Atualização financeira – Out 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 12 de outubro de 2024
8:00 – HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Felix – tesoureiro suplente
Barry – Veterano, membro de longa data do Comité de Finanças e Administrador Geral
Leslie a – coordenadora do comité de comunicações
Randy c. – suplente do Comité de Comunicações – videógrafo
Jeff – Secretário da OIAA
Kd – Kevin
Paul – suplente do comité de comunicações – arquivista
Nicky w. – Secretária
Susan – Presidente da OIAA
Felix apresenta-se como Tesoureiro Suplente da OIAA. Como devem começar com as apresentações, pede a KD para conduzir a Oração da Serenidade.
Felix agradece a todos e faz a ronda de apresentações, começando por KD. KD apresenta-se como Kevin. Jeff apresenta-se como Secretário da OIAA. Randy apresenta-se como Vice-Coordenador do Comité de Comunicações, especificamente ajudando com vídeos. Leslie apresenta-se como Coordenadora do Comité de Comunicações. Barry apresenta-se como Veterano, membro de longa data do Comité de Finanças e Administrador Geral. Paul apresenta-se como Vice-Coordenador da Comunidade e Arquivista. Nicky apresenta-se e menciona que está apenas a ouvir.
Revisão das atas de agosto e setembro
Felix analisa a ordem de trabalhos e observa que a aprovação das atas é o próximo ponto. Menciona que enviará as atas após a reunião, pelo que não sabe como proceder com a sua aprovação neste momento.
Atas adiadas para a próxima reunião
O próximo ponto é a revisão dos relatórios financeiros, que incluem a Variação Orçamental, o Balanço e as Contribuições. Acrescenta que também irão analisar os Orçamentos propostos para os Comités para 2025. Esclarece que apenas tinha conhecimento do Orçamento de Comunicações, mas Jeff também apresentou o seu. Jeff confirma que o tinha apresentado há algum tempo.
Felix pergunta se alguém tem algum assunto a discutir antes de concluírem com a Declaração de Responsabilidade. Felix termina a revisão da Ordem de Trabalhos
Revisão da variação orçamental
Em seguida, passa a uma breve apresentação da Variação Orçamental. Diz que não há muito a discutir, pois foi mais um bom mês em termos de contribuições, mas sem muita variação. Destaca que ainda estão a ter um bom desempenho, resultando numa diminuição significativa dos custos organizacionais em comparação com o orçamento, especialmente nas despesas totais de administração. Houve também uma redução significativa no que se esperava gastar com o Trabalhador Técnico Especial. Felix não tem notas adicionais e pergunta se alguém tem questões ou algo a acrescentar à Variação Orçamental. Barry pede a Felix para voltar ao topo e descer lentamente para revisão. Felix concorda e pergunta a Barry se tem alguma questão. Barry observa que parecem estar a gastar menos do que o orçamentado. Felix concorda, observando que estão significativamente acima da sua âncora, com despesas consistentemente abaixo das projeções. Isso conclui a discussão sobre a Variação Orçamental.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão do balanço
Quanto ao Balanço, Felix não tem muito a acrescentar. Observa que têm 84.000 $ na Conta Corrente, 55.000 $ no Mercado, que constitui a sua reserva prudencial, totalizando 140.000 $ em dinheiro. Susan pede a Felix para voltar a subir, salientando que a sua reserva prudencial foi estabelecida como metade do seu orçamento. Felix confirma isso, acrescentando que têm um fundo de sonho de 84.000 $. O orçamento deste ano é aproximadamente 100.000 $. Susan destaca que estão essencialmente 30.000 $ acima e 30.000 $ à frente da sua reserva. Felix concorda, atribuindo algumas poupanças à mudança para um novo serviço de tradução e interpretação.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão da folha de contribuições
Passa para a folha de Contribuições, observando que não houve desvios significativos da norma nas contribuições dos grupos no último mês.
Felix pergunta se Susan, Barry ou alguém tem algo mais a acrescentar. Susan levanta uma questão sobre a qual tem pensado há algum tempo: se existe uma forma de identificar de que países vêm as contribuições. Felix responde que o PayPal pode fornecer alguma discriminação, mas não tem os detalhes no momento. Oferece-se para investigar, e Susan agradece. Barry pergunta sobre as contribuições individuais em comparação com o mês anterior, tentando avaliar se estão a ser cada vez mais consolidadas em contribuições de grupo. Felix observa que tiveram 488 $ no mês passado para indivíduos e acrescenta que tiveram contribuições totalizando 455 $ este mês.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Felix então pergunta a Susan se tem mais alguma coisa a acrescentar. Susan partilha que esteve recentemente num podcast para o Grapevine e achou emocionante. Felix brinca dizendo que definitivamente vão usar isso contra ela.
A reunião passa então para os Orçamentos propostos para os Comités para 2025. Felix pede a Jeff para partilhar o seu ecrã, já que Felix parece não ter os documentos. No entanto, Jeff teve de sair para outra reunião, então Barry volta a partilhar o ecrã quando Jeff regressa.
Orçamento do comité de comunicações
Randy menciona que Jeff está ocupado com outra coisa, então Felix dirige-se a Leslie. Leslie afirma que todos os seus vice-coordenadores estão presentes para ajudar a explicar quaisquer partes além do seu conhecimento. Ela explica que a revisão do orçamento inclui mais 70 $ para dois membros participarem na versão online da Convenção Internacional de 2025. Isto permitir-lhes-á ver como está organizada, o que pode ser útil para a próxima Convenção Internacional da OIAA.
