Atualização para finanças – maio de 2024
Comité de finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 11 de maio de 2024
8:00 – HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Felix e. – Tesoureiro suplente
Jeff b. – Secretário da OIAA
Barry m. – membro antigo do comité de finanças
Susan r. – presidente da OIAA
JoAnn B – IGR para o Grupo Serenity em Tampa
Nicky w. – Secretária do comité de finanças
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes juntam-se.
Jennifer apresenta-se como a Tesoureira. Felix apresenta-se como o Tesoureiro Alternativo. Jeff B. tem a honra de ser o Secretário da OIAA. Barry é alemão e membro de longa data do Comitê de Finanças, Susan apresenta-se como a Presidente da OIAA. JoAnn B apresenta-se como a IGR para o Grupo Serenity em Tampa. Nicky é o Secretário do Comitê de Finanças. .
Jennifer começa com a Agenda e esta é aceite. Jennifer diz que as Atas ainda estão a ser processadas, conforme indicado por Nicky durante as apresentações. As Atas serão adiadas para a próxima reunião para revisão. Jennifer pergunta se alguém gostaria de adicionar algo à Agenda.
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer começa com o Orçamento e apresenta-o no ecrã. Ela informa o grupo que, em relação às Contribuições, abril foi o mês mais alto de sempre até agora. O total de contribuições é de 9.700 $. Quanto às despesas, as despesas de seguro são de seguro de diretores e oficiais. Nas correspondências, houve algumas contribuições de centenas de dólares em dinheiro. Uma foi enviada diretamente para a casa de Jennifer e ela depositou-a via Paypal e indicou que havia outra que não pôde ser depositada, então Felix teve essa enviada para a sua casa, onde a depositou. As taxas do Paypal e do Stripe fazem parte das Receitas. As taxas profissionais são o nosso software de contabilidade. A despesa com o trabalhador técnico especial foi de 675,00 $. A interpretação para o Fórum IGR e Unity está significativamente abaixo do orçamento devido ao uso do programa up work. Vídeo e Conferências referem-se às 2 contas Zoom que agora têm e também estão bem abaixo do orçamento anual. A hospedagem e gestão do site são em grande parte as despesas relacionadas ao Google, além de aplicativos adicionais muito pequenos necessários para o Zoom. Jennifer diz que as finanças estão a correr muito bem. Ela pergunta se há alguma dúvida sobre a Variação do Orçamento. Nenhum
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Jennifer continua dizendo que espera encorajar Mark a avançar e financiar quaisquer projetos especiais que ele tenha. Ela passa para o Balanço.
Revisão do balanço
Ela lê que há 122.000 $ em dinheiro no banco, dos quais 5.500 $ estão destinados à Convenção Internacional de AA de 2025. Haverá uma suíte de hospitalidade disponível, o que deixa a OIAA com pouco menos de 117.000 $. Haverá mais despesas mais tarde no ano, mas estão financeiramente robustos neste momento. Jennifer gostaria de encorajar qualquer membro do Comitê de Finanças a pensar em outros locais para doar e distribuir os fundos excedentes no final do ano. Ela tem duas ideias para os fundos. O primeiro local para onde doaria os fundos excedentes é o GSO em Nova Iorque e o Fundo Internacional de Literatura. Ela afirma que no passado doaram fundos para a TIAA. Ela entrou em contato com eles, mas ainda não recebeu uma resposta. Ela pede a Barry, que tem uma ligação com eles, para entrar em contato e encorajá-los a enviar informações para que possam tomar uma decisão informada sobre onde enviar os fundos. Barry gostaria de recomendar a NAATW, mas Jennifer responde que investigou e eles são uma fundação privada. Ela diz que são relacionados a eventos e durante os seus eventos, cobram taxas. Portanto, os eventos devem ser capazes de os sustentar. É sua opinião que são uma fundação privada e completamente diferente de uma instituição de caridade pública. Barry diz que há uma longa conversa em andamento sobre se a OIAA está legitimamente autorizada a doar dinheiro para o GSO porque eles só aceitam contribuições de alcoólicos individualmente. Jennifer pergunta a Jeff, o Secretário da OIAA, por qualquer informação. Jeff responde dizendo que a declaração não é verdadeira. Ele continua dizendo que qualquer área, distrito, evento ou qualquer Intergrupo pode contribuir para o GSO. Não é apenas limitado a indivíduos. Barry responde que não fazem parte da estrutura de serviço, então a OIAA não está formalmente conectada ao GSO. Ele também afirma que a maioria dos intergrupos luta para ter dinheiro suficiente, mas ainda assim contribuem para o GSO. Bear pergunta ao grupo se eles são de fato parte do Intergrupo no que diz respeito ao GSO. Jennifer responde que sim, são, já que têm a OIAA no seu site. Jeff acrescenta que, como a OIAA também participa no ICOAA, são reconhecidos pelo GSO. Além disso, ele e Susan vão a uma conferência em agosto onde o GSO participa com todos os outros Intergrupos. Jeff afirma que são absolutamente um Intergrupo legítimo.
