Assembleia do OIAA – 15 de junho de 2024 – atas

Mark M., o presidente de Tecnologia da OIAA, fez vários anúncios de abertura e apresentou a equipa de Tecnologia do Zoom. Pediu a todos os membros votantes que preenchessem o formulário de quórum.

A Assembleia foi aberta pela Presidente do OIAA, Susan R., às 14:02 EST (11:02 PST, 12:02 MST, 13:02 CST, 19:02 Reino Unido/Portugal). Ela deu as boas-vindas aos participantes e conduziu a assembleia na versão “Nós” da oração da Serenidade. Susan reviu a ordem de trabalhos da Assembleia.

Susan apresentou o nosso novo administrador independente, Barry M., que anteriormente foi Secretário do OIAA. Barry dedicou alguns minutos a apresentar-se.

Revisão da ata da assembleia de 16/3 – Jeff b., Secretário

• Jeff descreveu o processo para estabelecer um quórum. Explicou que na sondagem anual do ano passado houve 182 respostas e que o quórum é 25% desse número, que é arredondado para 46. Assim que tivermos 46 membros registados, poderemos conduzir os trabalhos.
• Mark M, Presidente de Tecnologia, anunciou que agora havia quórum para que os assuntos pudessem ser tratados.
• Jeff anunciou quem podia votar na Assembleia.
• Jeff reviu a ata da reunião da Assembleia de 15 de março^th e solicitou quaisquer correções.
• Amelia L., IGR do grupo Journey of the Heart, ofereceu várias correções que foram feitas.
• Jeff solicitou uma moção para aprovar a ata de 16 de março^th. Uma moção para aprovar a ata conforme alterada foi feita por Robert B., IGR do grupo 1728 de Columbus, Ohio, e secundada por Mary M., a presidente do PIC. A moção foi aprovada por unanimidade.

Cargos em aberto – Susan r., presidente

• Susan afirmou que o primeiro cargo em aberto que temos é para Vice-presidente. Shem mencionou que este cargo serve como Oficial do Conselho. Ela afirmou que é preciso ter 18 anos de idade, não é preciso ser cidadão dos EUA e tem de ter prestado serviço no OIAA anteriormente. Se estiver interessado neste cargo, envie um currículo para o Conselho (oiaa.board@aa-intergroup.org) até 1 de julho.
• Susan afirmou em seguida que temos um cargo em aberto para presidente do comité da convenção internacional de Vancouver. Esta convenção internacional realiza-se de 5 em 5 anos nos EUA ou no Canadá. Ela afirmou que teremos uma cyber suite e uma sala de hospitalidade nesta Convenção. Se tiver interesse em servir, contacte Susan em chair@aa-intergroup.org
• Susan mencionou que precisamos de um registrador suplente. Se quiser mais informações sobre este cargo, contacte Mary M., em registrar@aintergroup.org.

Atualização sobre a Convenção Internacional do OIAA – Beth A., administradora internacional

• Beth afirmou que estava impressionada com a resposta que tivemos em termos de inscrições. Ela informou que, até à data, temos 380 pessoas inscritas.
• Beth forneceu uma lista de alguns dos muitos países onde os inscritos residem.
• Ela afirmou que está apenas a começar a criar o horário e discutiu alguns dos detalhes propostos para as sessões.
• Ela solicitou feedback da Assembleia para ajudar a tornar esta uma experiência incrível para todos.

Relatório do tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

Variação do orçamento: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-apr-2024-4/

Balanço: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-feb-2024-2/

Relatório de contribuições: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-dec-2023/

• Jennifer reviu as finanças de maio com as informações acumuladas do ano também. Ela afirmou que, para maio, recebemos contribuições de pouco menos de 9.200 $ e que, no acumulado do ano, recebemos 40.700 $ em contribuições.
• Ela reviu várias das despesas que foram incorridas.
• Ela informou que no nosso balanço, temos um total de dinheiro em caixa no banco de 127.000 $ com despesas acumuladas para a Convenção de Vancouver de 2025 de 5.500 $.
• Ela mencionou que em outubro vamos incorrer em algumas despesas muito grandes para a nossa convenção online que estamos a organizar. Ela afirmou que também temos um mecanismo no final do ano que, se tivermos excesso de dinheiro em caixa acima da nossa reserva prudente, distribuiremos estes fundos excedentes a outras entidades de AA que serão votadas pela Assembleia em dezembro.
• Jennifer afirmou que o relatório final que ela faz é o relatório de contribuições, que tem todos os diferentes grupos que contribuíram para maio.

Relatórios dos comités

Relatório do comité da Convenção Internacional de Vancouver – Susan R., presidente

• De 5 em 5 anos, na Convenção Internacional do GSO, o OIAA acolhe uma cyber suite e o Comité está atualmente à procura de um presidente. A compreensão e a experiência de trabalhar com a diversidade cultural, bem como a experiência anterior em hospitalidade em conferências, são uma mais-valia.
• O OIAA está representado através da organização de uma suite de hospitalidade para os participantes.
• Este comité reúne-se via Zoom no 3.º domingo do mês às 14:15, hora do leste

Comité interno de relatórios financeiros – Leslee A., presidente do comité de Comunicações

• A presidente deste comité não pôde comparecer, por isso criou um vídeo que foi reproduzido para os participantes.
• No vídeo, Erica apresentou o relatório do comité que abrange o ano de 2023.
• O Comité realizou uma revisão dos relatórios e controlos financeiros do OIAA e apresentou o seu relatório ao Conselho a 1 de março.
• Ela mencionou que a revisão que realizámos seguiu um guia para a realização de revisões financeiras internas, que é diferente de uma auditoria financeira que um contabilista faz.
• Ela reviu então o relatório de 9 páginas apresentado ao Conselho.

