Participantes:
Jeff B., Secretário
Jennifer B., Tesoureira
Nona C., Vice-Presidente
Mark M., Presidente da Tecnologia
Terry N., Presidente da Convenção
Susan R., Presidente

Susan R., a Presidente, declarou a reunião aberta e iniciou a reunião com a Oração da Serenidade às 14:02 EST.

Revisão das atas do Conselho de Administração – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que as atas da reunião do Conselho de Administração de 16/11 não estavam prontas para revisão. Afirmou que estavam quase prontas e que as enviaria nos próximos dias.

Revisão das diretrizes – Jeff B., Secretário

• Jeff afirmou que enviou as Diretrizes revistas ao Conselho, que incluíam as alterações com base nas questões respondidas pelo Conselho, as questões de capitalização identificadas por Susan e as alterações aos procedimentos da Assembleia, de unanimidade substancial (maioria de 2/3) para maioria simples, conforme declarado nos nossos Estatutos.
• Jennifer salientou que existem certas situações nos nossos Estatutos que exigem unanimidade substancial e que não estão identificadas nos procedimentos da Assembleia atualizados e no gráfico. Jennifer forneceu a lista dessas situações nos seus comentários sobre essa secção. Jeff afirmou que irá adicionar uma nota de rodapé com essas situações, conforme identificado por Jennifer nos Estatutos.
• Jeff afirmou que hoje iremos rever as Secções 5 a 7. Afirmou que Susan lhe tinha enviado um e-mail sobre problemas com a formatação destas secções, especialmente a secção financeira (Secção 6). Jeff passou a revisão para Susan para que ela explicasse os seus comentários ao Conselho.
• Susan manifestou a sua preocupação de que o documento não seja consistente em termos de estilo. Mencionou que as diferentes secções foram trabalhadas por diferentes subcomissões e o resultado foram diferentes estilos e vozes. Mencionou que, em contraste, as Diretrizes atuais estão numa única voz. Um exemplo que mencionou foi a secção Financeira, que foi escrita numa voz passiva, que é diferente das outras secções.
• Mark afirmou que precisamos de ter uma pessoa, como Susan, para atualizar todo o documento ou contratar um revisor. Nona perguntou se Susan estava disposta a fazer as alterações necessárias.
• Mark estava preocupado que colocar todo o documento numa única voz fosse uma reescrita significativa. O Conselho concordou que, independentemente disso, o conteúdo não deve ser alterado. Mark sugeriu que adicionássemos um parágrafo ao início do documento a descrever como o documento foi criado por diferentes subcomissões e que o documento terá diferentes vozes em diferentes secções.
• Susan afirmou que podia rever o documento e corrigir os erros de capitalização e pontuação, mas perguntou se a secção Financeira, escrita numa voz passiva, deveria ser alterada. Jennifer afirmou que a secção Financeira tem mais linguagem jurídica do que as outras e a linguagem jurídica é frequentemente feita numa voz passiva.
• Nona fez uma moção para que Susan alterasse a pontuação e a capitalização do documento de Diretrizes. A moção foi secundada por Jeff e a moção foi aprovada por unanimidade.
• Susan levantou uma questão com a secção do Comité, 5.5.1, que atualmente exige a inclusão do propósito e da carta para cada Comité. Nona sugeriu que removêssemos isto de cada Comité e que o documento se referisse ao sítio Web para cada Comité na lista. Susan fez uma moção para que a secção do Comité do documento de Diretrizes apenas liste os nomes dos Comités e se refira ao sítio Web para a carta e o propósito. A moção foi secundada por Jeff e a moção foi aprovada por unanimidade.
• Susan mencionou que na reunião do comité de Finanças houve uma discussão sobre a alteração do termo “auditoria interna” para “revisão financeira interna”. Jennifer concordou e esta alteração será feita.
• Susan também tinha uma pergunta sobre o significado de “este montante” na Secção 6.3. Jennifer afirmou que este texto pode ser alterado para “o montante total da reserva prudente mais a retenção de caixa” para esclarecer o que se pretende.
• Mark tinha várias alterações na Secção 7, a Secção de Tecnologia, que enviará a Jeff por e-mail.

Proposta para colocar um número de telefone no sítio Web – Susan r., presidente

• Sam, um membro do comité de Tecnologia, pesquisou os custos de colocar um número de telefone no sítio Web. Propôs que fizéssemos esta adição ao sítio Web porque as pessoas com mais de 40 anos se sentem mais confortáveis a usar o telefone do que a enviar um e-mail.
• Nona afirmou que era contra esta proposta por várias razões, incluindo: seria uma reestruturação da OIAA, uma vez que somos uma organização online; as pessoas podiam usar o número de telefone para solicitação; precisaríamos de ter voluntários para apoiar a linha telefónica e alguém para coordenar estes voluntários; e que as chamadas podiam ser em idiomas diferentes do inglês, o que seria difícil de apoiar. Jeff também manifestou a sua oposição e concordou com tudo o que Nona afirmou. Afirmou também que o custo e o tempo gasto não valeriam os benefícios. Jeff mencionou que esteve envolvido com o seu Intergrupo local e obter voluntários dá muito trabalho. Mark e Jennifer também manifestaram a sua oposição.
• Susan afirmou que enviou um e-mail a Sam a dizer-lhe que, se ele quisesse prosseguir com esta ideia, deveria escrever uma proposta e enviá-la ao Conselho para inclusão na ordem de trabalhos de uma futura assembleia.

