Atualização financeira – Jan 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 13 de janeiro de 2024
9:00 – am HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer – Tesoureira da OIAA
Susan – Presidente da OIAA
Nona – vice-presidente da OIAA
Erica k. – Membro do subcomité de finanças
Mark – presidente de tecnologia da OIAA
Nicky – Secretária do comitê financeiro
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes juntam-se.
Jennifer apresenta-se como Tesoureira. Susan apresenta-se como Presidente. Nona apresenta-se como Vice-Presidente. Mark apresenta-se como Presidente de Tecnologia. Erica apresenta-se como membro da Equipa de Revisão Financeira do Comité de Finanças. Nicky apresenta-se como Secretária.
Revisão da agenda
Jennifer começa por dizer que reenviou a Agenda, pois algumas novas questões surgiram recentemente. Jennifer pede uma moção para Aprovar a agenda.
Susan propõe Aprovar a Agenda. Mark apoia. Jennifer pergunta se há alguma oposição. Não há nenhuma.
APROVAÇÃO DA AGENDA
Revisão das atas das reuniões anteriores
Jennifer menciona as Atas das Reuniões Anteriores e pergunta se todos tiveram a oportunidade de revisar. Jennifer pede uma moção para Aceitar as Atas. Susan propõe aceitar as atas. Jennifer pergunta se alguém se opõe a esta decisão. Sem oposição.
APROVAÇÃO DAS ATAS DAS REUNIÕES ANTERIORES
Jennifer explica que esta é uma agenda cheia de ações e começa a apresentar os relatórios financeiros. Erica pergunta a Jennifer se ambos os relatórios estão incluídos na Agenda. Jennifer responde que os tem ambos preparados.
Revisão da variação orçamental
Jennifer apresenta a Variação do Orçamento. Jennifer explica que a razão pela qual há receitas mais altas do que o habitual é porque quatro cheques chegaram que não foram compensados antes do final do ano. Jennifer aplicou um acréscimo para refletir isso no período correto. Ela mostrará as entradas de diário associadas a estes. As taxas do Paypal estão associadas às receitas. As taxas profissionais são de 42,00 $ para o sistema de contabilidade. Jennifer diz que este é o último acréscimo para o Internacional de 2025 e que há um bom fundo de 5.500 $ para usar para participar. Ela afirma que qualquer valor acima disso pode ser gasto em 2025. Jennifer continua a revisão. Os serviços de tradução ASL foram para a Assembleia de dezembro. Outras tecnologias são onde as despesas do Google foram para 2023. Em 2024, verá essas despesas em Alojamento/Gestão de Sites. Ela afirma que um acréscimo para a gestão de alojamento web foi prorrogado para uma fatura de 2 semanas para o nosso trabalhador de serviços técnicos. Ela apresenta a entrada de Diário Geral #4866 de 162,50 $ na tela. Ela explica que recebemos a fatura após janeiro, mas que estava associada à Assembleia, por isso foi acumulada como uma despesa de 2023, embora seja paga em 2024. Ela afirma que será revertida em janeiro. Em seguida, ela apresenta a entrada de Diário Geral #4866 de 14,29 $. Ela explica que este é o acréscimo da prorrogação de 10 dias para o nosso serviço técnico. E, por último, ela apresenta a entrada de Diário Geral #4842 e afirma que estes são os quatro cheques de que falava anteriormente. 2.281,46 $ foram acumulados em dezembro para colocá-los no ano correto. Jennifer pergunta se há alguma dúvida sobre a Variação do Orçamento. Erica gostaria de saber sobre o rendimento operacional e a perda. Erica aponta o D43, que mostra uma perda de -2.413,00 $ em “Rendimento Operacional / ((Perda))” e sob “Orçamento Geral de Dez 2023” em Despesas Operacionais. Erica gostaria de saber se isso foi realmente uma perda. Jennifer responde que o orçamento mudou quando o aumento do alojamento web foi aumentado. É por isso que o orçamento se tornou negativo. Erica gostaria também de saber onde procurar os dados da Reserva Prudente. Jennifer responde que está no Balanço. Erica agradece pela informação. Jennifer pergunta se há mais alguma dúvida sobre a Variação do Orçamento e pergunta se todos estão de acordo com os acréscimos finais de fim de ano. Sem desacordos.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Jennifer apresenta o Balanço para todos verem. Susan gostaria de voltar por um momento à Variação do Orçamento na segunda página para as distribuições que foram feitas. Ela quer verificar se o Workshop Nacional de Tecnologia corresponde aos seus registos e não foi pago. Jennifer concorda que, de fato, há um saldo zero nessa categoria. Mark gostaria de acrescentar que enviaram 10 pessoas para o Workshop Nacional de Tecnologia e que acredita que essa despesa foi registada em outro lugar. Jennifer concorda e afirma que essas despesas foram categorizadas sob “Conferências” e tem um total de 6.460,00 $ lá. Ela diz que os 450 $ no total para as dez pessoas estão incluídos neste montante. Susan afirma que isso não é uma contribuição, mas uma despesa. Jennifer concorda. Jennifer pergunta se está tudo bem, e Susan diz que sim.
