Atualização para as finanças – agosto de 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 10 de agosto de 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Felix – tesoureiro suplente
Barry – administrador geral / presidente das convenções internacionais
Sharon – membro do comité CPC
Gwen – presidente do comité CPC
Nicky w. – Secretária do comité de finanças
Amanda – Tesoureira do grupo global
Após a Oração da Serenidade, Jennifer espera que aqueles que apresentaram orçamentos compareçam à reunião. Ela revê rapidamente a lista da agenda: lista dos presentes, aprovação da agenda, aprovação das atas, revisão dos relatórios financeiros e, em seguida, a revisão dos orçamentos de 2025. Ela salienta a Gwen que ela foi adicionada à lista, se o tempo o permitir.
Jennifer apresenta-se como a Tesoureira da OIAA. KD diz que é alguém que está interessado em tornar-se membro e está disponível para ajudar de qualquer forma. Felix apresenta-se como o Tesoureiro Suplente. Barry é um oficial, membro de longa data do Comité de Finanças, antigo Secretário e agora Administrador Geral e Presidente do Comité de Convenções Internacionais. Sharon apresenta-se como membro do Comité CPC e está apenas aqui para ouvir. Gwen apresenta-se como a Presidente do Comité CPC e lembra-se de ter trabalhado com Bear quando ele era Secretário e ela era Presidente. Nicky apresenta-se como a Secretária do Comité de Finanças. Amanda apresenta-se como Tesoureira de um dos grupos globais e está aqui para aprender.
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer apresenta as Demonstrações Financeiras e mostra-as no ecrã partilhado. Ela começa por dizer que julho foi o mês financeiro mais alto até à data e que as Contribuições totalizaram 11.700,00 $. Ela revê as despesas: –Taxas organizacionais de 2500 $, uma vez que contrataram um escritório de advogados para finalizar os documentos necessários para a OIAA. Ou seja, documentos de retenção de denunciantes e documentos de conflito de interesses, etc. Ela explica que este tipo de documentos precisa de estar em vigor para a OIAA.
As taxas do Paypal e do Stripe estão diretamente associadas às Receitas. Ela acrescenta que apenas cobram uma percentagem das doações. No âmbito do Desenvolvimento e Formação Profissional, dois membros da Direção participaram num Workshop de Tecnologia. Houve uma taxa para participar. As taxas profissionais são para os Sistemas de Contabilidade. As Despesas de Conferência são para um membro do Comité Técnico participar no curso presencial de Tecnologias Nacionais em setembro. Ela explica que o Trabalhador Especializado em Tecnologia mantém o sítio Web e o trabalho de fundo. Também contrataram outro trabalhador especializado em gráficos que está a fazer folhetos e outras coisas. Ela passa para o Fórum IGR, onde explica que tiveram 3 idiomas no Fórum IGR. Ela mostra os números do Orçamento e como estão a poupar dinheiro, uma vez que os montantes são substancialmente mais baixos por terem usado o Upworks. As reuniões de Unidade tiveram várias reuniões diferentes usando português e espanhol, pelo que há Despesas. A videoconferência é o Zoom e o Alojamento e Gestão de Sítios Web é o Google Cloud e outras plataformas que são usadas para apoiar o sítio Web. Jennifer pergunta se alguém tem alguma questão sobre a Variação do Orçamento e afirma que tiveram um bom mês. Ela diz que houve um rendimento líquido de pouco mais de 5.600,00 $, que será definitivamente usado em outubro durante a Convenção Online.
Jennifer passa para o Balanço e diz que é bastante simples. O Total de Caixa é de 137.000 $. 5.500,00 $ estão reservados para a Convenção Internacional de 2025 em Vancouver. Ela diz que a OIAA terá uma suite para apresentar mais pessoas e adicionar mais membros globais. Ela afirma que o Saldo de Caixa Não Reservado é de 131.600,00 $. Ela pergunta se há alguma questão ou comentário sobre o Balanço. Susan quer verificar novamente se eram 5.500,00 $ para Vancouver. Jennifer responde que os 5.50000 $ não acumularam nada em 2024. Tudo isso tinha sido acumulado anteriormente.
Na Folha de Contribuições, Jennifer diz que tiveram um mês muito robusto! Houve 76 grupos diferentes que contribuíram. Ela acrescenta que este é o maior número de grupos até agora. Barry quer partilhar que algo lhe chamou a atenção, uma vez que foram doados mais de 1000 $. Ele pergunta se alguém conhece a Stepping Stones Sobriety Inc. e se eles estão registados na OIAA. Ele pergunta-se se este é um grupo real ou uma fundação. Barry diz que sabe que é uma Corporação na Florida (como ele pesquisou) e talvez seja uma Casa de Sobriedade. Jennifer responde que não sabe como lidar com as Casas de Sobriedade, mas vai investigar. Jennifer pede a Susan para colocar isso na Agenda para a Reunião da Direção de amanhã. Jennifer vai investigar e, pelo menos, podem apresentar algo à Direção.
Barry termina com, “É preciso uma Aldeia!” Todos concordam.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão dos pedidos de orçamento
Passando para os Orçamentos, Susan é a primeira a falar. Ela explica a Jennifer que tinha modificado o seu Orçamento devido à conversa que tiveram. Ela começa por dizer que o ICOAA é um workshop ao qual pelo menos dois membros comparecem. O ICOAA é o Intergrupo do Gabinete Central e é um Grupo de Trabalho da Organização de Networking. Eles têm um workshop presencial uma vez por ano e a OIAA estabelece contactos dentro deles. Ela diz que até agora houve 2.500,00 $ em Despesas Legais, uma vez que contrataram um advogado no último mês. Eles tinham estado a trabalhar com Pro Bono, mas após 12 meses sem ouvir nada, a Direção decidiu contratar um advogado para os documentos legais necessários. Houve 500 $ em Desenvolvimento da Direção, onde 3 membros foram a workshops Pro Bono. Dois dos membros vão ao Workshop NAATW, mas estavam a usar o Montante Orçamentado para o Desenvolvimento da Direção. Susan começa por dizer que tem uma adição para aumentar o Orçamento para o Fórum IGR e o Fórum da Assembleia. Jennifer diz que terão de falar mais na Reunião da Direção. Susan continua dizendo que vai propor um Orçamento mais alto para os intérpretes de LSC. Recomendado pelos membros, um adicional de 1.000,00 $ será solicitado como uma adição. Jennifer pergunta sobre os Serviços de Interpretação. Susan propõe 1 para cada –Reunião da Direção e 1 para cada –Reunião do Comité Diretivo. Ela diz que foi atribuído algum dinheiro que eles não usaram. Ela gostaria de ter a oportunidade de usá-los, se necessário. Ela continua dizendo que uma Assembleia seria em 4 idiomas diferentes. Num caso em que sejam mais longas, eles podem fornecer dois intérpretes por idioma. Não há Vice-Presidente neste momento, então Susan colocou no seu –Orçamento para o –Fórum IGR para 4 idiomas.
Barry tem uma questão sobre as Leis de Nova Jersey relativas a pessoas com deficiência auditiva e o seu acesso durante o evento. A interpretação deve estar disponível para aqueles com deficiência auditiva. Ele não sabe como isso coincide com os idiomas e as correlações de LSC. No entanto, afirma nas suas leis que, durante um evento público, eles terão de fornecer acesso para as pessoas com dificuldades auditivas. As suas questões seriam para a equipa jurídica. Jennifer responde que, dentro do –Orçamento atual, a LSC é considerada um dos idiomas cobertos.
Por enquanto, Susan gostaria apenas de ter o montante proposto, no entanto, caso contratem os –Intérpretes de LSC certificados, isso aumentaria o –Orçamento em 14.168,00 $. Ela explica que, para os serviços de interpretação totais, um idioma a 65 $/hora totaliza 7.168,00 $ para um Orçamento total da Presidência de 14.268,00 $. Jennifer diz que fez muita pesquisa sobre isto e a conversa ainda não aconteceu, então eles poderiam apenas trazer um item de linha de volta através do Processo Orçamental. Jennifer pede uma moção para Aceitar o pedido de Orçamento da Presidência. Gwen move-se para Aceitar e Barry apoia. 6 a Favor e 0 Contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO DA PRESIDÊNCIA DA OIAA
Orçamento do comité de finanças
Jennifer começa por mostrar o montante Orçamentado de 200,00 $ por mês e diz que possivelmente precisarão de serviços adicionais para fins de Contabilidade e Registo, que atualmente não estão a ser prestados. Ela diz que é mais um custo de contingência no caso de ser necessário, então já está no –Orçamento. –As quotas e assinaturas são para o correio itinerante que atualmente vai para um local na Carolina do Norte. 99% das doações feitas em cheques que são enviados são digitalizadas e depois depositadas remotamente. Ela colocou uma –Taxa Profissional anual de 700 $. –O Software de Contabilidade é de 50,00 $ e há 100,00 $ atribuídos para software de impostos que é usado para o Formulário 990. No ano passado foi gratuito, mas este ano há mais de 100.000 $, então vai custar este ano. Taxas do Paypal e –Stripe com base nos 2,3 das nossas contribuições projetadas. A OIAA também foi colocada como uma Organização Sem Fins Lucrativos, então essas despesas, em termos percentuais, são menores do que nos anos anteriores.
Jennifer tem estado a fazer todo o agendamento para os Intérpretes para as reuniões. Ela acredita que existe uma metodologia para empregar a Interpretação. É muito trabalho agendar e coordenar os –Intérpretes e Jennifer diz que vai ter de fornecer essas necessidades através da contratação de um trabalhador especializado. Ela tinha estado a falar sobre isto com o nosso –Administrador Internacional e –Pessoa da Unidade, quando o Administrador disse que está disposta a encontrar um Voluntário para esta posição. Jennifer está feliz por ter isto como um compromisso em vez de empregá-lo. Ela diz que vai continuar a fazê-lo até ao final de 2024. Ela partilha que quando ia contratar um trabalhador especializado, ia solicitar 4.000,00 $. Jennifer pergunta se há alguma questão sobre o –Orçamento de Finanças.
Susan tem preocupações, uma vez que a sua última Contabilista teve de ser dispensada por Jennifer. Jennifer respondeu que ela era intempestiva e imprecisa. Ela acrescenta que Felix não está muito familiarizado com a área fiscal. Ela pensa que essa seria a sua maior preocupação e necessidade de um –Trabalhador Especializado, se, digamos, ela for atropelada por um autocarro. Jennifer pede uma moção para Aceitar o –Orçamento de Finanças. Felix /move-se para Aceitar o –Orçamento de Finanças. Gwen Apoia a Moção. 6 a Favor e 0 Contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO DE FINANÇAS.
Orçamento do comité técnico
Mark começa por mostrar-lhes as informações sobre Videoconferência como um exemplo e depois mostra o número total na Página do Orçamento. Ele explica que eles têm 4 Contas Zoom que são pagas até ao resto do ano. Foi pago a 50 $/mês. Ele também gostaria de Orçamentar para uma possível reunião muito grande de mais de 500, apenas por precaução. Eles também precisam de Temporizadores. Gwen lembra-se dos hash browns que costumavam fazer com as batatas assadas restantes. Mark acrescenta que eles não Orçamentaram para hash browns este ano. 1.832,00 $ para –Conferência Total. Para –Sítio Web e –Alojamento e Gestão, existem dois grandes componentes e depois um monte de complementos. Os componentes são o Google Cloud, onde tudo foi alojado até julho de 2024, e o Siteground, onde eles têm muito melhor suporte e facilidade de gestão. Ele também descreve que esses números refletem os custos daqui para frente a partir deste mês. Levou-lhes algum tempo para obter tudo. Ele afirma que o Diretório de reuniões está essencialmente sentado na plataforma Google. O sítio Web está com o Siteground. Ele acrescenta que todos esses plug-ins são coisas que eles adicionaram ao sítio Web e que são peças de software licenciadas que se somam às diferentes peças de funcionalidade. O item de linha total de –Gestão de Alojamento Web é de 200 $. Ele acrescenta que sobrou algum dinheiro no Orçamento para registar 6 ou 7 pessoas para a Conferência NAATW para participação virtual. Ele estava a esperar “dividir isso e apenas planear para isso!” Uma vez que ele não tem certeza de quanto custará o registo no próximo ano, ele pensa que 3.000,00 $ serão bons para Orçamentar para isso. Ele passa para –Manutenção da Base de Dados, que é uma taxa única que também foi usada no ano passado para construir o sítio Web. Ele direciona-os para o seu Relatório de Tecnologia no seu sítio Web que eles publicam todos os meses. Ele mostra a análise do Google e, ao usá-la, eles pagaram a alguém para criar um plano de negócios. Ele também acrescenta que todos os anos deve ser Revisto.