Pontos adicionais da ordem de trabalhos – Susan r., presidente

• Susan mencionou que Lesliee, a presidente das Comunicações, está a realizar um concurso de slogan e que Carlos D., o presidente da Unidade, tem várias preocupações sobre a capacidade de traduzir o slogan para outros idiomas.
• Susan perguntou se os outros membros do Conselho tinham visto o novo vídeo do comité de Comunicação, o Papel do IGR, e se estávamos prontos para aprovar este vídeo. Jennifer expressou uma preocupação sobre o slide de abertura que discute a diferença entre um IGR e um GSR. O Conselho concordou que este slide deve enfatizar o papel do GSR, mas podia ter uma linha a afirmar que o IGR não é o GSR.
• Nona expressou uma preocupação de que o vídeo pede aos membros para enviarem as suas perguntas para o Fórum IGR, mas o e-mail é enviado para todo o Comité. Pediu a Mark para alterar o e-mail na Lista de Contactos IGR para usar o e-mail do Fórum IGR.
• O Conselho aproveitou o tempo para ver o vídeo. O Conselho concordou em enviar quaisquer comentários a Susan, e ela irá encaminhá-los para o comité de Comunicações.
• Susan mencionou em seguida um pedido que recebeu para participar na 2^ª Convenção Internacional Online, que foi enviada ao Conselho por Carlos P. e Adrian Q. Carlos D., o presidente do comité de Unidade, mencionou que receberíamos este pedido e sentiu que nos devíamos concentrar na Convenção que a OIAA e o comité de Unidade realizarão no próximo ano. O Conselho sentiu que não temos os recursos para ajudar com esta Convenção devido aos nossos próximos eventos, mas que podemos oferecer-lhes a oportunidade de listar o seu evento na nossa página de Eventos. O Conselho também sentiu que não havia necessidade de se reunir com estes indivíduos.
• Susan mencionou que Dave W. agendou um workshop de Segurança no primeiro sábado do 2^º mês do trimestre para todo o próximo ano (Nota do Secretário: As datas para estes workshops serão 2/3, 5/4, 8/3 e 11/9).
• Susan mencionou o pedido de Barry M. para distribuir um pedido de inquérito do comité de Literatura dos Administradores do Conselho de Serviços Gerais sobre como a Irmandade vê a alteração dos escritos de Bill W. Mark afirmou que falou com Susan, mas entendeu o ponto de vista de Jeff, por isso estava ambivalente. Nona expressou preocupação em rotular o inquérito como um inquérito de “Serviço Geral” por causa dos outros Escritórios de Serviços Gerais em todo o mundo. Susan expressou preocupação de que o inquérito não foi enviado à OIAA, mas foi enviado aos Delegados de Área. Ela sentiu que isto estava a tirar-nos “do nosso caminho”. Jennifer comentou que concordava com Susan e que não devíamos confundir a linha entre o nosso Intergrupo e o GSO.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou as datas que ele, Susan e Nona tinham falado para as 3 sessões de Diretrizes para rever as Diretrizes ainda a serem aprovadas com os membros. As datas serão os 2º e 4º sábados de fevereiro (2/10 e 2/24) e o 2º sábado de março (3/9). As reuniões nos 2^º sábados de fevereiro e março (2/10 e 3/9) são consideradas horários amigáveis para os EUA/Canadá e serão realizadas às 12h EST (9h PT, 10h MT e 11h CT). A reunião internacional com horário amigável começará às 10h, horário do Reino Unido/Portugal, que são 11h na Europa Central, 15h30 na Índia, 18h na China/Filipinas, 19h no Japão e 21h na Austrália (AEST). Nona mencionou que serão necessários tradutores para estas sessões. Foi sugerido que Jeff enviasse um e-mail a perguntar quais os tradutores de idiomas que os membros irão necessitar para a sessão internacional. Os EUA
• Susan perguntou se Jeff pretendia inquirir os membros antes do final do ano. Os Estatutos afirmam que os membros precisam de ser inquiridos anualmente. Jeff afirmou que irá realizar um inquérito aos membros antes do final do ano. Mark ofereceu-se para entrar em contacto com Barry para determinar como ele conduziu o inquérito em junho de 2022.
• Jeff afirmou que começou a trabalhar na recolha dos documentos para o Livro do Conselho. Mencionou que, como primeiro passo, reviu a lista de documentos enviada por Nona e criou uma folha de cálculo, que enviou por e-mail ao Conselho, com essa lista de documentos. Afirmou que categorizou os documentos em 3 categorias: Geral, Financeiro e Documentos Corporativos Chave.
• Jeff afirmou que criou uma pasta de Livro do Conselho na unidade do Conselho com duas subpastas, uma para documentos Financeiros e outra para os Documentos Corporativos Chave. Os documentos Gerais serão mantidos na pasta principal. Um dos documentos Gerais é uma lista de Contactos do Conselho e Jeff mencionou que enviou uma folha de cálculo para os membros do Conselho preencherem com as suas informações de contacto.

Relatório de tecnologia – Mark m., presidente de tecnologia

• Jennifer perguntou sobre o estado do Pedido de Propostas para um trabalhador especial do sítio Web. Mark afirmou que está à procura de 5 propostas, mas um mínimo de pelo menos 3. Disse que espera receber 2 propostas esta semana.
• Mark anunciou que iremos realizar uma festa de Natal da OIAA no dia 20 de dezembro^.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade às 15:29 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Nona fez uma moção para que Susan alterasse a pontuação e a capitalização do documento de Diretrizes. A moção foi secundada por Jeff e a moção foi aprovada por unanimidade.
2. Susan fez uma moção para que a secção do Comité do documento de Diretrizes apenas liste os nomes dos Comités e se refira ao sítio Web para a carta e o propósito. A moção foi secundada por Jeff e a moção foi aprovada por unanimidade.
3. Nona fez uma moção para que Susan alterasse a pontuação e a capitalização do documento de Diretrizes. A moção foi secundada por Jeff e a moção foi aprovada por unanimidade.

Respeitosamente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA