Atualização financeira – Jul 2023
| COMITÉ DE FINANÇAS DA OIAA | ||
| Ata da reunião de 10/07/23 | ||
| Respeitosamente submetido por Erica K | ||
| I |
Abertura com a Oração da Serenidade: 18h00 ET EUA
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| II |
Lista de presenças
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| Jennifer B – tesoureira do comité de finanças e presidente da reunião | ||
| Felix – tesoureiro suplente do comité de finanças | ||
| Erica K – secretária do comité de finanças | ||
| Amelia – membro do comité de finanças | ||
| Susan R – presidente do conselho da OIAA | ||
| Mark – presidente do comité técnico da OIAA | ||
| J. Barry – membro do comité de finanças | ||
| Gwen – membro do comité de finanças | ||
| III |
Aprovação da ordem de trabalhos
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Jennifer adicionou a questão dos Pedidos Não Orçamentados de Unidade à agenda.
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| Agenda de 10 de julho de 2023 aprovada. | ||
| Secretária do Comité | ||
| Tipo de Despesa “Custo | ||
| projetado” “Custo | ||
| real” Diferença Explicação do Pedido | ||
| Contabilidade/escrituração 0,00 € | ||
| Despesas de Conferência 1.500,00 € 1.500,00 € Este é o custo para uma 2ª pessoa participar na Conferência ICOAA em Cincinnati. Originalmente foram solicitadas duas pessoas, mas o comité de Finanças orçamentou apenas para 1. Não foi dada explicação para esta redução. Esta é uma importante Conferência anual entre GSO/Grapevine e Intergrupos locais onde podem ser feitos muitos bons contactos para ajudar os Intergrupos locais com questões relacionadas com grupos online. | ||
| Custos de convenção 0,00 € | ||
| Manutenção de base de dados 0,00 € | ||
| Quotas e subscrições 0,00 € | ||
| E-mail e colaboração 0,00 € | ||
| Seguro 0,00 € | ||
| Taxas organizacionais 0,00 € | ||
| Outra tecnologia 0,00 € | ||
| Honorários profissionais 0,00 € | ||
| Materiais 0,00 € | ||
| Serviços de tradução 0,00 € | ||
| Videoconferência 0,00 € | ||
| Alojamento/gestão de website 0,00 € | ||
| Outros 0,00 € | ||
| Total 1.500,00 € 0,00 € 1.500,00 € | ||
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| IV |
Aprovação da ata do mês anterior
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Jennifer pediu correções à ata do mês anterior.
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| Ata de junho aprovada. | ||
| V |
Análise dos relatórios financeiros
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| A | Variação Orçamental (para o mês terminado em 30 de junho de 2023) | |
| Jennifer B notou receitas de mais de 4.700 €, taxa organizacional de 60 € como parte final para completar | ||
| o registo em NJ, taxas do PayPal associadas às receitas, honorários profissionais são software de contabilidade, despesas de conferência NAATW para quarto de hotel, custos mensais de convenção para a conferência internacional de 2025, último mês de financiamento de contabilidade, pagamento de análises para o website, 750 € de serviços de tradução para custos de tradução da assembleia e do aniversário, vários custos técnicos de 87 €, alojamento e gestão do website é 1 de 2 pagamentos que nos levarão até 1 de setembro. | ||
| Mark observou que as variações foram orçamentadas e sugeriu que | ||
| reconheçamos que teremos um pico para acomodar o aumento no serviço de utilidade na nuvem. | ||
| Felix pediu esclarecimentos sobre o aumento. Jennifer e Mark explicaram que | ||
| a OIAA tinha anteriormente orçamentado 18.000 € que cobriam as rubricas associadas. | ||
| B | Balanço (para o mês terminado em 30 de junho de 2023) | |
| Jennifer B relata um total de caixa de 86.500 €. As despesas brutas têm a ver com a | ||
| conferência internacional de 2025. A perda de ganhos correntes deve-se ao excesso de | ||
| fundos do ano passado que foram distribuídos. Capital próprio pouco abaixo de 82.000 €. | ||
| C | Contribuições (para o mês terminado em 30 de junho de 2023) | |
| Jennifer B relata que 63 pessoas e grupos diferentes contribuíram em junho. Ela | ||
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observa que as contribuições trimestrais serão as maiores contribuições; abril, julho, setembro e janeiro.