Jennifer conversa com Jeff sobre as informações de voo e hotel para essa conferência que se aproxima. Ela pergunta a Jeff se ele precisa de ajuda com o planeamento da viagem, já que tem estado a ajudar Susan. Jeff responde que poderia usar alguma ajuda com o seu voo. Ele já comprou o seu quarto de hotel, mas poderia usar ajuda com o voo.
Como as tarifas aéreas de Newark parecem muito caras na sua pesquisa.
Jeff tem duas outras perguntas que gostaria de discutir. Primeiro, se ainda estamos a acumular fundos para a convenção internacional de 2025. Jennifer responde que não estão mais a acumular fundos e acha que os 5.500,00 $ são uma ótima reserva para as despesas da Convenção Internacional. Jennifer concorda que orçaram um pouco mais do que antes em 2023. Jeff acrescenta que as entidades para as quais doaram foram o GSO e uma contribuição para a Grapevine. Jeff gostaria de incentivá-los a fazer isso novamente. Ele acredita que estão em grande necessidade desses fundos. Jennifer diz que anteriormente compraram assinaturas que mantêm e distribuem para prisioneiros e para aqueles que não podem pagá-las. Ela pede que Jeff entre em contato com eles através das suas conexões e veja quantas assinaturas podem comprar. Jennifer pergunta se há algum outro feedback ou perguntas. Nenhum.
SEM QUESTÕES OU FEEDBACK
Revisão da folha de contribuições
Jennifer passa para as Contribuições. Ela diz que à medida que a OIAA cresceu, o valor por grupo está a crescer, assim como as contribuições. Houve algumas grandes contribuições. Houve 62 grupos que contribuíram em abril. Jennifer pergunta se há alguma dúvida? Jeff questiona os indivíduos no relatório de contribuições. Como agora está resumido numa única linha, ele ficou surpreso ao ver que era tão alto. Ele gostaria de saber se isso é semelhante aos meses anteriores. Jennifer responde que está AUMENTADO. Ela afirma que houve um indivíduo que contribuiu com 100,00 $. Ela entrou em contato com o doador para garantir que não foi um erro e eles responderam que era válido. Portanto, ocasionalmente isso acontece. Ela explica que às vezes os indivíduos contribuem uma vez por mês, enquanto outros fazem uma contribuição anual. Susan gostaria de saber quantos grupos ou percentagens contribuem do exterior. Jennifer responde que, embora o Paypal mostre essa informação, o Stripe não e eles não fornecem a informação. Não temos nem um relatório por enquanto. Ela diz que os países externos serão mais difíceis de obter dados.
Jennifer pergunta se há algum novo assunto a ser discutido. Ela lembra Jeff que enviou-lhe um registo para Nova Jersey há uma semana e precisa que ele assine e devolva. Ela diz que é a última coisa que precisa para o registo, embora não seja devido até 30 de junho.
Perguntas e comentários da reunião do comitê de finanças
Jeff tem outra pergunta sobre o Orçamento. Ele sempre faz uma planilha quando vai em viagens e parece que ultrapassa os 1.500,00 $ alocados para este cálculo para a sua próxima viagem. Ele tem duas apólices de seguro que estarão abaixo do orçamento. Ele quer saber se ela olha para o agregado desse orçamento em oposição aos itens individuais. Jennifer responde que não. Jeff continua que se ele vai gastar demais num item, o que deve fazer? Jennifer responde que ele deve trazer isso ao Conselho, já que acredita que orçou dentro desse escopo. No entanto, o Conselho pode aprovar qualquer coisa abaixo de 500 $ e isso provavelmente estaria dentro desse escopo. Ela tranquiliza-o de que pode fazer um pouco de magia procurando os seus voos e que também faz uma taxa de per diem. Ela diz que não se trata do que gastam, mas da taxa de per diem que recebem. Jeff pergunta se ela pode explicar um pouco mais. Jennifer responde que para alimentação, entretenimento e transporte, cada cidade tem um per diem diferente. Este é o valor que recebem independentemente do que gastam. Jeff quer ter certeza de que entende o que isso inclui. Ele diz em voz alta que este per diem cobre alimentação, qualquer transporte para ir e voltar do evento, e que também incluiria ir do aeroporto para o hotel e para casa. Jennifer responde que inclui esses transportes. Jennifer explica que o per diem dá à organização um valor fixo sobre quanto o indivíduo vai receber. Jeff gostaria de discutir mais quando tiver mais informações sobre o seu orçamento.
