ata da reunião do conselho da OIAA de 11 de outubro de 2022

Participantes:
Jan BB., Presidente do PAC
Jeff B., Secretário Adjunto
Paula D., Presidente do CPC
DC Dave, Presidente da Unidade
Gary, Presidente Alternativo dos Steppers
Jane G., Vice-Presidente
Jon H., Presidente do PI
Mary M., Presidente dos Steppers
Barry M., Secretário
Mark M., Presidente de Tecnologia
Brian R., Tesoureiro
Spencer W., Presidente de Finanças

Jane G., Vice-Presidente, deu início à reunião às 17:02 EDT (14:02 PT). A reunião começou com a oração da Serenidade.

A ata da reunião do Conselho de 13/09/22 foi revista. Mark M. propôs a aprovação da ata da reunião do Conselho de 13/09/22 conforme apresentada e Jeff B. apoiou. A ata foi aprovada por unanimidade.

Relatório da Presidente: Jane
Jane G., substituindo Gwen Mc. que estava ausente, apresentou um relatório da presidente. Jane atualizou brevemente o Conselho sobre o progresso do comité ad hoc de Estatutos.

Negócios antigos:

• Recrutamento – Nada de novo a relatar

Relatório do Secretário – Barry m. / Jeff b.

• Barry afirmou que a ata da reunião do Conselho de hoje será feita por Jeff B. Barry forneceu uma atualização sobre o próximo passo para os Estatutos aprovados. Barry afirmou que o próximo passo seria a submissão de um documento 1023 ao IRS para a reintegração do nosso estatuto 501c3 e que recebeu um documento da Pro Bono Associates sobre como proceder. Este documento fornece duas opções:
  • Preencher o documento 1023 retroativamente para os últimos 11 – 12 anos, o que nos isentaria de qualquer responsabilidade fiscal
  • Preencher o documento 1023 a partir da data de submissão, o que poderia deixar-nos com uma responsabilidade fiscal para os anos passados
• Barry afirmou que o Conselho precisa decidir, mas que a primeira opção seria muito difícil devido à falta de registos. Barry mencionou que, embora o 1023 possa ser submetido a qualquer momento, o final de outubro seria o melhor
• Brian R. afirmou que, do ponto de vista do Tesoureiro, temos os fundos reservados para quaisquer penalidades retroativas e que a organização teve fundos significativos nos últimos 2 anos. Ele também mencionou que todas as nossas declarações fiscais passadas foram apresentadas.
• Mark M. propôs preencher o formulário 1023 a partir da data de submissão. Barry M. apoiou a proposta. Não houve discussão e o Conselho votou por unanimidade para aprovar.