Revisão do balanço
Jennifer volta ao Balanço e começa com um item de linha adicionado chamado Fundos Não Depositados. Ela explica que estes são os quatro cheques que não foram compensados, mas devem ser reconhecidos em 2023. O Internacional de 2025 foi a única despesa acumulada anterior, no entanto, há também 814,00 $ para o passado web. A Gestão/Alojamento Web estará em janeiro de 2024. A despesa acumulada voltará a 5.500 $. Jennifer afirma que esta é uma entrada de diário de fim de ano. O dinheiro não marcado é ligeiramente superior a 100.000,00 $.
Jennifer diz que gostaria de falar sobre a Reserva Prudente. Ela explica que vê as Poupanças como a Reserva Prudente. Ela está a pedir a opinião do Comité de Finanças sobre como tratar esta conta. Ela menciona que está nas Diretrizes que seis meses de Reserva Prudente mais um adicional “até seis meses” de Retenção de Dinheiro. O nosso orçamento tem cerca de 111.000 $ em Despesas. Jennifer calculou metade das despesas projetadas para 2024 é 55.920 $. Há 60.000 $ na Reserva Prudente. As opções são (1) (a) Deixar 60.000 $ lá e em seis meses ela pode colocar 51.840,00 $ para igualar 55.920,00 $. (1)(b) Ela pode transferir 4.080 $ da Reserva Prudente e colocar na Conta Corrente e ter o montante correto de 55.920,00 $ na Reserva Prudente para os próximos seis meses. ou (2) fazer uma Reserva Prudente móvel. Erica diz que está a ter dificuldade em compreender estas opções. Jennifer diz que a Reserva Prudente tem 60.000 $ agora. Erica pergunta se isso está acima do montante de 6 meses. Jennifer responde que sim, mas acrescenta que a Reserva Prudente diz seis meses, então você poderia simplesmente deixá-la como está ou fazer metade do orçamento projetado. Nona gostaria de acrescentar os seus pensamentos dizendo que acha que a opção de 6 meses é a melhor para não se confundir se houver um excesso de Reserva Prudente. Ela também afirma que a adesão parece estar a olhar para os excessos de distribuição. Ela acrescenta que não há realmente excessos depois de olhar para as despesas. Então, Jennifer esclarece com Nona que ela está a falar em mudar os 60.000 $ para os 55.920 $. Nona concorda. Erica quer também esclarecer que eles devem manter metade mais “até seis meses” de retenção de dinheiro. Jennifer responde que seis meses de Reserva Prudente estão lá numa conta separada, mas que também temos “até seis meses” de Retenção de Dinheiro para cumprir o orçamento. Ela explica que as Diretrizes vão tornar-se um documento permanente, por isso pode chegar um momento em que tudo o que temos são os 6 meses de Reserva Prudente. Por enquanto, temos a Retenção de Dinheiro, mas isso nem sempre estará lá. Erica afirma que agora entende e está satisfeita. Jennifer explica que a Reserva Prudente é muito estática, enquanto a Retenção de Dinheiro pode ser de 0 a 6 meses de valor.
Susan gostaria de saber onde a Retenção de Dinheiro é mantida. Jennifer responde que é mantida na Conta Corrente. Susan gostaria que essas categorias fossem alteradas para saberem do que estão a falar. Ela sugere, “Mercury Checking/ Retenção de Dinheiro” e “Mercury Savings/Reserva Prudente”. Jennifer explica que para mudar o nome no relatório, teria que mudar o nome na conta. Jennifer diz que se quiserem que esses nomes sejam gerados no relatório, teria que mudar o nome da conta. Erica pergunta se pode ser adicionada uma nota. Jennifer afirma que não está confortável em mudar a conta corrente, pois é para as suas Despesas Operacionais. Ela também não está confortável em mudar o nome de Mercury, mas concordaria com “Mercury Savings – Reserva Prudente”. Ela pergunta se há consenso com o grupo. Jennifer gostaria agora de reiterar as decisões que foram tomadas. (1) Que o grupo gostaria de tomar metade das despesas totais de 2024 para a Reserva Prudente. Nona responde Sim. Jennifer resume com o grupo que o montante da conta corrente aumentará um pouco e a reserva prudente será reduzida um pouco. Jennifer pergunta se há alguma dúvida ou preocupação sobre o Balanço. Sem perguntas ou comentários.
