Atualização do comité para as diretrizes – agosto de 2023

Membros presentes: Susan R (Presidente da OIAA), Nona (Vice-Presidente da OIAA), Jeff B (Secretário da OIAA), Gwen M (Presidente do Comité de Orientações), Amelia L (IGR Journey Heart), Jan BB (Presidente do PAC da OIAA), Carlos D (Presidente do Comité de Unidade), Mary M (Presidente/Registadora do Steppers), Jeanine F (IGR VSS e Comité de Comunicação), Beth D, (Comité de Unidade) Beth A (Presidente Alt. do Comité de Unidade)

Ausentes: Dave W (IGR Q&A), Melinda F (Presidente Alt. do Comité Técnico), Barry M (Antigo Secretário), Jennifer B (Tesoureira da OIAA), Mark M (Presidente do Comité Técnico)

Abertura da sessão: Gwen declarou a sessão aberta às 15:03.

Pontos-chave para o comité após a reunião do Conselho da OIAA no dia anterior:
• Prioridades alinhadas com as necessidades para as próximas eleições.

Mensagem da Presidente da OIAA: Susan R
• Tudo o que é necessário para as eleições é necessário para ontem.
• Apresentar ao Conselho para aprovação o seguinte:
o O trabalho realizado no Conselho, Administradores, Secção 1,
o Descrições de funções dos Administradores
o Processo eleitoral.
• Necessita de ser incluído na agenda da Assembleia 30 dias antes de 16 de setembro.

Retoma da Secção 1 com foco nas secções destacadas a amarelo no documento:
• Rotação do Conselho: a continuidade de 50% do Conselho pode ser difícil/impossível de alcançar. As possibilidades para ajudar a garantir a consistência podem incluir: Convide o presidente ou um membro cessante para permanecer no conselho numa qualidade não votante por um período de um ano. A linguagem pode precisar de ser declarada como “Deve Esforçar-se Por” ou como “Efetivamente como Possível”
• Foi salientado que as nomeações para o Conselho feitas desde dezembro terão de ir a eleições este ano.
• Uma opção para o conselho atual é decidir quais as posições que, neste primeiro ano, terão um mandato de um ano, o mandato padrão de dois anos ou um mandato de três anos, para que se comece a definir um programa para que certas funções sejam eleitas em anos pares e as outras em anos ímpares.
• Sugestão para implementar algo como: Em anos ímpares, 3 administradores são candidatos à eleição e, em anos pares, 2 administradores são candidatos à eleição.
• Se houver uma nomeação entretanto, pode ser definida para um mandato de um ano. Isso ainda não remove a continuidade da posição ou as 3 posições ou as 2 posições. Que são candidatos à eleição a cada ano ímpar ou par.
• Em conclusão: Mantenha-se afastado de uma percentagem definida. Declaração geral de que o conselho pode apresentar algumas recomendações no início das eleições ou uma declaração. Quaisquer eleições, se o conselho quiser que os membros sejam ponderados sobre isto e deixem a microgestão e os detalhes desta secção para o conselho, não nas orientações.
Qualificações dos Administradores:
• Discussão útil/não obrigatória
• Mover os detalhes relativos ao Administrador Internacional para fora desta secção e para essa função
• Uma experiência empresarial ou experiência profissional é útil. O conselho e os membros também estão interessados noutras competências e qualidades que os administradores podem oferecer.Descrição de Funções do Vice-Presidente:• Todo o trabalho de gestão dos comités vai recair sobre um administrador, como o Presidente (mas não incluído na descrição de funções), mas permanece na descrição de funções do Vice-Presidente.• O conselho decide distribuir as relações de ligação com os diferentes comités entre os vários administradores.• Sugestão ao Conselho (adicionar à lista de questões de Susan com os Estatutos) para riscar a parte da descrição de funções do Vice-Presidente “como membro ex officio dos comités permanentes”. Riscar essa cláusula permite a consistência entre a descrição de funções do presidente e a do vice-presidente.
• Alexandra, a assessora jurídica ProBono da OIAA, salientou a necessidade de o comité de orientações da OA colocar alguma estrutura em vigor, criando um nível de apoio dos comités ao conselho que fosse além de uma pessoa.
• Concordado por vários que está tudo bem retirar isso. Existe agora comunicação adicional em vigor com as reuniões da equipa de direção.
• O Conselho precisa de decidir quem vai supervisionar/observar/apoiar os vários comités.
Que a ata reflita o seguinte, que foi enviado por e-mail antes da reunião de hoje: (Alguns, mas não todos estes pontos foram abordados na sessão)

