ata da reunião do conselho da OIAA de 14 de março de 2023

Participantes:
Jeff B., Secretário
Jane G., Presidente
Mark M., Presidente de Tecnologia
Susan R., Vice-Presidente
Jennifer, Tesoureira

Jane G., Presidente, deu início à reunião às 17:03 EDT (14:03 PT). A reunião começou com a oração da Serenidade.

Aprovação da ata da reunião do conselho – Jeff B., Secretário

• O primeiro conjunto de atas da reunião do Conselho a ser aprovado foi o da reunião de 10 de janeiro de 2023. Não houve correções nas atas.
• Mark M. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 10 de janeiro de 2023 e Susan R. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.
• O segundo conjunto de atas da reunião do Conselho a ser aprovado foi o da reunião de 14 de fevereiro de 2023. Várias correções foram enviadas anteriormente e uma versão revisada das atas foi distribuída.
• Mark perguntou se tínhamos votado para incluir dois novos comités ad hoc, o comité Grapevine e o comité Get Into Action, na última reunião do Conselho. Jeff respondeu que dois comités ad hoc, o comité Grapevine e o Comité Ad Hoc de Comunicações, foram adicionados na reunião de fevereiro do Conselho. O Comité Get Into Action foi discutido na reunião de janeiro do Conselho, mas nenhuma moção foi feita para incluir o Get Into Action como um comité ad hoc.
• Susan R. tinha uma correção que já havia sido feita. Não houve outras correções.
• Susan R. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 14 de fevereiro de 2023 e Jane G. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.

Aprovação do comité Get Into Action como um Comité Ad Hoc da OIAA

• Jane iniciou uma discussão sobre a votação para trazer o Comité Get Into Action para a OIAA como um comité ad hoc.
• Susan R. afirmou que tinha preocupações sobre a declaração de missão do Comité Get Into Action, que afirma que foi formado para promover grupos a se envolverem em serviço geral.
• Jane respondeu que o Comité Get Into Action começou a reunir informações sobre grupos online e que o comité agora está analisando as questões que enfrentam os grupos online.
• Jeff afirmou que a declaração de missão precisa ser revisada e que no mais recente Town Hall houve apresentações de grupos online sobre problemas e questões com grupos online.
• Mark também comentou que entende que a missão mudou, mas isso não está refletido na declaração de missão atual.
• Susan R. fez uma moção para adiar a votação sobre o Comité Get Into Action tornar-se parte da OIAA até que a declaração de missão seja revisada. Jennifer apoiou a moção. O Conselho votou por unanimidade para aprovar a moção com uma abstenção.

Discussão sobre a nossa relação com o serviço geral

• Jane perguntou se deveríamos discutir o serviço geral ou se precisamos evitar discutir qualquer coisa relacionada ao serviço geral.
• Jane levantou isso em conjunto com um pedido de um membro do comité de Unidade por fundos para participar de um Congresso na Colômbia.
• Jeff mencionou que a missão do Comité de Unidade é alcançar os Escritórios de Serviço Geral
  ao redor do mundo e explicou como o comité tem ligações com os vários ESOs ao redor do mundo.
• Susan expressou preocupações sobre o Comité de Unidade gastar esse dinheiro porque não parece ser a missão do Comité de Unidade e que deveria ter feito parte do seu orçamento.
• Jeff explicou ainda como esse dinheiro avançaria a missão do Comité de Unidade de estabelecer conexões com os ESOs e Intergrupos na Colômbia.
• Jane afirmou que a aprovação desta despesa do Comité de Unidade será feita pelo Comité de Finanças e que uma moção do Conselho não é necessária.

A OIAA precisa registrar a nossa nova logomarca? – Mark M., Presidente de Tecnologia

• Mark levantou a questão de se precisamos registrar a nossa logomarca. Ele afirmou que não seria caro registrar a nossa logomarca, mas precisamos discutir quais são os riscos de fazer isso. Sua preocupação era que alguém pudesse roubar a nossa logomarca e registrá-la por conta própria.
• Jeff afirmou que se você tem uma marca registrada, então precisa defender usos ilegais da marca registrada. Se você não defender sua marca registrada, você a perde. Ele levantou a questão que a AA teve ao tentar defender a logomarca do Círculo e Triângulo e como isso custou à AA quase 500.000 dólares. Jeff afirmou que não achava que o esforço de fazer cumprir isso valeria a pena.
• Jeff afirmou que entraria em contato com a pessoa de propriedade intelectual no ESO e relataria a conversa com ela.

Ainda precisamos de uma página de Login de Membro? – Mark M., Presidente de Tecnologia

• No redesenho do site, muitas das informações na página de Login de Membro da OIAA estão sendo disponibilizadas em outras áreas do site.
• A questão torna-se: Há alguma informação sensível que deve ser armazenada em uma seção exclusiva para Membros?
• Jane perguntou se o formulário arquivado para o Estado de NJ com as informações do Oficial seria incluído nessa página. Jennifer afirmou que esses seriam documentos corporativos e não seriam disponibilizados na seção de Membros.
• Jeff afirmou que esses tipos de documentos seriam colocados em uma área segura de propriedade do Secretário.
• A questão de ter atas de reuniões do Conselho armazenadas em uma área exclusiva para Membros foi levantada. Jeff mencionou que estamos disponibilizando as atas das reuniões do Conselho diretamente no site e não na área de Membros.
• Mark mencionou que atualmente não há planos para ter uma área exclusiva para Membros no novo site. O Conselho concordou com essa abordagem.

