Atualização para as finanças – dezembro de 2023
Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Data de submissão: 1 de março de 2024
Caros membros da OIAA,
Em primeiro lugar, queremos agradecer-vos por nos permitirem estar ao vosso serviço na realização desta revisão financeira. Foi uma
A seguir a esta nota, encontrarão o nosso relatório de 9 páginas com detalhes sobre as ações que tomámos para analisar as práticas
comerciais da OIAA.
Conclusões: Durante a revisão, não encontrámos irregularidades. O sistema de relatórios financeiros da OIAA é transparente e bem
mantido. Os documentos financeiros arquivados no site estão disponíveis para visualização por todos os membros a qualquer momento.
As políticas da OIAA estão em conformidade com as recomendações comumente aceites para organizações sem fins lucrativos. As políticas
processos estejam em boa ordem.
Por fim, convidamo-vos a participar nas reuniões do comité de finanças da OIAA e a considerar voluntariar-se para a equipa de
revisão financeira.
Ao vosso serviço,
Connie S.
Erica K.
Karen Mc.
Lesliee A.
Stephanie M.
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Este relatório segue de perto as recomendações do Guia da Renosi para a Realização de uma Revisão Financeira Interna
.
**Por favor, note que existem duas atualizações detalhadas nos apêndices no final deste relatório:
Documentos sugeridos para revisão: Os itens a verde foram revistos por Lesliee e Erica em
dezembro de 2023 durante a criação deste modelo. Uma seleção dos itens a rosa foi escolhida
para revisão da parte financeira da análise (Ver Apêndice II)
● As políticas financeiras mais recentes da OIAA e quaisquer alterações durante o ano
● Relatórios do tesoureiro do comité de finanças da OIAA, ou seja, atas de reuniões, do ano anterior.
Estes encontram-se na página web do comité de finanças da OIAA.
● Relatórios financeiros do comité de finanças da OIAA do ano anterior.
Estes encontram-se na página web do comité de finanças da OIAA.
● Extratos bancários e outros relatórios financeiros do ano anterior.
● Reconciliações bancárias e de outras contas
● Faturas, recibos e outros documentos
● Documentos de cartas do IRS, incluindo o Formulário 990 mais recente, carta do IRS reconhecendo o estatuto de isenção fiscal
Rever documentos e processos financeiros.
● Verificar os nomes das pessoas autorizadas a (a) aprovar transações e (b) assinar cheques, contra:
pessoas autorizadas a realizar estas atividades nas atas da organização; e, registos bancários
indicando quem está autorizado como signatário. ✅ Erica e Lesliee
● Verificar todas as reconciliações bancárias para determinar se o saldo inicial de um mês é o mesmo
que o saldo final do mês anterior. Notar também se o saldo listado nos relatórios
financeiros é o mesmo que o saldo listado nos relatórios do tesoureiro apresentados à
organização.✅ Como havia apenas 5 membros na equipa de revisão, Stephanie e Karen escolheram
um total de 4 extratos bancários para inspecionar. (Ver Apêndice II)
● Escolher um mês e realizar uma reconciliação bancária usando os registos originais. Se encontrar uma
discrepância entre a sua reconciliação e a reconciliação fornecida pela pessoa que
realizou a reconciliação original, investigar a discrepância para encontrar o erro ou explicação
para a discrepância. ✅Stephanie (Detalhes no Apêndice II)
● Verificar se as apólices de seguro da organização estão atualizadas. ✅Karen
Rever uma seleção aleatória de 5 itens de rendimento e recibos.
● Determinar se os depósitos listados nos relatórios financeiros fornecidos à organização correspondem
aos depósitos listados nos extratos bancários. ✅ Karen
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Rever uma seleção aleatória de 5 desembolsos.
● Testar para garantir que os pagamentos efetuados foram devidamente autorizados – por uma rubrica no orçamento
aprovado, uma alteração aprovada ao orçamento, ou um voto apropriado autorizando a despesa.
Testar as ordens de compra para garantir que foram devidamente aprovadas e correspondem ao desembolso
ou fatura real. Rever os registos para garantir que existe uma fatura, recibo ou outra
documentação escrita apropriada para cada desembolso, e que os montantes correspondem. ✅ Lesliee
ser difícil para pequenas organizações separar as funções financeiras, certas separações são essenciais
para controlos financeiros apropriados. Estas separações protegem tanto a organização como os
indivíduos que lidam com as finanças. Especificamente:
NOTA: Os indivíduos com autoridade de assinatura NUNCA devem aprovar as
transações/desembolsos para os quais assinam. Todas as despesas devem ser aprovadas num
recibo ou outra documentação escrita apropriada.
NOTA: O(s) indivíduo(s) com autoridade de assinatura pode(m) reconciliar extratos bancários.
No entanto, pelo menos um oficial ou diretor adicional deve rever os extratos bancários
mensais, ou os extratos bancários podem ser incluídos no relatório do tesoureiro ao
conselho/membros.
NOTA: As finanças devem ser revistas anualmente por um comité de revisão composto por dois
ou mais indivíduos que não lidam rotineiramente com as finanças da organização, como por
exemplo, sendo signatários nas contas.
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Rever os sistemas de relatórios para garantir que informações adequadas são fornecidas para a
organização e seus oficiais/diretores tomarem decisões razoáveis.
● Os relatórios do tesoureiro são oportunos e completos?✅ Erica
● As políticas financeiras, incluindo a separação de controlos financeiros, estão a ser seguidas? ✅ Erica e Lesliee
● Todos os registos estão a ser recolhidos (faturas, recibos, registos de caixa, cheques e registos de desembolsos, registos
bancários, relatórios do tesoureiro) para que possam ser revistos conforme necessário, e apenas descartados de acordo com
as diretrizes de retenção de registos da organização? ✅ Erica e Lesliee
Estrutura do Relatório Final
● Passos tomados na revisão financeira ✅ (Conforme listado no apêndice II)
● Saldo atual do(s) fundo(s) e balanço ✅
● Comentários, se houver, sobre quaisquer preocupações ou discrepâncias encontradas e as
recomendações do comité de auditoria para corrigir estas preocupações ou discrepâncias. ✅A equipa de revisão
não encontrou irregularidades, discrepâncias ou preocupações nos sistemas
contabilísticos da OIAA. O processo gerou a questão sobre por que razão os extratos bancários já
não são descarregados e mantidos na pasta do Google Drive das finanças da OIAA.
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Apêndice I: Atualização para o comité de finanças 28 de dezembro de 2023
Relatório da equipa de auditoria/revisão do Comité de Finanças sobre o trabalho até ao momento.
Eldin não pôde continuar a trabalhar neste projeto.
Nenhuma de nós (Lesliee e Erica) se sentia confortável com um processo de auditoria contabilística porque não somos contabilistas
forenses. Em vez disso, escolhemos o Guia da Renosi para a Realização de uma Revisão Financeira Interna para usar
como guia. A partir disso, desenvolvemos um modelo de revisão financeira para a OIAA.
os detalhes das finanças da OIAA, Erica percorreu o guia da Renosi e criou uma lista de perguntas para o
tesoureiro. Jennifer forneceu uma explicação detalhada do atual fluxo de trabalho financeiro da OIAA, processos, gestão de fluxo
de caixa e outros itens. As suas respostas estão em itálico abaixo de cada pergunta nas secções seguintes.
—-
Perguntas e Respostas:
1. Sistema de relatórios:
Existe um fluxo de trabalho escrito para o sistema de relatórios financeiros em uso?
Sim. Os documentos do fluxo de trabalho estão na pasta do Google Drive do comité de finanças.
2. Políticas:
Existem quaisquer políticas financeiras escritas da OIAA para além da carta não aprovada?
A carta foi aprovada pela direção, apenas precisa de ir para a assembleia.
Quais dos seguintes documentos estão armazenados no Google Drive da OIAA e quem tem acesso a eles?
● Relatórios do tesoureiro, sob a forma de atas de reuniões.
Estão disponíveis no sítio Web para toda a OIAA
● Extratos bancários
Tesoureiro, Tesoureiro Adjunto, Presidente e Secretário através do Mercury, programa bancário e Xero, programa de contabilidade.
● Demonstrações financeiras
Estão disponíveis no sítio Web para toda a OIAA
● Contas de investimento (se existirem)
N/A
● Extratos do PayPal
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
A Direção
● Reconciliações de contas
O Tesoureiro Adjunto reconcilia, o Tesoureiro revê
● Faturas
A pessoa que solicitou o serviço encaminha para o Tesoureiro. O Tesoureiro anexa a fatura para aprovação
Traveling Mail. O Tesoureiro Adjunto deposita eletronicamente, e o Tesoureiro monitoriza para garantir que todos os cheques são
depositados. É um sistema sem contacto.
● Restrições como fundos aconselhados por doadores
N/A
● Formulários 990
Sítio Web do IRS, unidade de Finanças, e o atual está no sítio Web da OIAA
● Carta de isenção do IRS
Sítio Web do IRS e unidade de Finanças
● Formulário EIN
A OIAA não possui
3. Desembolsos:
Existe um documento separado para desembolsos?
O documento do Processo de Fornecedores da OIAA está na unidade de Finanças
4. Controlo financeiro:
As pessoas com autoridade de assinatura alguma vez aprovam as transações/desembolsos?
Não. O Tesoureiro introduz o desembolso e o Presidente ou Secretário aprova-o.
Todas as despesas foram aprovadas no orçamento anual?
Sim.
Atualmente, algum outro dirigente ou presidente de comité da OIAA revê os extratos bancários mensais?
O Tesoureiro Adjunto reconcilia, o Tesoureiro revê.
5. Outros documentos e processos financeiros:
Temos uma conta de fundo de maneio?
Não
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
A OIAA tem algum tipo de seguro?
Sim, seguro de responsabilidade civil para diretores e administradores
Que pessoas estão autorizadas a
(a) aprovar transações e
Secretário e Presidente
(b) assinar cheques
Todos os pagamentos são feitos eletronicamente. O Tesoureiro inicia o pagamento.
——-
Recomendamos uma revisão anual a ser submetida antes de 15 de março de cada ano.
Relatório respeitosamente submetido em 28 de dezembro de 2023
Ao serviço, Lesliee & Erica
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Apêndice II: Atualização para o comité de finanças 10 de fevereiro de 2024
Durante as reuniões iniciais de conceção do processo, a equipa decidiu que a revisão anual deveria ser concluída e
relatada duas semanas antes da reunião do conselho de administração da OIAA de março de cada ano.
A. Organizadores da sessão
1. Recrutou e notificou voluntários, geriu o acesso ao Xero e Mercury. – Lesliee
2. Examinou e partilhou documentos com os voluntários das tarefas durante a sessão de revisão. Compila o relatório
posteriormente. – Erica
Abaixo está uma lista de tarefas voluntárias e comentários de membros individuais da equipa
B. Localizar e rever documentos (Connie)
1. Políticas financeiras mais recentes
Carta do Comité de Finanças
Modelo de Revisão Financeira do Comité de Finanças
2. Documentos financeiros localizados no sítio Web
3. Formulário 990 do IRS mais recente
4. Carta do IRS reconhecendo o estatuto de isenção fiscal
5. Carta de boa reputação de organização sem fins lucrativos do Estado
Notas de Connie L: Revistos os Docs para #1, 2, 4, 5, e parecem bons. Localizadas demonstrações financeiras no
sítio Web para visualização. #3 Formulário 990 do IRS de 2023 não revisto porque ainda não foi concluído.
C. Tarefas de revisão individual
Os membros da equipa irão rever documentos escolhidos aleatoriamente para revisão como se segue:
1. Rever um demonstrativo de fluxo de caixa (rendimento) mensal aleatório
Tarefa concluída por Erica K
2. Escolher um mês e realizar uma reconciliação bancária utilizando os registos originais.
Tarefa concluída por Stephanie M. (imediatamente abaixo)
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Auditoria do extrato
bancário da OIAA de 2023
Balanço da variação do orçamento bancário
Saldo Inicial 35807,42 39164,81 39164,81
Depósitos 7671,50 1091,42
Despesa -3129,16 -4529,26
Cheques não compensados -93,53 4529,26
Poupanças 60000,44 60000,44 60000,44
PayPal 1091,42
100256.67 100256.67 100256.67
3. Comparar 1 extrato do PayPal com entradas/saídas pertinentes
Tarefa concluída por Lesliee relativamente ao extrato do PayPal de dezembro de 2023
4. Rever 3 faturas aleatórias e pagamentos associados.
Tarefa concluída por Lesliee relativamente ao 4º trimestre de 2023
5. Ordens de compra: Tópico eliminado porque a OIAA não recebe ordens de compra.
6. Investigar 5 depósitos escolhidos aleatoriamente listados nos relatórios financeiros fornecidos à organização
correspondentes aos depósitos listados nos extratos bancários. (Karen)
Nota de Erica: Tivemos problemas em descarregar o orçamento aprovado com acesso apenas de visualização. Solicitámos uma
cópia em PDF para Karen trabalhar. O relatório final incluindo estes itens (C6 & C7) estará pronto a tempo para a
reunião da direção de março de 2024.
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Revisão Financeira e Relatório para o Ano de 2023
Formulário OIAA n.º 7
Notas de Karen adicionadas em 12 de fevereiro de 2024:
Para as tarefas 6 e 7, três extratos bancários foram retirados aleatoriamente (abril, agosto, novembro) e revistos
em relação aos relatórios mensais de Contribuições do Grupo, Variação Orçamental, Balanço e, se necessário, – Finanças
Notas da Reunião. Os depósitos e pagamentos para revisão foram selecionados aleatoriamente.
em “outros rendimentos”, surge um valor adicional de 0,05 (conta poupança). O extrato bancário indica que os depósitos totais foram de
Além disso, tentou-se rastrear a contribuição de William P no valor de $10,00 (listada no Relatório de Contribuições do Grupo), mas não consta do extrato
bancário. A contribuição de Amor e Tolerância da AA no valor de $142,92 foi validada entre o Relatório de Contribuições do Grupo e o
Extrato Bancário.
Talvez verificar os relatórios do PayPal possa informar sobre a questão da discrepância?
Outros três depósitos foram validados em agosto (1) e abril (2). Detalhes disponíveis, se necessário.
Para as tarefas 6 e 7, três extratos bancários foram retirados aleatoriamente (abril, agosto, novembro) e revistos
em relação aos relatórios mensais de Contribuições do Grupo, Variação Orçamental, Balanço e, se necessário, – Finanças
Notas da Reunião. Os depósitos e pagamentos para revisão foram selecionados aleatoriamente.
Tarefa 7 – Extrato bancário de abril – dois pagamentos selecionados: primeiro para o Fundo Internacional de Literatura da AA (não no
orçamento aprovado de 2023) validado pelas notas da reunião de maio (não foram tiradas notas na reunião de abril) indicando
que foi autorizado na Assembleia anterior para pagamento no valor de $4700. O pagamento real foi de $4713 em
10/04/23.
Segundo pagamento a Jeff Bernknopf no valor de $549 em 03/04/23. Este valor estava próximo dos $550 listados
no orçamento de 2023 para o Prémio Mensal de Seguro D&O. Falou com Lesliee sobre se Jeff B se tinha conectado
com o seguro, ela disse que sim. Deixando a validação para os Oficiais do Comité de Finanças.
Extrato bancário de agosto – dois pagamentos selecionados: primeiro para Sandra Lascarro em 03/08/23 no valor de $130. Segundo Lesliee,
Sandra é uma intérprete de espanhol. Serviços de Tradução autorizados pelo Orçamento de 2023.
Segundo pagamento para La Rosa Translation em 22/08. Serviços de Tradução autorizados por 2023.
Extrato bancário de novembro – pagamento a Melinda Fries em 14/11/23 no valor de $1140. Segundo Lesliee, Melinda estava
a prestar serviços de alojamento de sítios Web nessa altura. Gestão de Sítios Web/Alojamento autorizada no Orçamento de 2023.
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Revisão e Relatório Financeiro para o Ano de 2023
Formulário # 7 da OIAA
D. Rever os processos financeiros da OIAA como uma equipa:
1. Esta tarefa foi concluída por Lesliee e Erica em dezembro de 2023 no processo de criação de um
modelo de Revisão Financeira. A atualização que observa estas ações está aqui neste relatório. No próximo ano, isto
terá de ser realizado pela equipa de revisão financeira da OIAA de 2024 em 2025.
Nota de Erica: O Conselho deve considerar renomear a pasta de auditoria para revisão financeira, para apagar ou arquivar os
documentos existentes e para carregar o relatório de revisão financeira de cada ano.
Relatório de Revisão Financeira da OIAA de 2023 submetido em serviço,
Erica k
10 de fevereiro de 2024