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| VI | assuntos antigos | |
| A | revisão da carta financeira | |
| Jennifer B relata que David a ajudou a editar o formato, não o conteúdo, do | ||
| documento. Ela leu as declarações de missão e propósito e pediu | ||
| modificações. Depois, ela reviu as responsabilidades das posições do comité. | ||
| Amelia questiona as descrições de funções e como estas se alinham com os | ||
| estatutos. Jennifer explica que as diretrizes do comité de finanças do comité de | ||
| diretrizes devem estar ligadas à carta, e que os estatutos são mais gerais. J. | ||
| Barry entende que os estatutos devem ser gerais o suficiente para durar 20 anos, enquanto as diretrizes devem durar 2 anos. | ||
| J. Barry pergunta onde o processo de continuidade está disponível para partilhar com os | ||
| membros subsequentes do conselho. Jennifer B explicou que o login do PayPal está com o conselho, e | ||
| que os logins individuais com o banco e o sistema de contabilidade estão em vigor. Gwen | ||
| publicou os estatutos da OIAA no chat. | ||
| B | Tesoureiro suplente | |
| Jennifer reviu as responsabilidades e requisitos para secretário e | ||
| apresentou Felix. Felix apresentou-se e as suas qualificações de AA e finanças | ||
| ao comité. | ||
| C | Secretário de finanças | |
| Jennifer reviu as responsabilidades e requisitos para secretário e apresentou Erica. Erica apresentou-se e as suas qualificações de AA e secretariado ao comité. | ||
| Erica pediu esclarecimentos sobre as funções em relação ao carregamento no website. Jennifer disse que começaria um e-mail para Melinda carregar na página web de finanças da OIAA. | ||
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| Carta Financeira aprovada. | ||
| VII | novos assuntos | |
| A | Pedido não orçamentado de Unidade (como acima) | |
| Jennifer pediu a Gwen para esclarecer se este pedido é para um evento oficial da OIAA. Gwen | ||
| não ouviu falar ou não está familiarizada com a definição de um evento oficial da OIAA. Mark | ||
| aprovou o evento usando o Zoom para o evento, mas a equipa técnica da OIAA não irá gerir o evento eles próprios. Erica pede esclarecimentos sobre o nome do evento: 15 de outubro, 2ª conferência internacional de grupos hispânicos, franceses e portugueses. Amelia sugere que estejamos cientes para não sermos intrusivos neste e noutros eventos, ou seja, devemos colaborar sem estar em posição de liderança. Ela sugere que adotemos vocabulário para refletir colaboração. Jennifer esclareceu que o apoio financeiro é único e deve ser consciente da responsabilidade no financiamento de colaborações. Gwen aponta que outros grupos e esforços pediram apoio (não financeiro) no qual a OIAA colaborou sem intrusão. Gwen sugeriu que se peça ao conselho da OIAA para esclarecer o que é um evento da OIAA e também para esclarecer que nível geral de apoio oferecemos. Muita discussão sobre detalhes dos custos de tradução e onde (online) o evento está localizado e com quem. Amelia sugere que se pudermos obter aprovação para o financiamento, então o comité de financiamento pode começar a avançar. | ||
| Moção: Erica propôs financiar o pedido se o comité executivo da OIAA o definir como tal. Amelia secundou a moção e pediu que o pedido seja apresentado aos membros em julho, e/ou que seja apresentado como uma moção de plenário. Mais discussão sobre comunicações anteriores sobre este item de negócio. Moção aprovada. | ||
| Jennifer expressou mais preocupações, com as quais Susan concorda – é este um evento recorrente? Felix irá contactar Carlos para esclarecer se o grupo quer estar ligado de forma contínua. Gwen diz que o grupo de Carlos estará presente no comité de Unidade a 5 de agosto e que a questão tem sido exacerbada há mais de 6 meses. Jennifer mencionou que acabou de receber um pedido de financiamento. Amelia fala sobre as dores de crescimento do aspeto transitório breve e rápido da OIAA e da sua unidade mundial; que o conselho precisa de definir um evento oficial da OIAA. Muita discussão seguinte sobre a importância de alcançar o alcoólico que ainda sofre, potenciais de ajuda/dano, e honrar o aconselhamento e sabedoria de cada comité. | ||
| [Os últimos 22 minutos são específicos sobre o que constitui um evento da OIAA. Não parece específico para o comité de finanças no pedido/moção particular acima. Independentemente disso, Erica ficaria feliz em transcrever os últimos 22 minutos da gravação se o comité de finanças achar pertinente] | ||
| B | Algum outro assunto? | |
| VIII | encerramento com a declaração de responsabilidade | |
| 20h04 ET EUA |