Susan tem uma pergunta sobre o próximo orçamento. Jennifer diz que haverá uma nova fórmula sobre como lidar com os intérpretes. Um orçamento deve permanecer estático e ajustável. Os serviços de interpretação foram superestimados. Ela diz que também poderiam votar no orçamento para aumentar ou diminuir. No futuro, após a reunião com o Conselho, haverá uma fórmula de orçamento mais confirmada para 2025. Susan concorda e aprecia a atualização sobre o Orçamento. Jennifer pergunta se há mais perguntas ou preocupações? Susan também gostaria de mencionar que em junho entregarão a Revisão Financeira Interna e pergunta se Erica estará presente, já que não tem sido confiável no passado. Jennifer responde que achava Erica mais do que confiável. Susan discorda e diz que ela não apareceu. Jennifer responde que Leslie poderia fazê-lo, mas viu mais atividade de Erica durante o processo. Susan responde que ela não apresentou, mas Jennifer afirma que achava que já tinha sido apresentado, mas Susan não se lembra de nenhuma apresentação e diz que perdeu a Reunião do Conselho. Jeff apoia a observação de Susan e sugere rever os registos das reuniões passadas. Jennifer concorda em ter um Plano B caso Erica não apareça e sugere que Susan entre em contato com o comitê para agendar a apresentação. Ela não pode apresentá-lo ou o faria.
Bear quer comentar mais uma coisa sobre o orçamento. Ele quer dizer que erraram na marca sobre quais seriam as despesas de tradução, mas que têm sido bastante conservadores no Orçamento e Receita. Ele acha que devemos dar uma olhada no que Jennifer está a pensar em usar. Jennifer volta ao Orçamento para olhar para a “tendência”. Ela continua dizendo que a tendência está a subir e que orçaram um pouco mais do que fizeram. O orçamento é um pouco mais do que ele fez em 2023.
Jennifer afirma que estão YTD 4.000 $ acima do que tinham orçado. Jennifer acha que o orçamento está realmente muito bom. Bear concorda e diz que há 4 meses. São 4 meses e mil dólares de diferença por mês. Bear continua dizendo que estão a procurar onde estará no final deste ano, o que criará um excedente entre as reservas e precisa ser bem compreendido. Jennifer diz que em algum momento atingiremos a maturidade. A maneira como costumavam orçar era simplesmente inserir as receitas no valor das despesas, o que Jennifer achava problemático. Ela diz que têm novos métodos em vigor para distribuir fundos excedentes. Ela acredita em distribuir fundos excedentes para outras organizações aplicáveis porque, então, é impossível orçar.
Ela reitera que, usando o último mês como exemplo, em comparação com o mês anterior, estamos 29,75 acima do nosso orçamento. Portanto, este mês tem 2.200,00 $ para este aumento de 4.000 $ na receita. A nossa maior área é o nosso trabalhador técnico e tradução. Orçamos 2.500,00 $ por mês. O novo trabalhador técnico não está a custar tanto quanto o antigo. Então. Quando se cria um orçamento, tudo o que se pode fazer é basear-se nas possibilidades. Outro item do orçamento são as nossas taxas organizacionais. Temos 500 $/mês para possíveis despesas legais. Provavelmente não vamos usar isso, mas há uma possibilidade de que possamos.
Uma coisa que Jennifer gostaria muito de ver é que Mark gaste algum dinheiro em melhorias tecnológicas mais cedo ou mais tarde, porque no próximo mês vamos receber mais 2.500,00 $. Ele tem um total de 10.000,00 $ orçados. Jennifer pergunta se há mais alguma coisa com que ela possa ajudar. Jeff pergunta o que Jennifer precisava para obter as informações do voo de que ele precisa. Eles discutem as estipulações das taxas de per diem com a viagem. Jeff pergunta a Felix se ele tem um momento para conversar após a reunião. Felix concorda.
Jennifer pergunta se há alguma dúvida ou feedback.
Sem perguntas ou feedback
Jennifer encerra com a Declaração de Responsabilidade
