Participantes:

Jeff B., Secretário
Amy B., Coordenadora de Unidade
Jan BB., Coordenadora do PAC
Paula D., Coordenadora do CPC
Melinda F., Coordenadora Alt. de Tecnologia
Jane G., Coordenadora
Jon H., Coordenador do PIC
Mark M., Coordenador de Tecnologia
Susan R., Vice-Coordenadora
Brian R., Tesoureiro

Jane G., Coordenadora, deu início à reunião às 17:03 EDT (14:03 PT). A reunião começou com a oração da Serenidade. Jane apresentou Melinda F. como a nova Coordenadora Alternativa de Tecnologia. Jane pediu que quem estivesse à procura de um Suplente para o seu comité ou cargo a informasse.

Relatórios dos comités

Comité de Unidade – Amy B., coordenadora

• Amy informou que o comité teve alguma nova atividade recentemente de pessoas que participaram no Fórum IGR e que o comité manterá o seu formato semanal.
• Amy informou que tem uma lista dos 66 ESGs em todo o mundo e uma lista de Intergrupos com os quais o seu comité irá entrar em contacto.
• Forneceu um relatório escrito à Coordenadora
• Amy está à procura de manuais de Serviço de outros países, por favor enviem-lhos se tiverem algum
• O Comité irá utilizar o Google Workspace e irá migrar os nossos documentos atuais no Google Drive para este espaço de trabalho

Comité de cooperação com a comunidade profissional – Paula D., coordenadora

• Paula informou que se ligou ao grupo de trabalho PI/CPC da América do Norte, que será um bom recurso para o trabalho do 12^º passo
• Paula tem trabalhado com Tim C. da área de São Francisco que enfatizou que devemos incluir
• Ela atendeu alguns pedidos de folhetos e livros que exigiram que ela encontrasse os recursos necessários para estes pedidos, incluindo contactar o ESG
• Paula começou a trabalhar com uma mulher que possui um centro de reabilitação em Sun City, Arizona, e quer trazer uma reunião de AA. No entanto, a sua equipa jurídica não está a permitir reuniões online porque alegam que viola os requisitos HIPPA.
• Trabalhando com Tim C., existe um novo pacote de software que fornece conteúdo em vídeo e Paula gostaria que Tim nos demonstrasse o software.
• Da sua apresentação no Fórum IGR, 5 pessoas voluntariaram-se para trabalhar no comité, com 2 pessoas no Reino Unido.
• Paula criou um vídeo que gostaria de nos mostrar que explica a diferença entre reuniões abertas e fechadas. Houve algumas dificuldades técnicas na exibição do vídeo.
• Jeff perguntou se Paula e Jon contactaram os Distritos online nos EUA/Canadá. Ele mencionou que A72 em Western Washington e A48 NE NY têm Distritos online e estão a fazer trabalho de comité nos seus comités PI/CPC

Comité de informação pública – Jon H., coordenador

• Jon agradeceu a Mary por fazer a apresentação do PI no recente Fórum IGR. Ele informou que houve 3 novos voluntários para o Comité entre os participantes do Fórum, elevando o número total de membros do Comité para 12
• Infelizmente, o único membro bilingue do México saiu do comité.
• 95% dos pedidos recebidos são em inglês, sendo a maioria dos não ingleses em espanhol e alguns em francês. Pela primeira vez, foram recebidas algumas consultas em árabe.
• Há cerca de 6 consultas por dia, mas janeiro teve uma média de 7 por dia.
• Jon informou que Mark e o comité de Tecnologia estão a ajudar com a migração para os grupos Google

Comité de finanças – Spencer H., coordenador

Sem relatório.

Comité de tecnologia – Mark M., coordenador/ Melinda F., alt.

• O Comité de Tecnologia tem crescido “a passos largos”. De 3 ou 4 membros no ano passado, atualmente há 23 membros no Comité.
• Como resultado, o comité de Tecnologia será dividido em várias categorias:
  1. Serviços aos Membros – para apoiar o diretório de Reuniões
  2. Serviços de Segurança – para fornecer apoio para manter as reuniões seguras
  3. Equipa de Apoio a Eventos – para fornecer apoio para Fóruns IGR, Assembleias e Workshops
  4. Equipa de Comunicação e Design para fornecer serviços de design e apoio a folhetos
  5. Apoio ao Arquivista
• Também haverá suporte para serviços na Nuvem para a migração do Google Workspace e suporte para Google Workspace, emails e contactos Google
• Há também suporte para o Website da OIAA, que é o nosso principal portal para o mundo. Há um novo website a caminho que será lançado em março.
• A tendência de grupos a pedir para serem removidos do nosso Diretório está a inverter-se e continuam a ser listadas reuniões adicionais.
• Mark afirmou que o comité está a considerar trazer um especialista para ajudar com alguns dos aspetos mais técnicos do uso do Google Workspace
• Jeff perguntou sobre as 6.500 reuniões, quão certos estamos de que estes grupos ainda estão ativos. Mark acredita que a maioria dos grupos ainda está ativa, mas que com os Contactos Google poderemos identificar um contacto primário e secundário para cada grupo. Também terá de haver um processo para lidar com grupos que não respondem.
• Jeff também perguntou se os Comités poderão definir o layout e as informações nas suas páginas de Comité. Mark respondeu que o seu Comité trabalhará com os outros Comités para definir as suas páginas e que provavelmente estará disponível um modelo comum.
• Jane mencionou que alcançar os grupos será importante enquanto tentamos descobrir quanto de participação temos dos nossos grupos internacionais.
• Jon mencionou que continua nervoso geograficamente. A sua preocupação é que o seu grupo, que está publicado em vários países e tem participantes de todo o mundo, é verdadeiramente internacional e ele não quer que o grupo seja sequer associado à América do Norte. Ele está preocupado que a nossa perspetiva seja largamente baseada na América do Norte e não suficientemente global.