Relatórios dos comités

• O relatório do comité Steppers foi submetido à Assembleia
  • Os Steppers continuam ativos, respondendo em média 4 vezes a cada pedido
  • Considerando adicionar um botão ao site para pedir voluntários, especialmente bilíngues e trilingues
• PAC – Jan BB
  • Temos 10 pessoas respondendo a consultas PI/CPC com 7 consultas por dia, principalmente em inglês
  • Paula D. juntou-se recentemente ao Conselho com interesse no CPC
  • Jon propôs ao Conselho que o comité PI/CPC fosse dividido em 2 comités, PI e CPC. Jon permaneceria como presidente do PI e Paula presidia o comité CPC
  • Jon relatou que cerca de 1/3 das suas consultas são de membros que precisam encontrar reuniões que verifiquem a sua presença. Ele solicitou que um filtro fosse adicionado ao site para ajudar a localizar reuniões que ofereçam prova de presença. Mark M. afirmou que um filtro foi recentemente adicionado ao site, Prova de Presença, que permite mostrar apenas reuniões que oferecem prova de presença.
  • Paula, que trabalhou no comité Steppers, relatou que está ansiosa para começar a trabalhar com profissionais
  • Jane G. reviu as Diretrizes atuais e o PI e o CPC estão listados como comités separados, portanto, nada precisa ser feito para separá-los.
• Unidade – DC Dave
  • Dave leu o seu relatório na reunião.
  • Dave relatou que em 10 de novembro o comité de Unidade elegerá um candidato para aprovação pelo Conselho usando o procedimento da 3ª herança e supervisionado por alguém que não seja membro do comité
  • O comité de Unidade preparou o seu orçamento para 2023, que é de aproximadamente 4.000 $ para interpretação de reuniões e tradução de comentários principalmente para espanhol. O projeto de Ligação continua com novos representantes e jurisdições sendo adicionados. Das 137 jurisdições (GSOs e Intergrupos) na folha de acompanhamento, 32 têm representantes
  • Dave relatou que o comité forneceu um relatório no Fórum IGR de 24/09. Dave relatou que gostaria de colocar documentos que descrevem a diferença entre Intergrupos e Serviço Geral nas páginas do site PI/CPC. Jane G. ofereceu-se para ajudar com documentos que descrevem a diferença, pois esteve envolvida num esforço semelhante.
• Relatório de Tecnologia – Mark m.
  • Mark forneceu um relatório ao Conselho (ver anexo)
  • Mark relatou que há 2 meses o comité enviou um Pedido de Proposta (RFP) procurando uma organização para fornecer uma atualização à nossa tecnologia com uma solução baseada na web e na nuvem. Três propostas foram recebidas e, após avaliação, duas das propostas foram eliminadas. Uma empresa, Mindfront, reuniu-se com o comité e forneceu-nos custos projetados. (ver anexo). A proposta ajudaria-nos a registar o Google Workspace para Organizações Sem Fins Lucrativos para fornecer uma plataforma de correio para todas as comunicações internas, listas de correio e talvez Google Meets. O projeto ainda não foi atribuído à Mindfront
  • O próximo passo será reunir-se com Mark Gilespie da Mindfront para rever o nosso site e realizar uma reconstrução completa dos nossos Diretórios de Reuniões e Membros. A equipa do Serviço de Diretório de Reuniões fez 124 novas entradas com algumas entradas listando várias reuniões; 44 entradas foram removidas. 80 a 90% das reuniões que removeram as suas entradas citaram bombardeiros de zoom como a causa. 250 reuniões tiveram as suas listas atualizadas.
  • Mark afirmou que a equipa desenvolverá a página da Assembleia Eleitoral à medida que o comité de Diretrizes finaliza o seu trabalho na Assembleia Eleitoral
  • Mark mencionou que recebemos 9 entradas para logótipos. Mark perguntou ao Conselho como gostariam de proceder com a votação dessas entradas de logótipos.
  • Brian expressou a sua preocupação em identificar uma solução que seja sustentável quando ocorrer a rotação do presidente de Tecnologia e que novos presidentes de Tecnologia não procurem refazer a solução que é comprovada. Brian também perguntou sobre o processo que estamos a usar e se estamos a adotar uma abordagem faseada. Mark respondeu que a nossa solução está a ser construída nas tecnologias padrão do Google Workspace e WordPress. Mark antecipa que seremos capazes de construir sobre a solução inicial e não será necessário outro RFP.
• Finanças – Spencer
  • Spencer teve que sair antes de poder fornecer um relatório ao Conselho

Relatório do Tesoureiro: Brian r.

• Brian relatou que tem se concentrado no processo de Orçamento de 2023 e que um primeiro rascunho inicial do orçamento está pronto.
• Houve muita discussão sobre a distribuição de fundos excedentes sobre a nossa Reserva Prudente, levando em consideração as recomendações do comité de Unidade e de vários outros.
• Ainda há necessidade de um Tesoureiro Alternativo
• Barry, Brian e Spencer estarão focados na apresentação para restaurar o nosso estatuto 501c3

