ata da reunião do conselho da OIAA de 08 de novembro de 2022

Participantes:
Jeff b., secretário suplente
jane g., vice-presidente
gwen m., presidente
mark m., presidente de tecnologia
barry m., secretário
brian r., tesoureiro
Spencer w., presidente de finanças

Gwen M., Presidente, deu início à reunião às 17:04 EDT (14:04 PT). A reunião começou com a oração da Serenidade.

As atas da reunião do Conselho de 10/11/22 foram revisadas por Jeff B., Secretário Suplente. Brian R. propôs a aprovação das atas da reunião do Conselho de 10/11/22 conforme apresentadas e foi secundado por Mark M. As atas foram aprovadas por unanimidade.

Relatório do Presidente: Gwen
Gwen comentou sobre como nos comunicamos na OIAA e considerou que a mensagem no nosso site de “Em qualquer lugar, Qualquer pessoa, A qualquer momento” é muito importante.

Negócios antigos

• Jeff propôs a confirmação de Paula D. como presidente do comité CPC. Jane secundou a moção. O Conselho votou por unanimidade para aceitar Paula D. como Presidente do CPC.
• Comunicação devida aos Membros.
  • É necessário comunicar os próximos passos com a nossa reintegração no IRS aos membros e Gwen gostaria de ter isso na agenda para a Assembleia de 3 de dezembro. Gwen sugeriu que Spencer apresentasse isso na Assembleia.
  • Spencer comunicará que o advogado ProBono da OIAA apresentará os Estatutos ao Estado de NJ para validar que a OIAA está em conformidade com as leis de organizações sem fins lucrativos de NJ e que os Estatutos serão submetidos ao IRS para que o nosso estatuto de isenção fiscal 501c3 seja reintegrado. No entanto, no espírito de transparência, comunicaremos que não vamos submeter o nosso pedido retroativamente, pois não temos os registos.
• Acesso às atas do Conselho. Será criada uma pasta pública e um link será colocado no site para que os membros possam aceder às atas. Mark criará a pasta e Gwen carregará as atas desde junho nessa pasta.

Novos assuntos:

• Ideia de Convenção Ibero-Americana Online para 2023: Jeff mencionou que Carlos D. de Portugal ficou muito impressionado com um recente evento em espanhol e foi inspirado a sugerir que poderíamos realizar um evento ibero-americano no outono de 2023 para envolver vários países. Jeff, Jane e Carlos tiveram uma discussão sobre tal evento, que exigiria um grande planeamento após a formação de um comité ad hoc.
  • Mark sugeriu que houve várias sugestões para eventos patrocinados pela OIAA e que talvez um comité de “Conferências” pudesse ser formado para avaliar esta e outras oportunidades de conferências.
  • Foi mencionado que já existe um comité de Convenção que atualmente não está ativo e que poderia ser usado para este propósito. As diretrizes atuais afirmam que o comité de Convenção ajuda a planear eventos da OIAA, como a Convenção Internacional, que ocorre a cada 5 anos.
  • Gwen mencionou que seria útil planear um evento como este não apenas para a região ibero-americana, mas também para outras regiões globais.
  • Jeff mencionou que entrará em contato com Carlos para desenvolver ainda mais esta ideia.

Relatório financeiro – Brian r./Spencer w.

• O orçamento proposto foi concluído e enviado aos Membros. Brian preparou um resumo para explicar o orçamento. o O orçamento deste ano é um aumento significativo em relação ao orçamento do ano passado. O orçamento tenta controlar os custos de tradução e algumas suposições foram feitas. O comité de Unidade é o único comité que fez um pedido específico de orçamento para tradução.
• Foi feita uma moção para que o Conselho aprovasse o orçamento de 2023 e o divulgasse aos Membros por Mark M. e secundada por Jane G. O Conselho aprovou esta moção por unanimidade.
• Houve uma discussão sobre a necessidade de entrar em contato com os nossos grupos para determinar as suas opiniões sobre como melhor utilizar os nossos recursos financeiros para apoiar as suas necessidades. Mark mencionou que o novo site pretende ser mais dinâmico e colaborativo, em vez do site atual, que é principalmente um repositório. Protocolo sugerido para a reunião do Conselho de Presidentes de Comité no próximo mês.
• Brian sugeriu que cada presidente de comité apresentasse um breve relatório com um limite de tempo de 5 minutos. Naquela altura, também poderiam levantar quaisquer questões que gostariam que o Conselho considerasse.
• Gwen mencionou que comunicará os nossos pensamentos aos presidentes dos Comités quando enviar o lembrete.

