Participantes:

Susan r., presidente

Vago., vice-presidente

Jennifer b., tesoureira

Jeff b. Secretário

Mark m., presidente de tecnologia

Beth a., administradora internacional

Barry M., candidato para o cargo At Large

Anita M., candidata para Secretária suplente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião, pediu apresentações para as atas e depois abriu a reunião com um momento de silêncio e a Oração da Serenidade às 14:05 EST.

Resumo da agenda: atas, relatórios do Secretário e Tesoureiro, sem assuntos antigos, novos assuntos

Aprovação das atas da reunião:

• Atas de 14 de abril de 2024: Jeff observou que não esteve na reunião e reviu-as.
  • Comentários: Jennifer perguntou se as atas foram carregadas no sítio Web. Jeff certificar-se-á de que estas são atualizadas conforme as atas anteriores são carregadas no sítio Web.
  • Moção: Susan pediu uma moção para aprovar as atas. Beth fez uma moção para aprovar as atas; Mark secundou. Sem mais discussão.
• Atas de 10 de março de 2024: Jeff observou que estas foram previamente revistas e houve preocupações relativamente à organização das atas. Jeff fez atualizações organizacionais às atas e delineou esses ajustes.
  • Comentários: Susan pediu que as atas reflitam que o relatório de Jan sobre Duplo Diagnóstico foi lido nas atas e que o relatório está no Google Drive.
  • Moção: Susan pediu uma moção para aceitar. Mark fez uma moção para aceitar as atas e Beth secundou a moção. Sem oposição à aceitação.

Relatório do Secretário – Jeff b. Secretário:

• O secretário não envia um relatório todos os meses.
• Foi encontrado um candidato a secretário suplente e está presente. Anita esteve em orientação e está a assistir a esta reunião hoje.
• Progresso no atraso das atas das reuniões. Foi carregada na pasta uma folha de cálculo que acompanha o atraso. Algumas pré-aprovadas e outras vão ser tratadas mais tarde. Espera ter tudo limpo antes da próxima reunião conjunta do Conselho de Administração (CA) em julho. A reunião Executiva de março não foi concluída antes desta reunião. Ele terá essas prontas para a reunião Executiva de junho. Susan pediu a Jeff para ter todas as suas atas durante o seu mandato disponíveis no Google drive do CA (drive do CA) na pasta do Secretário, bem como publicadas no sítio Web após aprovação.
  • Comentários: Jennifer perguntou sobre o estado das atas de julho e agosto de 2023, Jeff identificou que as de julho estão a ser preparadas a partir das atas de Susan e as de agosto foram aprovadas, bem como estão no drive do CA. Susan afirma que ela e o CA precisam de acesso às atas aprovadas. O secretário é responsável por colocar as atas aprovadas numa base anual na pasta do Conselho denominada: Atas Aprovadas. Tanto as atas do CA como da Assembleia serão colocadas nas pastas apropriadas. Ambos os conjuntos de atas são os documentos mais solicitados.

• Estado da Sondagem aos Membros: Começou no final de dezembro e prolongou-se até janeiro. A sondagem aos membros de 2023 teve 172 respostas, gerando um quórum atual de 43 para a Assembleia de junho. Em janeiro, o CA aprovou uma sondagem anual no mês de junho daqui para a frente. O planeamento está em curso.
  • Comentários: Mark pediu a Jeff para marcar uma hora para se reunirem sobre o envio do inquérito.

• Livro do Conselho: O voluntário anterior não poderá ajudar. É necessário atualizar documentos e depois mantê-lo daqui para a frente. O progresso neste projeto será empreendido por Jeff e pela secretária suplente. Possivelmente será mantido daqui para a frente pela secretária suplente.
• Renovações de Seguros: Renovados os Seguros de Administradores e Diretores da US LI de 1 de abril a 1 de abril de 2025, pagos ligeiramente mais alto que no ano passado a $576 ($540 no ano passado) e ambas as apólices serão adicionadas ao Livro do Conselho. Com efeito a partir de 8 de maio de 2024, o novo seguro de Responsabilidade Civil Geral através da Hiscox, não seguro profissional, prémio de $346. Criando uma pasta de seguros separada especificamente para esses documentos.
  • Comentários: Jennifer estaria interessada em rever a apólice de ambos. Uma vez que Jeff carregue esses seguros na pasta do Conselho, ele enviará um e-mail ao conselho.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Demonstração de Resultados de Abril: Abril foi o mês de maior geração de receita desde o início. A receita é pouco mais de $9.700 no ano anterior. Despesas: $570 e descritas. Lucro líquido um pouco mais de $7.000.
• Variação Orçamental: Comparado com o orçamento estamos no azul em $19.000 até à data. Mencionou projetos especiais em que ainda não se gastou.
  • Comentários: Mark tem reuniões marcadas para começar o trabalho em projetos especiais. Relativamente à receita, ele sente que é ótima. Pelo seu conhecimento, nunca praticámos a 7^.ª tradição em workshops ou eventos. Susan perguntou quais eram os projetos especiais. O projeto especial está relacionado com o diretório de membros.
• Balanço: Dinheiro pouco mais de $122.000 com $5.500 reservados para a Convenção Internacional OIAA.
• Contribuições: Continuam a receber contribuições de grupos mais elevadas à medida que os grupos crescem. 62 grupos contribuíram para o mês de abril.
  • Comentários: Susan perguntou se o mês trimestral é a razão pela qual abril é tão grande? Jennifer observou que 3, 6, 9 e 12 são os piores e o resto dos meses tem tendência mais alta. É como ela orçamenta para o ano.