Em seguida, ele fala sobre as –Taxas Profissionais, pois ele diz que baixou os preços um pouco. Ter um novo recurso em Carrie deu uma boa ideia sobre uma taxa corrente. Ele também tem um contrato com uma artista que faz muita arte gráfica digital, então, como está a ser contratada, é um recurso que está disponível para todos. Ela fará folhetos, logotipos e cartazes e qualquer tipo de coisa que você quiser. Ela custa 30 $/hora e eles estão a dar-lhe um limite de 20 horas por mês. Ele passa para –Outra Tecnologia e –Diversos é apenas isso, coisas diversas, apenas como uma contingência. Se eles precisarem de coisas, assim como no Projeto de Tecnologia, estará lá se eles precisarem de algo semelhante. Não há nada que tenha sido identificado como um Projeto, mas se as novas mudanças forem muito boas, haverá. Eles nunca sabem o que vai acontecer ou se precisam de mais alguma coisa para este grupo. Se eles não acabarem por usar o dinheiro, ele “volta”. O Último item é o –Projeto Especial. Há um Orçamento de 10.000,00 $ em Projetos Especiais, nos quais eles têm estado a trabalhar. Eles apenas começaram a sério no último mês e, nos próximos meses, eles estarão a apresentar muitas coisas novas. O número representa o limite superior do que ele esperaria que eles precisassem com base no número de membros. É uma Base de Dados de Membros. Neste momento, eles têm-nos todos separados em 3 Categorias de Diretório, incluindo os contactos da Convenção Internacional. Eles iriam todos para este sistema e ele estima que 7.000 $ ou 11.000 $ iriam para este sistema. Ele pensa que os 15.000,00 $ representam isto. Mas este é um exemplo dos serviços em que eles têm estado a trabalhar. Por último, ele adicionou os –Serviços de Tradução para os 4 workshops de segurança e diz que Jennifer calcula ter um par de intérpretes lá cada vez. Ele termina dizendo que o Orçamento para 2024 é menor do que este, mesmo que esteja próximo. Ele diz que está feliz em responder a quaisquer questões sobre o –Orçamento de Tecnologia. Todos agradecem a Mark por ter pensado tanto em apresentar o Orçamento. Barry salienta que esta é uma empresa digital e eles têm de cuidar do seu Principal Ativo: a base de dados e a tecnologia. Ele acrescenta que eles têm de proteger e manter isso de acordo com os padrões da comunidade e o Orçamento reflete isso. Ele espera que eles consigam realizar pelo menos 80% do que é apresentado, especialmente com o trabalho fantástico que eles realizaram e com pessoas tão talentosas. Ele agradece a Mark. Gwen também aprecia o detalhe colocado no Pedido de Orçamento e estava a esperar que eles pudessem olhar para os plug-ins para ver o trabalho que eles fizeram para chegar a esses números. Ela agradece-lhe pelo trabalho informativo. Jennifer pede uma moção para Aceitar. Gwen move-se para a Moção para Aceitar o Orçamento de Tecnologia e Barry Apoia isso. 5 a Favor e 0 Contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO DE TECNOLOGIA
Pedido de orçamento geral
Jennifer não se lembra de como ela e Felix chegaram à receita para o ano passado. Ela acredita que com tudo no Orçamento, no ano passado ela propôs 120.000,00 $ e as despesas acabaram em 111.000,00 $. Havia 86 Receitas Projetadas e, neste momento, até à data, a OIAA está 25% à frente do Orçamento. Ela diz ao comité que ela e Felix se reuniram no outro dia e analisaram a metodologia para a proposta para as receitas e foi isto que eles criaram: Ela apresenta todo o período de um ano para 2025 . Ela explica que na projeção para 2024 haveria um aumento de 24% em relação a dezembro de 2023. Ela quer salientar o nosso ano atual até à data comparativamente ao Orçamento. Ela diz que pode garantir algumas coisas que vão aparecer. Ela acredita que a Convenção Online de outubro vai explodir as receitas. Haverá mais membros após este evento e eles também estão a fazer contribuições voluntárias em vez de uma taxa. Isto vai realmente aumentar as nossas Contribuições.
