Participantes:

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Nona C., vice-presidente

Mark m., presidente de tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião às 14h04 EST. A reunião começou com a Oração da Serenidade. Susan informou que recebemos 3 currículos: o dela, o de Nona e um currículo para Administrador Geral de Buck R., um Ex-Delegado da Área 12 de Delaware, que está no Conselho da organização NAATW.

Revisão do estatuto – Nona C., presidente

• O Comité de Unidade forneceu um estatuto revisto ao Conselho. Nona guiou o Conselho através do estatuto revisto.
• Jeff e Jennifer comentaram que não havia nada no seu estatuto sobre o contacto com reuniões internacionais, que se pensava fazer parte da missão do comité de Unidade. Mark mencionou que a Convenção Internacional anual que o comité de Unidade propôs necessitará de contacto com membros internacionais de AA.
• Mark M. apresentou uma moção para aceitar o estatuto revisto do comité de Unidade, que foi secundada por Nona C. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o seu estatuto com uma abstenção.
• Em seguida, Nona guiou o Conselho através do estatuto revisto de Comunicação. Não foram expressas questões pelo Conselho. Mark M. apresentou uma moção para aceitar o estatuto revisto do comité de Comunicações, que foi secundada por Jennifer B. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o seu estatuto.
• Susan levantou a questão sobre se o comité de Comunicações deveria tornar-se um comité Permanente em vez de um comité ad hoc. O Conselho foi favorável a avançar nessa direção, o que terá de ser levado a uma Assembleia. Jeff salientou que levar isto a uma Assembleia provavelmente teria de esperar até à Assembleia de março. Mark M. apresentou uma moção para que fosse feita uma recomendação à Assembleia para mudar o comité ad hoc de Comunicação para um comité Permanente. Susan R. secundou a moção, que foi aprovada por unanimidade pelo Conselho.

Relatório do Secretário – Jeff b., Secretário

• Jeff explicou que enviou uma versão revista do documento de Conflito de Interesses que incluía revisões baseadas na recomendação de Jennifer para substituir “Diretor” por “Administrador” em todo o documento. Jeff disse que o documento atualizado será enviado aos advogados da McCarter.
• Jeff reviu o plano para aprovar o documento de Diretrizes que ele tinha preparado a pedido da Presidente. O plano tem os seguintes passos propostos:
  1. Rever as questões pendentes no documento de Diretrizes para finalizar o documento.
  2. Rever e aprovar as Secções 1 a 4 na reunião do Conselho de Administração de novembro.
  3. Rever e aprovar as Secções 5 a 7 na reunião do Conselho de Administração de dezembro.
• Com este plano, o documento de Diretrizes teria a aprovação do Conselho no início de dezembro, o que pode ser anunciado na Assembleia de dezembro. O Conselho concordou com o plano para aprovação do documento de Diretrizes pelo Conselho de Administração até à reunião de dezembro.
• O Conselho discutiu como o documento de Diretrizes seria apresentado aos Membros. Jeff sugeriu que tivéssemos 4 ou 5 sessões de Workshop para apresentar o documento de Diretrizes, mas Susan só tinha orçamentado 2 sessões. Jeff sugeriu que tentássemos obter a aprovação do documento de Diretrizes na Assembleia de março, mas Jennifer afirmou que achava que março era muito agressivo, sendo junho um prazo mais razoável.
• O Conselho discutiu quantas sessões de Workshop seriam necessárias para explicar o documento de Diretrizes aos Membros. Jeff sugeriu 3 sessões para apresentar o documento de Diretrizes, com 2 sessões para os EUA, Canadá e Europa e 1 sessão em horário adequado para Internacional. O Workshop dos EUA, Canadá e Europa necessitaria de 2 intérpretes (520 $) e o Workshop Internacional necessitaria de 4 intérpretes (1.040 $).
• O Conselho discutiu então se deveria aprovar o documento de Diretrizes em 3 meses (Assembleia de março) ou 6 meses (Assembleia de junho). Mark sentiu que 6 meses era demasiado tempo e que os Estatutos foram aprovados em 3 meses. Nona declarou que mudou de opinião e concordou com o prazo de 3 meses. O consenso do Conselho foi ter a aprovação do documento de Diretrizes pelos Membros em 3 meses na Assembleia de março. Haverá uma sessão de Workshop para EUA, Canadá e Europa em janeiro com uma sessão repetida em fevereiro, juntamente com uma sessão internacional em fevereiro.
• Susan esclareceu para Jennifer que a reunião conjunta de Administradores e presidentes de Comités terá lugar trimestralmente (4 vezes) em janeiro, abril, julho e outubro de 2024.
• O Conselho reviu as questões pendentes com o documento de Diretrizes e tomou várias decisões e atualizações. O documento revisto será datado de 10 de outubro de 2023 e enviado ao comité de Diretrizes.

Relatório da Presidente – Susan R., Presidente

• Susan informou que não conseguiu contactar o nosso presidente do PIC, Jon. Ele não respondeu a nenhuma comunicação. Susan declarou que não temos um processo para remover um trabalhador inativo, mas podemos remover alguém por justa causa. Jon não forneceu um estatuto para o comité PIC.
• Susan informou que Stormy, nossa presidente do CPC, tinha se demitido porque o seu orçamento não foi aprovado. Ela retirou a sua demissão e declarou que está a contestar os cortes no seu orçamento. Não foi fornecido nenhum estatuto para o comité CPC.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Jennifer distribuiu os dados financeiros ao Conselho e perguntou se havia alguma questão ou comentário.
• Jennifer mencionou que contactou Stormy e informou-a de que o Conselho não aprovou o seu orçamento. Jennifer informou Stormy que ela ainda poderia apresentar o seu orçamento à Assembleia, mas que Jennifer iria manifestar-se sobre o custo excessivo do vídeo. O Conselho discutiu o orçamento do CPC, e o consenso foi que a despesa de 10.000 $ no orçamento do CPC fosse removida. Jennifer disse que iria modificar o orçamento em conformidade e contactar Stormy para informá-la da decisão do Conselho.
• Jeff perguntou sobre dois itens do orçamento que constituem 40% do orçamento da OIAA 2024: Melinda como trabalhadora especial mantendo o sítio Web (25%) e a convenção internacional do comité de Unidade (15%). Jennifer expressou preocupação sobre as atividades realizadas por Melinda e o custo destas atividades. Mark, nosso presidente de Tecnologia, informou o Conselho que as suas atividades eram necessárias para manter um sítio Web crescente e complexo. O Conselho sugeriu que fosse preparado um RFP para estes serviços para procurar externamente uma alternativa menos dispendiosa. O Conselho também discutiu o custo da Convenção Internacional proposta e foi informado que o custo foi dividido entre serviços técnicos online e tradutores para uma Conferência de 3 a 4 dias.

A reunião encerrou com a Declaração de Responsabilidade às 16h32 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. apresentou uma moção para aceitar o estatuto revisto do comité de Unidade, que foi secundada por Nona C. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o seu estatuto com uma abstenção.
2. Mark M. apresentou uma moção para aceitar o estatuto revisto do comité de Comunicações, que foi secundada por Jennifer B. O Conselho votou por unanimidade para aprovar o seu estatuto.
3. Mark M. apresentou uma moção para que fosse feita uma recomendação à Assembleia para mudar o comité ad hoc de Comunicação para um comité Permanente. Susan R. secundou a moção, que foi aprovada por unanimidade pelo Conselho.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário(a) da OIAA