ALTERAÇÕES NO BALANÇO:
RESERVA PRUDENTE: Jennifer tomará 50% das Despesas Projetadas de 2024 para manter para a Reserva Prudente. Em seis meses, os segundos 50% serão transferidos.
ALTERAÇÕES NO NOME DA CONTA: O nome da conta será alterado de “Mercury – Poupanças” para “Mercury Savings – Reserva Prudente”.
Revisão das contribuições
Jennifer agora apresenta a Folha de Contribuições de dezembro. Jennifer começa por dizer que os acréscimos que mencionou estão refletidos neste relatório. Ela teve que fazer algumas entradas manuais. Ela mostra que a maior é de “Womens Early Risers” e aponta algumas das contribuições que não foram postadas até 2024. Jennifer mostra que houve 82 contribuintes em dezembro de 2023 e um total de 10.012,02 $ em contribuições. Jennifer pergunta se alguém tem alguma dúvida. Mark gostaria de saber se este número é um número consistente olhando para os meses anteriores. Jennifer responde que é um bom reflexo, pois varia dos 70 aos 80 baixos. Ele pergunta a opinião de Jennifer se as contribuições são consistentes e qual foi o máximo que ela já viu. Jennifer responde que geralmente está entre 70 e 80 baixos. Mark dá a sua interpretação da Pesquisa de Membros para a média de cerca de 175 a 185 grupos únicos. Ele estava apenas querendo medir esses números com essas estatísticas. Mark pondera se os grupos estão a contribuir de forma consistente. Felix fala sobre a pergunta de Mark. Na experiência de Felix ao analisar esses números no último mês, ele nota muitas contribuições Individuais vs contribuições de Grupo. Então, este mês de dezembro pode estar a ser feito no espírito das contribuições de fim de ano das tradições de férias. .
Mark gostaria de ter uma ideia geral de que tipo de contribuições estão a ser feitas e o que esperar. Jennifer acredita que esta organização continua a crescer e está a atrair novos membros e contribuições todos os dias. Ela acrescenta que estão longe de um ponto de maturação. Ela continua que este ponto é claramente aparente no lado financeiro e tem certeza de que também se reflete no lado Tecnológico de Mark. Mark concorda 100%.
Jennifer afirma que observou que em julho, havia alguns grandes contribuintes que pararam e, em troca, este novo influxo de pessoas e grupos preencheu essa lacuna. “Você nem percebe que os grandes contribuintes já não o fazem”. Mark responde que o impacto financeiro que sofremos como resultado de tudo o que aconteceu pareceu mínimo ou de curta duração. Jennifer concorda e acrescenta que estão mais saudáveis do que nunca. Susan está feliz com as boas notícias e diz para continuarmos a fazer o que estamos a fazer.
Nona diz que os grupos que estão a fazer contribuições realmente grandes querem participar em coisas como o Fórum IGR. O grupo Women’s Early Riser e Dawn Patrol têm querido participar e têm sido muito responsivos. Ela acredita que a correlação das contribuições dadas e esses grupos quererem se envolver na organização são sinais de que este é um estado muito saudável da organização. Jennifer pergunta se há mais alguma opinião sobre este assunto. Susan gostaria de comentar que no último ano assistiu a duas organizações passarem por perturbações e pensou que se fôssemos ver algum desafio, veríamos nas finanças. Ela não viu os números das outras organizações, mas sabe que não estão a atender o telefone. Ela quer esperar e ver o que acontece com as outras organizações, mas está grata por estarmos a ir bem. Jennifer afirma que a agitação que tiveram que suportar não foi em vão e o grupo continua a atrair novos grupos todos os meses. Jennifer só consegue obter projeções de 90 dias, mas a quantidade de novos contribuintes é significativa.
