ATAS DA ASSEMBLEIA OIAA DE SETEMBRO DE 2024

Mark M., o presidente de Tecnologia da OIAA, fez vários anúncios de abertura e apresentou a equipa de Tecnologia do Zoom. Pediu a todos os membros votantes que preenchessem o formulário de quórum.

A Assembleia foi aberta pela Presidente da OIAA, Susan R., às 14:00 EST (11:00 PST, 12:00 MST, 13:00 CST, 19:00 Reino Unido/Portugal). Deu as boas-vindas aos participantes e conduziu a assembleia na versão “Nós” da oração da Serenidade. Susan reviu a agenda da Assembleia.

Susan apresentou o nosso novo Administrador Geral, Barry M., que anteriormente serviu como Secretário da OIAA. Barry dedicou alguns minutos a apresentar-se.

Revisão das atas da assembleia de 15/6 – Jeff b., Secretário

• Mark M, Presidente da Tecnologia, anunciou que havia agora quórum para que os negócios pudessem ser conduzidos.
• Jeff reviu as atas da reunião da Assembleia de 15 de junho e solicitou quaisquer correções.
• Jeff pediu uma moção para aprovar as atas de 15 de junho. Uma moção para aprovar as atas conforme apresentadas foi feita por Trisha, RGI para o AA Solutions, e foi secundada por Daryl Ann, RGI para o grupo This is Just for Today. A moção passou unanimemente com 51 respostas.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer mencionou que não iremos rever os relatórios financeiros como normalmente fazemos, mas responderemos a quaisquer questões que alguém tenha sobre os relatórios financeiros.
• Jennifer relatou que no comité de Finanças houve uma discussão sobre como distribuir os fundos excedentários da OIAA e mencionou o que o comité está a sugerir para gerir estes fundos excedentários.
• O comité de Finanças está a sugerir que enviemos a mesma quantia aos OSGs em todo o mundo.
• Mencionou que examinou a lista de OSGs em todo o mundo e alguns deles tornam difícil identificar onde fazer contribuições. Perguntou se alguém está familiarizado com o seu OSG e como são feitas as contribuições para que a informe.
• Como ressalva, mencionou que só podemos doar a OSGs que tenham uma conta PayPal ou Stripe ou que possam fornecer um número SWIFT.

Comentários/Questões sobre a proposta de distribuir fundos excedentários igualmente aos OSGs em todo o mundo

• Jennifer solicitou feedback sobre a proposta do comité de Finanças.
• Mark M., presidente da Tecnologia, declarou que achava que esta era uma excelente proposta.
• Gwen M., presidente do CPC e antiga presidente da OIAA, perguntou se havia questões com a distribuição de dinheiro internacionalmente, pois havia preocupações sobre isto anteriormente. Jennifer respondeu que tem 2.400 $ no seu orçamento e planeia contratar um contabilista que conhece e que se especializa em indivíduos de alto património líquido, fundos fiduciários e heranças para determinar como conseguir isto e ver se há questões.
• Eldin, membro do grupo de jovens 5ª Dimensão, perguntou se os OSGs internacionais são o único local onde os fundos excedentários serão enviados. Jennifer perguntou se alguém tem sugestões alternativas para a contactar ou para as declarar agora.
• Barry M., Administrador Geral, mencionou que isto foi tentado anteriormente, às vezes com sucesso e às vezes não, e mencionou que há uma agência governamental, OFAC (Gabinete de Controlo de Ativos Estrangeiros), que monitoriza contribuições para entidades fora dos EUA. Jennifer declarou que está ciente disto e sabe que não podemos contribuir para países OFAC.
• Barbara, RGI suplente para o grupo Just for Today, mencionou que talvez enviar Livros Grandes para um OSG que não tenha PayPal, conta Stripe ou um número Swift possa ser apropriado. Declarou que só porque um OSG pode não ser tão avançado não significa que não precise do apoio. Mencionou que enviar 20 Livros Grandes para a Mongólia, por exemplo, na sua língua, pode ser o caminho a seguir. Barbara ofereceu-se para ajudar com a investigação disto. Jennifer sugeriu que ela assistisse à reunião do comité de Finanças para discutir isto mais aprofundadamente.
• Dave W., membro do comité de Tecnologia, mencionou o fundo de Literatura Internacional que é responsável por ajudar com a tradução de literatura aprovada pela Conferência EUA/Canadá para outras línguas e que contribuímos para esta entidade anteriormente. Jennifer declarou que está ciente desta entidade e que contribuímos para os seus esforços no passado, mas que o comité de Finanças surgiu com uma ideia diferente.

Relatório do Secretário – Jeff b., Secretário

• Jeff mencionou que não teve oportunidade no passado de informar os membros sobre as funções do Secretário.
• Mencionou que o Secretário é um dos 5 dirigentes da OIAA e é membro da Direção. Mencionou que a Secção 4.01C das nossas Diretrizes descreve as funções do Secretário.
• Jeff declarou que as suas funções incluem supervisionar as Eleições da OIAA e nomear e treinar um suplente. Mencionou que recentemente nomeou Anita M. como Secretária suplente e que está a ser preparado um Manual do Secretário para a orientar e aos futuros Secretários da OIAA.
• Descreveu outras funções do Secretário incluindo:
  • Apresentar o relatório anual ao Estado de NJ onde estamos incorporados
  • Conduzir a sondagem anual de membros para determinar o nosso quórum
  • Manter documentos-chave para a organização no que é chamado o “livro da Direção”
• Jeff reviu as atividades que ele e o seu suplente completaram este ano.
• Jeff declarou que foi uma honra e privilégio ter servido a organização neste papel e ser membro da Direção da OIAA nos últimos 2 anos.

