Atualização financeira – Set 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 14 de setembro de 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Felix – tesoureiro suplente
Barry – administrador geral / presidente das convenções internacionais
Mark M = Secretário da OIAA
Jan BB – pack
Beth a =
Erica –
KD Kevin –
Revisão da agenda
Após a Oração da Serenidade, Jennifer explica que a reunião consiste principalmente em mais pedidos de orçamento. Ela gostaria de rever a Convenção e discutir os fundos excedentes a distribuir no final do ano. Ela passa pela Agenda: Aprovação das Atas, Revisão dos Relatórios Financeiros e depois entrarão diretamente nos Orçamentos dos Comitês. Podem terminar com qualquer outro assunto e encerrar com a Declaração de Responsabilidade. Ela pergunta se algum participante gostaria de adicionar algo à Agenda. Barry acredita que é necessário implementar algumas medidas para votação. Deve haver um número mínimo de participantes votantes presentes ao votar sobre dinheiro e fiduciário. Jennifer adiciona isso à Agenda e passa para o próximo item.
REVISÃO DA AGENDA APROVADA
Revisão das atas de julho
Jennifer passa para a Aprovação das Atas de Julho. Jennifer diz que agosto não está disponível para aprovação hoje, mas o Secretário está um pouco atrasado. Após a revisão, o Tesoureiro pede uma moção para aceitar as Atas de Julho. Felix faz uma moção para aceitar, Barry apoia. Alguma oposição? Nenhuma.
ATAS DE JULHO APROVADAS
Revisão dos relatórios financeiros
Estes são para os Relatórios Financeiros de Agosto. Houve contribuições de pouco mais de 9.900 $. Jennifer afirma que, desde o início do ano, a OIAA está com um excedente de 24,62% em comparação com o Orçamento. As taxas do Paypal e Stripe estão diretamente associadas às Receitas. Ela menciona que agora têm status de organização sem fins lucrativos, por isso estão pagando menos, o que se reflete. Estão até gerando mais Receita. Ela afirma que há quase 14.000 $ a mais em Contribuições. Ela explica que as taxas profissionais para o software de contabilidade estão aumentando em 2025. Despesas de conferência que são o saldo restante para o ICOAA e foram completamente pagas. Por último, há algumas despesas para o próximo workshop que o Técnico vai participar. Há 7 participantes, mas 6 bilhetes são pagos pela OIAA. Jennifer continua a lista: 259,00 $ para a Convenção é para Custos de Interpretação para Treinamento, 745,00 $ que é o adiantamento para os pins de lapela para a Convenção Internacional em Vancouver. O trabalhador especial de Tecnologia ajuda com o nosso Website e Manutenção. A Tecnologia teve alguns custos de Interpretação para o seu Workshop de Segurança. As reuniões de Unidade têm todas as reuniões em espanhol e português para Interpretação. Outra Tecnologia é a nossa Tecnologia de Base de Dados de Membros que está a ser trabalhada. Videoconferência é 50 $ para a nossa Conta Zoom. Alojamento e Gestão do Website é o nosso Google e também pagamos a nossa taxa anual para o Plug-in de Eventos, que é mais do que o normal este mês. Finalmente, temos um Rendimento Líquido de pouco menos de 3.000,00 $. Jennifer pergunta se há alguma dúvida sobre a Variação do Orçamento.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão do balanço patrimonial
O Balanço Patrimonial mostra que há 140.000 $ no banco, dos quais 5.500 $ estão destinados à Convenção Internacional de 2025. Ela diz a Barry que ele verá esses números diminuírem e que no próximo mês vamos reduzir as despesas acumuladas para que os pins entrem em 2024. Mas então, em 2025, vamos transferi-lo para a despesa correta. Barry entende que temos que mantê-lo nos anos contábeis corretos. Jennifer explica que anteriormente pensava que essa despesa para os pins seria em 2025, mas que acabou de acontecer outro dia. Ela afirma que temos 134.000 $ e troco em Dinheiro não destinado no Balanço Patrimonial. Ela pergunta se há alguma dúvida. Nenhuma.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão das contribuições
Jennifer passa para a declaração final, que é a Declaração de Contribuições. Está listada por Grupo para o mês e estão recebendo novos grupos o tempo todo agora. Ela também diz que esses novos grupos estão contribuindo significativamente para a OIAA mensal ou trimestralmente. O valor total das contribuições para agosto é de 9.900 $ e troco. Barry tem uma pergunta e pergunta sobre certos cheques que chegam à OIAA de ‘Grupos Online’. Jennifer responde que alguns grupos usam Grupos Online como uma plataforma para gerenciar seu dinheiro. . Jennifer explica que existe um serviço online da AA onde a OIAA recebe um cheque deles especificando o nome do grupo de onde vem na linha de Memorando. Felix responde que provavelmente recebem 2 ou 3 cheques por mês do Grupo Online. Barry responde que o “Grupo Online” recebeu um grande destaque hoje no NAATW e para ficar de olho e ver se a curva muda. Jennifer pergunta se há mais alguma dúvida sobre os Relatórios Financeiros para que ela possa começar com os Orçamentos. Nenhum
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Pedido de orçamento da convenção de Vancouver
Jennifer compartilha a tela e Barry diz: “950”. Ele explica que esse número é o novo Pedido de Orçamento ajustado para 2025, referente ao saldo dos pins que foi pago em 2024. Tem que ser contabilizado contra o Orçamento deles para a Convenção em 2025. Ele explica que precisam registrar a transação dessa forma com a orientação de Jennifer. Ele diz que gastaram 950 $ a mais em 2024 e que precisam transferir o orçamento para 2025 para que o Orçamento deles em relação ao Orçamento Total para a Convenção permaneça equilibrado. Jennifer pergunta a todos se têm alguma dúvida sobre este Orçamento. Ela afirma que, para agilizar as coisas hoje, vai apenas perguntar se há alguma oposição ao Orçamento da Convenção de Vancouver de Barry. Ninguém se opõe.
