As 17h00 EST, a reunião começou com a oração da serenidade

Presentes: Susan R, vice-presidente, conduziu a reunião a pedido do presidente devido a queixas apresentadas contra ela, de acordo com a secção de decoro das diretrizes existentes; Jennifer – Tesoureira; Mark, Presidente de Tecnologia

Agenda

I. Documentos financeiros e relacionados com o orçamento propostos.

II. Queixas apresentadas contra o Presidente.

III. Consideração de Estatutos

IV. Pedido da Unity para que o Comité de Tecnologia apoie a 2^ª Convenção Hispânica Internacional

Apresentei documentos financeiros e relacionados com o orçamento

• A. Alteração dos estatutos – proposta e aprovada pelo comité, relativa à eliminação do cargo de Presidente de Finanças; pedido para ser incluída na agenda de junho – aprovada pela direção.
• Apresentação do orçamento, variação, contribuição e balanços – relatório mensal
• A Tesoureira precisa que os grupos identifiquem os seus grupos com o número de identificação do grupo recebido no momento do registo no OIAA
• Processo de fornecedor – Aprovado pela direção; encaminhar como relatório à assembleia
• Documento de Pedido de Fundos Não Orçamentados – aprovado pela direção; encaminhado como relatório à assembleia
• Discutida uma aplicação Docusign – não neste momento

II queixas apresentadas contra o presidente

• Acreditava que eram credíveis – um ou dois membros da direção não são inocentes disto
• Inventário da direção discutido – demasiado tarde
• Mediador discutido – será contactado para aconselhamento; a Vice-Presidente foi encarregada desta tarefa
• Próximos passos discutidos – marcação de entrevistas, uma de cada vez, sem perguntas, apenas partilha de experiências
• Alteração do tom da direção discutida com a aprovação dos estatutos e a eleição de uma nova liderança
• Desejo do Secretário (que está de licença médica) de estar envolvido discutido, mas decidiu-se avançar com isto imediatamente, tendo em consideração a sua saúde
• O Presidente pediu que votássemos o avanço de uma investigação e a votação foi unânime a favor do avanço.
• Votação unânime para formar um Comité Ad Hoc para a Exploração das Queixas apresentadas contra o Presidente e possivelmente outro membro da direção com a duração de 1 mês.
• Observou-se que os documentos legais de denúncia e outros documentos não tinham sido assinados; uma queixa tinha sido apresentada como pedido de denúncia
• Desenvolvimento simultâneo de um processo de queixas através do Comité de Diretrizes Ad Hoc discutido e a Vice-Presidente concordou, como atual presidente das Diretrizes Ad Hoc, em colocar isso em prática de forma confidencial e discreta.

III. Estatutos – concordámos que não tínhamos tempo para começar este trabalho nesta reunião e que os comités deveriam considerar um requisito de sobriedade

IV. Apoio da Convenção Hispânica pela Tecnologia: Podemos apoiar esta Conferência com a nossa plataforma Zoom e perguntar à Equipa Zoom se pode ajudar.

Moções Acionáveis: Criar um Comité Ad Hoc para a Exploração das Queixas Apresentadas contra o Presidente com uma duração de 1 mês, Apoiado e Aprovado por Unanimidade.

Outros itens de ação:

Encaminhar a Alteração dos Estatutos aprovada pela Direção relativamente ao Presidente de Finanças; Documentos do processo de Orçamento e Finanças para a Assembleia de junho

Formar um Subcomité de Diretrizes Ad Hoc para o desenvolvimento de uma Política de Queixas, documentando o nosso processo à medida que avançamos;

Marcar entrevistas para iniciar o processo de queixas; manter o processo confidencial para proteger todas as partes; concordando que as decisões para as ações tomadas teriam de estar em conformidade com os estatutos.

Concluído às 17:52 EDT

Respeitosamente submetido,
Susan R
Vice-Presidente do OIAA