Обновление для финансов — декабрь 2023 г.
Финансовый комитет OIAA
Протокол заседания
Суббота, 9 декабря 2023 г.
9:00 – 10:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Присутствовали:
Дженнифер — исполняющий обязанности казначея
Феликс — заместитель казначея
Барри — давний член финансового комитета
Сьюзан — председатель OIAA
Эрика К. — член подкомитета по финансам
Нона — исполняющий обязанности заместителя председателя
Ники — исполняющий обязанности секретаря по финансам
Терри — председатель съезда
Дженнифер ведет Молитву о душевном покое. Все присутствующие присоединяются.
Обзор повестки дня
Дженнифер открывает повестку дня на своем экране и спрашивает, есть ли у кого-нибудь что добавить к ней. Сьюзан начинает с того, что Мэри заплатила за подписку на Deep L из своего кармана. Это также будет полезно для нас в будущем, поэтому мы должны принять это во внимание. Эрика поддерживает это и заявляет, что использует его каждый день. Нона добавляет, что она тоже использует его. Барри также использует его и считает, что сейчас это стандартный языковой инструмент. Дженнифер говорит, что добавила его в повестку дня.
УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ / ДОБАВЛЕНО ОБСУЖДЕНИЕ DEEP L
Обзор протокола заседания за предыдущие месяцы
Дженнифер спрашивает, все ли просмотрели протокол, так как она только что его отправила. Сьюзан говорит, что просмотрела его.
Терри присоединяется к собранию и представляется как председатель съезда.
Дженнифер просит Ники отредактировать документ по ходу дела. Дженнифер зачитывает протокол вслух и спрашивает, есть ли что добавить, пожалуйста, просто вмешайтесь.
Они читают протокол предыдущего заседания. Вот области протокола и предыдущего заседания, которые обсуждаются далее:
Область предыдущего заседания, к которой вернулись дополнения и повторенияs
Пожертвования и создание писем на сумму свыше 250,00 долларов США
Дженнифер добавляет, что она решила перепроверить информацию о том, что несколько человек пожертвовали более 250,00 долларов США. Она заявляет, что эти транзакции не были должным образом отнесены к их группам. Поскольку они были неправильно классифицированы, на самом деле нет ни одного человека, который пожертвовал бы более 250,00 долларов США. Она подумала, что что-то не так, поэтому приложила дополнительные усилия, чтобы проверить, и обнаружила, что менее 10 процентов поступает от отдельных лиц по сравнению с их предыдущей мыслью о 40 процентах.
Отмена подписки на Slack
Сьюзан просит уточнить, кто решил отменить подписку, поскольку формулировка была неясной. Дженнифер отвечает, что она расспросила об этом технических специалистов, и тогда технический комитет решил отменить ее. Сьюзан помогает с формулировкой предложения, чтобы применить эту информацию.
Пропавшие чеки групп OIAA
Ранее была группа AA, которая интересовалась платежами, поэтому Дженнифер заявила, что они не получили чеки по состоянию на заседание 11 ноября 2023 года. Но по состоянию на сегодняшнее заседание 9 декабря 2023 года мы их получили. Сьюзан добавляет, что она помнит эту проблему и что именно Джанин нужно было прояснить этот вопрос, прежде чем она покинула свой пост представителя IGR. Дженнифер отвечает, что она разослала письмо с просьбой к другим группам проверить свои взносы и убедиться, что они получены OIAA. Дженнифер говорит, что именно поэтому она создала таблицу взносов, которая оказалась полезной.
Чеки, отправленные на старый адрес
Барри заявил на последнем заседании, что были чеки, отправленные на старый адрес, которые необходимо переслать. Дженнифер спрашивает Барри, действительно ли они были отправлены. Барри отвечает, что да.
Подкомитет по внутреннему аудиту
Дженнифер говорит, что Лесли сообщила ей, что ей будет что сообщить в январе, поэтому это будет в повестке дня на январь 2024 года. Что касается Элдина, Дженнифер сообщает всем участникам заседания, что он с тех пор вышел из состава подкомитета по аудиту и что Лесли и Эрика могут свободно выбрать кого-нибудь еще, чтобы помочь комитету.
Фонд пожертвований Paypal/статус некоммерческой организации
Дженнифер разговаривала с PayPal, и в течение 24–48 часов они должны получить сниженную ставку как некоммерческая организация и не должны быть связаны с Фондом пожертвований. Несмотря на то, что это была трудная борьба, она теперь пришла к осуществлению.
После полного обзора протокола предыдущего заседания Дженнифер призывает к каким-либо возражениям против принятия протокола. Возражений не заявлено.
УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА ПРЕДЫДУЩИХ ЗАСЕДАНИЙ
Обзор финансовых отчетов
Дженнифер выводит на экран отклонение от бюджета. Дженнифер начинает с того, что ноябрьский доход составил чуть менее 8 500,00 долларов США. Комиссии PayPal, связанные с доходами, составляют 199,32 доллара США. Она заявляет, что, надеюсь, скоро их комиссии составят ⅔ от того, что они были. Профессиональные сборы — это бухгалтерская система в размере 42,00 долларов США. Наше повторяющееся начисление на Международный съезд 2025 года составляет 145,83 доллара США. Услуги по переводу/ASL в размере 187,40 долларов США являются остатком с октября и одним для Upwork for Unity. Другие технологии — это все расходы Google, которые мы несем, в размере 484,71 доллара США. Видеоконференцсвязь стоит 50,00 долларов США в месяц за комнату большего размера, а хостинг/управление веб-сайтом — это плата, которую мы платим Мелинде за техническую поддержку. Наконец, у нас есть 0,05 цента в виде процентов. Чистая прибыль составляет 3 946,86 долларов США. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы по отклонению от бюджета.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор балансового отчета
Дженнифер зачитывает балансовый отчет, в котором говорится, что в банке находится чуть более 100 000 долларов США. 5 300 долларов США предназначены для Международной конференции 2025 года, поэтому чуть менее 95 000,00 долларов США не предназначены для этой цели.
Сьюзан хотела бы вернуться к отклонению от бюджета и заявляет, что есть определенная цепочка электронных писем, которую мы можем увидеть в ее повестке дня на завтра. Сьюзан заявляет, что она получила электронное письмо от человека, который хотел увидеть бюджет в сравнении с фактическими показателями, и поэтому Сьюзан отправила ей ссылку на отчеты. Сьюзан хочет объяснить, что она видела женщину из электронного письма лично, и она заявила ей, что расходы прошлого года ни в коем случае не совпадают с расходами этого года, и в этом году мы потратим значительно больше. Дженнифер призывает к возражениям против балансового отчета. Эрика говорит, что у нее нет возражений, а скорее просьба сравнить пару вещей в бюджете.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор таблицы взносов
Дженнифер выводит на экран список взносов. Дженнифер говорит, что она призвала группы просмотреть этот список, чтобы убедиться, что цифры совпадают с тем, что записано. Дженнифер просматривает список и хотела бы отметить группу под названием Virtual Sober Start. Она говорит, что это группа, у которой были проблемы с отправкой 8 чеков в OIAA, которые мы получили в этом месяце. Дженнифер заявляет, что существует 84 вносящих взносы группы и отдельных лица.
Дженнифер решает представить отчет PayPal финансовому комитету. Дженнифер делится своим экраном. Она объясняет, как PayPal генерирует эти отчеты для них. Она представляет Sales Insights за ноябрь и показывает, как отчет показывает, что увеличение в долларах составляет 108%, что количество транзакций увеличилось на 49%, и что сумма взносов увеличилась на 39% по сравнению с годом ранее. На графике показан ноябрь месяц, желтая линия — предыдущий год, а синяя — текущий год. Дженнифер говорит, что предоставленная информация показывает, что OIAA продолжает расти. 95% взносов поступает из США и 5% из других стран. В отчете показано, какие страны внесли свой вклад. Дженнифер считает, что это действительно показывает информацию о том, кто вносит свой вклад, и представляет ее в хорошем отчете. Дженнифер показывает, что количество новых клиентов увеличилось на 55% по сравнению с прошлым годом. Итак, из этих 76 человек, которые никогда не вносили свой вклад, раньше было 24 из 76. Она говорит, что это показывает, что они продолжают расти и продолжают привлекать новые группы в OIAA. Дженнифер спрашивает, есть ли у кого-нибудь какие-либо вопросы или отзывы по этому поводу. Она положительно говорит, что этот отчет показывает OIAA в позитивном растущем состоянии.
Нет отзывов или вопросов
Дженнифер хочет рассказать о том, что она упомянула ранее, когда просматривала предыдущие протоколы. Она упоминает о том, что комиссии за обработку PayPal будут изменены на некоммерческие комиссии, которые вступят в силу через 24–48 часов. Она сможет сказать, как только пройдет транзакция, были ли вычтены комиссии. Она свяжется с PayPal, если возникнут какие-либо проблемы с этими вычетами. Комиссии сейчас составляют 2,89%, а после изменения снизятся до 1,99%. 0,49 цента за транзакцию являются стандартными для обеих структур комиссий. Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо вопросы по этой теме. Нет ответов.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Обзор Deep L
Дженнифер просит Сьюзан рассказать о Deep L, так как она понятия не имеет, что это такое. Сьюзан начинает с того, что это программа-переводчик. Что она знает об этом, так это то, что единственной альтернативой является Google Translate. Бет и Карлос из Unity используют эту программу и обратили на нее ее внимание. Она также знает, что Мэри платит за профессиональную подписку для использования в офисе регистратора. Она считает, что это стоит около 10 долларов в месяц. Сьюзан упоминает, что у нее есть 22-страничный документ, который ей нужно перевести, но им следует серьезно рассмотреть возможность получения подписки на Deep L для OIAA. Нона говорит, что существует определенное лицензирование для Deep L, где это профессиональная бизнес-лицензия, в противном случае плата взимается с отдельного пользователя. Она отправляет ссылку Дженнифер и Сьюзан. Нона лично использует Deep L. Она говорит, что бесплатная версия позволяет использовать только 500 символов. Нона продолжает, что мы будем использовать его, поскольку получаем много ответов на разных языках, особенно на форуме IGR. Она рекомендует делать это с несколькими пользователями. Она считает, что они должны использовать эту программу и зарегистрироваться как бизнес, чтобы у них было несколько пользователей. Она говорит, что есть форма для заполнения с запросом информации о количестве пользователей. Она считает, что это намного лучше и не потеряет столько при переводе, как Google Translate. В заключение она говорит, что, по ее мнению, нам придется заключить бизнес-лицензию, потому что иметь самый высокий уровень отдельных пользователей стоит 56 долларов в месяц. Барри хотел бы добавить, что это для профессионального использования. Он говорит, что он используется для коммерческого общения, так что это отличается от Dual Translator. Он настоятельно рекомендует нам изучить это и иметь 2 или 3-летнюю подписку. Барри считает, что, если у нас есть деньги, мы должны использовать лучшие инструменты, которые у нас есть для общения. Нона, Сьюзан и Дженнифер обсуждают детали учетной записи. Они также обсуждают, что не нужно отправлять документ в отдел коммуникаций, не зная, какое сообщение в нем содержится. С несколькими пользователями любой, кто получил ответ/необходимый документ, не знал бы, какую информацию он содержит, хотя он был адресован им. Нона считает, что нам следует подписаться на бизнес-аккаунт, и это позволит вам указать, сколько у вас будет пользователей. Это может снизить дополнительные расходы на работу переводчиков, поскольку они взимают плату за страницу. Они согласны с тем, что есть дополнительный уровень времени, который будет устранен с использованием этой программы. Это также может защитить некоторую конфиденциальность в системе Анонимных Алкоголиков.
Эрика хотела бы высказать некоторые свои опасения. Что касается названия аудита, Эрика просит изменить формулировку с «Внутренний финансовый аудит» на «Внутренний финансовый обзор». Она считает, что это подразумевает, что они являются профессиональными аудиторами, которыми они не являются. Однако в соответствии с финансовым обзором правила такие же, как и при аудите, и она также хотела бы подготовить контрольный список всех элементов, подлежащих обзору, и представить его Совету директоров для утверждения до того, как они начнут. Дженнифер соглашается и начинает с того, что, когда речь идет о внутреннем аудите, теперь он будет называться внутренним финансовым обзором. Эрика говорит, что она и Лесли планируют встретиться перед январским заседанием, чтобы у них был какой-то план действий. Дженнифер отвечает, что она включит подкомитет по финансовому обзору в повестку дня январского заседания. Однако, если они почувствуют, что им нужно больше времени, пожалуйста, сообщите ей об этом примерно за неделю, и она исключит их из него и назначит другое время.
Дженнифер спрашивает, есть ли какие-либо другие вопросы для рассмотрения? Нет ответов.
Дженнифер вносит предложение о закрытии заседания. Терри вносит предложение. Сьюзан поддерживает его. Дженнифер призывает к каким-либо возражениям? Нет ответов.
ВОПРОСОВ ИЛИ ОТЗЫВОВ НЕТ
Дженнифер завершает заявлением об ответственности.
