Atualização financeira – Fev 2024

Comité de finanças da OIAA

Registo de atas

Sábado, 10 de fevereiro de 2024

9:00 – HDT

11:00 – PDT

14:00 – EDT

Participantes:

Jennifer – Tesoureira da OIAA

Felix – Tesoureiro suplente da OIAA

Barry – Membro de longa data do Comité de Finanças / Antigo Secretário

Erica k. – Membro do subcomité de finanças

Nicky – Secretária do comitê financeiro

Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes juntam-se.

Revisão da agenda

Jennifer inicia a partilha de ecrã e apresenta a Agenda. Refere que o ponto mais importante da Agenda para ela é a Atualização da Revisão Financeira. Pergunta se há algo adicional a acrescentar à Agenda. Aceita uma moção de Barry para aceitar a Agenda “conforme apresentada”. Felix secunda. Jennifer pergunta se há alguma oposição. Não há oposição.

APROVAÇÃO DA AGENDA

Revisão da ata do mês anterior

Jennifer diz que havia alguns erros gramaticais e numéricos para alterar, o que foi discutido com Nicky antes da reunião. Pergunta então se todos conseguiram rever as Atas. Como não obtém resposta, Jennifer pede a todos para dedicarem alguns minutos a ler as Atas. Jennifer percorre o ecrã. O erro que foi previamente discutido estava escrito 450 $ (cada) para a equipa que foi ao Workshop Nacional de Tecnologia, mas na correção era para (todos) os 10 indivíduos. Jennifer pergunta se o grupo vê outras alterações. Ninguém responde, por isso pede uma Moção para Aceitar. Felix faz a moção e Erica secunda. Jennifer pergunta se Nicky poderia fazer as alterações e enviá-las de volta para ela poder atualizar o sítio Web.

APROVAÇÃO DAS ATAS DO MÊS ANTERIOR

Revisão das demonstrações financeiras

Jennifer começa com a Variação Orçamental para janeiro. Afirma que também estão publicadas no sítio Web. As receitas são pouco menos de 8500 $, o que é pouco mais de mil dólares acima do orçamento. Acredita que o orçamento será um pouco conservador, o que é bom, porque o orçamento tem um défice. Afirma que o Paypal e o Stripe estão associados às Receitas e que se provou bem-sucedido. Há Taxas Profissionais de 70,00 $. O nosso Trabalhador Especial de Tecnologia foi pouco menos de 1500 $. A categoria de Trabalhadores Especiais tinha sido acumulada em 2023 para a colocar no período correto para o fim do ano. Jennifer afirma que ao longo do ano, podemos funcionar numa base de caixa, mas que no fim do ano, devemos acumular para tudo. Além disso, que todas as faturas do Fórum IGR ainda não foram submetidas, por isso veremos mais despesas em fevereiro. Para a nossa conta Zoom, sob Videoconferências, haverá agora duas contas Zoom. Anteriormente, tinha sido discutido ter uma conta Profissional, que teria custado 2.500,00 $. Pareceu melhor optar por 2 contas Zoom, pois é significativamente mais barato. A Gestão de Alojamento do Sítio Web tem a ver com as Despesas do Google e também incluiu um pagamento ao Deep L, o programa de tradução previamente discutido. Muitas pessoas discutiram este programa e a OIAA está até a explorar obter várias contas para a OIAA. O Conselho discutirá esta despesa e se o preço for superior a 500 $ anuais, levarão à Assembleia. Jennifer pergunta se há questões sobre a Variação Orçamental. Felix pergunta por que as Taxas Organizacionais são mais baixas do que esperado. Jennifer responde que há 500 $ designados para taxas legais e propósitos, Barry acrescenta que têm de pagar Taxas de Organização em Nova Jersey, Felix afirma que é contingente sobre se ocorreria ou não. Jennifer responde que não há nada no horizonte e que o Presidente pediu para orçamentar para isso. Barry diz que após um ano ou dois devemos removê-lo e que não deve simplesmente ficar lá para sempre. Felix pergunta se devem estar a acumular para isto e/ou a reservar dinheiro para esta possibilidade. Jennifer discorda porque não vê probabilidade de uma ameaça no horizonte. Barry concorda e pergunta de onde veio o níquel na declaração. Jennifer responde que são Juros! Brincam sobre como estamos a ganhar dinheiro! Felix gostaria de perguntar sobre acumular para a Tradução para a Assembleia/Conselho. Acredita que devemos estar a reservar dinheiro para isto. Jennifer responde que não precisa de ser acumulado uma vez que já está no Orçamento, pois é uma despesa definitiva. Felix gostaria de esclarecer o próximo item de linha e afirma que talvez não o esteja a ler claramente. Jennifer afirma que o Conselho da Assembleia tinha orçamentado 1040,00 $ e originalmente deveria haver Workshops disponíveis para as Diretrizes. Diz que há dois agendados para fevereiro e um em março. Também acredita que o Orçamento para Tradução é alto, mas que provavelmente orçamentarão mais. Barry concorda que é sempre melhor orçamentar muito conservadoramente na Receita e muito agressivamente nas Despesas.

Jennifer apresenta a Declaração de Contribuições. Felix quer dizer que ao rever as declarações financeiras, às vezes vê Grupos 1, 2 e 3 e eles não têm nomes. Jennifer aconselha que contactaria e simplesmente perguntaria o nome do seu grupo. Dá-lhes um exemplo de um cheque que foi recebido onde contactou e na verdade foi um erro. Acabou por reembolsar. Diz que se houver oportunidade de contactar os grupos, para o fazer. Jennifer gostaria de notar que alterou este relatório para refletir as alterações que tinham discutido na reunião anterior. Alterou os nomes individuais para apenas um item de linha mostrando contribuições pessoais. Felix pergunta se podem ordená-los por valor numérico. Jennifer diz que poderia, mas tem-no alfabético. Felix diz que tem curiosidade em saber de onde são alguns dos grupos e que às vezes não há indicação disso nas contribuições reais. Jennifer diz que o Paypal tem um relatório para isto. Também gostaria de acrescentar que não gosta de ver declarações listadas do mais alto para o mais baixo. Barry concorda que não se trata da quantia da contribuição. Diz que era degradante quando via alguns comités (fora da OIAA) listar primeiro os grandes volumes e diminuir aqueles que eram menores. Jennifer concorda que não listaria assim. Felix compreende que esta é uma boa forma de os grupos poderem encontrar facilmente os seus nomes ao olhar para este relatório. Jennifer concorda.

Jennifer apresenta a Reserva Prudente e mostra que reflete os 6 meses. Afirma que moveu os 60.000 $ anteriores, moveu a quantia acordada para a Conta Corrente. Explica como a Tech 12 não descontou o seu cheque durante semanas. Quando finalmente o fizeram, Jennifer teve de o retirar das Contas a Pagar em fevereiro. Continua que os 5500 $ são para a acumulação da Convenção Internacional de 2025. Felix gostaria de perguntar se seria fácil adicionar análise de tendências a estes relatórios. Por exemplo, poderia mostrar como têm estado nos últimos 6 meses, etc. Jennifer acredita que isto está refletido na Variação Orçamental uma vez que mostra o ano até à data. Jennifer diz que não vai colocar outra tarefa no seu prato, mas diz ao Felix para se sentir livre e traçar a progressão se quiser. Felix responde que investigará fazer isto. Barry pergunta ao Felix se sabe como encontrar isto no Excel e que pode ver os gráficos disponíveis. Jennifer explica que a área de Relatórios do Excel poderia ajudar. Felix diz que aprenderá.

