Atualização para as finanças – junho de 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 8 de junho de 2024
8:00 – HST
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Joanne B – IGR para o Grupo Serenity em Tampa
Gwen M – presidente do CPC
Susan r. – presidente da OIAA (sexto mês)
Após a Oração da Serenidade, Jennifer pede aos participantes para se apresentarem. Jennifer apresenta-se como Tesoureira da OIAA. Joanne apresenta-se como IGR para o Grupo Serenity em Tampa. Gwen apresenta-se como Presidente do CPC. Susan apresenta-se como Presidente da OIAA, enfatizando “Sexto Mês”. Jennifer inicia com a Agenda e pergunta se alguém gostaria de acrescentar algo. Ela diz que gostaria de apresentar a Revisão Financeira à Assembleia Anual usando o mesmo formato que o Comité de Finanças utiliza e acrescenta que também criou um Procedimento de Viagem.
Gwen gostaria de solicitar alguns minutos mais tarde para esclarecimento sobre se o CPC precisará de um tradutor e gostaria de alguns conselhos sobre como manter-se dentro do Orçamento, pois não tem a certeza dos procedimentos gerais. Ela diz que tem estado a trabalhar com alguém que só fala português e que gostaria de ajudar a juntar-se à sua irmandade. Jennifer adiciona-a à Agenda.
Susan diz que vão fazer a Revisão Financeira na próxima semana e não tem a certeza se a Erica aparecerá. Ela pergunta quem contactar para questões da Revisão Financeira. Jennifer responde que Leslie ou o Comité de Revisão Financeira devem ser contactados. Embora Jennifer esteja separada da Revisão Financeira, ela diz que estará disponível para quaisquer pedidos Financeiros. Susan está preocupada em usar o correio eletrónico pessoal de alguém e diz que quer publicá-lo no chat da reunião. Gwen pergunta se há uma forma de criar um correio eletrónico do Comité Financeiro que o público possa contactar para que as questões não sejam direcionadas para um endereço de correio eletrónico pessoal externo. Susan diz que atualmente vai para o endereço de correio eletrónico da OIAA da Jennifer. Jennifer finaliza que Leslie deve ser a pessoa de contacto.
Revisão das atas da reunião anterior
Jennifer pergunta se todos conseguiram rever as atas de abril e coloca-as no ecrã. Ela informa o grupo que fez algumas correções gramaticais. Ela revê as atas em voz alta e diz que está contente por terem tido visitantes da última vez. Também está satisfeita por terem conseguido responder às suas perguntas. Ao rever as Atas, Jennifer reitera que ainda terão de descobrir onde colocar os fundos excedentários no final do ano. Além disso, o Comité Financeiro discutirá a sua recomendação para apresentar à Assembleia. Susan propõe aceitar as atas.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer declara que gostaria de convidar qualquer pessoa com perguntas ou interesse a juntar-se às reuniões do Comité Financeiro todos os segundos sábados de cada mês.
Revisão da variação do orçamento
Jennifer aborda a Variação do Orçamento. Houve pouco menos de 9.200 $ em Receitas, o que está acima do orçamento em cerca de 1.700 $. Até à data, temos 5.700 $, o que está acima do orçamento. Ela explica que construíram o Orçamento para ser conservador nas Receitas, por isso foram agressivos no lado das despesas para não terem surpresas.