Atualização da revisão financeira interna com Erica
Jennifer passa para Erica a Atualização da Revisão Financeira Interna. Erica começa com a Atualização primeiro. Erica espera que todos tenham conseguido revisar os documentos que foram enviados anteriormente. Erica mostra o que ela e Leslie revisaram desde que Eldin renunciou como líder do comité de Revisão Financeira Interna. Erica diz que, para começar, ela e Leslie não estão confortáveis em fazer uma auditoria formal porque não são contadores forenses, mas decidiram que estão confortáveis em fazer uma Revisão Financeira. Elas escolheram usar o Guia Renosi, que é uma organização de revisão sem fins lucrativos muito boa. A partir deste guia, personalizaram-no para funcionar para a OIAA. Erica diz que Leslie passou pela lista de verificação e Erica criou as perguntas. Erica submeteu esta longa lista de perguntas a Jennifer verificando os sistemas de relatórios, políticas da OIAA e desembolsos, e funções financeiras. Jennifer conseguiu devolver as perguntas com respostas bastante rapidamente. Erica mostra o documento que mostra Perguntas seguidas pela resposta de Jennifer num formato de perguntas e respostas. Erica explica que, usando estas respostas como guia, poderão voltar para revisão. Erica gostaria de submeter este documento com as perguntas e respostas ao Comité de Finanças como uma Atualização de onde estão no seu processo.
Erica gostaria de passar para a segunda parte, que é o Relatório/Guia Financeiro para a realização de uma Revisão Financeira Interna. Este modelo é o que ela e Leslie acreditam que deve ser o formato para esta revisão e recomenda que seja feito uma vez por ano. Ela diz que acredita que existem políticas em vigor que afirmam que deve ser concluído na Primavera de cada ano. Ela pergunta a Susan ou Jennifer se se lembram dessas políticas. Jennifer responde que as Diretrizes afirmam “conforme necessário”, mas acredita que o melhor momento para este tipo de revisão seria agora, ou assim que os livros de 2023 forem finalizados. Mark pergunta se isso significaria que usariam os resultados não auditados do ano. Erica responde que este é apenas o modelo que estão a apresentar ao Comité de Finanças. Jennifer quer esclarecer o que Mark está a dizer. Ela pergunta-lhe se ele quer dizer que 2023 não deve ser finalizado até depois desta revisão? Mark responde que a sua pergunta estava direcionada para a questão de quando é um bom momento para fazer a revisão. Ele afirma que numa instituição financeira regular você auditava as demonstrações financeiras antes do seu lançamento. Ele diz que esta pergunta está na natureza de responder à questão do timing. Erica concorda. Erica continua que este documento é uma versão reduzida do deles. Ela pede perguntas ao Comité de Finanças. Ela continua que é recomendado que uma revisão uma vez por ano seja para receitas de 100.000 $ ou mais. Ela acredita que as suas recomendações são razoáveis. Jennifer diz que deve ser deixada de fora do processo para não ser vista como a guiar. Ela deu todo o acesso necessário ao sistema de Contabilidade, sistema Bancário e ao Paypal, por isso, se precisarem de ajuda de acesso, ela pode fazer uma conferência Zoom com eles, mas devem ser capazes de prosseguir independentemente sem a sua participação. Erica concorda e diz que precisa que o comité revise e aceite este modelo para avançar. Leslie já o criou como um formulário AA, caso, e se o comité decidir fazer deste o modelo, então podem formar uma equipa para realizar as tarefas. Eles irão então aos documentos e fazer uma seleção aleatória de 5 dos itens de receita e recibos ou uma seleção aleatória de 5 desembolsos. Eles também podem revisar documentos fiscais e assim por diante. Jennifer pergunta se pode obter uma moção para aceitar este modelo. Mark propõe aceitar o modelo. Nona apoia. Jennifer pergunta se há alguma oposição? Nenhuma. Revisão foi aprovada.
MODELO DE REVISÃO FINANCEIRA INTERNA APROVADO
A Susan diz que leu em algum lugar nos últimos dois documentos algo sobre como os Estatutos precisam da aprovação da Assembleia. Vão ao documento onde diz “O Estatuto foi aprovado pelo Conselho, só precisa ir à Assembleia” como resposta em “Políticas: Existem outras políticas financeiras escritas da OIAA além do estatuto não aprovado?” A Susan pergunta se isto está correto. A Jennifer diz que o Conselho aprova, mas depois também vai à Assembleia. A Susan pergunta à Jennifer se ela tem certeza de que cada Estatuto tem de ser aprovado pela Assembleia? A Jennifer diz que era o que ela pensava. A Susan pede uma cópia deste documento. A Susan precisaria de agendar uma Assembleia se tivermos de submeter cada Estatuto. A Nona diz que acabou de verificar e diz que só é preciso submeter o estatuto quando se quer ser votado como Comité Permanente. A Jennifer diz à Erica que a resposta à questão sob Políticas no documento de P&R está em questão, por isso gostaria que ela estivesse ciente. A Jennifer pergunta se há mais questões sobre a Revisão Financeira. A Nicky oferece-se para ajudar na Revisão Financeira.
Atualização do estatuto sem fins lucrativos do PayPal
A Jennifer começa por dizer que a OIAA agora tem estatuto Sem Fins Lucrativos, o que significa que temos o desconto de 1,99% e 49 cêntimos por transação. Ela diz que, infelizmente, o PayPal colocou-nos automaticamente no Fundo de Doações. A Jennifer tem comunicado com eles, mas iniciou o processo para nos retirar do Fundo de Doações. Ela recebeu um email deles dizendo que tem de enviar um email a partir de paypal@aa-intergroup.org para se verificar como moderadora. A Jennifer diz ao Mark que lhe enviou um email sobre o que eles precisam. O Mark responde que acabou de responder e que a conta de email em questão está disponível para todos os que têm acesso aos Grupos Google. O Mark afirma que a marcou, por isso ela deve conseguir ver onde aceder. A Jennifer gostaria de saber se pode enviar um email do endereço paypal@aa-intergroup.org O Mark diz que ela só tem de ir aos Meus Grupos e, como é moderadora do seu grupo, não deverá ter problemas em aceder. A Jennifer diz que na linguagem do email que leu, parece que serão removidos de todas as plataformas, por isso não tem certeza se o botão DOAR ainda funcionará. Ela não tem certeza de como interpretar o que significa, pois é interpretativo. O Mark acha que devemos abandoná-los. Ele diz que devemos procurar noutro lugar e optar por muitas outras opções disponíveis como Venmo, Zelle ou Stripe. A Jennifer responde que o PayPal é agora o Venmo.
A Jennifer diz que só gostaria de ter mais uma plataforma de pagamento, e que mais seria demasiado complicado. Ela está a considerar usar o Stripe. Ela diz que o Stripe está na Agenda para discussão algumas linhas abaixo. A Jennifer diz que continuará a trabalhar diligentemente no PayPal. Ela diz que enviará um email após a reunião do endereço de email que eles solicitaram. A Nona está a pedir esclarecimentos sobre se o botão Pagar funcionará ou não. A Jennifer mostra os documentos que mostram a linguagem que ela está a ter dificuldade em interpretar. .
Diz “Se desejar remover a sua instituição de caridade do diretório do PayPal Giving Fund, peça a um representante autorizado da sua instituição para nos contactar. A menos que seja solicitado o contrário, distribuiremos doações pendentes que já recebemos para a nossa instituição. Após processar o nosso pedido, desativaremos o seu perfil do PayPal Giving Fund. A sua instituição será removida do diretório do PayPal Giving Fund e removida das nossas plataformas parceiras (por exemplo, PayPal, Facebook, GoFundMe, Twitch). Os doadores não poderão mais apoiar a sua instituição através dos nossos programas parceiros. Note que as nossas plataformas parceiras podem demorar até 24 horas para serem atualizadas. As doações pendentes são pagas à sua organização quando for removida do nosso diretório, a menos que nos peça para não conceder essas doações. Distribuímos doações para instituições registadas no ou antes do dia 25 º de cada mês depositando um único pagamento na conta PayPal de cada instituição. As doações recebidas no dia 18º do mês anterior até ao dia 15º de cada mês, depositando um único pagamento na conta PayPal de cada instituição. As doações recebidas no dia 18º do mês anterior até ao dia 14º do mês atual são incluídas no pagamento mensal. Concedemos todas as doações que recebemos às instituições beneficiárias de acordo com a nossa Política de Entrega de Doações.
A Jennifer destaca a secção que afirma: “Após processar o seu pedido, desativaremos o seu Perfil do PayPal Giving Fund. A sua instituição será removida do diretório do PayPal Giving Fund e removida das nossas plataformas parceiras (por exemplo, PayPal, Facebook, GoFundMe e Twitch)”. O Mark responde que não interpreta dessa forma. Ele diz que se refere ao Fundo de Doações. A Jennifer concorda que eles estão a dizer que nos removerão do diretório, mas ela reitera que o PayPal não ouve e não responde corretamente. Ela afirma que eles são muito difíceis de lidar. O Mark compreende a sua frustração e diz-lhe que devem passar para a próxima Agenda pois ele acredita que nada acontecerá. Ele diz para não se preocupar e que o PayPal não fará nada para interromper as suas finanças. E se fizerem, podemos simplesmente mudar de plataforma. A Jennifer concorda. Ela pergunta se todos estão bem com a atualização do PayPal. A Susan diz que sim e outros acenam com a cabeça.
