Atualização para finanças – jul 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 14 de julho de 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Participantes:
Felix e. – Tesoureiro suplente
Barry m. – membro antigo do comité de finanças
Susan r. – presidente da OIAA
Gwen – membro do comité de finanças – presidente do CDC
Felix lidera hoje e reúne todos os materiais com a ajuda de Susan e Barry.
Felix apresenta-se como o Tesoureiro Suplente substituindo Jennifer. Susan apresenta-se como a Presidente da OIAA. Barry apresenta-se como o Administrador Geral. Gwen apresenta-se como membro do Comité de Finanças e também como Presidente do CPC.
Como é a primeira vez que Felix lidera a reunião, ele pergunta a Susan se fazem o preâmbulo ou as orações. Susan e Barry respondem que sim à Oração da Serenidade.
Felix lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes juntam-se.
Revisão do balanço patrimonial
Felix começa dizendo que há três entidades a serem analisadas. Balanço Patrimonial, Orçamento e Contribuições. Ele apresenta o Balanço Patrimonial na tela. Ele afirma que a comparação trimestral mais notável de março a junho de 2024 é com a conta corrente, que é a conta de despesas. A conta de despesas tem 20.000 $, então os ativos totais aumentaram em 20.000 $. Ele acrescenta que ter isso nos coloca numa posição favorável para poder investir em quaisquer melhorias tecnológicas no site ou em projetos relacionados à OIAA. Mas, apenas se todos concordarmos em fazê-lo. Felix pergunta se há alguma dúvida em relação ao Balanço Patrimonial. Barry gostaria de perguntar sobre a acumulação de 5.500,00 $ para a Convenção de 2025 e não conseguiu encontrá-la no Orçamento. Eles gostariam de garantir que é para a Convenção Internacional de 2025. Todos procuram nos documentos. Felix não tem certeza se foi movido, mas garantirá encontrar a resposta.
Felix pede quaisquer perguntas sobre o Balanço. Barry gostaria de perguntar sobre o acréscimo de 5.500,00 $ para a Convenção de 2025 e não o conseguiu encontrar no Orçamento. Gostariam de se certificar de que é para a Convenção Internacional de 2025. Todos procuram nos documentos por isso. Felix não tem a certeza se foi movido, mas irá certificar-se de encontrar a resposta.
Barry afirma que uma das coisas mais notáveis que parece saltar à vista de todos é o aumento de dinheiro de ano para ano. Ele destaca que em apenas um mês, a OIAA recebeu mais 16.000 $ do que no mês passado. Felix concorda que, embora a sua receita tenha crescido significativamente, as suas despesas mantiveram-se consistentemente as mesmas. Ele continua dizendo que, olhando para as comparações anuais, a OIAA está em 75.000,00 $ e no ano passado a OIAA estava em 28.000,00 $. Basicamente, ele afirma, triplicámos em um ano. Felix sugere que deveriam mover parte da conta corrente para poupança, no entanto, é assim que calculam a reserva prudente. Mantêm o dinheiro na Conta Corrente, mas em termos de despesas acumuladas haverá mais despesas no próximo ano devido a muitos novos equipamentos e coisas para a suíte de hospitalidade em Vancouver para a convenção. Susan não quer que nos esqueçamos dos pins. Eles, novamente, tentam localizar onde está o saldo acumulado da Convenção Internacional no Balanço Patrimonial. Eles encontram no Balanço Patrimonial por 5.500,00 $.
Eles falam sobre como mover o montante acumulado para a sua categoria de Despesas e por que não foi itemizado. Não foi colocado na sua própria categoria, pois ainda não foi colocado em prática, pois ainda não gastaram nada. Gwen diz que se lembra de Jennifer falando sobre isso em outra reunião e afirma que ainda não seria registado como uma despesa, mas apenas como acumulação. Barry afirma que tem certeza de que não é um problema se perguntarem a Jennifer sobre isso na próxima vez.
Felix aponta uma despesa alocada de 800 $ para a Convenção e Susan responde que isso é para os pins da Convenção de 2025.
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Revisão da variação do orçamento
Eles passam para a Variação do Orçamento. Felix mostra que também há um aumento. A receita aumentou e está acima do orçamento para o mês em mais de 2.000,00 $ e mais de 8.000,00 $ no acumulado do ano. O valor para Indivíduos diminuiu, mas não é um grande problema. Barry aponta que muita coisa mudou desde que costumavam agrupá-los. Agora especificam o Individual vs. O Grupo deles. Assim, algumas dessas contribuições Individuais mudaram para contribuições de Grupo. Este é o resultado da revisão dessas doações. Felix concorda que este é o espaço perfeito para identificar essas contribuições, pois alguns dos tesoureiros podem ter feito as doações quando na verdade eram para os seus Grupos.
Felix analisa as despesas específicas da Convenção Internacional. Ele aponta as despesas para trabalhadores técnicos especiais e intérpretes para o Conselho e Assembleia, o Fórum Ig e as reuniões de Unidade estão significativamente abaixo do Orçamento. Barry gostaria de saber por que estão abaixo das suas Despesas Operacionais Totais. Felix analisa as projeções e pede para ver as Despesas da Conferência.
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Revisão das contribuições
Felix apresenta as Contribuições na tela. Felix pede a todos que, gentilmente, verifiquem e garantam que os seus próprios grupos pessoais estão listados corretamente antes de descerem às linhas finais. Barry aponta os números Individuais maiores, variando de 527 $ a 735 $.
Nos Grupos, o Círculo da Serenidade, sendo o maior. Barry diz que os intergrupos em todo o país ficariam tão orgulhosos desses números. Ele acredita que isso mostra o apoio tremendo das pessoas que vão às reuniões.
Susan faz a sua pergunta sobre o Grupo Online ASA. O Grupo Online é um serviço bancário que o seu grupo também decidiu utilizar. Ela gostaria de saber como eles dão crédito ao seu grupo. Ela vê isso nas contribuições. Susan diz que Barry lhe enviou isso como um folheto e ele responde que pode falar sobre isso se ela quiser. Susan continua que o seu grupo aderiu a este serviço bancário online onde se pode escolher um de 5 ou 6 cestos virtuais diferentes para contribuir. Ela gosta porque no final do mês o seu grupo pode usar este serviço para contribuir igualmente para essas entidades. Ela gostaria de saber como o seu grupo recebe crédito se entrar no sistema dessa forma. Felix explica que a OIAA recebe dinheiro de três maneiras: por meio de cheques em que o grupo geralmente escreve o nome no cheque, a segunda seria pelo Stripe, onde o grupo pode identificar-se. E terceiro, vem do Paypal. Recebemos um e-mail e, se não colocaram o nome do grupo e o valor for superior a 50 $, ele entrará em contato com eles e obterá as informações do grupo.
Barry explica que o Grupo Online é um fornecedor de serviços de terceiros que emite um cheque e, quando ele era a caixa de correio oficial da OIAA, recebia cheques deles todos os meses. Dizia de qual grupo era nos cheques. Ele diz que vão para a caixa de correio nas Carolinas.
Barry explica que cada doação é dividida em seu próprio cheque individual e enviada para a OIAA identificando a reunião de onde vieram. Susan pergunta onde no cheque o grupo é identificado. Barry aponta que está no canto superior direito do cheque. Susan diz que vai falar com o seu grupo e ver se isso responde a todas as suas perguntas. Barry sugere que Felix encontre os cheques individuais para o grupo dela, copie um e envie para ela.
Ela também gostaria de perguntar sobre a posição do seu grupo em dividir-se em dois grupos. A contribuição do seu grupo online não chegou até julho, mas gostaria que fosse contabilizada em junho. Ela pergunta como poderiam garantir que seja aplicada ao mês certo. Felix responde que também gostaria de obter algumas respostas e diz que esta é a primeira vez que realmente ouviu falar de uma empresa de serviços de terceiros que fornece doações.
Felix tenta entender e repete em voz alta: “Então, há um terceiro que coleta fundos de vários grupos diferentes, emite um cheque e envia para nós.” Ele afirma que a única informação que recebe deles é uma carta indicando a quem alocar os fundos. Ele continua dizendo que o cheque parece bastante profissional e que acredita que há um número de telefone para o qual pode ligar para obter mais informações. Ele diz que pode garantir que os dinheiros sejam alocados para as entidades certas. Susan agradece a Felix e pergunta a Barry se ele acha interessante que seja de Delaware? Barry então pergunta qual grupo online está sediado em Prescott, Arizona? Ele acredita que é onde estão sediados. Barry afirma que poderia ver por que seria um benefício para outros grupos usarem este serviço, pois elimina a necessidade de usar os programas para enviar dinheiro ou inscrever-se em contas. Ele diz que não é gratuito, mas elimina quaisquer problemas com o envio de doações para alguns. Susan acrescenta que também se pode configurar pagamentos recorrentes com eles. Barry e Susan agradecem a Felix pelas informações.
Felix volta de um problema de áudio e afirma que a maneira mais fácil de uma contribuição chegar é primeiro através do Stripe, depois do Paypal e, por último, os cheques, sendo os mais demorados. Eles discutem como muitas partes dos estabelecimentos de varejo e entidades pararam de aceitar cheques, pois tudo está caminhando para a era digital. Ele acrescenta que, embora ainda não tenham tido que lidar com isso, as pessoas ainda podem passar cheques sem fundos.
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Perguntas e comentários
Felix pergunta se há mais alguma pergunta e pede uma moção para encerrar. Barry diz que tem outra pergunta sobre obter financiamento adicional para a Convenção Internacional. Ele gostaria de discutir como obter um depósito para os pins e outras coisas necessárias para a Convenção Internacional. Ele diz que há algumas coisas que precisam ser pagas contra o orçamento da convenção do próximo ano. Ele enviará outro pedido de orçamento em breve para isso.
Susan menciona como os Pins foram aprovados e que Jennifer se preparou para pagá-los. Susan compartilha a tela e mostra que 800 $ foram reservados para os pins e o restante dos pagamentos estava no Orçamento de 2025. Gwen acrescenta que os depósitos na suíte de quartos e esse tipo de despesas devem estar disponíveis agora para não ter que passar pelo mesmo processo uma segunda vez. Ela sugere que todos os anos devem alocar os fundos que já foram aprovados pelos membros.
Barry diz que, usando as informações de Atlanta de 2015, têm uma boa ideia do que é necessário para configurar com uma tela grande e uma pequena frota de laptops e, mais importante, ter uma Conexão Sem Fio dedicada para não depender da internet do hotel.
Susan gostaria de saber se isso será suficiente para as despesas técnicas, pois já se passaram 10 anos desde que estimaram os custos pela última vez. Ela acrescenta que talvez precisem de um acréscimo ao Orçamento. Barry diz que não sabe, mas acha que vai alugar equipamentos em vez de comprar, então vai procurar obter esses recursos e cotações para equipamentos. Ele espera que as pessoas da tecnologia nos ajudem com esses números. Ele acrescenta que 5 anos em tecnologia é como 2 gerações.
Susan quer apresentar Randy ao Comité de Finanças como uma boa fonte. Ele gostaria de fazer parte do Comité de Finanças e tem ideias para a configuração. Barry declara que Randy será responsável por isso! “Fácil, Feito.”
Gwen gostaria de acrescentar mais uma coisa antes de encerrar. Ela gostaria de informar a todos sobre a próxima exposição de serviços que acontecerá no final do mês. Ela notou que o Comité de Finanças e o CP foram atribuídos à mesma sala de divisão, então gostaria de convidar os membros do Comité de Finanças para a próxima reunião do Comité do CPC na 4ª segunda-feira do mês, que é às 18:30, horário do leste, ou 15:30, horário da Califórnia. Ela fará um ensaio geral antes da Assembleia para finalizar tudo. Ela está animada para trabalhar com o Comité de Finanças e gostaria de torná-lo divertido e “brincar na caixa de areia lindamente”.
Felix tem estado a tomar notas para poder falar com Jennifer. Felix pergunta a Gwen sobre a exposição de Serviços e se devem entrar em contato com Gwen ou com o seu Suplente para discutir ideias. Gwen diz que não está tão investida no produto final, já que não estará lá, mas facilitaria a conversa. Ela diz que gostaria de dar as boas-vindas às pessoas na sala de divisão e quer que haja uma atração grande o suficiente para inspirá-las a voltar e contribuir nos comités.
Todos agradecem a Felix por liderar a reunião e dizem que ele fez um ótimo trabalho.
Felix pergunta se há uma moção para encerrar. Gwen concorda.
Sem comentários.
Felix encerra com a declaração de responsabilidade
