Atualização para as finanças – dezembro de 2023
Comité de finanças da OIAA
Ata da reunião
Sábado, 9 de dezembro de 2023
9:00 – 10:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Participantes:
Jennifer – Tesoureira interina
Felix – Tesoureiro suplente
Barry – Membro de longa data do Comité de Finanças
Susan – Presidente da OIAA
Erica k. – Membro do subcomité de finanças
Nona – Vice-presidente em exercício
Nicky – Secretária de finanças interina
Terry – Presidente da convenção
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes juntam-se.
Revisão da agenda
Jennifer mostra a agenda no seu ecrã e pergunta se alguém tem algo a acrescentar. Susan começa por dizer que Mary pagou uma subscrição do Deep L do seu próprio bolso. Também seria útil para nós no futuro, por isso devemos ter isso em consideração. Erica concorda e afirma que o utiliza todos os dias. Nona acrescenta que também o utiliza. Barry também o utiliza e acha que é agora uma ferramenta linguística padrão. Jennifer diz que o adicionou à agenda.
APROVAÇÃO DA AGENDA / DISCUSSÃO SOBRE O DEEP L ADICIONADA
Revisão da ata da reunião do mês anterior
Jennifer pergunta se todos reviram a Ata, pois ela acabou de a enviar. Susan diz que a reviu.
Terry junta-se à reunião e apresenta-se como Presidente da Convenção.
Jennifer pede a Nicky para editar o documento à medida que avançam. Jennifer lê a Ata em voz alta e pergunta se há algo a acrescentar, por favor, que se manifestem.
Eles leem a ata da reunião anterior. Aqui estão as áreas da Ata e da Reunião Anterior que são discutidas mais a fundo:
Área da reunião anterior revisitada adições e reiteraçõesns
Doações e criação de cartas acima de 250,00 $
Jennifer acrescenta que decidiu verificar a informação de que havia várias pessoas que doaram mais de 250,00 $. Ela afirma que essas transações não estavam a ser devidamente designadas aos seus grupos. Uma vez que tinham sido mal categorizadas, não há realmente nenhuma pessoa que doe mais de 250,00 $. Ela pensou que algo não estava certo, por isso fez um esforço extra para verificar e descobriu que há menos de 10 por cento proveniente de indivíduos em comparação com o seu pensamento anterior de 40 por cento.
Cancelamento da subscrição do Slack
Susan pede esclarecimentos sobre quem decidiu cancelar a subscrição, pois a redação não era clara. Jennifer responde que questionou a equipa técnica sobre isso e foi então decidido pelo comité técnico cancelá-la. Susan ajuda com a redação da frase para aplicar essa informação.
Cheques em falta de grupos da OIAA
Anteriormente, tinha havido um grupo de AA que estava a perguntar sobre pagamentos, então Jennifer tinha afirmado que não tinham recebido os cheques até à reunião de 11 de novembro de 2023. Mas, a partir da reunião de hoje, 9 de dezembro de 2023, já os recebemos. Susan acrescenta que se lembra deste problema e que foi Janine que precisou de esclarecer esta questão antes de deixar o seu cargo de representante do IGR. Jennifer responde que enviou uma carta a pedir aos outros grupos para reverem as suas contribuições e certificarem-se de que estão a ser recebidas pela OIAA. Jennifer diz que é por isso que criou a folha de contribuições, o que é útil.
Cheques enviados para um endereço antigo
Barry tinha afirmado na última reunião que havia cheques enviados para um endereço antigo que precisavam de ser encaminhados. Jennifer pergunta a Barry se eles tinham sido realmente enviados. Barry responde que sim.
Subcomité de auditoria interna
Jennifer diz que foi informada por Leslie de que ela terá algo para relatar em janeiro, por isso estará na Agenda de janeiro de 2024. No que diz respeito a Eldin, Jennifer informa a todos na reunião que ele já desistiu do Subcomité de Auditoria e que Leslie e Erica são livres de escolher adicionar outra pessoa para ajudar o comité.
Fundo de doação do Paypal/estatuto de organização sem fins lucrativos
Jennifer falou com o PayPal e dentro de 24 a 48 horas eles devem estar a receber a taxa reduzida como uma organização sem fins lucrativos e não terão de estar associados ao Fundo de Doação. Mesmo que tenha sido uma luta difícil, agora chegou a bom termo.
Após uma revisão completa da Ata da reunião anterior, Jennifer pede qualquer oposição à aceitação da Ata. Nenhuma Oposição Declarada.
APROVAÇÃO DA ATA DAS REUNIÕES ANTERIORES
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer apresenta a Variação do Orçamento. Jennifer começa com a Receita de novembro, que ficou ligeiramente abaixo de 8.500,00 $. As Taxas do PayPal estão associadas às Receitas em 199,32 $. Ela afirma que espera que em breve as suas taxas sejam ⅔ do que têm sido. As taxas profissionais são o sistema de contabilidade em 42,00 $. A nossa acumulação recorrente para a Convenção Internacional de 2025 é de 145,83 $. Os Serviços de Tradução/ASL de 187,40 $ são um resíduo de outubro e um para a Upwork for Unity. Outras Tecnologias são todas as despesas do Google que incorremos de 484,71 $. A Videoconferência é de 50,00 $ por mês para uma sala maior e o Alojamento/Gestão do Website é a taxa que pagamos a Melinda pelo Suporte Técnico. Por último, temos 0,05 cêntimos em juros. O Lucro Líquido é de 3.946,86 $. Jennifer pergunta se há alguma questão sobre a Variação do Orçamento.
Barry pede para voltar atrás e gostaria de saber o que orçamentámos para a Conferência. Jennifer esclarece que os 7.500,00 $ não são para a convenção internacional, mas para as Despesas da Conferência. Barry pergunta se algo está a ser acumulado para as despesas da conferência. Jennifer explica que as Despesas da Conferência são para conferências que já foram concluídas. Eles tinham orçamentado 7.500 $, mas as suas despesas reais foram apenas de 6.460 $. Barry entende de onde vêm estes números. Felix gostaria de saber por que há uma diferença de 750 $ para o alojamento web e acha que é um valor elevado. Jennifer explica que recebe uma fatura a cada duas semanas de 1140 $. Em novembro, houve três faturas. Os 10.000 $ acima do orçamento, ou aproximadamente 10.800 $ a entrar em 2023, que foram destinados à Tecnologia. Ela explica que era mais um item do Balanço do que não estava no Orçamento, mas mais dinheiro que foi reservado apenas para a Tecnologia usar. Felix esclarece afirmando que era mais uma questão de tempo do que afetar o fluxo de caixa. Jennifer concorda. Jennifer pede mais perguntas que possa responder.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do balanço
Jennifer lê o Balanço como tendo um pouco mais de 100.000 $ no banco. 5.300 $ estão destinados à Conferência Internacional de 2025, então há pouco menos de 95.000,00 $ que não estão destinados.
Susan gostaria de voltar à Variação do Orçamento e afirma que havia uma certa cadeia de e-mails que poderíamos ver na sua Agenda para amanhã. Susan afirma que recebeu um e-mail de uma pessoa que estava a procurar ver o Orçamento vs. Real e então Susan enviou-lhe um link para os relatórios. Susan quer explicar que viu a mulher do e-mail pessoalmente, e ela afirmou-lhe que as despesas do ano passado não são de forma alguma as mesmas deste ano e este ano gastaremos uma quantia significativamente maior. Jennifer pede oposição ao Balanço. Erica diz que não tem uma oposição, mas sim um pedido para comparar algumas coisas no Orçamento.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão da folha de contribuições
Jennifer mostra a lista de Contribuições no ecrã. Jennifer diz que encorajou os grupos a rever esta lista para se certificarem de que os números são os mesmos que estão a ser registados. Jennifer percorre a lista e queria destacar um grupo chamado Virtual Sober Start. Ela diz que este é o grupo que estava a ter problemas em enviar 8 cheques para a OIAA que recebemos este mês. Jennifer afirma que existem 84 grupos e indivíduos contribuintes.
Jennifer decide apresentar um relatório do PayPal para mostrar ao Comité de Finanças. Jennifer partilha o seu ecrã. Ela explica como o PayPal gera estes relatórios para eles. Ela apresenta o Sales Insights para novembro e mostra como o relatório mostra que há um aumento de 108% em dólares, que houve um aumento de 49% no número de transações e que o valor das contribuições aumentou 39% em relação ao ano passado. O gráfico mostra o mês de novembro e a linha amarela é o ano anterior e a azul é o ano atual. Jennifer diz que a informação fornecida mostra que a OIAA continua a crescer. 95% das contribuições vêm dos EUA e 5% de outros países. O relatório mostra quais os países que contribuíram. Jennifer acredita que isto realmente mostra a informação de quem está a contribuir e coloca-a num bom relatório. Jennifer mostra que houve um aumento de 55% em novos clientes em relação ao ano passado. Então, destas 76 pessoas que nunca contribuíram, costumavam ser 24 das 76. Ela diz que isto mostra que eles estão a continuar a crescer e a continuar a atrair novos grupos para a OIAA. Jennifer pergunta se alguém tem alguma questão ou feedback sobre isto. Ela diz positivamente que este relatório mostra a OIAA num estado positivo de crescimento.