SEM PERGUNTAS OU COMENTÁRIOS
Revisão da listagem de contribuições individuais
Na nossa folha atual de contribuições, tem nomes e valores. A Jennifer afirma que remove manualmente os apelidos e deixa a inicial do apelido por questões de anonimato. Foi sugerido que todos os nomes individuais devem ser agrupados numa única linha designada como Contribuições Individuais. Ela pede discussão dos membros do grupo. A Jennifer afirma que, por questões de transparência, colocar os nomes numa única categoria torna mais fácil para o tesoureiro desviar dinheiro. Francamente, não ter cada nome transacional nesta lista torna mais fácil tirar dinheiro. O Mark diz que adoraria tirar todos os nomes desta lista e colocá-los numa linha. Ele não gosta de ver todos os nomes e gostaria que os registos fossem mantidos, mas não entende por que devemos publicá-los. A maioria das pessoas que ele conhece que contribuem não necessariamente querem que seus nomes estejam nessa lista para todos verem. O Mark é contra ter os nomes individuais na lista. A Nona também concorda com o Mark e afirma que no espírito da humildade ela também gostaria de ver os nomes removidos pois a faz sentir-se desconfortável. Ela pediria pessoalmente para remover o seu nome. A Susan diz que concorda que deveria ser colocado como um item de UMA linha. Contribuições Individuais. A Jennifer diz que olhou para outros exemplos e a sua pesquisa mostra que outros grupos usam um ou outro processo. Ela conta que é 50/50 dos grupos usando qualquer um dos processos. Ela deixaria a critério deste comité declarar qual é a preferência deste grupo. Ela não publicou esta lista, então pode começar agora na publicação de dezembro de 2023.
O Felix pergunta se, para fins de auditoria, poderíamos manter os nomes registados em algum outro lugar? A Jennifer diz que nada mudaria em termos de relatório. A Jennifer disse que apenas pessoalmente organizaria e removeria os nomes dos indivíduos. Não há como organizá-lo fora do sistema contabilístico. O Mark gostaria de fazer uma moção para retirar os nomes da lista e reduzi-la a um único item de linha. A Susan gostaria de Apoiar. A Jennifer pede votos. Todos levantam as mãos. Sem Oposição.
NOMES INDIVIDUAIS A SEREM REMOVIDOS DAS FUTURAS PUBLICAÇÕES
O Felix oferece-se para ajudar a Jennifer na contagem do número de contribuintes, ou se puder contribuir de qualquer outra forma. Ele gostaria de discutir offline como ajudar. A Jennifer concorda.
Revisão da cobrança para a convenção de outubro
A Jennifer diz que originalmente o Conselho decidiu não cobrar pela convenção online em outubro e em vez disso receber contribuições da 7ª tradição. Ela menciona a referência MG-04 nas Diretrizes AA – Conferências, Convenções e Encontros. Isto fala sobre auto-suporte que a convenção precisa ser auto-sustentável. Ela também referencia MG-02 em Escritórios Centrais ou Intergrupos. Isto afirma, “Eventos Especiais – Alguns escritórios de serviço realizam banquetes anuais, convenções e eventos similares, usando os ‘lucros’ para suporte do escritório. A Jennifer abre a discussão sobre cobrar ou não pela próxima convenção de outubro. A Susan fala e diz que ela e Jennifer tinham conversado sobre isso antes e ela se sentiria mais confortável trazendo isso de volta à mesa depois que o Conselho discutir. Ela também acha que seria bom para uma consciência de grupo mais ampla fazer uma pesquisa. Ela também percebe o que estes dois documentos estão dizendo, mas para a 7 ª tradição, afirma que somos auto-sustentáveis. Ela não acredita que isto seja algo que precise ser abordado hoje. A Jennifer responde que está tentando avaliar os pensamentos do Comité de Finanças. Ela acredita que isto deveria ser uma votação da Assembleia e o Conselho, ou o Comité não deveria ter um voto aqui. A Nona acrescenta que a Assembleia aprovou o fundo, então os fundos estão lá. Ela gostaria de ver a recomendação do Comité de Finanças e essa recomendação deveria ir para a reunião do Conselho para discussão. A Jennifer concorda que esta é a sua intenção ao trazer isso à tona. Na opinião da Jennifer, historicamente, quando há excesso de fundos, eles terão eventos gratuitos. Em Oahu, eles fizeram um jantar, dança e uma reunião para criar companheirismo com fundos que estavam disponíveis. Ela acredita que este companheirismo é mais importante. Além disso, há muitas pessoas que não podem pagar pelos eventos. O Mark afirma que não tem interesse em cobrar por este evento. A Nona diz que também não vê nenhuma razão para cobrar por este evento, pois fica complicado entre quem recebe as bolsas e quem não recebe. Ela acha que deveriam pedir contribuições da 7 ª tradição, mas só isso. A Susan diz que nunca participou de uma convenção onde não houvesse taxa de inscrição. Ela diz que foi aprovado e determinado que temos os fundos este ano para oferecê-lo gratuitamente, mas ela gostaria de ver este tópico explorado e ter uma pesquisa de membros. Ela também não gostaria que o Conselho ou qualquer Comité estivesse envolvido. A Jennifer concorda completamente, mas ela acha que devemos falar sobre isso primeiro.
A Susan continua dizendo que devemos discutir. O que a preocupa é que na Assembleia, quando aprovaram o orçamento, houve um pouco de resistência a este item de linha. E ela também sabe que o estatuto do Comité de Unidade diz Convenção Anual. Seremos capazes de aprovar um Orçamento para tanto dinheiro no próximo ano? O Mark interrompe e afirma que isso é uma “Viagem ao Futuro”. A Jennifer responde que não projeta que esse seja o caso no próximo ano. Ela projeta que será capaz de atender às despesas com receitas este ano. No entanto, não orçamentamos como tal. Ela diz que orçamentamos receitas conservadoramente. Ela acredita que atenderão a essas necessidades orçamentadas este ano. A Jennifer diz que se não tivermos 18.000 $ para gastar no próximo ano, então podemos modificar a convenção para atender às restrições orçamentárias. Ela considera que nunca dissemos quanto tempo poderia durar. Eles poderiam ter uma convenção de um dia se houver restrições orçamentárias. A Susan afirma que estamos beirando a governança. A Jennifer discorda. O Mark diz que proporia que todos os membros do conselho se abstenham de mais discussão, já que vão discutir isso na reunião do Conselho, e ele encoraja qualquer membro do Comité de Finanças a compartilhar. A Erica gostaria de compartilhar que é sempre uma boa ideia ser financeiramente inclusivo. Somos auto-sustentáveis e algumas pessoas não têm dinheiro para colocar na cesta. Ela está se perguntando, como membro de AA, se é possível que haja uma escala deslizante começando com Zero. As pessoas podem optar por pagar ou não pagar. O Felix quer dizer que concorda completamente com a Susan e que em todos os eventos em que esteve teve que contribuir. “Eu tive momentos na minha vida em que não tinha dinheiro, mas encontrei alguns dólares para contribuir.” Ele não acha que seja muito pedir para contribuir para esta convenção. A Jennifer quer dizer que há uma opção para contribuir com a 7ª tradição. A Erica quer acrescentar que ela vive num lugar onde 30% das pessoas não podem pagar para aquecer suas casas. Ela diz que, como são uma organização internacional, têm que incluir essas pessoas que são pobres e passam frio à noite. A Jennifer quer fazer uma contagem e levar ao Conselho. A Jennifer pede aqueles a favor de Cobrar pela Convenção. Felix e Susan levantam as mãos. A Susan diz que gostaria de modificar esta posição firme que a Jennifer tem dizendo que este ano já está decidido e estará disponível gratuitamente. A Jennifer discorda e diz que o feedback que ela tem recebido é que ainda podem mudar este ano. Ela diz que talvez esteja enganada, mas que a Susan deveria estar recebendo os mesmos emails que ela. O Mark quer falar e quer saber sobre os emails que a Jennifer está falando porque ele não recebeu nenhum email. Ele pergunta à Jennifer quem está levantando isso como uma questão. A Jennifer responde, Beth. O Mark pergunta se Beth, a Presidente do Comité, está levantando isso? A Jennifer e a Susan corrigem-no dizendo que ela não é a Presidente do Comité, mas a Administradora Internacional. O Mark pergunta se ela está apenas levantando a questão já que tem um papel de liderança para a convenção? “Ela é quem está sugerindo que cobremos por isso?” A Jennifer responde que ela está defendendo a cobrança pelo evento. A Erica gostaria que a Jennifer reafirmasse a posição. A Jennifer pede votos em apoio à cobrança de uma taxa, para levantar a mão. O Felix levanta a mão. A Jennifer pergunta se você apoia contribuições voluntárias da 7ª convenção, por favor levante a mão, Nicky, Mark, Erica para a 7ª transição. A Jennifer diz que é o consenso do Comité de Finanças são Contribuições Voluntárias da 7ª Tradição durante a Convenção. A Jennifer diz que levará essa decisão ao Conselho amanhã para discussão adicional. A Erika agradece à Jennifer.