Relatório do Comité de Finanças – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer agradeceu primeiro à equipa de revisão financeira. Ela afirmou que acha que isto deve dar aos membros um nível de conforto com os nossos procedimentos financeiros.
• Ela apresentou então o relatório anual do Comité de Finanças.
• Ela forneceu uma lista de algumas das realizações do comité para o ano:
• O Comité ajudou na secção de finanças das diretrizes.
• Eles iniciaram e apresentaram o Registo de Beneficência anual obrigatório de Nova Jérsia.
• O Comité criou e documentou o processo de fornecedores.
• Eles criaram, distribuíram e compilaram o processo de orçamento.

Relatório do Comité de Tecnologia – Mark M., presidente de Tecnologia

• Mark informou que uma das principais responsabilidades do Comité é o sítio Web e que o nosso sítio Web fez um ano. Mark demonstrou algumas funcionalidades do sítio Web.
• Ele informou que mais de 229.000 pessoas visitam o sítio Web num mês.
• Ele afirmou que o comité de Tecnologia se reúne duas vezes por mês, às segundas-feiras, às 20:00 EST.
• Ele informou que no último ano foram adicionadas mais de 1.700 reuniões ao diretório.
• Mark afirmou que o comité de Tecnologia está dividido em vários subcomités e cada subcomité apresentou um relatório.
• Mark informou que temos uma profissional paga, Kerry K., e que ela está a fazer um trabalho incrível. Ela sucedeu a Melinda F., que fez um trabalho incrível com Matt para construir o nosso sítio Web.

Relatório do comité de Comunicações do OIAA – Lesliee A., presidente de Comunicações do OIAA

• Lesliee afirmou que o seu comité foi abençoado com voluntários que são incrivelmente talentosos e generosos com o seu tempo>. Ela agradeceu a todos os que trabalharam com a equipa de comunicações ao longo deste último ano.
• Mark M. reproduziu um vídeo que forneceu o relatório do Comité.
• Em janeiro de 2023, o comité de comunicações do OIAA começou a trabalhar como um comité ad hoc e, em fevereiro de 2024, o comité tornou-se um comité permanente.
• Ela informou que um dos seus trabalhos era aumentar a participação do grupo através da criação de inquéritos programados.
• Ela afirmou que o Comité procura aumentar a participação eleitoral do OIAA através da produção de vídeos educativos. O Comité também procura manter a consistência nas comunicações escritas em todo o OIAA.
• Ela mencionou que se pode encontrar uma versão impressa do vídeo na página do comité de Comunicações, em relatórios.

Relatório do Comité CPC – Gwen Mc., Presidente do Comité CPC

• Gwen afirmou que se juntou ao comité CPC no início deste ano.
• Gwen informou que agora foi acompanhada no Comité por Sharon G., a presidente suplente do CPC.
• Ela afirmou que o Comité se reúne na 4.ª segunda-feira do mês, com os detalhes disponíveis na página do comité CPC no sítio Web.
• Ela afirmou que o próximo passo para o nosso comité é determinar o que o Comité estará a fazer.
• Ela informou que o Comité irá rever o manual do CPC que está disponível no GSO em aa.org

Relatório do PAC (Política & Admissões) – Susan R., Presidente

• Susan afirmou que Jan BB., a presidente do PAC, lhe pediu para partilhar o relatório do PAC, que também será carregado para o sítio Web.
• Jan afirmou que o PAC é responsável pelos grupos que desejam juntar-se ao OIAA ou listar a sua reunião connosco.
• Ela informou alguns dos números:
  • Até ao final de maio deste ano, foram processadas 1.159 novas reuniões.
  • Foram adicionadas 538 novas reuniões ou grupos.
  • Foram adicionados 124 novos IGRs.

Comité de informação pública – Mary M., presidente do PIC

• Mary afirmou que é a presidente do comité de informação pública e também a registradora.
• Mary forneceu uma apresentação de diapositivos para o seu relatório.
• Ela afirmou que o principal objetivo do comité de informação pública é levar a mensagem aos alcoólicos e àqueles que estão a sofrer por causa do álcool em todo o mundo.
• Ela informou que o seu comité responde a perguntas gerais sobre uma grande variedade de tópicos.
• Ela afirmou que, nos últimos 12 meses, foram recebidas 952 perguntas e descreveu várias das perguntas comuns recebidas.
• Mary também descreveu o processo utilizado pelo seu comité para responder a estas perguntas.

Relatório do Comité Stepper – DC Dave, presidente do Steppers

• Dave afirmou que o comité Steppers realiza chamadas do 12.º passo, o que o Comité faz tão bem.
• Ele informou que houve 1.069 respostas de steppers no mês passado.
• Dave informou que a maioria dos pedidos que chegam ao Comité são respondidos em 20 minutos, mas por vezes pode demorar até uma hora.

Relatório do Comité de Unidade – Carlos D., presidente do comité de Unidade

• Carlos apresentou o relatório do comité e mostrou um vídeo.
• Ele informou que o Comité de Unidade tem-se reunido duas vezes por mês para organizar uma convenção internacional em outubro.
• Carlos afirmou que o Comité tem a presença e participação regular de membros das comunidades online de AA no Brasil, Espanha, Portugal, França, EUA e, por vezes, Austrália

Os membros tiveram a oportunidade de fazer perguntas. Foram feitas várias perguntas e os vários Oficiais e presidentes de Comité forneceram respostas.

A Assembleia terminou às 16:19 EST.

Resumo das Moções

1. Uma moção para aceitar a ata de 16 de março^th, conforme alterada, foi feita e secundada. A moção foi aprovada por unanimidade.

Humildemente Submetido,
Jeff B, Secretário da OIAA.