Присутствовали:

Бет А., международный попечитель

Lesliee a., председатель комитета по коммуникациям

Джефф Б., секретарь

Дженнифер Б., казначей

Нона К., заместитель председателя

Марк М., председатель технологического комитета

Папа Дон, IGR, Центр города в Эдмонтоне

Натерена П-К, IGR, AA Serenity, кандидат на должность альтернативного секретаря

Сьюзен Р., председатель

Рене Р., альтернативный IGR, AAHomeGroup.org

Сьюзан Р., председатель, объявила заседание открытым и начала его с Молитвы о душевном покое в 14:02 по восточному времени. Сьюзан поприветствовала наших гостей и напомнила им просто слушать.

Обзор протоколов заседаний должностных лиц – Джефф Б., секретарь

• Джефф рассмотрел протокол заседания правления офицеров от 14 января. Он сообщил, что получил исправления от Сьюзан и Дженнифер, которые были внесены. Дженнифер указала на одну орфографическую ошибку. Марк М. внес предложение принять протокол с поправками, которое было поддержано Ноной С. Протокол от 14 января был утвержден единогласно.

Кандидат на должность альтернативного секретаря – Джефф Б., секретарь

• Джефф упомянул, что его предыдущий альтернативный секретарь, Амелия Л., была вынуждена уйти в отставку по личным причинам. Затем он отправил запрос на нового альтернативного секретаря, и Натерена П-К. откликнулась, заявив, что она заинтересована.
• Джефф представил ее правлению, и Натерена сообщила правлению о своей квалификации. Натерена заявила, что с 2013 года она служит в своей домашней группе в качестве председателя и встречающего. Она перешла в онлайн-группу, где в настоящее время является IGR. Она упомянула о своей профессиональной работе в сфере образования и своем образовании. Она также рассказала нам, что она жена и мать 4 взрослых дочерей и имеет 3 внуков. В настоящее время она снова проходит Шаг со своим спонсором.

Проблема с получением чеков от компании – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер сообщила, что мы получили чеки с корпоративного счета от имени группы. Она была обеспокоена тем, что чек поступает от внешней организации, а не от группы. Она также упомянула, что этот человек настроил регулярные взносы с этого же корпоративного счета, и что на данный момент она приостановила взносы с этого корпоративного счета до тех пор, пока правление не решит, что делать.
• Нона подняла этот вопрос на специальном собрании работников ICOAA. Ответ участников этого собрания был неоднозначным, большинство участников заявили, что они примут эти чеки.
• Дженнифер заявила, что мы можем оставить счет приостановленным и вернуть деньги, или мы можем оставить взнос, но не принимать дополнительные взносы, или оставить взнос и продолжать принимать будущие взносы.
• Марк заявил, что он является частью этой группы, знает этого человека и считает, что мы должны продолжать принимать эти взносы.
• Марк М. внес предложение принять взносы с этого корпоративного счета от имени группы и продолжать принимать будущие взносы. Джефф Б. поддержал это предложение. После некоторого обсуждения правление проголосовало 3 против 2 за утверждение предложения. Было высказано особое мнение, но, поскольку не было предложения о пересмотре голосования, предложение было принято.

Технологические вопросы для международной конвенции – Бет А., международный попечитель

• Бет подняла вопрос о том, что возможно с технологической точки зрения для регистрации на Октябрьской международной конвенции. Она упомянула, что процесс регистрации позволит нам узнать, кто посещает, и получить полезную информацию, такую как их адрес электронной почты. Она заявила, что требование предварительной регистрации развеет некоторые опасения, высказываемые по поводу безопасности.
• Марк спросил, входит ли регистрация в сферу услуг Tech 12, которая занимается техническим компонентом мероприятия. Бет сообщила, что нет, и они будут полагаться на нас. Марк заявил, что он и Бет могут поговорить об этом в автономном режиме, а затем поговорить с Tech 12.
• Бет также упомянула, что было бы неплохо иметь приложение для мероприятия. Марк ответил, что у нас нет технических ресурсов для создания приложения. Он заявил, что организация TIAA использует приложение для своих конференций, и он проверит у них, сможем ли мы использовать их приложение.
• Дженнифер заявила, что, по ее мнению, регистрация была включена в перечень услуг, предлагаемых Tech 12.
• Бет подняла вопросы от двух женских групп, которые зарегистрировались на Международную конференцию, о том, могут ли эти собрания оставаться женскими собраниями, на которые мужчины не смогут посещать. Одно из собраний – индийское собрание, на которое они не хотят, чтобы приходили мужчины.
  • Дженнифер упомянула, что она не одобряет проведение собраний с ограничениями в рамках Международных конвенций
  • Джефф заявил, что проведение Международной конвенции будет сопряжено со сложностями, которые нам необходимо будет решить и извлечь уроки. Он также заявил, что, поскольку мы разрешаем мужские и женские собрания в OIAA, мы должны разрешить это и для нашей Конвенции.
  • Нона выразила опасения, что эти специализированные собрания будут иметь дополнительные проблемы с безопасностью.
  • Бет ответила, что на уровне Конвенции и для каждой отдельной группы будет два уровня безопасности.

Выступление на онлайн-окружном собрании – Джефф Б., секретарь

• Джефф упомянул, что его попросили рассказать об OIAA на собрании округа 33, который является онлайн-округом в районе 58 Орегона. Джефф спросил правление, нет ли каких-либо возражений против того, чтобы он сделал эту презентацию.
• Правление не высказало никаких возражений против того, чтобы Джефф сделал эту презентацию.

Обзор устава PIC – Нона С., заместитель председателя

• Нона рассмотрела устав PIC с правлением, включая миссию и цель, а также роли членов комитета, а также несколько внесенных изменений.
• Марк М. внес предложение принять устав PIC в представленном виде, которое было поддержано Дженнифер Б. Предложение было принято единогласно.

Обзор устава отдела коммуникаций – Лесли Э., председатель отдела коммуникаций

• Лесли рассмотрела устав отдела коммуникаций с правлением, включая миссию и цель, а также роли членов комитета, включая альтернативных председателей, а также несколько изменений, которые были внесены по просьбе правления.
• Нона С. внесла предложение принять устав отдела коммуникаций с поправкой об альтернативном председателе, которое было поддержано Дженнифер Б. Предложение было принято единогласно.

Отчет о технологиях – Марк М., председатель комитета по технологиям

• Марк сообщил, что у нас есть профессионал по веб-сервисам, с которым он согласовывает условия, и который должен приступить к работе в течение следующей недели-полутора. Новый член, Триш, также вызвалась быть частью команды веб-сервисов.
• Марк заявил, что Мелинда по-прежнему оказывает нам услуги до появления нового веб-сайта.
• Марк сообщил, что следующим технологическим проектом будет рассмотрение функции регистратора и определение того, как разработать каталог групп.

Отчет председателя – Сьюзан Р., председатель

• Сьюзан сообщила, что она посетила собрание ICOAA и узнала, что существует подкомитет по коммуникациям, который встречается с GSO на ежеквартальной основе. На этом квартальном собрании обсуждалось распространение электронного письма с вопросами о сочинениях Основателей, которое было распространено среди членов и некоторых межгрупповых организаций, но предназначалось только для делегатов областей.
• Сьюзан передала просьбу от Лесли размещать события в календаре с информацией о Zoom и запрашивать переводчиков как можно скорее.

Отчет вице-председателя – Нона С., вице-председатель

• Нона заявила, что она изучает возможность использования DeepL, но это очень дорого. Она объяснила, что DeepL – это программное обеспечение, которое переводит документы на другие языки. Это не предусмотрено бюджетом на этот год и не впишется в несокращенный запрос. Она заявила, что стоимость составит 280 долларов в месяц.
• Джефф спросил, рассматривали ли мы ChatGBT, которое является бесплатным программным обеспечением, и ответ был отрицательным. Он заявил, что Феликс Э., наш альтернативный казначей, использовал это программное обеспечение для перевода документов на испанский язык.
• Нона упомянула, что она посещает собрания ICOAA, что было полезно.
• Нона упомянула, что правлению необходимо поработать над формулировкой миссии, и что она разошлет информацию, касающуюся проделанной работы.
• Нона заявила, что она работает над координацией заявления о разоблачении с политикой открытых дверей и заявлением о приличиях и надеется завершить эту работу до нашей Международной конвенции.
• Нона сообщила, что все уставы, кроме двух (Исправления и CPC), завершены и что CPC появится в ближайшее время.
• В наши Уставы вносится изменение, которое будет предложено в ближайшее время, чтобы изменить заявление о том, что отставки желательны в письменной форме, но не обязательны.

Отчет секретаря – Джефф Б., секретарь

• Джефф заявил, что работа над формулировкой миссии важна, но нам также необходимо заняться стратегическим планированием, которое может начаться в апреле после принятия Уставов.
• Джефф упомянул, что он также отслеживает несколько изменений, которые мы должны рассмотреть для внесения в Уставы, которые мы должны рассмотреть, начиная с апреля. Джефф заявил, что он готов возглавить специальный комитет по пересмотру Уставов/
• Джефф упомянул, что он еще не назначил Натерену альтернативным секретарем, но он воодушевлен своим обсуждением с ней и тем, что она была приглашена и появилась.
• Джефф предоставил обновленную информацию об отсутствующих протоколах заседаний правления, которые не были завершены из-за его болезни в прошлом году. Он упомянул, что он почти наверстал упущенное, и что мы обсудим еще один набор старых протоколов, протоколы заседания правления 6/20 на закрытом заседании. Он упомянул, что Амелия работала над собраниями 7/11 и 7/23, которые ему теперь нужно будет завершить.
• Он заявил, что дополнительная работа над Книгой правления не проводилась.
• Джефф сообщил, что мы готовы приобрести дополнительный полис страхования ответственности, а также продлить наш полис D&O, который увеличится с 549 до 576 долларов. Он заявил, что ему понадобится кредитная карта для совершения этих покупок, и Дженнифер сказала, что она отправит ему информацию о кредитной карте для использования.