Comité de Steppers – Mary M., coordenadora

Sem relatório.

Comité de Política e Admissões – Jan BB., Coordenadora

• Jan informou que tem um novo membro do comité que começará a treinar.
• Em janeiro, houve 45 listagens de reuniões
• Jan informou que o workshop de Segurança foi muito bem recebido e deu aos membros mais informações sobre como manter as suas reuniões seguras.
• Ainda à procura de novos membros, mas não são necessárias competências especiais

Aprovação das atas do conselho – Jeff b., Secretário

Em janeiro, a aprovação da ata do Conselho de dezembro de 13/12/2022 foi adiada para a reunião do Conselho de hoje para dar aos membros do Conselho a oportunidade de as reverem adequadamente. Não foram oferecidos comentários ou correções. Foi feita uma moção por Susan R., e secundada por Brian R. para aceitar a ata de dezembro do Conselho. A ata foi aprovada por unanimidade.

A ata do Conselho da reunião de janeiro (10/01/23) foi enviada, mas a maioria dos membros do Conselho não teve oportunidade de a rever. Foi feita uma moção por Susan R. para adiar a aprovação da ata da reunião do Conselho de janeiro (10/01/23) até ao próximo mês. A moção foi secundada por Jane G. e aprovada por unanimidade.

Relatório do tesoureiro – Brian R., Tesoureiro

• Brian discutiu várias questões que estão a afetar os aspetos administrativos das nossas Finanças, incluindo:
  • A organização necessita de um endereço postal físico que não mude quando um novo Secretário assume o cargo
  • A conta bancária, que atualmente é baseada em Chicago, tem sido difícil de trabalhar
  • Devido à preocupação de que o nosso próximo Tesoureiro possa não ter um profundo conhecimento de contabilidade, o orçamento deste ano foi aprovado com a antecipação de contratar um contabilista profissional.
• Foi implementada uma caixa postal móvel onde um serviço de correio recebe o correio, digitaliza o correio e envia-o para nós eletronicamente. O correio físico real pode ser-nos enviado a pedido. Este endereço também é usado para nos enviarem cheques e as imagens que são digitalizadas estão a ser usadas para depositar os fundos diretamente na nossa conta bancária.
• Brian afirmou que iremos usar um novo Banco, Mercury, que não é na verdade um banco mas uma empresa FinTech apoiada por um banco dos EUA. Isto torna muito fácil a mudança de assinantes quando os Oficiais mudam. Foi também implementado um processo de aprovação de pagamentos e os logins no Mercury requerem 2FA (Autenticação de 2 Fatores) através de uma aplicação. O Mercury também permite cartões de Crédito virtuais para uso único vinculados a um fornecedor específico como Zoom ou Google Workspace. Isto tem sido uma mudança revolucionária para a organização.
• Foi contratada uma contabilista, Lori. Lori gere uma pequena empresa individual, Run Your Wealth, e está familiarizada com organizações sem fins lucrativos. Ela tratará da nossa contabilidade, criará os relatórios financeiros necessários e tratará dos nossos impostos.
• Jon mencionou que no PIC, quando perguntado sobre contribuições para a OIAA, o comité encaminha a pessoa para o nosso website, mas têm informado as pessoas que não precisamos do dinheiro agora. Brian afirmou que isto será discutido na próxima reunião de Finanças e alguma forma de comunicação aos membros precisará ser feita.

Relatório da coordenadora – Jane G.

• Jane informou que o comité ad hoc das Diretrizes está a avançar e fez uma primeira passagem pelas Diretrizes. O comité irá rever os Estatutos para garantir que as Diretrizes estão em sincronia com os Estatutos.
• O comité das Diretrizes está a desenvolver um modelo para os Comités para que cada comité possa desenvolver a sua própria carta (diretrizes do comité).
• Jane fez uma lista de chamada para voluntários que está publicada no website
• Jane afirmou que um rascunho da agenda e do guião para a Assembleia de março foi fornecido e que está a trabalhar com um comité para finalizar o guião. A Assembleia de março será uma Assembleia Informativa onde destacaremos as mudanças no website e outras alterações tecnológicas.
• Há várias políticas do Conselho que precisam ser implementadas, incluindo:
  • Uma política de Denúncia
  • Uma política de Conflito de Interesses
  • Uma política de Retenção/Destruição de Registos

Os modelos para estes documentos, que podem requerer personalização, serão disponibilizados
em breve.