Perguntas do comité de Diretrizes

• Quando os Comités devem fazer os seus relatórios anuais?
  • Gwen afirmou que isso não deve ser feito na assembleia de Eleição de dezembro. Ela sugeriu que isso poderia ser feito ao longo de algumas Assembleias, uma vez que estão previstas 4 Assembleias daqui para frente.
  • Jane sugeriu que gostaria de ver isso feito no início do ano e poderia incluir um convite para ajudar o comité.
  • Mark afirmou que cada Comité terá a sua própria página no site para um relatório dinâmico e contínuo de cada comité.
• Haverá leituras na Assembleia de Eleição?
  • Sim, haverá. As leituras incluirão a oração da Serenidade, a Declaração de Propósito da OIAA e as Tradições.
  • O estabelecimento do quórum terá de ser feito rapidamente, o que será feito pelos participantes preenchendo um formulário. As leituras podem ser feitas enquanto a contagem do quórum está a decorrer.
• O que acontecerá se não houver quórum?
  • Jane mencionou que os Estatutos afirmam que o Conselho pode adotar o orçamento e nomear diretores na ausência de quórum.
  • Se não for atingido o quórum na Assembleia, então o Conselho nomeará diretores na reunião do Conselho de dezembro, uma semana depois, até que as Eleições possam ser realizadas na 1ª Assembleia do próximo ano.
• O que acontece se houver apenas um candidato para uma posição?
  • Se apenas uma pessoa se candidatar a uma posição de diretor, então essa pessoa ainda passará pelo processo de eleição.
• O que aconteceria com o orçamento se não houver quórum?
  • Brian sugeriu que o Conselho aprovasse um orçamento de curto prazo para permitir que a organização funcionasse, em vez de o Conselho aprovar o orçamento para o ano inteiro.
  • Gwen sugeriu que não devíamos prorrogar um orçamento e que podemos simplesmente continuar a operar até que um novo orçamento possa ser aprovado.
• Devemos manter os requisitos de elegibilidade simples dos Estatutos? Os Estatutos afirmam que “Qualquer pessoa que tenha servido numa posição de serviço da OIAA é elegível para servir como diretor do Intergrupo.” Este será o único requisito de elegibilidade.
• Gostaríamos de ter uma apresentação dos indivíduos que apresentaram no workshop NAATW sobre tradução?
  • Isso poderia ajudar a OIAA a criar um comité de Tradução.
  • Gwen sugeriu que esta apresentação não fosse apenas para o Conselho ou para o comité ad hoc de Diretrizes, mas que abríssemos esta apresentação a todos os Membros.
• Devemos contratar trabalhadores especializados para ajudar a tomar notas numa reunião de comité? Este pedido vem do comité de Unidade.
  • O Conselho considerou que esta não é uma opção viável e que isso deve ser uma função do comité.

Não houve outros novos negócios.

A reunião do Conselho foi encerrada às 18:51 EDT e foi encerrada com a Declaração de Unidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Brian R. propôs a aprovação das atas da reunião do Conselho de 10/11/22 conforme apresentadas e foi secundado por Mark M. As atas foram aprovadas por unanimidade.
2. Jeff B. propôs a confirmação de Paula D. como presidente do CPC e foi secundado por Jane G. Não houve discussão e o Conselho votou por unanimidade para aprovar. 3. Foi feita uma moção para que o Conselho aprovasse o orçamento de 2023 e o divulgasse aos Membros por Mark M. e secundada por Jane G. O Conselho aprovou esta moção por unanimidade.

Submetido humildemente,
Jeff Bernknopf
Secretário Suplente da OIAA