Discussão de viagem e participação na ICOAA: Jeff B., Secretário/Susan, presidente:

Contexto: Susan pediu que este item fosse colocado na agenda com o relatório do Tesoureiro das Finanças. Jeff estava a preparar-se para organizar a sua viagem orçamentada aprovada de $1.500 para a conferência ICOAA em Las Vegas, NV. Ele procurou orientação sobre como funcionava a viagem orçamentada. Ele acredita que custará mais devido apenas à localização. Ele afirmou que Susan tinha $1.700 alocados no orçamento para a sua participação. Ele está a solicitar que a sua viagem à conferência seja aumentada em $200 adicionais (não orçamentados).

Discussão: Jennifer observou que o orçamento de Susan para 2024 não é $1.700, em 2024 são $1.500. Jennifer inquiriu sobre especificidades da viagem de Jeff e depois observou a sua experiência em torno de viagens. As questões de Jennifer levaram a mais discussão sobre se a viagem selecionada era mais uma preferência em vez de prudente devido aos fundos terem sido aprovados em $1500. Jennifer observou que as Diretrizes afirmam que o Conselho pode votar em itens sob $500. Neste caso, Jennifer solicitou que a questão fosse levada à Assembleia. Jeff afirmou que as Diretrizes lhe dão instruções para pedir uma votação aqui.

• Foi feita uma moção por Jeff para o Conselho aprovar um aumento de $200 à sua linha de viagem para a conferência ICOAA. Mark fez a moção. Não houve segundo à moção. Em vez disso, seguiu-se uma discussão intensa. A linguagem do tópico mudou de Discussão de Viagem e Participação na Conferência ICOAA para Pedido de Aumento de Viagem de $200 Não Orçamentado.

Discussão do Pedido de Aumento de Viagem de $200 Não Orçamentado: Jennifer pediu a folha de trabalho que Jeff havia preparado que o levou a pedir o aumento para melhor compreensão. Beth perguntou adicionalmente como a participação beneficia a OIAA e especialmente os grupos internacionais. Mark chamou um ponto de ordem relativamente à participação da OIAA na conferência, esclarecendo que a Assembleia aprovou tanto o orçamento como a participação. Beth esclareceu que o orçamento aprovado para participação não muda para a OIAA, esses são dois itens separados.

• Jeff fez uma moção para aprovar o aumento de viagem não orçamentado de $200 para o secretário e foi secundado por
  • A votação da maioria aprova a moção (3-2). Os visitantes não podem votar.
    • Opinião da minoria observada: Beth procura mais informação antes de discussões do Conselho no futuro.
  • Moção de Jennifer para levar isto à Assembleia pois esta não é uma votação unânime. Beth secunda a moção.
    • Discussão: Susan afirmou que não haverá tempo na Assembleia. Mark observou que se ele fosse um membro da Assembleia e visse um pedido de $200 vir à Assembleia quando o CA tem o poder de aprovação, ele questionaria o próprio CA. Jennifer afirmou que tem uma responsabilidade fiduciária e Mark afirmou que todos têm.
    • Votação da Moção: Susan perguntou aos que estão a favor de levar o pedido não orçamentado de $200 à Assembleia, 3 opuseram-se à votação de 5. Susan afirmou que isto levou mais tempo que o esperado e refletiu uma desunião do Conselho. Beth afirmou que esta é a razão para o Inventário. Jennifer afirmou que deveria levar este item à Assembleia no seu relatório.
    • Moção rejeitada: pela maioria do CA.

Novos assuntos:

1. Posições de serviço/candidatos:

• Secretária suplente Anita M. 15/1/1991 Norte do Estado de Nova Iorque: atualmente secretária do grupo Eye-Openers Online em Nova Orleães. Também atuou como anfitriã, preparadora de café, secretária com o distrito por um momento, tesoureira de grupo, intérprete da Área para alguns workshops, RSG suplente, agora secretária. Profissionalmente trabalhou até cargos de CEO, atualmente COO de uma Empresa Nacional. Serviu em vários CAs e especificamente numa agência de recuperação sem fins lucrativos onde havia sido uma recém-chegada cerca de 10 a 15 anos antes. Desenvolveu estatutos para múltiplas organizações sem fins lucrativos, serviu como presidente de Governança, Vice-Presidente, Secretária e Tesoureira. Tomou uma decisão consciente com o seu padrinho sobre envolver-se em reuniões online como base da sua recuperação e por sua vez fará o seu serviço nesse ambiente.
• Candidato a Administrador At Large do Conselho: Barry apresentou o seu currículo de serviço ao grupo, e foi partilhado no ecrã por Susan. Os destaques do seu extenso currículo incluem presidente de serviço sóbrio de reunião de grupo, secretário, tesoureiro e RSG do Distrito 28. Arquivista, DCM até encontrarem um novo, participou em reuniões da Área onde trabalhou no Comité de Finanças, Comité Operacional da Conferência Estadual, Manual de Serviço Estadual para o Norte de Illinois. Em 2016 começou a participar em reuniões via Zoom na OIAA. Havia sido membro online através de grupos Yahoo no final dos anos 90. Registou o seu grupo Zoom com a OIAA e familiarizou-se com as questões da OIAA na altura. Pediu para ser útil usando a sua experiência com organizações sem fins lucrativos, para ajudar a resolver questões. Foi secretário da OIAA e observou o progresso das questões que afligiram a OIAA maior.
  • Susan afirmou que o Conselho não discutiria os dois candidatos agora. Barry agradeceu ao grupo e saiu da reunião.
  • Jeff perguntou se estava bem oferecer o cargo de secretária suplente à Anita. Jennifer esclareceu que a suplente não precisa de ser aprovada. Jeff só queria ser aberto e dar ao conselho a oportunidade. Mark deu as boas-vindas à Anita e Jennifer afirmou que todos se amam.
• O Anúncio do Vice-Presidente será feito para julho e marcará um encontro para a reunião de negócios de setembro.

2. Agenda da Assembleia de Junho, Susan: Deu uma visão geral e pediu contributos. Há um item para votar e o resto é um relatório. Jennifer pediu para adicionar a despesa não orçamentada à agenda. Mark observou que seria parte do relatório de Jennifer. Susan afirmou que pode ser atualizado nas atas de Jennifer para a Assembleia e no seu relatório.

Jennifer também perguntou sobre a Política de Viagens, e se precisaria de aprovação do Conselho ou aprovação das Finanças. Susan gostaria que Jennifer elaborasse a Política de Viagens dentro do Comité de Finanças primeiro e o grupo gostaria de discuti-la na próxima reunião do Conselho.

3. Subcomité Ad Hoc de Inventário, Susan– O comité determinaria o cronograma, questões, se um facilitador neutro sem agenda, e um relatório dos resultados do inventário. Mark nomeou Beth para ser a presidente. Beth aceitou. Jeff secundou a moção. Ele juntar-se-á à Beth. Votação unânime para Beth ser presidente do comité.
4. Relatório da Presidente OIAA, Susan: O relatório da Presidente está no drive do Conselho; ela passou muito tempo no PAC. Jan está a trabalhar sozinha e fez um ótimo trabalho respondendo às queixas. Susan observou o Comité do Dia da Unidade. Alegação, e Convenção.
5. Relatório do Presidente de Tecnologia, Mark: começando projetos especiais do Diretório de Membros. Adicionou botão de contribuição no topo da página OIAA para o Tesoureiro. Recomendando um Dia de Serviço OIAA para recrutamento do Comité OIAA. Susan recomendou uma Feira de Serviços para julho de 2024. Workshop de Segurança Tech Steppers agendado para agosto.
6. Relatório da Presidente da Conferência, Beth: Registo a 1^.º de junho. Serão necessários intérpretes, e decidido o tipo. Procuram-se músicos, MC para o evento, comediantes. Temos três salas diferentes. Essas poderiam ter música de três países diferentes. Marketing e comunicações sobre o evento. As redes sociais são onde a informação viaja como What’s APP e reuniões fechadas do Facebook. Serão desenvolvidos panfletos e enviados. Só podemos esperar que as pessoas tratem a informação confidencialmente.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

• Atas da Reunião para abril de 2024 aprovadas, e março de 2024 aceites.
• Moção aprovada para aumentar a linha de viagem do secretário de $1500 em $200.
• Moção para levar moção de aumento orçamental não aprovado à Assembleia foi negada por voto maioritário de 3-2. Está dentro do âmbito do Conselho aprová-la conforme as Diretrizes aprovadas pela Assembleia.
• Presidente do Subcomité de Inventário Beth nomeada.

Itens da agenda de junho de 2024

• Política de viagens
• 7^.ª tradição nos workshops OIAA

Respeitosamente submetido,

Anita M

Secretária suplente da OIAA