PEDIDO DE CONVENÇÃO DE VANCOUVER APROVADO
Pedido de orçamento do Pack
Jennifer traz o Pedido de Orçamento do Pax com Jan B. Jan BB diz que querem produzir um vídeo em Língua Gestual Americana para explicar como navegar no site e como preencher um formulário. Guiaria as pessoas pelo site e explicaria como completá-lo. Ela diz que o Comitê de Comunicações e eles disseram que podem fazer isso. O vídeo será adicionado à lista suspensa no site e estará disponível para usuários de ASL. Ela diz que contratariam intérpretes, o que seria um custo extra, mas os usariam produtivamente. Jan gostaria de contratar intérpretes conhecidos na Comunidade. Ela explica que o ASL é diferente do resto e é uma linguagem visual. Ela acredita que se enquadra em Admissões.
Jennifer diz que os pedidos de Intérpretes de ASL devem ser feitos através do Processo de Contratação de Interpretações e não escolhidos pessoalmente por ela. Jan B responde que na Comunidade ASL, há um aspecto imediato de desconfiança e, como um palestrante de ASL seria bem conhecido, isso elimina esse estigma. Beth diz que há muitos outros que estão tendo esse tipo de problema e são idiomas que também precisam.
Mark diz que isso não é o que está sendo discutido aqui. Ele diz que acha perfeitamente aceitável e razoável contratar esses intérpretes para esse propósito específico. Ele apoia isso inteiramente. Ele diz que têm falado sobre ter um Comitê de Acessibilidade. Mark pede ao Comitê de Finanças que discuta a criação desse Comitê e, se assim for, precisaria de algum financiamento. Mark recomenda que financiem o Comitê com um Orçamento começando em 2.000 $ a 20.000 $ para que tenham alguns fundos quando o Comitê começar. Jan tenta transmitir seu ponto de vista sobre por que esses certos intérpretes estão sendo solicitados. Jan responde que há intérpretes de ASL confiáveis que são usados com bastante frequência e são mais baratos. Ela gostaria de usar essas pessoas, pois criam um pouco de relaxamento e confiança de que o que estão vendo é traduzido com o melhor interesse deles em mente. Ela acrescenta que esses clipes estarão “vivendo” no site, então há familiaridade. .
Beth diz a Jan que os Intérpretes de ASL na lista que ela forneceu tinham algumas das mesmas pessoas que estão na lista de Jennifer. A diferença é que são muito mais baratos. Jan responde que saberia quem é o mais adequado para esse serviço. Jan diz que o PAC nunca pediu dinheiro, nem um centavo. Então, antes do final do seu mandato, ela gostaria de ver algo acontecer. Beth diz que se sente desconfortável em fazer uma exceção para apenas um grupo e não para outros. Isso abre espaço para que outros grupos saiam do procedimento. Na Unidade, todos são iguais e ela entende que há uma política em vigor para contratação. Eles devem pelo menos seguir isso em toda a linha. Caso contrário, quando começam a fazer exceções, abre-se a porta para mais pedidos. .