Ela continua dizendo que a OIAA pagou o Seguro de Responsabilidade Civil Geral para o mês de maio. Houve algumas despesas relacionadas com correio e taxas organizacionais para o Registo de Caridade de Nova Jersey. Também houve taxas do Paypal e Stripe que estão diretamente associadas às Receitas. Ela diz que a OIAA enviou três membros do Conselho para um webinar que foi oferecido pro bono. As taxas Profissionais são para o sistema de contabilidade. As despesas de Conferência são para a próxima ICOAA em agosto, à qual a Secretária e Presidente da OIAA irão assistir. Ela explica que, embora esteja no Orçamento, esta despesa aparecerá em agosto. Ela continua dizendo que a despesa especial do Trabalhador Técnico tem estado consistentemente abaixo do orçamento em 4.600,00 $, até à data, e que também houve algumas pequenas despesas de Interpretação/Tradução. A despesa mensal do Zoom, alojamento do Website e despesas de Interpretação/Tradução estão categorizadas sob Despesas Relacionadas com o Google e ficaram pouco abaixo dos 5.000,00 $. Ela termina dizendo que, até à data, estão “23.000 $ no positivo”, comparado com o Orçamento. Jennifer pergunta se há outras perguntas sobre a Demonstração de Resultados.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do balanço
Jennifer partilha o Balanço no ecrã. Ela declara que há 127.000,00 $ em dinheiro no banco. 5.500,00 $ estão reservados para a Convenção de 2025 a realizar-se no Canadá. Assim, tendo isso em mente, há 122.000,00 $ disponíveis em Dinheiro. Ela pergunta se há perguntas ou comentários sobre o Balanço.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão das contribuições
Jennifer diz que há muitos grupos novos com contribuições significativas. Ela declara que o Early Group deu quase 900,00 $. O Just for Today Virtual Group também é um grande contribuinte para maio. Ela também acrescenta que há uma diferença significativa entre contribuições Individuais vs. de Grupo. Susan gostaria de saber se há uma forma de ver as contribuições Internacionais. Jennifer responde que o Paypal sim, mas o Stripe não. Ela também diz que a Nova Zelândia se tornou um contribuinte significativo juntamente com a França. Joanne pede a Jennifer para repetir quantos grupos contribuíram no mês passado. Jennifer responde que 59 grupos contribuíram pouco menos de 9.200,00 $.
Avançando pela Agenda, ela gostaria de partilhar o que irá apresentar no próximo sábado na Assembleia para o Comité de Finanças. Jennifer apresenta uma apresentação para apresentar a lista de tarefas que o Comité de Finanças realizou. O Comité de Finanças da OIAA Assistiu com a Secção de Finanças das Diretrizes, registou-se no Registo de Caridade de Nova Jersey, criou um Processo de Fornecedor Documentado, que ela diz será útil quando tiver um Pedido de Fundos Não Orçamentado. Ela tem 2 páginas de compilação dos processos de fornecedor do orçamento, variações mensais, orçamento mensal e contribuições mensais que precisam de ser submetidas. Ela continua dizendo que o Comité de Finanças também adicionou a nova opção de pagamento eletrónico, Stripe, administrou a Interpretação Upwork e iniciou a Revisão Financeira Independente na Assembleia do ano passado. Ela também reitera que a Declaração de Impostos está Atual e o Comité de Finanças também mudou o seu horário regular programado para incluir participantes Internacionais. Jennifer gostaria que todos se juntassem a nós todos os segundos sábados de cada mês. Ela pede comentários, adições e diz que a apresentação será feita na Assembleia.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Gwen agradece a Jennifer por tudo o que ela fez e diz que ela tem tanto trabalho incrível e está entusiasmada. Jennifer agradece-lhe e pergunta se todos estão bem com a apresentação. Susan responde: “Bom trabalho.”
Revisão do procedimento de viagem
Jennifer gostaria de rever o novo Procedimento de Viagem que implementou e documentou. Ela observou o processo desde que é Tesoureira. Se alguém vai viajar às custas da OIAA, então terá de usar este procedimento. O viajante deve ir à Assembleia e a viagem deve ser aprovada pela Assembleia como uma “Despesa Não Orçamentada”. Depois, a Tesoureira dará opções de voo e reservará os voos usando o cartão de débito da OIAA. Se houver requisitos especiais, o viajante teria de pagar por essas alterações. Ela pede opiniões. Gwen pergunta se a pessoa poderia ser obrigada a apresentar um Relatório de Despesas dentro de 30 dias. Jennifer responde que é por diária. Gwen está entusiasmada por não ser um fator. Ela também sugere que insiram “ou outro indivíduo nomeado pela Tesoureira” no Número 3. Jennifer altera-o, mas enfatiza que a Tesoureira tem de estar a analisar os números das despesas e tem de ser o ponto de contacto. Alguma Pergunta?
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão de outros assuntos
Jennifer pede para rever o último item da Agenda, que é a Interpretação CPC da Gwen.
Gwen diz-lhes que tem uma pessoa que gostaria de vir para o seu grupo, mas ela só fala português. Ela gostaria de convidá-la para uma reunião de comité, mas então precisaria de um Intérprete. Como procederia para solicitar serviços de tradução e deveria apresentar o seu pedido com 2 semanas de antecedência?