• Um membro do comité de Unidade solicitou fundos para viajar para Congressos na Colômbia, onde vive. Jane encaminhou esse pedido ao comité de Finanças para aprovação.
• Jeff mencionou que preparou o orçamento para a participação no ICOAA, que será um pedido de 3.500 $, ou 1.750 $ por pessoa.

Criação de um comité de comunicação – Jane G.

• Jane propôs a criação de um comité de Comunicação como um comité ad hoc que serviria vários propósitos. Este comité seria responsável pelo guião para a Assembleia, comunicando que a Assembleia está a ser realizada, criando uma pesquisa para a Assembleia e contratando serviços de tradução. Este comité também criaria um novo vídeo de orientação para Grupos
• Brian perguntou se havia alguém interessado em coordenar este comité. Jane mencionou que se reuniu com alguém que estava interessado.
• Jeff perguntou por que este comité seria criado como um comité ad hoc em vez de um comité permanente. Jane respondeu que há muita informação ainda por descobrir que precisará ser investigada antes que a função e o âmbito do comité possam ser definidos.
• Jeff B. fez uma moção para criar um comité ad hoc de Comunicação que foi secundada por Susan R. Não houve discussão adicional sobre a moção e os membros do Conselho presentes votaram unanimemente para aprovar esta moção.
• Jane afirmou que assumirá a responsabilidade pelo comité de Comunicação e entregará a coordenação do comité ad hoc das Diretrizes à nossa Vice-coordenadora, Susan R., que concordou em coordenar o comité daqui para frente.

Proposta para tornar o grupo de trabalho da Grapevine, La Viña e Revista um comité ad hoc da OIAA – Jeff B., Secretário

• Jeff descreveu a missão do propósito do grupo de trabalho da Grapevine, La Viña e Revista que foi iniciado para ajudar grupos online a obter representantes de revista e fornecer recursos para esses representantes, incluindo vídeos curtos interpretados em ASL. Ele apontou que a missão deste grupo de trabalho é semelhante aos comités PIC e CPC e que a missão se alinha bem com a missão da OIAA. Os recursos da OIAA seriam muito benéficos para o grupo de trabalho.
• Foi feita uma moção por Susan R. e secundada por Brian R. para criar um comité ad hoc da Grapevine, La Viña e Revista. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.
• Mark solicitou que a criação de quaisquer novos comités ad hoc seja feita antes da reunião do Conselho para que se possa dar tempo suficiente para considerar um novo comité.

Aprovação do coordenador do comité da Convenção

• Com a aproximação do comité da Convenção Internacional em 2025, o Conselho sentiu que era hora de reativar o comité da Convenção que coordenaria as atividades de uma sala de hospitalidade para a OIAA na Convenção Internacional em Vancouver em 2025.
• Jeff falou com Terry N., um canadiano de Toronto, e é membro do grupo Global Eyeopener sobre coordenar esse comité. Terry tem experiência com Convenções Internacionais e tem experiência com salas de hospitalidade nestas Convenções.
• Jan mencionou que participou nas Convenções Internacionais no passado e afirmou que leva dois anos para planear o evento. Jan voluntariou a sua experiência de ter estado envolvida nas Convenções Internacionais anteriores para fazer parte do comité.
• Mark fez uma moção para aprovar Terry N. como coordenador do comité da Convenção. A moção foi secundada por Brian R. e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Currículo de Serviço – Susan R., Vice-coordenadora

• Como Susan foi nomeada como Vice-coordenadora, ela não teve a oportunidade de fornecer o seu currículo de serviço, o que fará agora
• A data de sobriedade de Susan é 07/12/1987 e o seu Grupo Base é em New Ark, Delaware. Ela afirmou que tem uma madrinha de recuperação e de serviço e apadrinha outros. Susan serviu em vários cargos diferentes de Serviços Gerais, incluindo Delegada de Área, Painel 66, da A12 Delaware, servindo no comité de Correções.

A reunião do Conselho terminou às 18:45 EST (15:45 PT) e foi encerrada com a Declaração de Unidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Foi feita uma moção por Susan R., e secundada por Brian R. para aceitar a ata do Conselho de dezembro. A ata foi aprovada por unanimidade.
2. Foi feita uma moção por Susan R. para adiar a aprovação da ata da reunião do Conselho de janeiro (10/01/23) até ao próximo mês. A moção foi secundada por Jane G. e aprovada por unanimidade.
3. Jeff B. fez uma moção para criar um comité ad hoc de Comunicação que foi secundada por Susan R. Não houve discussão adicional sobre a moção e os membros do Conselho presentes votaram unanimemente para aprovar esta moção.
4. Foi feita uma moção por Susan R. e secundada por Brian R. para criar um comité ad hoc da Grapevine, La Viña e Revista. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.
5. Mark fez uma moção para aprovar Terry N. como coordenador do comité da Convenção. A moção foi secundada por Brian R. e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA