agenda da reunião da direção da OIAA 10 de janeiro de 2023

Reunião da direção / presidentes de comissões permanentes.

A. Desenvolver o esqueleto de um plano abrangente ao qual a direção possa liderar o trabalho das comissões para se tornar uma organização.

Assim que os Estatutos da OIAA foram adotados em setembro de 2022, a direção começou a reunir-se mensalmente e foi acompanhada em outubro de 2022 por todas as comissões que participaram no cronograma bimensal acordado. A ideia original para as comissões se reunirem com a direção era corrigir a falta de comunicação que contribuiu para o lapso a longo prazo no estatuto de organização sem fins lucrativos da OIAA.

Os novos Estatutos cumprem as leis do Estado de Nova Jersey e do IRS ao nomear dirigentes que detêm responsabilidade pelo estatuto de organização sem fins lucrativos. Toda a organização OIAA beneficia da transparência criada no relatório coletivo do trabalho dos dirigentes e das suas comissões. A ideia do cronograma alternado era proporcionar um relatório totalmente transparente do trabalho do 12.º Passo da OIAA. A comunicação do trabalho da direção e de todas as comissões da OIAA convida à participação de todos os membros de A.A. na forma de mais voluntários e ideias.

Devemos alterar o formato da reunião combinada da direção e comissões?

B. Datas para as assembleias de 2023:

O que recomenda a direção para o conteúdo do programa para a assembleia de 18 de março de 2023?

Podemos separar o trabalho no guião e programa que foi feito com a Comissão Ad Hoc de Diretrizes para a Assembleia de Eleição e Orçamento para uma subcomissão que se concentrará na criação de um programa para essa assembleia?

18 de março de 2023 – assembleia trimestral
17 de junho de 2023 – assembleia trimestral
9 de setembro de 2023 – assembleia trimestral
16 de dezembro de 2023 – Assembleia de Eleição (Orçamento, também?)

Quais são as datas para as reuniões de Segurança de 2023?

A Responsabilidade por A.A. é Detida por Cada Grupo

A transição de A.A. presencial para A.A. online é que toda a nossa Irmandade não está totalmente conectada ao seu sentido de “quem é responsável”.

Conectar o trabalho da Comissão de Política e Admissões a toda a OIAA

Orientação de Novos Grupos – Precisamos de compreender totalmente e melhorar este processo.

Precisamos de ter em mente que o novo sítio Web já marcou o processo para alterações. O que o ad hoc pode analisar são os documentos e os processos de comunicação para os grupos.

Discussão de Segurança Contínua – Informar os grupos e envolvê-los no uso dos numerosos recursos de segurança da OIAA é vital para a unidade dos grupos online. Precisamos de analisar como estamos a informar os grupos sobre as experiências em constante evolução e as funcionalidades de mediação de segurança que estão disponíveis para o seu uso.

O mundo A.A. de reuniões presenciais não está bem coordenado na monitorização ou comunicação das suas ameaças de segurança porque ocorrem mais frequentemente fora da visibilidade total do grupo. A falta de visibilidade difunde o sentido de responsabilidade do grupo pela segurança. As ameaças que ocorrem nas nossas reuniões presenciais também são possíveis online; no entanto, o grupo online deve assumir uma responsabilidade mais ativa na monitorização das funções da plataforma.

Devemos convocar uma Comissão Ad Hoc que documente o processo tal como existe agora?

C. Estou a procurar aprovação da direção para estabelecer uma reunião de recolha de informações de representantes selecionados da OIAA, o departamento Internacional do GSO de NY/Canadá, e representantes da AAWS, Inc. e do Conselho de Serviço Geral.

Devemos agendar uma reunião com o departamento Internacional do GSO dos EUA/Canadá e todas as outras partes-chave conectadas ao Fundo Internacional de Literatura?

A OIAA tem fundos para contribuir para os esforços de literatura internacional dos GSOs em todo o mundo.

Quem da OIAA deve ser incluído na reunião?

• Presidente
• Vice-presidente
• Secretário
• Tesoureiro
• Presidente da comissão de finanças
• Presidente da comissão de unidade
• Tradução (Se tivermos voluntários para representar a função.)

Começar o desenvolvimento de questões para a reunião entre a OIAA e o escritório GSO dos EUA/Canadá:

Quais são as informações-chave que queremos obter da reunião?

Com que organizações internacionais podemos consultar:
Patreon (Viktor Larkhill – um resgate animal internacional)
TIAA?
NTAAW?
AAWS, Inc.?
Conselho de Serviço Geral?

Começar o desenvolvimento de questões para um inquérito aos escritórios GSO em todo o mundo:

1. O vosso escritório (lista, regista, inscreve, reconhece) grupos online?
2. Como é que a vossa Conferência inclui grupos online?
3. Os grupos online são representados na nossa Conferência por um único Delegado.
4. Os grupos online são representados na nossa Conferência participando na estrutura existente.
5. Os grupos online não são representados na nossa Conferência neste momento.

1. Se o vosso escritório comunica com grupos online, por favor descrevam o processo.
2. O vosso escritório GSO inclui uma Comissão de Literatura?
3. Se o vosso escritório GSO inclui uma Comissão de Literatura, que conexões tem com grupos, distritos, regiões ou outras partes da vossa estrutura de Conferência?
4. Por favor listem os nomes de quaisquer Comunidades Remotas com as quais o vosso GSO comunica.

D. Programa de desenvolvimento de liderança
Gwen, ex-Presidente da OIAA, ofereceu-se como voluntária para coordenar o desenvolvimento deste programa.

Chamadas para Voluntários: A OIAA tem muito trabalho a fazer. Há necessidade de delinear projetos específicos bem como a ordem em que precisam de ser concluídos. Precisamos de mais pessoas com uma grande variedade de conhecimentos, competências e habilidades. Precisamos de nos concentrar em identificar os projetos, as competências necessárias para concluir o nosso projeto. A primeira coisa de que precisamos é uma pessoa-chave para fazer a Gestão de Projetos.

Qual é o melhor processo para identificar um Gestor de Projetos e comunicar as chamadas para voluntários?

E. Publicação de Eventos no Sítio Web da OIAA e Uso do Logótipo da OIAA

Por favor vejam os folhetos anexos para um Town Hall de 4 de fevereiro de 2023 que é um workshop de recursos para grupos online. Este evento está a ser desenvolvido pela Comissão Get Into Action. A origem da comissão é que foi iniciada pelo Grupo de Estudo das Três Heranças e foi renomeada porque membros de outros grupos listados e representados da OIAA se juntaram no seu esforço para informar grupos online sobre a sua participação na estrutura de serviço geral dos EUA/Canadá. Agora que a participação limitada de grupos online na estrutura dos EUA/Canadá se tornou evidente, é claro que os grupos online precisarão de trabalhar juntos para desenvolver recursos para grupos online. Este evento apela aos grupos online para apresentar e partilhar os recursos, melhores práticas e materiais de serviço que criaram.

Quando foi solicitado que a OIAA publicasse o evento no seu sítio Web, o Presidente de Tecnologia notou o uso do logótipo da OIAA e perguntou se este é um evento da OIAA. Não foi considerado um evento da OIAA. O logótipo foi inserido pela comissão para comunicar isto como um evento para grupos online — o maior repositório dos quais está listado com a OIAA. A direção vê forma de patrocinar o evento? Isto significaria o uso de fundos da OIAA para pagar intérpretes como trabalhadores de serviço e exibir o logótipo da OIAA nos folhetos. Caso contrário, o grupo pagaria pelos trabalhadores de serviço e removeria o logótipo da OIAA do folheto.

F. Iniciar a comissão de convenção

Começámos a planear uma Conferência de fim de semana de países de língua espanhola. Também nos estamos a aproximar no tempo da Convenção Internacional de AA. Com estes dois eventos em mente, podemos começar a recrutar um Presidente e membros da comissão para esta comissão.

G. Comissão ad hoc de comunicação

Agora que a direção e as comissões permanentes da OIAA começaram comunicação regular, temos muito mais informação sobre a OIAA do que podemos comunicar eficaz e eficientemente aos IGRs. Este mesmo problema existe em todo o nível de serviço geral de AA.

O Secretário da OIAA cria um bom registo de qualquer reunião de dirigentes; mas essa informação nem sempre está numa forma que seja facilmente absorvida pelo IGR médio. Se os IGRs não conseguem compreender facilmente a informação, não a podem comunicar aos seus grupos. Isso significa que não podemos atrair membros para o serviço. No final, a comunicação deficiente é um serviço deficiente ao Direito de Participação de todos os membros de AA. Então, precisamos de uma comissão que possa transformar toda a informação das reuniões da direção e comissões da OIAA naquilo que os IGRs podem comunicar rapidamente aos seus grupos. Esta conversão de informação contribuirá muito para atrair mais membros para servir. O serviço salva as vidas daqueles que servem para levar a mensagem bem como daqueles que precisam de a ouvir.