Usando Stripe como plataforma de pagamento
A Jennifer analisou a aplicação e iniciou o processo para ver como funciona. Ela diz que é muito parecido com o PayPal. As taxas de processamento são aproximadamente as mesmas. PayPal a 1,99% mais 0,49 cêntimos por transação. Stripe está a 2,2% mais 30 cêntimos por transação. Dependendo de como é a contribuição para determinar qual é o melhor negócio. A Erica gostaria de fazer duas perguntas. (1) Isso torna o seu trabalho mais complicado? A Jennifer responde que está assumindo que só precisará de mais uma conta para reconciliar. Ela acha que o Mercury começou recentemente a usar o Stripe, que é o banco que usamos. A Jennifer acredita que seria necessário um botão extra na página de Contribuição. A Erica pergunta se isso criaria mais trabalho para o Comité Técnico. Ela pergunta se nos custará mais dinheiro para que o Técnico coloque o novo botão. A Jennifer responde que seria trabalho voluntário. A Erica responde que já que o Técnico está nesta reunião, eles poderiam responder. A Erica pergunta se o Técnico e Finanças querem mesmo o trabalho extra para outra entidade. O Mark diz que do lado técnico só levará 5 minutos. A Erica pergunta à Jennifer se Finanças e Técnico estão prontos para assumir outra conta para reconciliar. A Jennifer pergunta ao Felix como ele se sente. O Felix diz que se sente bem com isso. A Erica diz que é a favor já que suas perguntas foram respondidas. A Jennifer diz que acha que está vendo um consenso sobre o Stripe. O Mark acrescenta que não tem preferência. Ele está bem em adotar outra opção de pagamento. A Jennifer diz que a nova Administradora Internacional recomendou. O Felix pergunta à Jennifer como eles planejam divulgar a informação para todos. O Mark responde que você adiciona, envia um email que pode especificar IGRs, eles podem colocar um aviso no site, e estará na página de Contribuições.
Jennifer pergunta se há mais algum assunto a discutir. Mark gostaria de fazer uma pergunta sobre um tema relacionado com o seu grupo base. Ele ia apresentá-lo na reunião do Conselho de amanhã, mas também gostaria de discuti-lo aqui. Tem havido discussão sobre o registo como Organização Sem Fins Lucrativos. Acreditam que isso traria a possibilidade de contribuições digitais. A sua pergunta é sobre o tema do Workshop e se existe algum recurso para ajudar a ensinar como utilizar estas novas entidades. Ele quer saber se isto é algo disponível ou oferecido? Nona afirma que há muitas coisas envolvidas em tornar-se uma organização sem fins lucrativos. Nona declara que, na sua opinião, é muito difícil de explicar, pois varia de estado para estado. Ela diz que têm de estabelecer diretores… Mark interrompe e diz que não está a perguntar como fazê-lo, diz que há quatro ou cinco coisas para chegar ao nível estadual. Nona continua dizendo que é necessário ir ao IRS para obter um número EIN. Jennifer diz que já respondeu individualmente a outros que fizeram estas perguntas. Jennifer continua dizendo que terá todo o gosto em fornecer ao grupo dele a mesma informação, se necessário. Ela também tem defendido algum tipo de workshop. Uma parte financeira no fórum IGR seria muito boa. Jennifer diz que já apresentou isto. Susan diz que há muitas formas diferentes de abordar este processo. Ela pensa que seria uma boa ideia pedir aos grupos para partilharem as suas experiências, já que cada um teve uma experiência diferente. Nona diz que isto seria uma excelente ideia para os fóruns e Jennifer poderia definitivamente ajudar nesta área.
Jennifer encerra com a declaração de responsabilidade.