Novos assuntos

• Grapevine, La viña e grupo de trabalho da revista: Jeff
  • Jeff relatou que percebeu que um representante do Grapevine (GvR) para um grupo presencial desempenha uma função muito semelhante a um GvR num grupo presencial. Ele fez uma proposta no seu grupo doméstico, o Back Porch International, para criar uma posição para um GvR e o grupo criou a posição após votação.
  • Ao conversar com várias outras pessoas, houve concordância de que grupos online poderiam ser incentivados a criar uma posição para um GvR, RLV (representante do La Vina) ou para outras revistas no seu país, como o SHARE na Grã-Bretanha.
  • Para facilitar este esforço, uma reunião de organização será realizada no sábado, 22/10, às p.m. EST (10 am PT, p.m. Reino Unido/Portugal) para determinar qual deve ser o papel de um representante de revista online e identificar os recursos de que precisarão.
  • Um folheto foi preparado e Jeff pediu permissão ao Conselho para distribuir este folheto aos membros da OIAA. O folheto também será traduzido para espanhol e português.
  • Mark M. perguntou se havia algum problema com um grupo online comprar uma assinatura e ter vários membros do grupo a usar essa mesma assinatura. Jeff comentou que isso é bastante comum e acontece também com reuniões presenciais que partilham uma assinatura de grupo com os seus membros. Mark solicitou que esta política fosse validada com o Grapevine e Jeff concordou em entrar em contato com eles.
  • Jane G. perguntou qual era o pedido ao Conselho e se estava a ser feito um pedido para criar um novo comité ad hoc de Grapevine e Revista. Jeff respondeu que neste momento estava a ser solicitada permissão para enviar o folheto do Grupo de Trabalho aos membros da OIAA e que talvez no futuro, dependendo do nível de interesse, um comité ad hoc pudesse ser criado.
  • O Conselho não teve objeção à distribuição do folheto.
• Diretrizes Ad hoc: Jane G.
  • Jane relatou que o comité ad hoc de Diretrizes discutiu a eleição escalonada dos Oficiais para que haja continuidade e que nem todas as posições rodem ao mesmo tempo
  • Na nota de Gwen, ela afirma que o comité ad hoc está a solicitar orientação ao Conselho sobre a duração dos mandatos e quais posições de oficial eleger nesta primeira eleição sob os novos Estatutos para que todos não rodem ao mesmo tempo.
  • Mark M. apontou que os novos Estatutos afirmam que todos os Oficiais precisam ser eleitos e que ele não quer que estejamos em incumprimento. Ele sugeriu ainda que para esta eleição o mandato será de 1 ano e que podemos realizar eleições novamente no próximo ano de forma escalonada.
  • Brian afirmou que, de acordo com os Estatutos, precisamos ter uma eleição de Oficiais e que o seu mandato é de 2 anos. As pessoas podem então desistir após 1 ano, o que forçaria uma nova eleição e implementaria o escalonamento dos Oficiais.
  • Foi feita uma clarificação de que os Estatutos exigem uma eleição a cada ano, mas não especificam quais posições precisam ser eleitas.
  • Brian afirmou que as posições que poderíamos querer escalonar são o Presidente e o Vice-Presidente, bem como o Tesoureiro e o presidente de Finanças.
  • Brian fez uma proposta para que elegêssemos todas as posições de Oficial este ano e a proposta foi apoiada por Mark. Os membros do Conselho aprovaram esta proposta por unanimidade.
  • A próxima pergunta feita foi qual mês é o melhor mês para realizar eleições daqui para frente para permitir tempo para uma transição. Este ano não é ideal com as eleições a serem realizadas em dezembro.
  • Jeff sugeriu que realizássemos as eleições em outubro daqui para frente, pois geralmente há muita coisa acontecendo em setembro, quando as pessoas voltam do verão, as coisas geralmente se acalmam em outubro e haveria mais do que tempo suficiente para a transição.
  • Jeff fez uma proposta para realizar as eleições de Oficiais em outubro daqui para frente e a proposta foi apoiada por Brian. Os membros do Conselho aprovaram esta proposta por unanimidade.
• Função de Historiador/Arquivista – Jane G.
  • Jane trouxe uma questão do comité ad hoc de Diretrizes sobre se deve mudar o nome da posição de Historiador para Arquivista.
  • Atualmente não há serviço na função de Historiador e Jan afirmou que já desempenhou essa função no passado.
  • Mark perguntou se parte da função deste indivíduo seria manter a gravação do Zoom. Foi afirmado que isso provavelmente faria parte da sua função, mas os papéis e responsabilidades serão definidos pelo comité de Diretrizes.
  • Brian fez uma proposta para renomear a posição de Historiador para Arquivista. A proposta foi apoiada por Barry. Os membros do Conselho votaram por unanimidade para aprovar esta proposta.
• Idiomas/Traduções Ad hoc: Jane G.
  • Adiado até a próxima reunião

Não houve outros novos negócios.

A reunião do Conselho foi encerrada às 18:39 EDT e foi encerrada com a Declaração de Unidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. propôs a aprovação da ata da reunião do Conselho de 13/09/22 conforme apresentada e Jeff B. apoiou. A ata foi aprovada por unanimidade. 2. Mark M. propôs preencher o formulário 1023 a partir da data de submissão. Barry M. apoiou a proposta. Não houve discussão e o Conselho votou por unanimidade para aprovar.
2. Brian fez uma proposta para que elegêssemos todas as posições de Oficial este ano e a proposta foi apoiada por Mark. Os membros do Conselho aprovaram esta proposta por unanimidade 4. Jeff fez uma proposta para realizar as eleições de Oficiais em outubro daqui para frente e a proposta foi apoiada por Brian. Os membros do Conselho aprovaram esta proposta por unanimidade. 5. Brian fez uma proposta para renomear a posição de Historiador para Arquivista. A proposta foi apoiada por Barry. Os membros do Conselho votaram por unanimidade para aprovar esta proposta.