Mark gostaria de acrescentar que concorda com as declarações de Jennifer e acredita que tudo isto é verdade, no entanto, o seu instinto e o seu coração não se sentem confortáveis com essa grande projeção de um nível de Contribuição aumentado. Jennifer entende a sua posição e responde que pode ser intrigante aumentar 25%, dado que a projeção do ano passado foi de 25% e pode parecer um pouco agressivo, mas com base na análise de 24 meses de crescimento, a percentagem foi realmente significativamente maior. Ela diz que eles realmente voltaram a rever cada mês ao longo dos anos, pois mostra o crescimento mais. Ela gostaria de adicionar Felix à discussão.
Felix começa por dizer que passaram muito tempo a discutir cada um destes meses e que analisaram padrões de sazonalidade onde observaram aumentos significativos e analisaram a Variância trimestral e incluíram-na na projeção anual. Jennifer tinha pedido a Felix para fazer uma análise conclusiva que acabou por resultar numa base de 160.000 €. Jennifer estava um pouco desconfortável com esse número. De um ponto de vista familiar, Jennifer chegou a um Orçamento de 113.000,00 €. Ela acredita que esta reunião é o lugar perfeito para discutir e avaliar isto.
Barry começa por dizer que, na sua experiência desde 2017, 2018 e 2019, não havia dinheiro. Disse que tudo o que tinham de fazer era pedir mais recursos financeiros, e a resposta era que tinham mais do que podiam usar, uma vez que não havia infraestrutura. Não sabiam como conceber e implementar projetos importantes. E agora que estes estão implementados, ele estaria mais inclinado a concordar com Felix do que com as projeções de Mark e Jennifer. Sempre acreditou que se podia ver o coração de uma Organização Sem Fins Lucrativos pelo seu Orçamento. O que, para ele, inclui ser o mais aspiracional possível, dentro dos seus limites. Gostaria de obter algum feedback da comunidade, mas acredita que a OIAA precisará destes recursos para transmitir a mensagem. Acrescenta que seria facilmente convencido a concordar com um Orçamento de 120.000,00 €. Na verdade, está tão inclinado que até aumentaria esse valor para 125.000,00 €. Gosta da ideia de utilizar uma análise rigorosa e certamente a análise de regressão está do nosso lado. Gostaria de terminar dizendo que este Orçamento lhe parece bom e mostra à comunidade que poderiam ser contribuintes regulares e grandes contribuintes de vez em quando. Barry diz que tem a certeza e que estão em boa forma.
Gwen gostaria de perguntar sobre a Reserva Prudencial. Ela sabe que estas são baseadas em despesas reais, mas pergunta se Jennifer poderia explicar isso. Jennifer apresenta o Balanço e explica que, de acordo com as diretrizes, há 6 meses de Reserva Prudencial reservados. Ela diz que, basicamente, apenas considera o montante total das despesas para o orçamento do próximo ano. Também dentro das diretrizes, podem reter até 6 meses de retenção de caixa. Ela diz que no final do ano, depois de votarem o Orçamento, ambos serão exatamente iguais. Assim, para o início do ano, haverá 6 meses de Prudencial e 6 meses de Retenção de Caixa. Tudo o que for além disso, explica ela, será distribuído de acordo com a votação na Assembleia. Gwen agradece a Jennifer.
Jennifer afirma que gostaria de obter uma votação até ao final desta reunião.
Barry entendeu que irão considerar o que gastaram este ano, ou o equivalente a seis meses. Jennifer corrige, respondendo que irão considerar o orçamento de 2025 e que isso irá para a Reserva Prudencial. Ela explica que a Reserva Prudencial manterá esse número durante todo o ano. Tudo o resto irá para Despesas Operacionais e depois, no próximo ano em dezembro, farão tudo de novo.
Jennifer pede uma moção para aceitar o Orçamento. Gwen propõe. Jennifer apoia. 5 a favor, 0 contra.
APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO
Jennifer encerra a reunião com a declaração de responsabilidade.