Comentários/questões para o Secretário

• Natarena, RGI para AA Solutions, perguntou se Jeff poderia disponibilizar os seus slides para que ela pudesse partilhá-los com o seu grupo. Jeff declarou que colocará os slides no chat.

Comité de Unidade / Atualização da Convenção Internacional – Carlos D., presidente do comité de Unidade

• Carlos relatou que se pode registar para a Convenção até ao início da Convenção e mesmo durante a Convenção.
• Carlos declarou que estamos agora com 3.180 registos para a Convenção de 78 países diferentes.
• Beth D., a coordenadora de Tecnologia para a equipa de Tecnologia, está a trabalhar para preparar os anfitriões de Tecnologia para a Convenção.
• Mencionou que vários vídeos foram recebidos e serão revistos.
• O comité de Unidade está a solicitar voluntários para assistir com a Convenção. Beth D. declarou que o comité de Tecnologia ainda está à procura de falantes de espanhol e português para servir como co-anfitriões de Tecnologia.

Relatório da Presidente – Susan r., presidente

• Susan declarou que haverá eleições em 21 de dezembro onde estaremos a eleger um Vice-presidente, Administrador Geral, presidente da Tecnologia e Secretário. Mencionou que no seu relatório de presidente de outubro haverá ligações para as descrições destas posições.
• Susan declarou que a Convenção Internacional será realizada de 25 de outubro a 27 de outubro e haverá um Workshop de Segurança em 2 de novembro.
• Susan disse que Katie, membro dos Tech Steppers, reúne-se para uma reunião semanal Coffee Talk para informar os membros como tornar-se um Tech Stepper.
• Susan reviu as suas atividades como presidente da Direção ao longo do ano.

Relatório do Administrador Internacional – Beth A., Administradora Internacional

• Beth relatou que parte da sua missão como Administradora Internacional é contactar membros internacionalmente e nos EUA.
• Beth forneceu um relatório que descreve as suas atividades com destaques de como serviu a Direção e os membros.
• Beth relatou que tem estado a assistir Carlos D. na organização da Convenção Internacional, que vê como o culminar do seu papel como Administradora Internacional.
• Forneceu algumas estatísticas dos registos até agora. O maior número de registos veio dos EUA, Reino Unido, Brasil, Canadá, África do Sul, Austrália, França, Irão, Nova Zelândia, Espanha, Colômbia, Quénia, Trindade, Tobago e Índia. Mencionou que as línguas mais prevalentes são inglês, português, francês, espanhol, farsi, punjabi, irlandês, suaíli, alemão e 3 pedidos para ASL.
• Beth agradeceu a Jennifer e ao comité de Finanças pela sua assistência em garantir tradutores, ao comité de Tecnologia por fornecer o apoio técnico necessário para a Convenção e ao comité de Comunicação, especialmente Randy C., por ajudar com documentos e vídeos.

Relatório do Administrador Geral – Barry m., administrador geral

• Barry descreveu o seu serviço à OIAA no passado, que incluiu servir no comité de Finanças e servir como Secretário da OIAA.
• Mencionou que foi convidado a servir neste papel após a demissão do anterior Administrador Geral.
• Barry declarou que assumirá a presidência do comité da Convenção de 2025 para coordenar as nossas atividades na convenção internacional AA de 2025 em Vancouver.
• Barry declarou que tem estado envolvido em questões de governança e questões legais para a OIAA.

Pedido de Fundos Não Orçamentados do Comité de Unidade – Carlos D., presidente do comité de Unidade

• Carlos declarou que este pedido não orçamentado é resultado da resposta esmagadora de registos. Disse que o Comité está a estimar que pode haver mais de 1.000 participantes em várias salas.
• Mencionou que as salas Zoom tipicamente comportam 1.000 participantes e que o Zoom recusou expandir isso para 2.000 participantes. Como alternativa, declarou que poderíamos transmitir a apresentação numa sala para outra sala, o que acomodaria mais de 1.000 participantes e evitaria recusar alguém.
• Carlos fez uma moção para 1.465,43 $ para fundos não orçamentados para permitir esta opção de excesso e Mark M. secundou a moção. A moção passou unanimemente.

Discussão sobre o pedido de Fundos Não Orçamentados

• Daud, RGI para o grupo 164 and Beyond, perguntou se a Tesoureira sente que isto é financeiramente sólido para fazer isto. Jennifer declarou que apoia isto e trabalhou com o comité para preparar este pedido. Declarou que temos fundos suficientes para este pedido.
• Jeff, presidente suplente do comité Steppers, pediu esclarecimento e perguntou se todas as 3.100 pessoas registadas poderiam estar na mesma sala. Carlos reiterou que haverá 4 salas, cada uma com capacidade para 1.000 participantes, e este pedido permitiria ter mais de 1.000 participantes se houver excesso.
• Jennifer perguntou se ocorresse um excesso, a sala de excesso também permitiria 1.000 participantes e se poderia haver múltiplos excessos. Beth A. respondeu sim a ambas as questões.
• Uma questão no chat perguntou se não usássemos a opção de excesso, ainda teríamos de pagar por ela e a resposta foi sim.

A Assembleia encerrou com a declaração de Responsabilidade às 15:24 EST.

Resumo das moções

1. Uma moção para aceitar as atas de 15 de junho foi feita e secundada. A moção passou unanimemente.
2. Uma moção para aceitar o pedido de fundos não orçamentados do comité de Unidade de 1.465,43 $ foi feita e secundada. A moção passou unanimemente.

Humildemente submetido,
Jeff b., Secretário da OIAA.