Barry diz que a questão da acessibilidade é algo que tem estado em sua mente há algum tempo. Ele acredita que Jan está trazendo algo relacionado à experiência do usuário público. Ele acredita que, se tiverem a chance de contratar uma personalidade bem respeitada e amplamente conhecida para fazer um anúncio para nós ou usar como intérprete, ele acha que deveriam fazê-lo. Ele diz que, se alguém ficar “chateado”, talvez devesse ter apenas perguntado. Ele é totalmente a favor de melhorar as experiências do usuário por um custo razoável, e esse pedido específico parece se enquadrar nisso. Jennifer responde que a obtenção de serviços de interpretação tem um protocolo em vigor. Isso abriria a porta para outros pedidos de idiomas necessários. Jennifer oferece a Jan um compromisso. Ela tem 2 Intérpretes de ASL certificados trabalhando na Assembleia. Jan intervém que isso não é comparável a uma Assembleia. Como isso vai para o site, Jan afirma que não vai comprometer. Jennifer diz que, se Jan pudesse ter apenas 2 pessoas avaliando esses intérpretes que são certificados em ASL para feedback sobre os intérpretes, em vez de permitir apenas uma opção.
Mark diz que está se sentindo um pouco desconfortável com a governança do pedido. Ele acha que, se o Tech tivesse esse pedido para um projeto de vídeo, não seria um problema. Ele acredita que este é um projeto independente que tem a ver com relações públicas e eles deveriam dar autonomia ao grupo para fazê-lo. Ele sente que estão sendo muito governados aqui e quer deixar Jan ir e fazer este projeto.
Jan responde que acha o microgerenciamento um pouco demais. Ela quer fazer do jeito dela e entende que isso não está seguindo o procedimento e não vai comprometer. Ela acredita que seu pedido não é muito pedir. Ela acrescenta que o PAC nunca pediu nada no passado. Ela não entende por que tem que seguir esse procedimento só porque saiu do jeito normal de fazer as coisas. Jennifer concorda que é diferente e Jan responde que é porque é diferente e Jennifer parece ter dado mais do que sua opinião sobre isso. Ela se sente ofendida por agora ter que ir a esses 2 eventos e avaliar todas as outras pessoas apenas para ter seu pedido aprovado. Por que ela deveria ter que fazer essas coisas extras só porque está indo contra o protocolo? Jennifer responde que não disse que ela tinha que fazer todas essas coisas. Jan discorda. Como Jennifer não tem expertise nessa área, já que eles já vão participar da Assembleia e Convenção, poderiam revisar? Jennifer termina dizendo que, como Jan não sabe mais sobre o lado ASL do que ela, talvez outro participante de ASL pudesse dar mais informações. Jan responde que talvez saiba um pouco mais do que Jennifer. Erica tem um comentário sobre tradução para deficientes auditivos. Ela acredita que é completamente diferente e não trataria a tradução regular da mesma forma que a tradução para deficientes auditivos. Barry gostaria de acrescentar que podem ter a IA criando algumas peças em língua de sinais para eles, mas como não têm isso agora, poderiam ter Jan do Comitê PAC montando um pacote acolhedor para nossos usuários de ASL que poderia durar vários anos. Ele sugere talvez até mesmo fazer isso de graça.
Felix gostaria de entender como essas pessoas foram escolhidas. Houve algum tipo de método na seleção dos fornecedores? Se são os “mais usados na comunidade ASL”, como isso foi determinado? Jan responde que inicialmente passará pelo Tesoureiro para ser pago, não por ela pessoalmente. Ela reitera que acabará no site como uma edição permanente.
Beth acha que está vendo isso como um pacote completo. Ela diz que há um procedimento em vigor para contratar Interpretação e foi estabelecido em toda a linha para tudo. Desde que não afete o procedimento para contratar Intérpretes.
Jennifer gostaria de dizer que a AA está familiarizada com tradutores de ASL e todos já interpretaram para Alcoólicos Anônimos anteriormente. Alene forneceu-lhes uma lista geográfica de intérpretes de ASL. Isso é realmente sobre um indivíduo e com o que ela se sente confortável. Jennifer diz que meio que sente desprezo antes da investigação porque ela olhou a lista de 10 intérpretes e achou incomum porque um dos intérpretes também já havia cotado Jennifer anteriormente e havia uma diferença de 10 $/h. Ela afirma que o intérprete provavelmente não percebeu que já havia enviado uma mensagem a ela oferecendo 55 $/h e agora nesta lista preferida, está cobrando 65 $/h.
Então, é por isso que Jennifer estava um pouco desconfiada para começar.