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

• Дженнифер сообщила, что январские отчеты были размещены на веб-сайте.
• Дженнифер сообщила, что мы примерно на 1000 долларов опережаем бюджет по взносам.
• Она упомянула, что Stripe работает, и мы получили наш первый платеж.
• Она сообщила, что наш авансовый платеж для Tech 12 был внесен.
• Дженнифер рассмотрела отчет о взносах и упомянула, что индивидуальные взносы не указываются в одной строке. Она сообщила, что мы получили взнос в размере 800 долларов через Stripe от группы из Новой Зеландии, которая впервые внесла взнос.
• Дженнифер рассмотрела отчет об остатке средств с правлением. Она упомянула, что отчет был улучшен, чтобы переименовать сберегательный счет Mercury в Prudent Reserve.
• Дженнифер упомянула, что Эрика отправила финансовый обзор, в котором не было обнаружено никаких финансовых аномалий, но у нее еще не было времени, чтобы посмотреть обзор.

Отчет международного попечителя – Бет А., международный попечитель

• Бет А. сообщила, что первый этап планирования Международной конвенции, который заключается в регистрации групп, должен быть завершен к 1^st марта.
• Она сообщила, что формы регистрации были разосланы и что она и Карлос Д., председатель комитета Unity, связывались с группами.
• Бет упомянула, что она координирует свои действия с Tech 12, и следующее собрание состоится 2^nd марта.
• Бет упомянула, что ей нужно будет использовать дополнительную лицензию Zoom, чтобы они могли планировать собрания одновременно с другими собраниями OIAA. Дженнифер сообщила, что вторая лицензия была приобретена, но собрания необходимо будет координировать с технической командой.
• Бет заявила, что она заинтересована в использовании AI Companion в Zoom для заметок о собраниях, потому что у них нет секретаря для ведения протоколов.
• Бет заявила, что группы, которые регистрируются на Международную конвенцию, рады участвовать и ценят, что мы их слушаем

Переводчики – Лесли Э., председатель отдела коммуникаций

• Лесли обсудила вопрос с переводчиками ASL, запросившими минимум 2 часа, что правление не захотело поддержать. Она упомянула, что она работает над тем, чтобы научиться использовать Upwork. Одна из проблем с Upwork заключается в том, что переводчики не могут общаться до собрания.
• Лесли сообщила, что просмотр руководящих принципов GSO был полезен.
• Она сообщила, что у переводчиков ASL на сессии обзора руководящих принципов были проблемы с общением друг с другом. Она также сообщила, что переводчик ASL, который работал с нами в прошлом, не считает, что переводчик ASL из Upwork хорошо справился со своей работой. Она также обеспокоена тем, что стоимость перевода будет расти.
• Нона заявила, что нам нужно будет внимательно посмотреть, какие языки нам понадобятся для перевода, и что мы должны спрашивать наших членов, каковы их потребности.
• Дженнифер согласилась с Ноной и спросила, просили ли нас предоставить перевод ASL для обзора руководящих принципов. Она заявила, что мы должны запрашивать перевод как минимум за две недели. Дженнифер упомянула, что стандартом для перевода является наем двух переводчиков.
• Бет упомянула, что нам понадобится ASL для Международной конвенции, поскольку группа глухих уже зарегистрировалась.
• Сьюзан заявила, что в своем уведомлении членам о любом мероприятии она просит членов сообщать ей об их потребностях в переводе. Она заявила, что любой, кто планирует мероприятие, должен запросить перевод как минимум за две недели до мероприятия.

Заседание закрылось в 16:24 по восточному времени, когда правление перешло на закрытое заседание.

Краткое изложение предложений

На этом заседании правление проголосовало по следующим предложениям:

1. Марк М. внес предложение принять протокол с поправками, которое было поддержано Ноной С. Протокол от 14 января был утвержден единогласно.
2. Марк М. внес предложение принять взносы с этого корпоративного счета от имени группы и продолжать принимать будущие взносы. Джефф Б. поддержал это предложение. После некоторого обсуждения правление проголосовало 3 против 2 за утверждение предложения. Было высказано особое мнение, но, поскольку не было предложения о пересмотре голосования, предложение было принято.
3. Марк М. внес предложение принять устав PIC в представленном виде, которое было поддержано Дженнифер Б. Предложение было принято единогласно.
4. Нона С. внесла предложение принять устав отдела коммуникаций с поправкой об альтернативном председателе, которое было поддержано Дженнифер Б. Предложение было принято единогласно.

С уважением, представлено,

Джефф Бернкнопф

Секретарь OIAA