Participantes:

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Edith, voluntária arquivista

Nona C., vice-presidente

Felix e., suplente Tesoureiro

Mark m., presidente de tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, declarou a reunião aberta. A reunião iniciou com a Oração da Serenidade. Susan apresentou a Vice-Presidente recentemente nomeada, Nona C., e foi recebida pela Direção.

Relatório da Presidente – Susan R., Presidente

• Susan relatou que tem estado a participar em várias reuniões de Comissão, incluindo Unidade, Diretrizes, Finanças, Comunicações, Tecnologia e Grapevine.
• Houve uma discussão sobre as questões que foram colocadas pelos Membros. A Direção é responsável por responder a estes e-mails e copiar os outros membros da Direção.
• Susan perguntou sobre a reunião de Trabalhadores Especiais que estava no calendário da Jane. Jeff comentou que esta era uma reunião do Intergrupo ICOAA às sextas-feiras às 13h EST à qual ele e Lesliee têm participado.

Edith, uma pessoa que se voluntariou para substituir Roy como nossa Arquivista, juntou-se à reunião e foi recebida pela Direção. Edith declarou que está interessada em ser nossa Arquivista. Informou a Direção que tem um diploma em Jornalismo, participa numa reunião de História AA às sextas-feiras e trabalhou num museu. Edith está interessada em envolver-se, especialmente no AA online, pois ficou sóbria durante a Pandemia. Foi eleita como RSG há seis meses. Susan sugeriu que Edith se conectasse com o nosso anterior Arquivista, Roy, e explicou as suas funções que incluiriam participar em reuniões conjuntas da Direção com a Direção e os presidentes das Comissões.

Revisão do processo Porta Aberta – Nona C., Vice-Presidente

• Nona descreveu parte da investigação que reviu no desenvolvimento do processo.
• Reviu a lei de Obrigações e Responsabilidades da Direção de Organizações Sem Fins Lucrativos de NJ que estabelece que um Diretor deve cumprir 3 responsabilidades legais sendo as 3 mais comuns o Dever de Cuidado, o Dever de Lealdade e o Dever de Obediência. O processo foi apresentado à comissão de Diretrizes e incorporou alterações sugeridas pela Comissão.
• Nona discutiu o documento da política de Denunciante e o documento de Conflito de Interesses que já foram assinados pelos Dirigentes.
• Jennifer comentou que investigou a Lei de Proteção de Voluntários de 1997 que se aplica aos membros da Direção pois somos voluntários não remunerados.
• Nona então reviu o processo com a Direção, secção por secção. Declarou que ninguém gostou da ideia de uma comissão de Ética.
• Nona mencionou algumas das preocupações expressas:
  • O processo original tinha um painel de 7 membros a decidir se havia mérito numa queixa e havia numerosas questões incluindo sobre se seriam treinados para tomar estas decisões.
  • Havia preocupações sobre responsabilidade se este painel decidir que uma queixa não justifica prosseguir
• A comissão de Diretrizes questionou ou recomendou o seguinte:
  • O seguro D&O cobre todos os envolvidos no processo?
  • Os presidentes das Comissões estão vinculados por acordos de Confidencialidade?
  • Foi feita uma sugestão de que o processo fosse revisto por um advogado antes da implementação
  • Os RIG não devem estar envolvidos e este processo deve ser mantido ao nível da Direção
• Foram feitos os seguintes comentários:
  • Mark perguntou se a comissão de Diretrizes não gostou de 7 membros, têm uma recomendação sobre o número que deve estar envolvido?
  • Jennifer comentou que a razão pela qual alargámos os indivíduos envolvidos para incluir RIG foi a reação negativa na Assembleia de que nenhum RIG estava envolvido na remoção da nossa Presidente, Jane. Também mencionou que a preocupação é que responsabilidade equivale a dinheiro.
  • Susan concordou com Jennifer que um painel de 7 membros era um tribunal que foi sugerido devido à reação negativa dos membros e dos presidentes das Comissões. Sentiu que esta não era a forma de proceder e que devíamos manter o processo mais geral e que esta era a responsabilidade da Direção.
  • Foi feita a sugestão de que o processo seria atualizado e colocado algures mas não seria votado ou disponibilizado apenas quando necessário se meios informais de resolver uma questão não pudessem ser resolvidos.
• Mark fez uma moção para aprovar o processo da política Porta Aberta com alterações a serem feitas por Nona conforme discutido. Jennifer apoiou a moção. A moção passou unanimemente.
• Susan mencionou que foi feita uma chamada para Alexandra Kilduff da Pro Bono Associates que será solicitada a rever a nossa política final.

Atualização dos Serviços de Tradução – Mark M., Presidente de Tecnologia

• Mark teve uma atualização pois tem estado a tentar contactar uma empresa, Kudo, para obter uma demonstração ao vivo da sua ferramenta de IA. Tem sido sem sucesso até agora apesar de estar qualificado para falar com um representante de vendas.
• Independentemente, havia indicações de que o preço seria muito alto para a sua ferramenta. Jennifer declarou que também estava a ver preços altos para este tipo de software.
• Susan enviará um pedido não orçamentado ao Tesoureiro de 5.070 $ para tradução no 2^º evento Internacional Espanhol para aprovação em 29 de julho ^{Jennifer fez uma moção para aceitar o pedido não orçamentado de 5.070 $ para tradução que foi apoiada por Mark. A moção passou unanimemente.}

Suporte técnico para a 2^ª conferência internacional espanhola – Mark M., presidente de tecnologia

• Susan perguntou sobre a capacidade da Comissão de Tecnologia para apoiar a 2^ª conferência Internacional Espanhola
• Mark declarou que a sua Comissão não tem os recursos técnicos para apoiar um evento de 3 dias e que a comissão de planeamento do evento terá de fornecer estes recursos.
• Jennifer declarou que a comissão de Unidade na verdade é proprietária deste evento e precisa de ser responsável pelos esforços de planeamento em colaboração com a Convenção.
• Susan mencionou que o que foi solicitado da OIAA é o uso da nossa conta Zoom e dinheiro para tradutores.

Revisão do estatuto – Susan R., presidente

• Como a reunião estava quase a terminar, Susan perguntou à Direção o que gostariam de fazer sobre a revisão dos Estatutos das comissões que tinham sido recebidos.
• Há 7 Estatutos para rever até agora.
• Jennifer mencionou que sentia que o estatuto de Comunicação precisa de ser refeito, o que será mencionado à Comissão quando Susan e Nona se reunirem com eles na sexta-feira.
• Nona fez uma moção para aprovar os Estatutos para Finanças, Steppers, PAC e Tecnologia. A moção foi apoiada por Jennifer. A moção passou unanimemente.

A reunião encerrou com a Declaração de Responsabilidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark fez uma moção para aprovar o processo Porta Aberta com alterações a serem feitas por Nona conforme discutido. Jennifer apoiou a moção. A moção passou unanimemente.
2. Jennifer fez uma moção para aceitar o pedido não orçamentado de 5.070 $ para tradução que foi apoiada por Mark. A moção passou unanimemente.
3. Nona fez uma moção para aprovar os Estatutos para Finanças, Steppers, PAC e Tecnologia. A moção foi apoiada por Jennifer. A moção passou unanimemente

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário(a) da OIAA