Atualização para finanças – Out 2023
Comité de Finanças da OIAA
Registo de atas
Sábado, 14 de outubro de 2023
8:00 – 9:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Participantes:
Jennifer – Tesoureira em exercício
Terry n. presidente da convenção da OIAA
Jeff – Secretário da OIAA
Felix – tesoureiro suplente
Beth – presidente suplente da Unidade
Mark – presidente de tecnologia
Barry – membro do conselho financeiro
Eldin – presidente suplente do PAC
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes juntam-se.
Revisão do esboço da agenda:
Jennifer partilha a Agenda e pede adições. Jennifer pergunta se há alguma dúvida ou preocupação em relação à Agenda.
Felix levanta a mão e declara uma Moção para Aceitar a Agenda.
Terry apoia.
Chamada para qualquer oposição
Nenhum
APROVAÇÃO DA AGENDA
Revisão das atas dos meses anteriores:
Jennifer pergunta se todos gostariam de Aceitar ou Rever as Atas
Mark reclama que são muito longas. Jennifer explica que foi uma reunião de 3 horas com muita informação sobre o Orçamento.
Terry propõe aceitar
Felix apoia a aceitação
Jennifer pergunta por oposição
Nenhum
APROVAÇÃO DA ATA DAS REUNIÕES ANTERIORES
Revisão dos relatórios financeiros.
Jennifer começa dizendo que as receitas de setembro foram pouco menos de 4.600,00 $ com taxas do Paypal associadas ao total.
Taxa de contabilidade é de 37,00 $ para software de contabilidade.
Despesas de conferência para dois participantes no ICOAA. Jennifer explica que o montante é uma acumulação para a Convenção Internacional de 2025. Jennifer explica a Terry que os seus custos não foram orçamentados para o próximo ano e que lhe mostrará o balanço para ver o que está disponível.
Serviços de tradução. Devido à impossibilidade de utilizar os habituais intérpretes de ASL, há uma despesa de 495 $ para intérpretes de ASL.
Outra Tecnologia são todos os serviços do Google, como: Google Suites, Google Cloud, etc.
A hospedagem e gestão do site é para os trabalhadores técnicos especiais. Jennifer explica que o comité técnico recebeu o seu pagamento final de 5.000,00 $ e que também receberam o seu primeiro pagamento por um serviço de duas semanas em setembro.
Jennifer finaliza dizendo que tiveram uma perda líquida de pouco menos de 5.600,00 $.
Felix gostaria de identificar os custos um pouco mais claramente. Por exemplo: custos de tradução, que são dos mais elevados, ele gostaria de itemizar estas transações um pouco mais claramente e de classificar para que grupo são. Jennifer também afirma que o regista como “Assembleia”. Jennifer concorda e afirma que o orçamento do próximo ano fornecerá essa informação.
Chamada para feedback/perguntas sobre a variação do orçamento:
Sem perguntas ou feedback
Revisão da folha de contribuições
Jennifer começa dizendo que Sober in China fez outra contribuição. Jennifer diz que enviou a Jan BB as suas informações e está a tentar colocar Sober in China no diretório.
Mark pergunta sobre o total ser 4568 $ e se este foi o mês de “queda”. Jennifer responde que este montante foi de setembro e que este foi o mês lento. Mark menciona como o seu grupo doméstico não pagou e Jennifer concorda que tem recebido pagamentos de indivíduos PARA o seu grupo doméstico, não DO seu grupo doméstico.
Beth pergunta se os grupos internacionais fazem uma grande contribuição ou quer saber como o dinheiro internacional chega. Jennifer responde que os grupos internacionais são como qualquer outro grupo e depende. Jennifer responde que às vezes fazem mensalmente, às vezes trimestralmente, às vezes anualmente.
Beth pergunta se há um montante que desencadearia algum alarme ao enviar dinheiro internacionalmente. Ela pergunta se há um limite ao entrar pelo Paypal.
Jennifer responde que, não, não há.
Jennifer diz que Steve, o antigo tesoureiro, enviou 1066,00 $.