• Em 1, porque é que afirma: “mas não incluindo os Oficiais.” Penso que isto deve ser removido e o parágrafo deve terminar com “,,, responsabilidades fiduciárias.”• Em 4, não há necessidade de repetir o texto das Garantias, pois haverá um hiperlink para elas.• Em 5, forneça uma referência a onde nos Estatutos afirma isto, com talvez um hiperlink.• Em 6, não vejo uma nota de rodapé 4 no documento. Além disso, esta última frase é uma repetição dos Estatutos, o que a torna desnecessária.
• A Secção 7 é uma repetição da linguagem dos Estatutos e, portanto, desnecessária nas Orientações
• Em 8, como decidiríamos qual dos 50% dos Administradores rodaria? Além disso, os nossos Administradores têm Alternados que presumivelmente (mas não necessariamente) se candidatariam à posição, para a qual esperançosamente foram treinados. Além disso, o que acontece se houver um número ímpar de Administradores, como parece que teremos 7 Administradores.
• Em 8, não gosto do “pode”. Como é que o Conselho decidiria? Penso que ou fazemos ou não fazemos. Se fizermos, penso que o Presidente teria uma voz, mas não um voto.
• Em 9, deixaria isto como os requisitos da secção Geral para todos os Administradores e deixaria o requisito Bi- e Multilíngue para a secção seguinte
• O Administrador Internacional deve ser intitulado “Administrador Internacional-Geral”, pois é assim que é referido na descrição.

Administrador Internacional:
• Embora tenha sido feita a sugestão de adicionar “Fazer todos os esforços possíveis para entender qual é a situação em cada país ou qual é a situação em cada país em relação aos grupos online”, isto não foi universalmente aprovado.
• Foi alcançado um consenso sobre a descrição de funções do Administrador Internacional tal como está escrita.

Administrador-Geral:
• Re: terminologia “geral” é difícil, especialmente se as pessoas tiverem problemas com o seu peso.
• A função tal como está escrita é demasiado vaga, concurso de popularidade, destacando um grande líder vs. um servo a trabalhar arduamente para a OIAA todos os dias
• Traga humildade para a imagem – incorpore o serviço em vez de responsabilidades
• Flexibilidade nos deveres é necessária com base nas necessidades do Conselho
• Um plano, um básico. De um plano operacional real para colocar com estes.• Estas descrições de funções devem ser bem pensadas para estas descrições de administradores, é realmente essencial para toda a nossa operação, toda a nossa corporação.• Por favor, peçam ao Conselho para deixar de criar novos comités/programas, etc., que é tudo mais para lidar – e atravessar e encontrar um lugar para – e então o trabalho para recomendar ou estabelecer procedimentos continua a crescer –• A função de ligação pode não precisar de ser uma posição do conselho – e se o conselho nomeasse um contacto?• Plano mal cozido – não está pronto para ser implementado. Precisa de voltar para o Conselho
• Zonal é um sonho para o futuro – não agora

Moção apresentada às 14:05: O Comité de Orientações recomenda ao Conselho da OIAA que o Conselho seja expandido com dois Administradores Internacionais neste momento. A moção foi aceite tal como foi apresentada e secundada. Foi feita uma votação e a moção foi aprovada com uma votação de 7-2. O voto negativo teve a palavra e apresentou a opinião minoritária. Ninguém elegeu mudar o seu voto, pelo que a moção prevaleceu tal como foi apresentada.

Reunião encerrada.

A próxima reunião completa do comité será na quarta-feira, 16 de agosto de 2023, no Zoom.

Respeitosamente submetido,

Gwen M
Presidente, Comité de Orientações ad hoc