Mark diz que definitivamente chamaria algo assim para questionar. Jennifer concorda e pede a quem se opõe ao Orçamento conforme escrito. Ninguém se opõe. Orçamento aprovado.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DO PACK ACEITO
Pedido de orçamento da Unidade
Para o Orçamento da Unidade, Jennifer diz que vai aos detalhes porque dá muito mais. Ela compartilha a tela e pede a Beth para apresentar o Orçamento da Unidade. Beth começa com uma comparação com o Orçamento do ano passado e é mais do que o dobro do ano passado. No ano passado, ela errou ao não incluir despesas de Tecnologia. Ela gostaria de evitar isso para este Orçamento. Beth diz que, como a OIAA está crescendo, ela tem que aumentar o tamanho das salas para a Convenção. Isso aumentou para cerca de 4.000 $ em relação ao Orçamento deste ano. A Interpretação é um total de 6 idiomas interpretados. Sob Outra Tecnologia, como não há programa de registro em vigor, eles precisam ter um processo de registro e também ter uma página de site separada que possam criar. Ela diz que há esse evento chamado Create. Beth teve muitas reuniões com o vendedor dessa empresa e eles têm uma plataforma que é fácil de usar, meio que como o wix. É fácil de navegar. Ela propõe o programa mais fácil se a outra opção não funcionar. Ela colocou o custo estimado no Orçamento. Outro item sob Outra Tecnologia é a preocupação de que vão ultrapassar mil pessoas. Ela diz que foram recusados uma licença especial este ano, então o Tech 12 pode fazer uma sala de transbordo. Há uma estimativa específica para isso também. Este valor seria para os 3 dias. Eles poderiam ter alguém de plantão para criar salas de transbordo quando necessário. Isso também é uma estimativa exata.
Em seguida, está o Suporte Técnico ou uma pessoa de suporte administrativo. Ela explica que são necessários trabalhos administrativos, planilhas e todos os tipos de coisas. Ela diz que encontrou alguém no Upwork que é bilíngue para o trabalho. Ela diz que podem ajudar a escrever e-mails, organizar e muitas coisas que precisam ser feitas. Ela diz que até que a plataforma de registro deles esteja em funcionamento, acha que seria ótimo ter alguma ajuda. O funcionário do Upwork tem uma taxa de 30 $/h. Sua última adição ao Orçamento são os Serviços de Tradução Certificados para a Convenção. Ela diz que o site usa o Google Tradutor, que nem sempre é correto, então deveriam ter as informações traduzidas corretamente. Eles poderiam enviar esses horários em diferentes idiomas.
Normalmente, sob Serviços de Interpretação, eles têm pelo menos 2 idiomas diferentes interpretados em cada reunião. Então, isso é um cálculo para as 26 reuniões ao longo do ano. Jennifer responde que na verdade está calculado para 3 idiomas para 26 reuniões. Beth A responde que, neste momento, têm atualmente português e espanhol. Eles também têm membros franceses e iranianos que aparecem ocasionalmente e um novo membro italiano. Ela diz que geralmente trazem seu próprio intérprete, mas é aqui que também podem ajudar as pessoas. Ela acredita em prestar serviço porque o objetivo é atrair pessoas para as posições de serviço.
Ela terminou com seu Pedido de Orçamento.
Jennifer pergunta se há alguma questão para Beth. Jennifer pergunta a Beth se o montante total é de 45.006,43 $ para 2025. Jennifer afirma que este é o segundo maior pedido de orçamento, atrás do orçamento de tecnologia. Mark pergunta quais são os custos totais da convenção até este ponto. Jennifer responde que estão dentro do orçamento, em 19.000 $. Mark responde que estão mais do que duplicando o orçamento. Beth acrescenta que isso não inclui o dinheiro pessoal que foi investido. Mark pergunta quanto é e Beth responde que é cerca de 1.000,00 $. Mark diz que os custos deste ano são de 20.000 $ e no próximo ano seriam o dobro. Beth responde que podem ser ainda mais altos no próximo ano. Mark afirma que o custo total do orçamento e da medida é de 42.000,00 $, portanto, mais do que o dobro. Jennifer responde que sim. Mark acredita em seguir sua intuição e parece que deveriam ser capazes de realizar um bom espetáculo de 3 dias por menos de 40.000,00 $. Beth diz que pessoalmente pediria mais. Ela se pergunta onde poderiam cortar dinheiro. Mark diz que não pode desafiar nenhum desses detalhes agora, pois teria que desconstruí-los. Erica acha importante poder participar em qualquer lugar onde o inglês não seja a primeira língua das pessoas. Ela diz que está na AA há 36 anos e acha isso realmente impressionante e fabuloso e está muito grata por finalmente estarem se tornando verdadeiramente globais. Ela está grata por todo o trabalho que fizeram e por todos os outros na Unity também. Jennifer pergunta se há mais alguma pergunta ou preocupação antes de votarem.
Beth diz que estava usando o trabalhador especial de Mark. Mark responde que isso está orçado e diz que apoia o site e todas as vidas no site. É para a Unity e a Convenção. É o que fazem. Jennifer pergunta se alguém se opõe ao orçamento da Unity. Ninguém.
Jan declara que gostaria de abster-se de votar sobre isso.
ORÇAMENTO DA UNITY ACEITO
Pedido de orçamento do secretário
Jennifer passa para o orçamento do secretário. Jennifer diz que, como Jeff não está presente, ela pode falar sobre este item que conhece. Ela diz que foi enviado para ela e que perguntou a ele sobre a taxa do agente registrado que não se lembrava de ter visto passar. Ela diz que está procurando por isso há vários anos. Foi pré-pago e ela diz que está válido até 2030. Ela explica que este não é um pedido aplicável, pois já está pré-pago e está sendo retirado. A despesa da conferência de 1.500 $ é a conferência que Susan e Jeff acabaram de participar. Ela revisa o seguro de diretores e oficiais e diz que têm isso para a OIAA, bem como seguro de responsabilidade civil. O registro de caridade e a taxa de arquivamento anual de Nova Jersey. O orçamento do secretário é um total de 2.549 $. Ela também diz que ele colocou um pequeno aumento nos valores reais comparativos. Mas, como ele não está aqui, ela pode responder a quaisquer perguntas que alguém tenha, então podem votar sobre isso. Ela pergunta se alguém se opõe ao orçamento do secretário ou se há alguma abstenção. Ninguém, todos a favor? Ok, vou considerar isso como todos a favor.
ORÇAMENTO DO SECRETÁRIO ACEITO
Pedido de orçamento de comunicações
Ela passa para o orçamento de comunicações, que não está disponível, pois o apresentador não está presente. Ela decide compartilhá-lo para revisão, pois é o orçamento de comunicações. Ela diz que não pode falar sobre nada disso, mas está disponível para qualquer um revisar, como ela também fará. 300 $ para serviço de limpeza de metadados ou arquivos. Programa de vídeo do Google está na lista e Jennifer responde que, se e quando for lançado, será em 2025. Ela não tem ideia do que é isso. Ela continua lendo o pedido de orçamento. Janela ASL incorporada para vídeos do YouTube da OIAA, contrato detalhado, precisa de mais informações. Jennifer diz que o pedido total para comunicações é de 1.600,00 $. Jennifer pergunta se alguém tem alguma opinião ou preocupação. Erica tem um comentário sobre o serviço de limpeza de metadados. Ela acha que é algo muito importante para nós e para o mundo do compartilhamento indesejado de dados. Beth comenta que o Deep L é muito mais caro do que 300,00 $, mas ela pessoalmente sugeriria que fosse aumentado. Beth diz que esse é o único comentário que tem, parece um pouco baixo. Erica pergunta se já existem duas assinaturas. Mark responde que há uma conta com certeza e que custa 28,00 $ por mês para a conta avançada, que oferece 20 traduções de arquivos por mês. Mark acha que essa é a opção que ela vai escolher. Jennifer comenta que não está confortável em mudar seu orçamento. Mark e Jennifer concordam que não apoiam esse aumento. Mark acha que já têm isso coberto e sugere que ela descubra o que é necessário para o Deep L.
Jennifer pede a qualquer participante que apresente uma moção. Felix responde para aguardar por enquanto. Erica pergunta a Felix se ele está pedindo para adiar a moção. Felix responde que sim, gostaria de pedir para adiar a moção. Erica apoia o pedido de adiamento. Jennifer pergunta ao grupo quem está a favor. Unânime.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DE COMUNICAÇÕES ADIADO
Jennifer diz a Felix que não estará disponível para a reunião de outubro e que gostaria que ele copiasse a reunião do Comitê de Finanças e adicionasse isso à sua agenda e adicionasse quaisquer outros documentos a isso e enviasse aos convidados e garantisse que Leslie fosse convidada para isso. Ela acrescenta que talvez envie um e-mail separado dizendo que realmente precisam da presença dela lá.
Pedido de orçamento do CPC
Ela menciona o orçamento do CPC e diz que sabia que Gwen não estaria disponível nesta reunião, mas está pedindo 500 $ para serviços de interpretação para a reunião do comitê. Jennifer afirma que a diretoria deu a ela 200 $ para usar em 2024 e ela não usou. É um item de pedido de linha única de 500 $ do CPC. Ela pergunta se alguém tem alguma pergunta. Erica quer reiterar que há 200 $ restantes do ano passado que não foram gastos, e este pedido é para mais 5 que podem ou não ser gastos. Jennifer responde que pediu os 200 $ em agosto. Erica agradece pela resposta. Jennifer pergunta se há mais alguma pergunta ou preocupação sobre o orçamento do CPC. Jennifer pergunta se alguém se opõe ao orçamento. Nenhum.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DO CPC ACEITO
Pedido de orçamento do assistente administrativo da diretoria
O último é um orçamento de assistente administrativo para a diretoria. Jennifer diz que acredita que a diretoria pode ser capaz de descarregar coisas para um trabalhador especial. Ela estima cerca de 400 $ por mês para contratar trabalhadores externos para aliviar parte da carga da diretoria. Erica diz que aprova totalmente essa ideia em geral. Ela também se pergunta se a diretoria poderia também garantir fornecer um pouco mais de detalhes nessas horas. Ela diz que isso facilitaria as coisas e diz que outras pessoas questionaram esses tipos de despesas. Mark agradece a Erica e gostaria de apoiar esses sentimentos e pensamentos. Ele acredita que é uma ótima ideia e se pergunta quem teve essa ideia. Jennifer diz que foi ela quem teve a ideia e tomou a iniciativa de apresentá-la, já que tem que passar primeiro pelo Comitê de Finanças. Como não estava no orçamento, foi razoável adicioná-la. Mark diz que vê valor na ideia e acha que Erica está absolutamente correta e que é melhor haver alguns detalhes, como tarefa e tipo de pessoas registrando. Erica “Bravo” Jennifer e diz que realmente apoia essa ideia. . Jennifer diz que parece que um problema comum entre a diretoria é que estão sobrecarregados. Poderia ajudar se alguns itens pudessem ser feitos por um trabalhador independente. Ela acredita que Beth poderia talvez usar alguma ajuda. Beth responde que esperaria principalmente que houvesse uma BOA ajuda, mas concorda que provavelmente poderia usar alguma ajuda. Jennifer continua dizendo que acha que o presidente e possivelmente as posições de secretário também poderiam utilizar trabalhadores especiais de forma administrativa. Ela pergunta se há mais alguma discussão sobre este orçamento e se há algo que alguém queira abordar. Erica quer dizer que adiar provavelmente é a coisa certa, mas até que a diretoria tenha a chance de discutir e depois obter mais detalhes, ela está 100% apoiando essa ideia. Jennifer responde que a forma como esse processo de orçamento funciona é que eles o levam ao Comitê de Finanças, fazemos a entrada e depois levamos essa entrada à diretoria. Ela diz que este mês é um dos meses incomuns em que normalmente a diretoria se reuniria amanhã, mas como aconteceu na semana passada e como ela não estará disponível para o mês de outubro, a próxima vez que a diretoria olhar para qualquer orçamento, eles estarão olhando para o que foi aprovado aqui, em novembro. Ela só não queria prejudicar o orçamento em uma área crítica que poderia sobrecarregar alguns. Ela propõe que antecipem e proponham isso à diretoria e eles podem realmente conversar em outubro. Ela pergunta se o Comitê de Finanças gostaria de adiar isso até novembro ou se votar sobre isso agora. Erica gostaria de saber se poderiam encaminhar isso à diretoria e depois eles podem discutir. Jennifer concorda que adiem até novembro. Ela diz que a diretoria pode então falar sobre isso em outubro. Ela pede a Beth, Felix e Mark que garantam que a diretoria possa falar sobre isso em outubro. Erica faz uma moção para que façam isso. Jennifer concorda. Mark apoia. Todos a favor. Unânime. Ela pede aos membros da diretoria presentes que garantam que isso aconteça em outubro.
PEDIDO DE ORÇAMENTO DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DA DIRETORIA ADIADO PARA NOVEMBRO
Discussão sobre distribuição de fundos excedentes
Jennifer quer compartilhar com todos que há um orçamento total de 130.000 $ e agora têm um pouco mais de 134.000 $ em seus cofres. Portanto, há chances de que tenham fundos excedentes no final do ano. As contribuições continuarão durante a convenção, pois são voluntárias, já que não estão cobrando uma taxa pela convenção. Ela explica que haverá um link para as contribuições em cada reunião, então essa é a grande incógnita. Ela gostaria de perguntar a todos onde gostariam de distribuir esses fundos excedentes no final do ano. Jennifer diz que, conforme as diretrizes, fazem a distribuição do excedente no final do ano e que levam as despesas aprovadas na Assembleia de dezembro e retêm esse dinheiro. Esse montante de dinheiro na conta bancária, se algo estiver além dessas despesas para o próximo ano, é então distribuído. Ela explica que querem fazer uma porcentagem para que o tesoureiro envie esses excedentes pela porcentagem no final do ano. Ela diz que vai fazer isso até o dólar. Mark gostaria de dizer que tudo o que é discutido aqui é muito importante e válido, mas gostaria de sugerir que a maneira mais construtiva de determinar seria construir uma lista de pesquisa a tempo para a Assembleia em uma semana. Ele acha que devemos perguntar aos membros onde gostariam de enviar esse dinheiro e não sentar aqui e decidir onde queremos enviá-lo. Ele se pergunta como deveriam formular essa pergunta. Jennifer responde que, se fossem fazer uma pesquisa real, a equipe de Mark cuidaria disso. Ela acha que deveriam discutir isso agora e seria apropriado que pudessem dar sua opinião sobre o que deveria estar lá. Erica pergunta a Jennifer o que fizeram no ano passado. Jennifer responde que não tiveram o suficiente no ano passado, pois não havia dinheiro suficiente para cobrir todas as despesas propostas para 2024, então não houve distribuição. Em 2023, distribuíram para o GSO em Nova York, o Fundo Internacional de Literatura e Grapevine Carrying the Message e TIAA. Ela disse que votaram para também enviar para a NAATW, no entanto, permitiram que seu 501(c)(3) expirasse, então não puderam contribuir com eles. Ela diz que acabaram retendo esses fundos e enviando para outras 4 entidades.
Jennifer diz que não fez parte dessa conversa em relação a essas distribuições e a Assembleia votou nisso, então ela apenas fez o que a Assembleia disse. No entanto, agora como membro ativo e contribuinte da OIAA, ela é contra enviar distribuições excedentes fora do âmbito da AA. Essas entidades externas não estão dentro dos Alcoólicos Anônimos. Ela pergunta a Kevin se ele poderia falar mais sobre essa causa, pois ele tem muito mais experiência do que ela. Ela pergunta a Kevin se ele gostaria de falar sobre doações para entidades internacionais da AA. Kevin responde que é apenas um MBA, CPA, mas isso não significa que ele saiba algo sobre a legislação tributária. Ele diz que sua experiência é completamente com empresas de capital aberto e demonstrações financeiras, então não se considera apto a falar sobre isso. Ele diz que pode verificar isso para eles, no entanto. Jennifer diz que há um lugar na declaração de impostos onde se divulga se doaram para entidades internacionais. Como ela não é especialista, tem 2.400,00 $ para um serviço de contabilidade. Poderiam empregar expertise nessa área. Ela gostaria de ouvir alguma conversa sobre isso. Ela gostaria de saber o que o Comitê de Finanças acha que é o melhor lugar para distribuir fundos excedentes. Erica diz que, se for possível, poderiam enviar dinheiro para a Conferência de Mulheres Africanas que acabou de acontecer. Ela acha que seria divertido ajudar nesse esforço no próximo ano, mas é uma Conferência de Mulheres, então pode não contar para a AA. Jennifer responde que, como tesoureira, ela seria resistente a qualquer conferência ou tipo de entidade externa que cobre uma taxa. Ela está olhando para entidades da AA, como o GSO, o Fundo Internacional de Literatura, mas esses são óbvios. Erica menciona que há muitos GSO’s no mundo. Jennifer responde que está ciente. Kevin responde que não seria tanto uma preocupação tributária internacional para nós quanto seria para eles. Jennifer concorda que é sobre nossa declaração de impostos. Ela pergunta se são capazes de fazer isso ou se teriam que dar alguma assistência adicional. O Fundo Internacional de Literatura é na verdade um mercado sem fins lucrativos dos EUA. Parece a Mark que a Assembleia seria capaz de fazer isso. Ele diz que sempre tiveram essa divisão estranha com o GSO, mas diz que faria sentido se a OIAA pudesse simplesmente dizer que as contribuições excedentes serão distribuídas internacionalmente para todos os GSO’s. Ele acredita que seria uma maneira maravilhosa de ter que dizer apenas uma coisa. Ele poderia apenas dizer, damos a todos os GSO’s ao redor do mundo e distribuímos da melhor forma que pudermos. Então poderíamos cuidar das questões fiscais ou quaisquer outras questões e, se essa fosse a abordagem, ele apoiaria totalmente algo assim. Jennifer pergunta se sabemos quantos GSO’s existem no mundo? Mark disse que não sabe, mas ouviu algo como 66 ou 67. Erica diz que há uma lista no site aa.org. Ela diz que vai encontrá-la. Jennifer diz que outra dificuldade é que as 66 distribuições são muitas. Ela diz que é muito trabalho para o tesouro. Mark responde que isso soa como uma grande oportunidade de serviço para alguém internacionalmente ser o corretor de câmbio para contribuições internacionais. Beth acrescenta que há alguns países para os quais não seria possível enviar. Jennifer concorda. Beth explica que há muitas sanções, algumas que acabaram de entrar em vigor recentemente. Eles seriam obrigados a escolher para quem podem enviar. Ela é cética, mas acha que é uma ótima ideia. Mark diz que poderiam ir por toda a diretoria, quantos puderem enviar, então dividem por esse número. Jennifer pergunta se Mark está se voluntariando? Beth diz que está ouvindo uma despesa para a diretoria. Jennifer responde que, como é uma tarefa administrativa, ela poderia delegar isso. Beth concorda e Jennifer diz que pode usar um administrador para obter todas as informações de pagamento de todos os GSO’s. Ela diz que sabe exatamente quem pode usar. Ela se pergunta se este é o consenso deste Comitê de Finanças para propor à Assembleia que distribuam os fundos excedentes para os GSO’s ao redor do mundo. Mark diz que adora e tem orgulho de fazer parte da OIAA. Jennifer diz que vai passar algum tempo consultando um contador fiscal. Ela pergunta se há mais alguma coisa que precisa ser feita com a declaração de impostos?
GSO’S AO REDOR DO MUNDO RECEBERÃO UMA PERCENTAGEM DOS FUNDOS EXCEDENTES
Jennifer diz que este é um momento emocionante. É muito trabalho, mas ela não se intimida. Mark diz que eles podem encontrar algumas pessoas que queiram ajudar com isso. Jennifer diz que vai atribuir essa tarefa a uma pessoa da administração. Isso cairia sob Contabilidade, e ela tem 2.400,00 $ para gastar em 2024 nisso. Então, ela está bem. Ela diz que definitivamente entraria em Contabilidade. Erica quer ter certeza de que está claro que estão a sugerir que isso vai para a Assembleia para aprovação? Jennifer responde que sim e que a votação não acontecerá até dezembro. Jennifer fará a proposta no sábado que o Comité de Finanças elaborou e pergunta se precisa passar pelo Conselho. Beth, Erica e Mark respondem que não deveria, já que passa pela Assembleia. Jennifer pergunta se há algum outro assunto novo? Ela pergunta a Kevin se ele gostaria de falar um pouco mais sobre o que ela lhe pediu para fazer. Ela acrescenta que é fenomenal.
Plano de estrutura de auditoria interna
Kevin começa dizendo que Jennifer lhe pediu para montar um projeto que desse algum conforto ao Conselho e à Assembleia de que têm todos os sistemas de contabilidade em vigor. Eles começaram isso no ano passado. Ele explica que basicamente isso é jargão contábil e controle interno. Ele explica que uma das coisas sobre uma organização sem fins lucrativos é que não têm a capacidade de ter todo o pessoal nos controles e equilíbrios que ocorrem numa empresa de capital aberto. Então, usando o relatório de Erica, deu-lhe uma boa ideia de como podemos estruturar o envolvimento este ano. Ele ainda tem muitas perguntas que enviará a Jennifer, mas seu histórico é trabalhar com as maiores corporações do mundo. Os auditores estão sempre a olhar para os dados à medida que o ano avança. Eles não esperam apenas até 31 de dezembro. Então, ele selecionou dois períodos, abril e agosto, que ele baixou. Ele então pegará dezembro quando fechar e haverá uma análise. Ele diz que é realmente muito divertido, pois ele é uma pessoa de números. Ele também contatou um amigo que está na Deloitte e também tem olhado para AI CPA, então, ele começou o processo. Onde está agora é a parte das perguntas. Então, ele e Jennifer podem discutir isso mais adiante. Jennifer concorda e diz que está disponível para agendar com ele, exceto no dia 29 de setembro, pois estará completamente indisponível. Ela diz que terá que ser antes ou depois. Kevin diz que antes funcionaria para ele. Ela pede-lhe que lhe envie um email e ela responderá rapidamente.
Erica gostaria de falar para toda a sala. Ela quer reiterar que a Revisão Financeira não é uma função do Comité de Finanças. É uma função da Equipa de Revisão para o propósito do Conselho. Ela quer registrar isso porque foi difícil para ela, já que não é uma contadora forense, nem uma contadora de todo. Sua experiência foi que Jennifer tinha perguntas para nós e depois respondeu a algumas perguntas e depois nossa interação foi completamente com o Conselho e não com Jennifer. Erica diz a Kevin que é realmente bom ter alguém que realmente sabe o que está a fazer e não ter que fazer todo o trabalho de casa. Kevin responde que concorda com ela e que não está a olhar para os Procedimentos da Deloitte. Ele diz que está a olhar mais de um ponto de vista interno. Uma empresa pública tem auditores internos e eles passam por alguns testes. Ele também tem uma pergunta sobre se os GSO’s são auditados. Jennifer responde que são auditados externamente e é obrigatório. Kevin diz que isso é algo que eles poderiam usar. Ele diz que poderiam usar esse processo e poderiam aproveitar se assim desejassem. Ele diz que seus montantes são tão imateriais que provavelmente não importarão no âmbito de uma auditoria. Normalmente, se suspeitar que houve fraude, enviará um grupo especial de auditores além das pessoas regulares de contabilidade e impostos. A menos que algo seja encontrado, então seremos pagos. Jennifer diz que se encontrar Jennifer Butts a ser paga, pode ter um problema. Haha. Ou Connor Redmon, ela brinca, pois esse é o nome do seu filho. Jennifer pergunta se há alguma pergunta ou se havia algo mais em relação ao Comité de Finanças. Ela diz a todos que aprecia a resistência deles nesses assuntos. Ela pergunta se há algo mais que alguém gostaria de levantar. Nada.
Jennifer encerra com a Declaração de Responsabilidade.