Jennifer responde que seria ela a fazer essa tarefa, uma vez que tem estado a receber todos os pedidos de Interpretação. Ela também diz que sabe que pode conseguir um intérprete rapidamente porque tem estado a fazer todos eles para a próxima Convenção. Gwen gostaria de solicitar que ficasse abaixo dos 500 $ para não perturbar tremendamente o Orçamento. Jennifer responde que orçamentou para isso usando uma “taxa mista” de 37 $/hora para Upworks e está no lado alto do que a realidade é. Ela explica que normalmente varia de cerca de 20 $/hora. Ela diz que usar Upworks elimina tantos problemas relacionados com contabilidade, 1099s e papelada.
Uma vez que tem estado a fazer as necessidades de Interpretação das Convenções, ela gostaria de partilhar com eles o que tem estado a fazer para o lado da Tradução da Convenção. Ela diz que tem estado a trabalhar tanto nisso, a esforçar-se para conseguir que esses intérpretes se conectem com o evento certo, que tem estado obcecada com o lado organizacional geral do programa de Interpretação. Ela tem estado a contratar e a conectar e a organizar todos os intérpretes para este projeto.
Ela diz à Gwen que o seu conselho seria passar pelo Processo de Fornecedor. Nesse processo, há um “Formulário de Pedido Não Orçamentado”. É aqui que ela pode submeter um pedido. Gwen diz que se a pessoa conseguir vir à reunião, ela conectar-se-á com Jennifer para fazer o pedido de interpretação avançar. Jennifer diz-lhe que se ela está a procurar mantê-lo abaixo dos 500 $ e está a pedir para o resto do ano, eles precisariam de estar cientes disso em breve para poderem planear. Gwen diz que fará esse pedido hoje e pergunta onde o pode encontrar. Jennifer responde que está anexado sob o Formulário do Processo de Fornecedor. Ela e Susan começam a procurá-lo para a direcionar. Gwen pergunta se o formulário de Pedido Não Orçamentado pode ser encontrado no website. Jennifer declara que não gostaria que esse formulário de pedido estivesse no website, uma vez que é bastante sensível.
Jennifer quer partilhar que ela e Beth têm estado a trabalhar arduamente nos pedidos de Interpretação para a Convenção. Ela mostra-lhes os layouts da Convenção e diz que há quatro salas diferentes e 2 Intérpretes por idioma. O dia 25 tem as quatro salas e fazendo uma taxa mista de 37 $/hora, mais uma transição de 15 min entre elas, ela tem 56 horas de interpretação, duas pessoas por sala. 28 horas de Interpretação e 56 horas totais para os trabalhadores. O dia 26 tem o mesmo tipo de coisa com quatro salas e dois Intérpretes, 32 horas de Interpretação e 64 horas de trabalhador no total. O dia 27, e 3º dia, haverá 33 horas de Interpretação, horas de trabalhador totais 66 horas. Então, ela tem 186 horas-homem para preencher e ela declara que só tem cerca de um terço feito agora. Tendo de preencher todos os pedidos de idioma de francês para espanhol, e francês para português e assim por diante. Ela acrescenta que é absolutamente o maior desafio que já enfrentou na OIAA até à data. O orçamento total é 8.450,00 $. Jennifer estima estar acima do Orçamento em apenas 152,00 $. Então, dito isto, ela está bastante confiante de que cumprirá o Orçamento. Gwen está impressionada e diz que aprecia todo o trabalho incrível que Jennifer tem estado a fazer desde que se tornou Tesoureira e elogia o Comité de Finanças por tudo o que fez.
Jennifer diz que está tão feliz por ter assumido os pedidos de Tradução porque não conseguia imaginar em que desordem os pedidos estariam se ela não o tivesse feito. Gwen diz que não consegue acreditar que não há mais participantes nestas Reuniões do Comité de Finanças! Susan diz que vai sonhar com folhas de cálculo. Jennifer concorda e diz que a coisa da Interpretação é a coisa mais difícil que já fez para a OIAA. Gwen diz que compreende, pois já o fez para uma organização menor. Jennifer diz que a OIAA é incrível e como ela adora a aura da OIAA. Jennifer diz que poderiam ficar depois, mas ela deveria encerrar a reunião.
Jennifer encerra com a declaração de responsabilidade