Relatório do Vice-Presidente – Susan R., Vice-Presidente

• Susan R. relatou que assumiu como presidente do Comité Ad Hoc de Diretrizes a pedido de Jane G.
• Devido a outros compromissos de serviço, o comité recebeu duas semanas de folga.
• Susan R. relatou que vários subcomités foram criados para trabalhar em diferentes seções das diretrizes. Susan tem trabalhado no subcomité para analisar procedimentos parlamentares de todo o mundo para incorporar na Seção 3 das diretrizes.
• Susan R. perguntou ao comité se eles queriam que ela servisse como presidente do comité e o comité votou para elegê-la como presidente do comité. A questão de Jane era se o Presidente da OIAA tem a capacidade de nomear o presidente de um comité ad hoc. [Nota do Secretário: A Seção 5.06 dos Estatutos aprovados afirma: “Todos os comités devem nomear um candidato para o cargo de presidente do comité e submeter suas nomeações ao Conselho, para serem votadas pelo Conselho de acordo com estes Estatutos.” Da seção de Comités Ad Hoc das Diretrizes atuais da OIAA: “O Presidente do Intergrupo ou qualquer Comité Permanente pode criar Comités Ad Hoc. Cada Comité Ad Hoc elege seu próprio Presidente.”
• Isso parece indicar que o Presidente não tem a capacidade de nomear o presidente de um comité ad hoc. No entanto, esta é uma questão que pode ser examinada quando convocarmos um comité de Revisão dos Estatutos.]

Documentos corporativos necessários – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que há 3 documentos que precisamos implementar como uma organização sem fins lucrativos, 501c3. Este trabalho foi iniciado com Barry e transferido para mim.
• Os três documentos são:
  • Um documento de Denúncia
  • Um documento de Conflito de Interesses
  • Um documento de Política de Retenção de Registros
• Jeff afirmou que havia algumas questões em aberto com o documento de Denúncia. Para relatar um problema, o Denunciante faria um relatório ao Presidente. A questão é para quem o Presidente encaminharia o problema para investigação. Após alguma discussão, foi decidido que o Vice-Presidente conduziria a investigação. Uma vez concluída a investigação, um relatório seria feito ao Conselho.
• Jeff afirmou que acredita que um documento de Denúncia teria que ser preenchido por cada Oficial e presidente de Comité. Um documento de Conflito de Interesses também teria que ser preenchido pelo mesmo grupo de pessoas.
• Apenas uma Política de Retenção de Documentos é necessária para a organização. Há uma lista de tipos de documentos e o período de retenção para cada tipo de documento. Jeff pediu que a Política de Retenção de Documentos fosse revisada pelos membros do Conselho antes da próxima reunião do Conselho para que este documento possa ser votado e aprovado.

Questões sobre o Presidente de Finanças e moções do Presidente de Finanças – Jane G., Presidente

• Jane tinha perguntas sobre se Spencer ainda está atuando como Presidente do comité de Finanças. Jennifer afirmou que acredita que Spencer ainda é o atual Presidente de Finanças.
• Mark afirmou que pensava que Spencer havia renunciado, mas Jane não recebeu nenhuma renúncia dele. Como resultado, Spencer ainda é o Presidente de Finanças e, de acordo com os Estatutos aprovados, Spencer é membro do Conselho. No entanto, ele não tem participado como membro do Conselho.
• Jane afirmou que há uma moção de Amelia para remover o Presidente de Finanças como um Oficial do Conselho. Brian e Spencer também tinham uma moção relacionada ao Presidente de Finanças que também pedia para remover o Presidente de Finanças como um Oficial do Conselho, mas também pede que o Tesoureiro também seja o presidente do comité de Finanças.
• Jeff mencionou que há algumas questões com as moções que Amelia apresentou a Jane. Jeff concordou em revisar a moção de Amelia e documentar as questões. Mark sugeriu que essas questões fossem abordadas por um comité convocado para revisar os Estatutos em colaboração com nosso advogado. Jeff afirmou que incluiria essa sugestão em sua resposta a Amelia.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 10 de janeiro de 2023 e Susan R. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.
2. Susan R. fez uma moção para aprovar a ata da reunião do Conselho de 14 de fevereiro de 2023 e Jane G. apoiou a moção. As atas foram aprovadas por unanimidade.
3. Susan R. fez uma moção para adiar a votação sobre o Comité Get Into Action tornar-se parte da OIAA até que a declaração de missão seja revisada. Jennifer apoiou a moção. O Conselho votou por unanimidade para aprovar a moção com uma abstenção.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA