Ata da reunião

Sábado, 14 de dezembro de 2024
8:00 AM HDT |

10:00 AM PDT |

1:00 PM EDT

Participantes:

Jennifer – Tesoureira da OIAA

Susan – Presidente da OIAA

Kevin – Membro do comitê financeiro da OIAA

Mark – Presidente de tecnologia da OIAA

Felix – Tesoureiro suplente da OIAA

Beth – Administradora internacional da OIAA

Barry – Administrador geral, presidente da convenção internacional de Vancouver 2025

Nicky – Secretária do comitê financeiro

 

Jennifer faz a Oração da Serenidade e pede a todos que se apresentem. Ela se apresenta como Tesoureira da OIAA. Susan atua como Presidente da OIAA. Kevin se apresenta como membro do Comitê Financeiro. Mark é membro e Presidente de Tecnologia da OIAA. Felix é o Tesoureiro Suplente da OIAA. Beth se apresenta como Administradora Internacional da OIAA. O aposentado e gracioso cavalheiro Barry é o Administrador Geral, bem como o Presidente do Comitê da Convenção Internacional de Vancouver. Jennifer pergunta se alguém gostaria de incluir algo na Agenda. Jennifer dá as boas-vindas a Nicky à reunião e pergunta se ela completou a Ata. Nicky respondeu que ainda precisa de algumas edições finais, mas acabou de enviar um e-mail com atualizações. Jennifer decide adiar a revisão da Ata para mais tarde ou para a próxima reunião.

 

Revisão da agenda

Jennifer revisa a Agenda. Ela menciona as Demonstrações Financeiras de novembro e compartilha a tela. Houve Contribuições de pouco mais de 12.500 $. Ela diz que este é o mês de maior Contribuição na História da OIAA. Ela atribuiu esse aumento à Convenção.

Jennifer, curiosamente, quis analisar novos Contribuintes para 2024. Então, para analisar novos Contribuintes, ela optou por ver quem contribuiu nos últimos quatro anos, realizou uma revisão financeira de quatro anos e identificou (de 93.000) que 47% são novos Contribuintes, refletindo um crescimento contínuo constante. Isso significa que a OIAA ainda está atraindo novos grupos. Ela planeja apresentar essas descobertas na próxima Assembleia.

 

Mark gostaria de saber como ela conduziu essa análise. Ele também gostaria de identificar os grupos que contribuíram anteriormente em 2020 e desde então saíram da lista. Ele se pergunta como trabalhar essa análise ao contrário. Jennifer explica que, com uma boa análise à moda antiga, ela pegou todos os grupos, comparou e depois os classificou. Mark pergunta se ela tem a lista de Contribuições por Grupo desde 2020. Jennifer responde que sim. Mark então diz que há uma maneira de entender esses dados e que é uma informação muito útil. Ele agradece pelo esforço dela. Jennifer responde que, como Mark é melhor em mineração de dados, ela também observou, usando os dados, que muitas Contribuições de Grupos foram classificadas incorretamente como Contribuições Individuais.

 

Revisão das demonstrações financeiras

Passando para as Demonstrações Financeiras. Ela explica que Mailings é o “correio itinerante”. Ela diz que excederam o número alocado de suas assinaturas, mas que ainda é mais barato ficar com o plano de 150 $ do que fazer upgrade para o plano de 250 $. As taxas organizacionais são para a fatura do advogado que a OIAA recebeu. Ela diz que encomendaram os documentos necessários para a organização, embora ainda não os tenham recebido. Ela explica que os advogados fizeram algum trabalho que não deveria ter sido feito, então devem esperar ainda mais honorários advocatícios em 2025. As taxas do PayPal e Stripe estão associadas às Receitas. As taxas profissionais são para o Sistema de Contabilidade. O Trabalhador Técnico Especial está ajudando a manter o site. A Tecnologia de Tradução foi para serviços de tradução prestados para um workshop de segurança e para Reuniões de Unidade. Ela explica que Outra Tecnologia pode ser uma variedade de coisas que estão fora do escopo das operações regulares de Tecnologia. Por exemplo, a manutenção mensal. Mark pergunta se os 10.000 $ orçados para um Projeto Técnico Especial foram incluídos em Outra Tecnologia. Jennifer confirma que sim e que restam 7.500 $, com mais 2.500 $ programados para alocação, o que significa que a Tecnologia está significativamente abaixo do orçamento. Ela brinca que Mark deve se sentir à vontade para gastar nas próximas duas semanas.

 

Jennifer continua com Videoconferência referindo-se à conta do Zoom. A Hospedagem de Sites são suas contas com o Google e Site Ground. Planejadores de Insight e esses tipos de despesas técnicas. Tudo isso totaliza 5.400,00 $ no positivo. Ela pergunta se alguém tem alguma dúvida sobre a Variação do Orçamento. Mark está curioso sobre qual é a porcentagem de custo em relação à receita e ao rendimento, já que viram um grande aumento na Contribuição. Mark também questiona se as Despesas Operacionais são consistentes mês a mês ou se a Convenção causou o aumento incomum na Receita. Jennifer confirmou que as despesas principais permanecem estáveis, com despesas ocasionais, como honorários advocatícios. Ela reconheceu que a Convenção provavelmente contribuiu para o aumento da Receita.

 

Kevin observou que em abril as Contribuições foram de 10.700 $, enquanto em julho atingiram o pico de 11.700 $. Susan brinca que deve ser devido ao Mês da Gratidão. Jennifer dá as boas-vindas à análise mais aprofundada de Mark sobre a consistência das despesas.

 

Continuando com o Balanço, Jennifer afirma que há 136.000 $ no Banco e o dinheiro do fundo da Convenção de Vancouver é de 4.500,00 $. Portanto, o total geral de dinheiro não alocado é de pouco menos de 132.000,00 $. Ela pergunta se há alguma dúvida sobre o Balanço. Kevin pergunta se o PayPal ou Stripe fornece notificações de Contribuições recebidas. Jennifer explica que as Contribuições aparecem primeiro no sistema de contabilidade antes de serem depositadas, criando um pequeno atraso de tempo. Nenhuma outra pergunta

 

Revisão das contribuições

Passando para as contribuições. Jennifer aponta que 76 Contribuintes doaram 12.500 $ em novembro, com Indivíduos contribuindo com 350 $, indicando que a maioria das doações veio de Grupos. Este é o maior valor na História mensal da OIAA! Barry pede para rolar a lista para trás. E pergunta se Jennifer poderia reordenar a lista. Jennifer concorda em reordená-la. Barry quer destacar uma doação bastante notável da AA russa (859 $). Outros principais contribuintes incluíram Serenity Circle Worldwide e The Zoo Crew (700 $ cada) e What’s Good About Today (também 700 $). Jennifer confirma que a AA russa é um novo contribuinte.

 

Discussão da assembleia

Jennifer revisa os tópicos para a próxima Assembleia, incluindo o Orçamento e as opções de Contribuição de Fundos Excedentes. Ela explica sua abordagem de transparência ao apresentar informações financeiras. Jennifer apresenta Barbara dizendo que ela tem ajudado a identificar GSO’s ao redor do mundo. Barbara e Rebecca criaram uma planilha com os nomes dos Escritórios de Serviço Geral. Em azul, estão os que foram enviados. Ela recebeu cerca de 15 a 20 respostas. Houve algumas respostas de “retornaremos a você” e alguns e-mails que não funcionaram, mas ela obteve muitos GSO’s desconhecidos e adicionou alguns à lista. Ela verificou sites para opções de pagamento PayPal ou SWIFT. Ela se lembra de enviar um para a Mongólia. Ela diz que ela e Rebecca farão uma segunda passagem e que ela é uma grande ajuda. Ela pergunta a Beth se ela a enviou para o nosso lado. Beth responde que sim e que Rebecca foi uma grande ajuda durante a Convenção. Barbara pergunta ao grupo se eles sabem quantos GSO’s existem no mundo. Jennifer responde que são 66. Barbara responde que sabe que a lista que recebeu não é precisa, pois a lista tem cerca de 120 nomes. Ela também acrescenta que o México disse que não queria a doação e não deu uma razão. Jennifer responde que a Suíça escreveu para ela para informá-la do pedido e queria ter certeza de que era legítimo. Barbara gostaria que houvesse uma lista melhor dos escritórios do GSO. Ela diz que, como agora são uma organização mundial, deveriam ter um lugar onde as pessoas possam ir para contatar seu escritório local.

 

Beth gostaria de esclarecer que a lista de GSO’s do Comitê de Unidade deveria ser uma lista confidencial. Susan diz que Leslie criou a lista e ela tem informações de contato dos GSO’s, mas também tem informações sensíveis do Intergrupo.

Jennifer não acredita que haja qualquer transgressão, pois é tudo informativo. Barbara concorda. Felix se apresenta a Barbara. Ele diz a ela que entrou em contato e estabeleceu uma lista de GSO’s e ainda está em contato com muitos deles. Barbara responde que tentou entrar em contato com ele para recuperar a lista, mas Felix diz que não se lembra de ter visto um e-mail sobre isso. Barbara diz que está enviando um e-mail para lembrá-lo da lista. Barbara dá seu número a Felix. Beth pergunta ao grupo se a lista está no site da AA. Susan responde que geralmente a informação está no manual de serviço mundial. Ela acrescenta que a lista veio inicialmente quando ela pessoalmente perguntou. Ela diz que os GSO’s vieram direto do site, que ela enviou para Barbara e afirma que está atualizada.

 

Discussão sobre fundos excedentes e assembleia

Jennifer afirma que alguns membros questionaram por que a OIAA não reinveste os fundos excedentes internamente em vez de distribuí-los externamente. Ela revisou as finanças públicas de 30 intergrupos e descobriu que eles mantêm Reservas Bancárias semelhantes em relação aos seus Orçamentos e raramente doam fora de suas organizações.

 

Mark sugere que transformem a Discussão em uma votação em duas fases. Primeiro, votar se devem distribuir esses fundos excedentes. E se o voto for Sim, então, em segundo lugar, votar no método de distribuição. Jennifer concorda que essa abordagem agilizaria a tomada de decisões. Ela também reconhece que, apesar do extenso trabalho de Barbara, a Assembleia pode, em última análise, decidir não distribuir fundos. Barbara responde que conseguiu conhecer Rebecca e está impressionada com a capacidade deste programa, especialmente em todo o mundo. Tocou-a ver como as pessoas estão oferecendo muita ajuda àqueles que ainda sofrem. Ela aprecia a oportunidade de servir.

 

Mark sugere que, se a Assembleia disser sim à distribuição dos fundos, então Jennifer poderia sugerir que o Comitê Financeiro gostaria de distribuir ao redor do mundo. Jennifer concorda. Mark continua dizendo que poderiam dizer que há uma lista de 60 ou 70, mas que só podem falar com cerca de 10 a 20 confirmados.

 

Barbara diz que alguns dos Grupos responderam a ela dizendo que precisam de ajuda com sua infraestrutura e estão perguntando se poderiam usar alguns de seus fundos excedentes para ajudar. Ela sugere que talvez, como um acordo único, eles poderiam enviar alguma ajuda a eles.

 

Beth sugere que, se distribuírem para o mundo, dadas as circunstâncias atuais, Jennifer precisará acompanhar mais de perto a transferência. Ela explica que, às vezes, pagamentos dos Estados Unidos podem ser rejeitados dependendo do valor enviado. Se mil dólares forem depositados em um banco estrangeiro, pode haver complicações adicionais. Às vezes, os bancos bloqueiam a transferência porque não viram o nome do remetente antes. Pessoalmente, ela tem que ligar para seu banqueiro para garantir que tudo seja processado, então pode levar tempo extra. Ela acredita que alguém deve acompanhar a transferência.

 

Jennifer reconhece isso, mas afirma que deve ser capaz de rastrear essas informações através de extratos bancários e pode ver quando os fundos saem da conta e se são bem-sucedidos. Beth esclarece que o problema não está do lado deles, mas sim do lado do destinatário, pois às vezes os fundos são bloqueados. Nesses casos, é melhor apenas ligar para o banco para resolver o problema.

Barbara acrescenta que o primeiro passo deve ser reconhecido por um recibo de fundos. Beth concorda.

Mark muda a conversa de volta para o processo de distribuição. Ele pergunta a Jennifer se devem esperar um pouco mais para obter um número mais preciso antes da distribuição, talvez definindo uma data específica. Dessa forma, eles podem informar a Assembleia, por exemplo, que há 10 grupos e estão dividindo 1.000 $ por 10. Jennifer afirma que a distribuição igual será baseada na lista. Ela reconhece que novos processos podem ser complicados e aprecia as perguntas e contribuições. Como ela apresentará o Orçamento à Assembleia, planeja abordar os fundos excedentes primeiro e depois passar para o Orçamento. Ela sugere alocar fundos adicionais para certas áreas, como Tecnologia, que tem sido limitada por seu Orçamento, mas tem sido responsável com seus pedidos. Se fundos adicionais fossem alocados, ela está confiante de que seriam utilizados de forma eficaz.

 

Mark afirma que gostaria de contratar uma empresa externa para resolver alguns problemas importantes. Jennifer concorda. Ela continua passando pela agenda da Assembleia linha por linha e pergunta se alguém tem alguma dúvida, pensamento, preocupação ou revisão. Ela antecipa uma Assembleia longa. Susan aconselha Jennifer a garantir que seus Intérpretes estejam disponíveis por um período prolongado. Jennifer a tranquiliza de que os Intérpretes que ela contrata ficam até o final da reunião.

Mark pergunta se a Agenda ou a Eleição virá primeiro. Susan responde que a Eleição ocorrerá primeiro. Jennifer confirma isso, afirmando que a Eleição será seguida pelos fundos excedentes e depois pelo Orçamento. Ela pergunta se há outros assuntos que precisam de atenção.

 

Barry traz à atenção do Comitê Financeiro o Acordo com o fornecedor de serviços e equipamentos para o site cibernético de Vancouver. Eles obtiveram três cotações. Inicialmente, em agosto, receberam uma cotação de 3.213,00 $. Em 14 de novembro, o fornecedor de equipamentos interno no Hyatt deu-lhes uma cotação de 6.040,10 $, que estava fora do Orçamento. Após algumas negociações com a Encore, receberam muitos serviços e equipamentos gratuitamente, resultando em uma cotação final de 2.852,51 $. Demorou algum tempo para a Encore admitir que cobrava taxas extras por usar fornecedores externos, o que teria adicionado 500-600 CAD. Barry também lembra Jennifer de que as taxas de câmbio flutuam, então não têm certeza de qual será o custo em julho. No entanto, haverá um reembolso de Imposto sobre Serviços Gerais de aproximadamente 190,20 $, que será deduzido do orçamento.

 

Ele enfatiza que a OIAA receberá esse reembolso e precisa de confirmação. Susan observa que precisam assinar o contrato agora para garantir o acordo. Barry informa que na verdade tiveram que assiná-lo até o final do ano, então ele o assinou. Susan confirma que também o assinou. Barry explica que as regras de governança exigem uma segunda autorização, então ele pediu a Susan que assinasse também. Jennifer pergunta para esclarecer que a OIAA será faturada em 2025. Susan e Barry confirmam isso. Jennifer aprova e reconhece que garantiram um ótimo negócio. Ela reitera que o custo do equipamento é de 2.800 $ e que receberão 190 $ de volta após o processamento dos formulários. Barry confirma que o reembolso será enviado para a mesma conta bancária, então Jennifer cuidará do reembolso. Jennifer menciona que Felix tem feito a entrada de dados e já contabilizou o desconto, então não há problema.

 

Jennifer pergunta se alguém tem algo mais a acrescentar e observa que a reunião durou 45 minutos.

 

Jennifer expressa sua gratidão a todos e diz que está impressionada com o trabalho deles.

 

Jennifer encerra a reunião com a Declaração de Responsabilidade.