Participantes:

Beth A., vice-presidente de Unidade suplente

Lesliee a., presidente de comunicação

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Jan BB., presidente do PAC

Nona C., vice-presidente

Laurie C., vice-presidente de Comunicação suplente

Melinda F., suplente Presidente de tecnologia

Stormy H., presidente de CPC

Amelia L., Secretária Suplente/Vice-presidente de Diretrizes suplente

Mary M., presidente de Steppers/registadora

Mark m., presidente de tecnologia

Tom M., presidente de Entrar em Ação

Gwen Mc., presidente de Diretrizes

Terry N., presidente da Convenção

Susan r., presidente

Gary W., vice-presidente de Steppers suplente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião às 14h07 EST. Susan pediu aos participantes que se apresentassem. A reunião começou com a Oração da Serenidade.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Jennifer analisou o relatório de Variação Orçamental e mencionou várias das despesas. Ela informou que o Rendimento Líquido de julho foi um pouco superior a 6.000 $.
• Jennifer mencionou o relatório de Contribuições e que houve 81 grupos e pessoas a contribuir para a OIAA em julho.
• Jennifer analisou em seguida o Balanço. Ela afirmou que temos um saldo de caixa acumulado de 92.700 $.
• Jennifer foi solicitada pela Comissão de Diretrizes a preparar um documento sobre os nossos procedimentos de segurança relativos aos nossos fundos. Ela analisou estes procedimentos com o Conselho.
• Jennifer afirmou que viu medidas de segurança para o tesouro de outras entidades de AA e que as medidas de segurança da OIAA são as mais fortes que já viu.

Relatório da Presidente – Susan R.

• Susan mencionou que não queria que nos reuníssemos para ler relatórios. Em vez disso, ela está à procura de formas de nos reunir para cooperar, comunicar e colaborar.
• Ela salientou a importância de trabalhar com o Calendário Principal para as suas reuniões e eventos, a fim de evitar sobrecarregar a equipa técnica.
• Susan pediu aos presidentes das Comissões que fornecessem um relatório ao Conselho uma vez por mês e à Irmandade uma vez por trimestre.
• Susan gostaria de agendar estas reuniões do Conselho Conjunto uma vez por mês até ao final do ano e depois 8 vezes no próximo ano, sem reunião num mês de Assembleia. Ela sugeriu que as reuniões do Conselho de Oficiais ocorressem na 2^ª terça-feira às 17h EST, com as reuniões abertas a todos, e que estas reuniões do Conselho Conjunto fossem realizadas no 3^º sábado do mês às 14h EST (8h Havai, 11h OT, 19h Reino Unido/Portugal e 20h França) para acomodar todos num intervalo de fuso horário de 12 horas.

Perguntas da comissão de Unidade – Beth A., vice-presidente de Unidade suplente

• Susan R. perguntou a Beth A. se as suas questões sobre a estrutura empresarial da OIAA tinham sido respondidas.
• Ela respondeu que nem todas tinham sido respondidas e que queria saber especificamente:
  • Qual é a vantagem de ter um Agente Registado em NJ em vez de NC?
  • Por que é que a OIAA não tem um número de telefone?
• Gwen M. comentou que a OIAA está constituída em NJ e ter um Agente Registado em NJ é um requisito legal