Barry diz que estas transações foram de contas antigas do Paypal que foram mantidas em contas pessoais quando a OIAA começou. Houve dificuldade em obter os pagamentos do Paypal e Steve trabalhou nisso com sucesso.
Chamada para feedback/perguntas sobre contribuições.
Sem perguntas ou feedback
Revisão do balanço patrimonial
Jennifer afirma que o Caixa está em 93,5 mil $. Jennifer diz a Terry que tem 5.000 $ acumulados para as Despesas de Tradução Internacional de 2025. Ela também diz que até 2024, deve haver 5.500 $ e deve ser mais do que suficiente para começar. Se houver outras despesas, podem abordá-las em 2025.
Terry pergunta se isso é tudo e Jennifer responde que os pins não estão nesta acumulação.
Jennifer termina dizendo que o total do patrimônio é o montante de dinheiro disponível.
Chamada para perguntas/feedback sobre o balanço patrimonial.
Sem perguntas ou feedback
Revisão da agenda
Terry gostaria de começar perguntando se poderiam recategorizar de “Passivos” para que possam identificá-lo mais facilmente.
Jennifer explica que o sistema chama isso de despesa acumulada e que esta é a única coisa nesta categoria por enquanto, então deve ser fácil de identificar.
Jennifer pergunta se todos revisaram a Agenda conforme foi enviada antes da reunião.
Ela começa dizendo que discutiram extensivamente o orçamento na última reunião, então estão apenas a rever a compilação da discussão.
Jennifer afirma que foram feitas muitas mudanças. Começando com a redução do orçamento dos comités técnicos de 20.000 $ para 10.000 $. O Orçamento do Presidente da Convenção para Tradução está em espera para alguns workshops para diretrizes e reuniões do comité/direção. O orçamento caiu de 8.000 $ para 4.000 $. A mudança é de cerca de 1.000 $ do que foi apresentado às finanças da última vez.
O resultado final é que é quase -29.000 $. Os valores reais entrarão nestas duas categorias.
Jennifer aponta para Felix onde os números estão mostrando as entidades e para onde irão. Felix concorda e continuam. Jennifer pergunta se há alguma dúvida ou preocupação.
Barry pede para rever a receita novamente. Ele indica as previsões.
Jen explica que todos os trimestres historicamente têm receitas mais baixas, então 3, 6, 9, 12 têm historicamente receitas mais baixas, como setembro.
Barry pergunta se esses números são baseados na melhor estimativa e Jennifer responde que é baseado na história.
Felix também reitera que estão simplesmente a aplicar um ajuste sazonal com base no crescimento mês a mês. Barry pergunta se o total orçamentado é como 83.000 $. Jennifer concorda e parece que todos estão a entender as projeções. Jennifer pergunta se alguém tem alguma dúvida sobre o orçamento.
Jennifer pede mais discussão ou perguntas sobre o orçamento.
Chamada para objeções a enviar para a adesão.
Sem oposição
Aprovação para compilação do orçamento
Mark sai abruptamente e ele era o anfitrião das transcrições. Eldin assume a gravação assim que percebe que Mark estava a sair. Eldin salva o dia!
Revisão da carta financeira
O próximo item da agenda é a carta financeira. Jennifer afirma que tentou promulgar que o tesoureiro pode ser o presidente das finanças, mas que muitas pessoas não gostaram da ideia. Ela continua que não há presidente em exercício para o comité de finanças com a direção. Então, ela gostaria de estabelecer quais são os seus papéis no comité de finanças. Atualmente, o tesoureiro está a fazer todas as funções de presidente das finanças.
Terry pergunta se é demais. Jennifer diz que não, mas recomenda que a auditoria ainda seja benéfica e gostaria de estabelecer os papéis dos membros do comité de finanças. Ela sugere começar do zero.
Jennifer pergunta se gostariam de mudar o tesoureiro, ou adicionar um presidente de finanças, ou se devemos deixar as responsabilidades com o tesoureiro.
A preocupação de Terry é que o presidente não fará tanto quanto Jennifer e gostaria que quem quer que fosse se reunisse com Jennifer para trabalhar. Jennifer afirma que ficaria feliz por outra pessoa entrar e ajudar.
