatuto das Comunicações com uma emenda para um suplente, que foi secundada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.

Relatório de tecnologia – Mark m., presidente de tecnologia

• Mark relatou que temos um profissional de serviços web com quem está a acertar os termos e que deve começar dentro de uma semana e meia. Um novo membro, Trish, também se voluntariou para fazer parte da equipa de serviços web.
• Mark declarou que Melinda ainda está a prestar serviços para nós até ao novo web.
• Mark relatou que o próximo projeto tecnológico será analisar a função de Registo e determinar como desenvolver um diretório de grupos.

Relatório do Presidente – Susan r., presidente

• Susan relatou que participou na reunião do ICOAA e soube que existe um subcomité de Comunicação que se reúne com o GSO trimestralmente. Na reunião deste trimestre, houve uma discussão sobre a distribuição de um correio eletrónico com questões sobre os escritos dos Fundadores que foi distribuído pelos membros e alguns Intergrupos, mas destinava-se apenas aos delegados de Área.
• Susan transmitiu um pedido de Lesliee para publicar eventos no calendário com informações do Zoom e solicitar intérpretes o mais rapidamente possível.

Relatório da Vice-presidente – Nona c., vice-presidente

• Nona declarou que tem explorado o uso do DeepL, mas é muito caro. Explicou que o DeepL é um software que traduz documentos para outros idiomas. Não está orçamentado para este ano e não se enquadraria num pedido não abreviado. Declarou que o custo seria de 280 $ por mês.
• Jeff perguntou se tínhamos analisado o ChatGPT, que é um software gratuito, e a resposta foi não. Declarou que Felix E., nosso Tesoureiro suplente, usou este software para traduzir documentos para espanhol.
• Nona mencionou que tem participado nas reuniões do ICOAA, o que tem sido benéfico.
• Nona mencionou que o Conselho precisa de trabalhar numa declaração de missão e que enviará as informações relacionadas com o trabalho feito até agora.
• Nona declarou que está a trabalhar na coordenação da declaração de Denúncia com a política de Porta Aberta e a declaração de decoro e pretende concluir este trabalho antes da nossa Convenção Internacional.
• Nona relatou que todos os estatutos exceto dois (Correções e CPC) estão completos e que o CPC está a chegar em breve.
• Há uma alteração aos nossos Estatutos que será apresentada em breve para alterar a declaração de que as demissões são desejadas por escrito, mas não são obrigatórias.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff declarou que trabalhar numa declaração de missão é importante, mas que também precisamos de fazer algum planeamento estratégico que poderia começar em abril após a aprovação dos Estatutos.
• Jeff mencionou que também tem acompanhado várias alterações que deveríamos considerar fazer nos Estatutos, que deveríamos considerar analisar a partir de abril. Jeff declarou que estaria disposto a presidir a um comité ad hoc de revisão dos Estatutos.
• Jeff mencionou que ainda não nomeou Naterena como Secretária suplente, mas está encorajado pela sua discussão com ela e pelo facto de ela ter sido convidada e ter comparecido.
• Jeff forneceu uma atualização sobre as atas das reuniões do Conselho em falta que não foram concluídas devido à sua doença no ano passado. Mencionou que está quase em dia e que discutiremos outro conjunto de atas anteriores, as atas da reunião do Conselho de 20/6 em sessão executiva. Mencionou que Amelia estava a trabalhar nas reuniões de 11/7 e 23/7 que ele precisará de concluir agora.
• Declarou que não foi feito trabalho adicional no Livro do Conselho.
• Jeff relatou que estamos prontos para adquirir a apólice de responsabilidade adicional, bem como renovar a nossa apólice D&O que verá um aumento de 549 $ para 576 $. Declarou que precisaria de um cartão de crédito para fazer estas compras e Jennifer disse que lhe enviaria as informações sobre o cartão de crédito a usar.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Jennifer relatou que os relatórios de janeiro foram publicados no sítio Web.
• Jennifer relatou que estamos cerca de 1.000 $ acima do orçamento em contribuições.
• Mencionou que o Stripe está operacional e recebemos o nosso primeiro pagamento.
• Relatou que o nosso pagamento inicial para a Tech 12 foi feito.
• Jennifer reviu o relatório de Contribuições e mencionou que as contribuições individuais não são relatadas numa única linha. Relatou que recebemos uma contribuição de 800 $ através do Stripe de um grupo da Nova Zelândia que contribuiu pela primeira vez.
• Jennifer reviu o relatório de Balanço com o Conselho. Mencionou que o relatório foi melhorado para renomear a conta Mercury Savings para Reserva Prudente.
• Jennifer mencionou que Erica tinha enviado uma revisão financeira que não tinha encontrado anomalias financeiras, mas ela ainda não teve tempo para analisar a revisão.