Qualificações e descrições dos Administradores – Susan R., presidente

• Susan R. afirmou que em dezembro iremos expandir o Conselho para incluir 2 novos Administradores. O Conselho precisa de aprovar as descrições e qualificações e depois informar os membros na Assembleia de setembro. As descrições e qualificações serão publicadas no nosso site para que as pessoas possam enviar os seus currículos.
• Nona C. discutiu o processo que as comissões de Diretrizes seguiram para desenvolver descrições para os dois novos cargos de Administrador, um Administrador Internacional e um Administrador Geral. A comissão de Diretrizes teve algumas questões com a definição do cargo de Administrador Geral. A comissão de Diretrizes também recomendou que houvesse dois Administradores Internacionais em vez de um Administrador Internacional e um Administrador Geral.
• Nona C. leu a descrição e as qualificações para o Administrador Internacional. Nona pediu comentários aos membros do Conselho sobre a descrição e as qualificações para este administrador.
  • Jennifer B. comentou que durante todo o ano de 2023, apenas 7% das contribuições para a OIAA vêm de fora dos EUA e que devemos ter apenas 1 Administrador Internacional neste momento. Jennifer concordou com a redação da descrição.
  • Beth A. comentou que a baixa participação Internacional poderia ser devido a problemas de fuso horário e moeda. Além disso, em alguns países, o PayPal é complicado ou não pode ser utilizado.
• Susan R. esclareceu que os Membros não precisam de votar sobre estes novos cargos de Administrador porque os Estatutos permitem que o Conselho se expanda. No entanto, os Membros precisam de ser notificados.
• Jennifer B. fez uma moção para aceitar a descrição do Administrador Internacional, conforme apresentada, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
• Nona C. leu então as sugestões gerais de liderança para todos os Administradores, incluindo uma sugestão de que um Administrador tenha 7 a 10 anos de sobriedade. Jennifer B. fez uma moção para aceitar as sugestões gerais de liderança para todos os Administradores, conforme apresentadas, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
• Jeff B. pediu esclarecimentos sobre se o Conselho não iria aceitar a recomendação da comissão de Diretrizes de ter dois Administradores Internacionais. Susan R. esclareceu que o Conselho solicitou descrições para um Administrador Internacional e um Administrador Geral. A questão era que a descrição do Administrador Geral não estava “totalmente desenvolvida”. Os membros da comissão de Diretrizes trabalharam para atualizar a descrição do Administrador Geral.
• Mark M. afirmou que era a favor de um Administrador Internacional e um Administrador Geral, mas que era contra a descrição do Administrador Geral. Foi tomada a decisão de continuar a trabalhar na descrição do Administrador Geral e que este fosse um ponto da agenda na próxima reunião do Conselho de Oficiais em setembro.

O processo eleitoral – Mary M., registadora

• Mary M. leu o processo eleitoral conforme apresentado à comissão de Diretrizes.
• Jennifer B. perguntou sobre o requisito de que um indivíduo só pode ocupar 1 cargo. Houve uma questão sobre se os presidentes das Comissões são Oficiais. Após examinar os Estatutos, determinou-se que os presidentes das Comissões não são membros do Conselho.
• Com base em vários comentários, Mark M. fez uma moção para que enviássemos esta Secção de volta à comissão de Diretrizes e adiássemos a aprovação do processo eleitoral. Nona C. secundou a moção e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Questões de inventário – Nona C., vice-presidente

• Nona C. apresentou várias questões ao Conselho e aos presidentes das Comissões para consideração, incluindo:
  1. Qual é a nossa declaração de Missão?
  2. O Conselho tem um Dever de Cuidado. Como é que isso se manifesta na nossa organização?
  3. Quais são alguns dos nossos desafios organizacionais? Como podemos melhorar a nossa comunicação? Os nossos voluntários estão sobrecarregados?
  4. Qual é a nossa eficácia Internacional?
  5. Como vê a nossa estrutura organizacional? Como é que as nossas Comissões promovem a Unidade com a Irmandade e entre si? Estamos a responder às necessidades da Comunidade online de acordo com a nossa 9^ª Tradição?
• Nona C. afirmou que enviará estas questões e pedirá ao Conselho e aos presidentes das Comissões que forneçam as suas respostas, as quais ela resumirá.
• Jennifer B. sugeriu que o nosso formulário fiscal do IRS tem uma questão sobre o propósito primário externo da organização que poderia ser usado como uma declaração de missão e que afirma que a OIAA é uma: “Plataforma online para conectar com reuniões online de AA e linha de ajuda 24/365.”

Apresentação da Secretária suplente – Jeff B., Secretário

• Jeff B. anunciou que Amelia L. tem ajudado com as atas da Assembleia e que nomeou Amelia L. como a nova Secretária Suplente.
• Amelia mencionou que a sua data de sobriedade era 15/03/1985 e depois apresentou um breve currículo de serviço.

A reunião encerrou às 15h52 EST com a Declaração de Responsabilidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram feitas e votadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Jennifer B. fez uma moção para aceitar a descrição dos Administradores Internacionais, conforme apresentada, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
2. Jennifer B. fez uma moção para aceitar as sugestões gerais de liderança para todos os Administradores, conforme apresentadas, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
3. Mark M. fez uma moção para que enviássemos a secção de Eleição de volta à comissão de Diretrizes e adiássemos a aprovação do processo eleitoral. Nona C. secundou a moção e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário(a) da OIAA