Sem feedback ou questões
Jennifer quer falar sobre algo que mencionou anteriormente ao rever a ata anterior. Ela menciona as taxas de processamento do PayPal a serem alteradas para taxas sem fins lucrativos para entrarem em vigor em 24 a 48 horas. Ela será capaz de dizer assim que uma transação for efetuada se as taxas foram deduzidas ou não. Ela entrará em contacto com o PayPal se houver algum problema com essas deduções. As taxas agora são de 2,89% e diminuirão para 1,99% após a alteração. Os 0,49 cêntimos por transação são apenas padrão em ambas as estruturas de taxas. Jennifer pede alguma questão sobre este tópico. Sem respostas.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do Deep L
Jennifer pede a Susan para falar sobre o Deep L, pois ela não tem ideia do que é. Susan começa por dizer que é um programa de tradução. O que ela sabe sobre ele é que a única outra alternativa a usar é o Google Translate. Beth e Carlos da Unity usam ambos este programa e chamaram a sua atenção para ele. Ela também sabe que Mary está a pagar uma subscrição profissional para usar no gabinete do registrador. Ela acredita que custa cerca de 10 $/mês. Susan menciona que tem um documento de 22 páginas que precisa de traduzir, mas eles devem seriamente considerar obter uma subscrição do Deep L para a OIAA. Nona diz que existe algum licenciamento específico para o Deep L, onde é uma licença comercial profissional, caso contrário, é cobrado pelo utilizador individual. Ela envia um link para Jennifer e Susan. Nona usa pessoalmente o Deep L. Ela diz que só permite 500 caracteres na versão gratuita. Nona continua dizendo que o usaríamos, pois recebemos muitas respostas em vários idiomas, particularmente no fórum do IGR. Ela recomenda fazê-lo com vários utilizadores. Ela acredita que eles devem usar este programa e registar-se como uma empresa para que possam ter vários utilizadores. Ela diz que há um formulário para preencher pedindo informações sobre o número de utilizadores. Ela acredita que é muito melhor e não perderá tanto na tradução como o Google Translate. Ela finaliza dizendo que acha que teríamos de ir com a licença comercial porque ter o nível mais alto de utilizadores individuais custa 56 $ por mês. Barry gostaria de acrescentar que isto é para uso profissional. Ele diz que é usado para comunicar comercialmente, então, isso é diferente do Dual Translator. Ele recomenda vivamente que o investiguemos e tenhamos uma subscrição de 2 ou 3 anos. Barry acredita que se tivermos o dinheiro, devemos estar a usar as melhores ferramentas que temos para comunicação. Nona, Susan e Jennifer discutem os detalhes da conta. Eles também discutem não ter de enviar um documento para as Comunicações sem saber que mensagem estava a transmitir. Com vários utilizadores, quem recebesse a resposta/necessidade de documento não saberia que informação continha, embora fosse dirigida a eles. Nona acha que devemos subscrever a conta comercial e permitirá que coloque quantos utilizadores teria. Poderia reduzir a despesa extra do trabalho dos tradutores, pois eles cobram por página. Eles concordam que há uma camada extra de tempo que será eliminada com o uso deste programa. Poderia também proteger alguma confidencialidade no sistema de Alcoólicos Anónimos.
Erica gostaria de levantar algumas preocupações suas. Em relação ao nome da auditoria, Erica solicita que a linguagem seja modificada de Auditoria Financeira Interna para Revisão Financeira Interna. Ela acredita que implica que eles são Auditores profissionais, o que não são. No entanto, sob uma Revisão Financeira, as regras são as mesmas que uma auditoria, e ela também gostaria de preparar uma lista de verificação de todos os itens a serem revistos e apresentá-la ao Conselho para aprovação antes de começarem. Jennifer concorda e começa por dizer que ao abordar a Auditoria Interna, ela deverá agora ser referida como a Revisão Financeira Interna. Erica diz que ela e Leslie estão a planear reunir-se antes da Reunião de janeiro para que possam ter algum tipo de plano de jogo. Jennifer responde que colocará o Subcomité de Revisão Financeira na agenda para a reunião de janeiro. No entanto, se sentirem que precisam de mais tempo, por favor, informem-na cerca de uma semana antes e ela deixá-los-á de fora e marcará outra hora.
Jennifer pergunta se há algum outro assunto a ser abordado? Sem respostas.
Jennifer apresenta uma moção para encerrar a reunião. Terry faz uma moção. Susan apoia-a. Jennifer pede alguma Oposição? Sem respostas.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Jennifer encerra com a declaração de responsabilidade.