Erica inicia a sua Atualização sobre a Revisão Financeira do Comité de Finanças. Pergunta à Jennifer se tem o documento para partilhar. Jennifer partilha no ecrã. Erica começa por dizer a todos que a Revisão Financeira está praticamente concluída exceto por 2 itens. Diz que a Karen tem um documento que tem sido difícil e que tem estado a trabalhar nele em casa. Uma vez que este documento tenha sido concluído, Karen submetê-lo-á a ela e então poderá completar o relatório final para dar ao Presidente. Jennifer afirma que deve submetê-lo diretamente ao Conselho pois não quer influenciá-lo de forma alguma. Erica pergunta se alguém tem questões até agora. Ninguém responde, por isso continua. Refere-se ao documento e diz que as marcações amarelas são o que está pendente e está à espera que a Karen reveja e dê a sua avaliação. Jennifer pergunta se tem tudo o que precisa. Erica responde que sim e que agora podem ser removidas da conta Mercury. Erica diz que todos podem rever o documento pois é um anexo que foi enviado. Barry diz que a revisão final deve ir para o Conselho porque o Conselho está a atuar como a supervisão do Comité Financeiro. Erica responde que a Susan tem a Revisão. Barry agradece à Erica por fazer o trabalho. Erica diz que foi realmente divertido fazer e um processo de aprendizagem. Pergunta se deve disponibilizar-se ao Conselho para questões sobre a Revisão. Barry responde que absolutamente deve e para lhes fazer saber que está pronta. Também sugere colocá-lo na Agenda. Jennifer acrescenta que deve enviá-lo a todo o Conselho. Barry concorda e diz que deve fazer ambos: enviar a todo o Conselho e colocar na Agenda para discussão. Jennifer afirma que amanhã é a sua reunião mensal do conselho e pergunta se estaria pronta para responder a questões. Erica responde que acha que o próximo mês seria uma boa altura. Poderia submetê-lo ao Conselho, eles podem analisá-lo e fazer questões. Acredita que não há pressa pois tudo está “totalmente em ordem e organizado”. Jennifer fica contente que a Erica deixou cair essa pequena informação pois estava curiosa sobre as descobertas. Erica responde que procuraram durante semanas e todo o dia com “5 olhos sobre isso” e não encontraram absolutamente nada de errado. Jennifer diz que fica contente por haver uma opinião independente sobre os livros. Aprecia e acredita que os membros ficarão confortáveis com os resultados. Agradece à Erica por assumir a tarefa. Erica diz que será muito mais fácil no próximo ano uma vez que agora sabem como fazê-lo e podem ensinar outra pessoa a fazê-lo. Jennifer diz que fica contente por terem criado um processo para a generalização de uma Revisão Financeira Interna. Barry gostaria de avisar a Erica sobre a possibilidade de alguns comentários irritados de algumas pessoas. Erica diz que está pronta. Jennifer pergunta com que frequência este relatório deve ocorrer? Erica diz que é recomendado uma vez a cada 3 anos, mas ela e a Leslie acreditam que uma vez por ano no mínimo. Sente que duas vezes por ano no mínimo seria melhor. Jennifer responde que estava a pensar na mesma quantidade e parabeniza-as por um excelente trabalho. Diz que não se pode fazer muito melhor do que ter uma Revisão Financeira feita até fevereiro para poderem continuar com o ano. Jennifer pergunta se há mais questões ou comentários para a Equipa de Revisão Financeira. Não há nenhuma.

Sem questões ou comentários

DECLARAÇÕES FINANCEIRAS CONCLUÍDAS

Jennifer apresenta novamente a Agenda e quer dar uma atualização do Stripe. Reitera que temos a plataforma e está ativa. Diz que em termos de valor em dólares, receberam maiores contribuições do que o PayPal. Notou que não estávamos a obter a taxa de organização sem fins lucrativos, por isso contactou-os e disseram que atualizarão numa semana, por isso a alteração deve estar próxima. Felix gostaria de perguntar de que plataforma somos mais cobrados? Stripe ou Paypal? Jennifer responde que o Paypal é 0,49 cêntimos por transação mais 1,98 %. O Stripe é 0,30 cêntimos por transação mais 2,2 %. Jennifer pergunta se há outras preocupações sobre o Stripe. Jennifer pergunta ao Felix como foi a reconciliação para ele. Felix responde que foi fácil e não houve diferença alguma. Felix afirma que houve um movimento estranho no início. Jennifer responde que essa foi a taxa associada a isso e que teve de sincronizá-lo. Também teve de colocar algumas entradas manuais no sistema para fazê-lo funcionar da forma correta e no período que queria. Também acrescenta que receberam um pagamento recorrente e que o suspendeu. Explicou que era de um membro que especificou que era para um determinado grupo, no entanto, o seu nome é de uma empresa. Tentou contactar a pessoa e não houve resposta. Não sabe se é uma empresa detida por um membro dos AA, ou uma empresa. Recebemos 4 pagamentos de 25,00 $ da Strategy Matters com notas de que é de um determinado grupo. Explica que podemos ou reembolsar os 100 $ e suspender os pagamentos no futuro, ou manter os 100 $ que recebemos e dizer que empresas detidas por membros dos AA podem dar contribuições. Barry quer acrescentar que há uma política sobre o que podemos e não podemos aceitar. Uma vez que esta é uma questão de governança, pode ser levada ao Conselho e permitir que o comité faça uma determinação. Jennifer gostaria de saber quais são as opiniões dos membros do comité de Finanças. Erica diz que não pode contribuir com uma resposta pois está demasiado cansada. Felix responde que acredita que não devemos estar a aceitar quaisquer fundos nesta situação. Acredita que devemos discuti-lo primeiro com o Conselho. Jennifer responde que acredita da mesma forma e suspendeu os pagamentos uma vez que não consegue contactar ninguém para responder pelos pagamentos e/ou grupo. Também diz que a Susan foi ao local de onde deveria estar a vir e que não estavam familiarizados com o nome da pessoa. Diz que isto é bastante estranho. Jennifer diz que isto está na Agenda do Conselho para amanhã. Pergunta se há outros assuntos que alguém gostaria de discutir. Jennifer pede uma moção para encerrar. Felix faz uma moção para encerrar a reunião.

Jennifer encerra com a declaração de responsabilidade