Relatório do administrador internacional – Beth a., administrador internacional

• Beth A. relatou que a primeira fase do planeamento para a Convenção Internacional, que é a inscrição de grupos, deve ser concluída até 1^º de março.
• Relatou que os formulários de inscrição foram enviados e que tanto ela como Carlos D., o coordenador do comité de Unidade, têm contactado os grupos.
• Beth mencionou que tem coordenado com a Tech 12 e a próxima reunião é no dia 2^º de março.
• Beth mencionou que precisará de usar uma licença Zoom adicional para que possam agendar reuniões ao mesmo tempo que outras reuniões da OIAA. Jennifer relatou que uma segunda licença foi adquirida, mas que as reuniões precisarão de ser coordenadas com a equipa técnica.
• Beth declarou que está interessada em usar o AI Companion no Zoom para notas de reunião porque não têm um secretário para tomar notas.
• Beth declarou que os grupos que se estão a inscrever para a Convenção Internacional estão entusiasmados em participar e apreciam que os estejamos a ouvir

Intérpretes – Lesliee A., Coordenadora de Comunicações

• Lesliee discutiu a questão dos intérpretes de ASL solicitarem um mínimo de 2 horas que o Conselho não estava disposto a apoiar. Mencionou que está a trabalhar para aprender a usar o Upwork. Uma questão com o Upwork é que os intérpretes não podem comunicar antes da reunião.
• Lesliee relatou que rever as diretrizes do GSO tem sido útil.
• Relatou que os intérpretes de ASL na sessão de Revisão das Diretrizes tiveram problemas em comunicar entre si. Também relatou que o intérprete de ASL que trabalhou connosco no passado não acreditava que o intérprete de ASL do Upwork tenha feito um bom trabalho. Ela também está preocupada que o custo da interpretação vá aumentar.
• Nona declarou que precisaremos de analisar atentamente quais idiomas precisaremos de interpretação e que devemos perguntar aos nossos membros quais são as suas necessidades.
• Jennifer concordou com Nona e perguntou se nos foi pedido para fornecer interpretação em ASL para a Revisão das Diretrizes. Declarou que devemos solicitar interpretação com pelo menos duas semanas de antecedência. Jennifer mencionou que o padrão para interpretação é contratar dois intérpretes.
• Beth mencionou que precisaremos de ASL para a Convenção Internacional, pois um grupo de surdos já se inscreveu.
• Susan declarou que no seu aviso aos membros sobre qualquer evento, pede que os membros comuniquem com ela as suas necessidades de interpretação. Declarou que qualquer pessoa que esteja a planear um evento deve solicitar interpretação pelo menos duas semanas antes do evento.

A reunião encerrou às 16h24 EST quando o Conselho entrou em sessão executiva.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. apresentou uma moção para aceitar as atas conforme alteradas, que foi secundada por Nona C. As atas de 14/1 foram aprovadas por unanimidade.
2. Mark M. apresentou uma moção para aceitar as contribuições desta conta empresarial em nome de um grupo e continuar a aceitar contribuições futuras. Jeff B. secundou a moção. Houve alguma discussão e o Conselho votou 3 contra 2 para aprovar a moção. Foi dada a opinião minoritária mas, como não houve moção para reconsiderar a votação, a moção foi aprovada.
3. Mark M. apresentou uma moção para aceitar o estatuto do PIC conforme apresentado, que foi secundada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.
4. Nona C. apresentou uma moção para aceitar o estatuto das Comunicações com uma emenda para um suplente, que foi secundada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário(a) da OIAA