Passando para quotas e subscrições, Felix pede a Paul para elaborar sobre o serviço de limpeza de metadados. Paul explica que este serviço é crucial para os arquivos, ajudando a proteger as identidades das pessoas que partilham materiais de arquivo. Os metadados, como o nome do criador anexado a documentos Word, podem revelar inadvertidamente identidades. O objetivo é remover esses dados para proteger o anonimato. O orçamento provisório para este serviço é de 300 $, embora os custos possam variar. Existem soluções gratuitas, mas trazem preocupações sobre a segurança dos dados, razão pela qual estão a considerar um serviço pago.
Felix agradece a Paul e Randy e diz que tem certeza de que chegaram a este número porque já analisaram três ou mais fornecedores de serviços diferentes, e esse é basicamente o valor aproximado. Paul concorda, dizendo que é baseado num exemplo real e custo para software de limpeza de metadados. Leslie agradece a Paul e menciona que a seguir, a Google deverá lançar durante o verão um programa de vídeo que Randy está ansioso para começar a usar. No entanto, ainda não têm muita informação sobre isso.
Leslie pede a Randy para dar mais informações sobre o custo associado. Randy começa por dizer “Obrigado”, e Leslie apresenta-o como o seu guru de vídeo. Randy reconhece o título com humor e explica que atualmente, a Google não tem um programa completo de criação de vídeo. O Google Slides é uma ferramenta muito básica para fazer filmes, não adequada para as suas necessidades. A Google está a lançar o Gemini, uma plataforma de IA, que inclui algo chamado Google Vid. Esta ferramenta pode criar vídeos automaticamente com base em comandos do utilizador.
Randy acrescenta que não têm detalhes específicos sobre como isto se integraria no seu espaço de trabalho OIAA. Não sabem se custa algo para fazer parte do programa da Google ou se terão acesso com a sua configuração existente. Alocaram 500 $ como valor provisório no orçamento, já que ainda não compreendem totalmente os custos. Sugere que se decidirem avançar com o Google Vid, a sua equipa técnica precisará de avaliar a sua adequação ao seu espaço de trabalho. Randy e Leslie planeiam alternar a presença nas reuniões técnicas para se manterem informados sobre os desenvolvimentos.
Leslie confirma que discutiram isto com Mark, que também fez alguma pesquisa. Continua a ser um programa misterioso, mas se ficar disponível, querem adotá-lo rapidamente. Estabeleceram os 500 $ provisórios, assumindo que pode não ser um custo recorrente, mas sim uma despesa única para 2024. Felix questiona se 500 $ não será pouco e pergunta se é um custo anual. Randy e Leslie esclarecem que não acreditam que será uma despesa anual, mas estão a usar 500 $ como valor provisório até haver mais informação disponível.
Barry levanta uma questão para Leslie, perguntando se esta tecnologia não deveria ser categorizada como videoconferência em vez de outra tecnologia. Leslie esclarece que não é software de conferência; é mais parecido com uma ferramenta de criação de vídeo como o Microsoft PowerPoint, razão pela qual não foi colocada sob conferência. Barry agradece o esclarecimento.
Felix faz outra pergunta a Leslie, querendo entender se isto pertence ao orçamento do Google Ads, já que inicialmente pensou que sim. Leslie responde que pode estar relacionado mas não tem certeza ainda, especialmente porque o programa ainda está em testes alfa. Discutem a possibilidade de remover isto do orçamento e reapresentá-lo como um pedido não orçamentado quando estiver disponível.
Susan intervém, sugerindo que o mantenham como provisório por enquanto, considerando que têm fundos disponíveis. Se necessário, podem solicitar fundos adicionais mais tarde.
Leslie passa a discutir honorários profissionais. Criaram três vídeos principais, cada um com duração entre três a seis minutos, que estão atualmente no seu canal do YouTube. Querem incorporar janelas de ASL nestes vídeos. Os 500 $ alocados pagarão intérpretes de ASL que também são membros de Alcoólicos Anónimos, portanto mais caros mas que valem a pena. Randy acrescenta que os intérpretes de ASL ajudarão a tornar os vídeos voltados para o exterior, como “O que é a OIAA?” mais acessíveis.
Leslie pergunta a Randy se são necessários intérpretes de ASL para os seus vídeos “como fazer”, mas Randy sugere que é mais crítico para conteúdo voltado para o exterior. Randy explica que o processo envolve ter um intérprete a participar numa sessão Zoom, gravá-los e depois editar o vídeo para incluir interpretação ASL. Leslie reconhece que orçamentaram um pouco a mais apenas por precaução.
Randy volta a um item anterior sobre um orçamento de 70 $ para participar na Convenção Internacional de 2025 online. Planeiam comprar um vídeo do evento por 60 $, que poderá ser útil para eventos futuros. Randy enfatiza o valor de compreender como os registos pagos podem apoiar a autossuficiência e trazer benefícios adicionais. Leslie oferece-se para atualizar o orçamento para incluir esta despesa de 60 $. Randy concorda, dizendo que é uma adição menor que poderia melhorar os seus arquivos.
Leslie pede orientação a Felix sobre se deve ajustar o orçamento agora ou reapresentá-lo mais tarde. Felix diz que ela pode reapresentá-lo por e-mail, pois não deve ser um problema para um valor tão pequeno. No entanto, ele hesita em decisões sobre intérpretes de ASL devido a questões em curso. Leslie reconhece estas preocupações e está preparada para as abordar se necessário.
Concordam em reapresentar o seu orçamento e retomar as discussões quando os tesoureiros regressarem.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DO COMITÉ DE COMUNICAÇÕES ADIADO
Felix encerra a reunião agradecendo a todos. Observa que Jeff parece ter saído da chamada. Dirigindo-se a Nicky, Felix pede desculpa por ainda não ter distribuído as atas que ela lhe enviou. Sugere que adiem a revisão das atas até que todos tenham tido mais tempo para as analisar.
Felix pede a Susan para encerrar a reunião com a Declaração de Responsabilidade.