Felix afirma que se fosse nomeado Tesoureiro, teria que delegar a maioria das tarefas que
Jennifer faz sozinha. Ele também acredita que uma auditoria interna proporcionaria mais insights sobre como conduzem as suas finanças. Desta forma, podem definir as funções e responsabilidades reais delegadas dentro do comité de finanças.
Barry acredita que haverá outras complicações se o Presidente das Finanças e o Tesoureiro forem duas entidades separadas. Ele diz que Spencer, o anterior, preparou as Agendas, mas não tinha acesso à conta bancária. Então, Brian, o tesoureiro, teve que contratar alguém para fazer a administração geral para o comité. Ele acrescenta que a melhor maneira de proceder seria que o Tesoureiro também fosse o Presidente.
Barry pergunta quem tem acesso ao Xero e ao dinheiro. Jennifer responde que é ela, Felix, Susan e Jeff. Além disso, toda a direção pode ver a conta do Paypal. Barry diz que acha que é muito mais acesso do que antes.
Terry quer afirmar que se a Assembleia da OIAA acredita que deve haver um Presidente, devem seguir o que é sugerido.
Jennifer e Barry respondem que não houve votação.
Jennifer também quer dizer que na carta, está a ser deixado em aberto para a oportunidade de ser levantada se houver interessados para a posição.
Beth A. gostaria de elogiar por trazerem a opção de auditoria.
Eldin gostaria de identificar o que esta moção está a esclarecer. Jennifer responde que é se querem ou não manter a carta inicial, ou adicionar a necessidade de um Presidente de Finanças na carta. No entanto, parece que estão bem com a que está em vigor.
Jennifer pergunta se há alguma oposição à Carta.
Nenhuma.
Aprovação da aceitação da carta
O último item em discussão é o esboço que Eldin elaborou para um procedimento de auditoria interna. O Tesoureiro começa a rever o procedimento. “O objetivo é garantir a utilização responsável das doações pelos membros da OIAA, apoiar a recuperação contínua dos alcoólicos e manter a transparência financeira.
Jennifer continua a ler: “Âmbito. A auditoria abrangerá transações financeiras, registos, conformidade com regulamentos financeiros sem fins lucrativos. E medidas de cibersegurança, procedimentos de auditoria, verificação de transações.
Explicação: Este procedimento envolve a verificação da precisão e legitimidade das transações financeiras. Exemplo: Selecionar uma amostra de 50 doações feitas via PayPal no último trimestre. Cruzar essas transações com documentação de suporte para garantir que estão alinhadas com os propósitos e montantes declarados.
Auditoria de conformidade. Explicação: Além da auditoria de conformidade mencionada anteriormente, a OIAA deve realizar revisões periódicas para manter o seu status de isenção fiscal e aderir aos regulamentos sem fins lucrativos. Exemplo específico: A OIAA deve revisar e atualizar regularmente o seu status de isenção fiscal com o IRS, garantindo que continue a cumprir os requisitos para o status de isenção fiscal 510c3. Além disso, a organização deve manter registos de quaisquer alterações nos seus estatutos, estrutura da direção ou declaração de missão e relatar essas alterações aos órgãos reguladores apropriados.
Análise de demonstrações financeiras. Explicação: Analisar demonstrações financeiras para precisão e completude. Exemplo: Examinar demonstrações de resultados e balanços. Comparar valores reais com valores orçamentados. Investigar variações significativas e suas causas, como aumentos em fontes específicas de doações ou mudanças em ativos e passivos.
Avaliação de cibersegurança. Explicação: Avaliar medidas de cibersegurança para proteger dados financeiros.
Exemplo: Realizar varreduras de vulnerabilidade e testes de penetração para identificar fraquezas nos sistemas online da OIAA. Fazer recomendações para melhorar a cibersegurança.
Revisão de processos operacionais. Explicação: Examinar processos financeiros para eficiência.
Barry menciona o Paypal e como devem examinar o status do Paypal, pois nunca conseguiram o acordo de sem fins lucrativos com o Paypal. Devem verificar se está em vigor.