Um exemplo é com o maravilhoso relatório de Presidente que a Gwen iniciou. Pedi à Susan, recém-eleita Vice-Presidente da OIAA, para ajudar a converter o relatório num formato que seja mais útil aos IGRs. Por exemplo, a direção reúne-se com todos os presidentes de comissão nos meses pares. O resultado é uma quantidade volumosa de informação. A informação precisa de ser classificada naquela de um registo para a reunião e na informação que o IGR precisa de comunicar ao grupo. Os grupos precisam de compreender facilmente como as suas contribuições são usadas para levar a mensagem. Queremos especialmente comunicar o trabalho do 12.º Passo que está disponível para a sua participação.

Para focar o nosso início, podemos desenvolver algumas funções sob a Comissão Ad Hoc de Comunicação:

Esclarecer que a OIAA é uma organização internacional

A questão se a OIAA é uma organização internacional foi expressa por várias pessoas que trabalham com os Estatutos da OIAA e Diretrizes Ad Hoc. O facto é que há muito aprendizado de culturas e línguas que precisa de ser

Nos últimos meses, houve foco na OIAA como uma organização sem fins lucrativos registada nos EUA através do Estado de Nova Jersey. A identificação de seguir a lei estadual e federal é o principal obstáculo no estabelecimento e manutenção do estatuto de organização sem fins lucrativos da OIAA.

A OIAA permanece na sua fase de desenvolvimento enquanto está atualmente a trabalhar para traduzir os seus Estatutos em declarações operacionais como as suas diretrizes. Uma vez que esse trabalho esteja concluído, o processo de comunicação começará a informar os IGRs do conteúdo das diretrizes para os preparar para a assembleia na qual aprovarão as diretrizes. As diretrizes serão traduzidas pelo menos para espanhol e português. Uma vez que as diretrizes tenham sido aprovadas, podemos começar a tarefa árdua de trabalhar para as conectar às outras línguas e culturas que sabemos estarem presentes no coletivo de grupos internacionais da OIAA.

Então, podemos discutir processos de comunicação para conectar todos os membros e grupos da OIAA ao trabalho de A.A. como um todo e dentro da OIAA.

O processo de comunicação completo das diretrizes recomendadas aos IGRs precisa de ser delineado e agendado. Esta tarefa pode ser concluída pelas Diretrizes Ad Hoc.

G.1. Comissão ad hoc de tradução

A Comissão de Unidade da OIAA estará a desenvolver um inquérito de grupo para compreender melhor as necessidades dos grupos que serve. Já sabemos que precisamos de serviços de tradução tanto oral como escrita. Vejo necessidade de uma comissão para coordenar uma listagem de intérpretes orais (ASL, espanhol e português para começar) para as numerosas reuniões e workshops em tempo real. Além disso, há necessidade de uma lista de indivíduos que possam traduzir os nossos relatórios regulares e escritos.

Há duas partes-chave para a Tradução: Oral e escrita

Escrita:
Rever as práticas de Tradução escrita da OIAA. A OIAA pode fazer uso de muita informação e processos que foram trocados através da TIAA e NTAAW. Um coletivo dessas práticas pode ser revisto e discutido para implementação.

Oral:
Há necessidade de criar uma lista de trabalhadores de serviço que estão disponíveis para trabalho de interpretação simultânea em eventos da OIAA. Atualmente não temos tal recurso. Comunicar que este recurso está disponível será útil para todos os que organizam assembleias, workshops e outros eventos.

Qual é a melhor forma de começar estes processos?

G.2. Coordenação de voluntários

Provavelmente as informações mais importantes que podem ser comunicadas são as numerosas formas como qualquer membro de grupo pode participar no trabalho da OIAA. Esta é uma função de comunicação-chave que requer foco no estilo de comunicação para fazer a ponte entre os grupos da OIAA e o trabalho do 12.º Passo das comissões permanentes.

Há muitas ferramentas de comunicação que temos de explorar. Por exemplo, neste momento precisamos de indivíduos que possam criar documentos de estilo de livro de texto atrativos e fáceis de usar. Comunicar as novas diretrizes da OIAA com um documento bem formatado e fácil de usar contribuirá muito para informar os membros sobre como participar nas assembleias da OIAA. Os membros de AA não podem participar naquilo que não compreendem.

Criar vídeos instrucionais que transmitam de forma concisa o que estamos a fazer e por que o estamos a fazer de uma forma específica será útil para comunicar as Tradições e Conceitos de AA. Não me refiro a ter a certeza de que continuamos a fazer as coisas da forma como sempre as fizemos. Há uma abundância de ferramentas online que podemos usar para construir excelentes documentos educacionais e de comunicação.

Há uma variedade de competências necessárias para criar vídeos instrucionais. Aqui estão apenas algumas:

• Designers instrucionais
• Videógrafos
• Escritores de guiões
• Artistas gráficos

Aguardo com expectativa ouvir de vós sobre os itens da agenda que gostariam de discutir.