Jennifer afirma que não investigou e agora o fará e agradece-lhe pela informação.
Terry gostaria de acrescentar que a palavra ‘contribuições’ e doações estão a ser usadas na documentação e devem usar uma ou outra.
Felix quer explicar que significam o mesmo em duas áreas diferentes.
Jennifer acrescenta que é isento de impostos e pode ser deduzido todos os anos. Ela continua a ler o documento do processo, “Revisão de processos operacionais. Explicação: examinar processos financeiros para eficiência, exemplo combinar, mapear o processo de coleta de doações. Identificar etapas manuais e sugerir soluções de automação para agilizar o processo.
Orçamento e análise. Explicação, comparar o desempenho financeiro real com o orçamento. Exemplo, analisar relatórios financeiros do portal para identificar variações orçamentárias, como excesso de gastos ou subutilização de fundos, recomendar ajustes ao orçamento com base nas descobertas.
Avaliação de risco. Explicação: Identificar e avaliar riscos financeiros. Exemplo, avaliar o risco de fraude em pagamentos online devido à dependência do PayPal. Avaliar a probabilidade e o impacto potencial desse risco. Desenvolver estratégias para mitigá-lo, como melhorar a detecção de fraudes.
Trilha digital de aprovações. Explicação: durante todo o processo de auditoria. É essencial documentar e manter uma trilha digital. De todas as aprovações, rejeições e comentários relacionados a pedidos de despesas. E outras transações financeiras. Exemplo, o sistema automatizado de aprovação de despesas gera um registro digital abrangente que registra quem aprovou ou rejeitou cada pedido de despesa. Junto com quaisquer comentários ou notas fornecidos durante o processo de aprovação. A trilha serve como um registro de auditoria oferecendo transparência e rastreabilidade de cada decisão financeira. Documentação, todos os procedimentos de auditoria serão documentados com suporte. Evidência e descoberta. Relatório de descobertas e recomendações de auditoria serão compilados.
Em um relatório de auditoria detalhado para revisão pelo Conselho do Comité de Finanças e Assembleia. Acompanhamento, o comité de finanças monitorará a implementação das recomendações e acompanhará o progresso.
Para garantir que ações corretivas sejam tomadas. Melhoria contínua, os resultados da auditoria servirão como base. Estamos em processo contínuo de melhoria e gestão de riscos dentro da OIAA.
Felix quer comentar que está a fazer a sua aula de gestão de riscos financeiros e que isso parece exatamente com o que está a estudar agora. Ele elogia Eldin por este relatório bem escrito.
Jeff gostaria de saber se o comité vai avançar com a auditoria utilizando o documento. Ele aconselha a criar um subcomité e pergunta a Jennifer qual era o seu plano para a auditoria.
Jennifer responde que já tem 3 pessoas configuradas para o subcomité. Ela nomeia Eldin, Leslie das comunicações, que tem formação financeira, e Erica, que foi a secretária anterior e também tem formação financeira. Jennifer pede a Eldin que inicie a comunicação com Leslie e Erica para começar em janeiro para a auditoria de 2023.
Jeff diz que ser capaz de nos auto-policiar irá longe para garantir a confiança dos membros. Ele aplaude a referência.
Jennifer quer terminar dizendo que uma vez que o processo seja iniciado, ela não pode e não ajudará de forma alguma além de responder a perguntas. Ela só pode dar acesso. Ela reitera que não pode dirigir ou orientar.
Felix gostaria de saber se o comité de auditoria tem que ser nomeado pela direção atual, o que então manteria mais independência.
Jeff aconselha que provavelmente deixariam isso para o comité de finanças conduzir, desde que não houvesse conflito de interesses aparente.
Jennifer, mas este comité vai ficar externo ao comité de finanças. Vai, de fato, apenas relatar à direção.
Terry faz uma moção para encerrar a reunião.
Jennifer pergunta por qualquer oposição.
Jennifer encerra com a oração de responsabilidade
– Reunião do Comité de Finanças Termina –
9:24pm HDT // 12:24pm PDT // 3:24pm EDT–
